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【中图分类号】G719【文献标识码】A 【文章编号】1001-4128（2010）11-0251-02
人事档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，从党管干部的角度来说，它是党务工作的一项重要内容，从管理的层面来讲，又从属于行政工作，而且这看似简单的档案工作，却是一项多学科的综合性工作。多年来对干部的提拔任用、福利分配等方面作出了突出贡献。但随着改革开放的进程和社会主义市场经济的推进，传统人事档案制度的缺点和弊端也越发明显。“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将出现。
1 目前人事档案管理中存在的问题
1.1 立卷不够规范，案卷质量不高，档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
1.2 一些政府部门工作不够严禁，填写时间不全，审批的日期不准。就笔者所从事的园林部门档案管理中发现，同一天参加工作的一批同志，有的审批部门盖章，填写审批日期，有的没填，这就造成了退休审批工作的不便。给工作人员及当事人带来很多麻烦。
1.3 档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了不便。
1.4 材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。
1.5 档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。
1.6 技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
1.7 档案管理制度不健全。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密制度不够健全。
1.8 档案管理人员责任心不强，整理不及时，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续；有些人还借此机会在档案资料上做文章，涂改文字数据。严重损害了档案的真实性和利用价值。
1.9 领导重视是做好档案工作的重要保证，也是义不容辞的责任与义务。就笔者所工作的园林部门来说，有些基层单位的领导认为档案管理不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”不丢失，能应付外调、查档就行了。所以在用人上不考虑是不是党员，不考虑整体素质，认为能管理就行，严重影响园林档案的管理水平。
1.10 在设备配备上，园林系统中好多基层单位融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上，管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始手段。
2 新时期人事档案管理工作的对策与思考
2.1 提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位領导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.2 加强人事档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
2.3 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。
2.4 健全人事档案管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
2.5 注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.6 加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别应重视与人才服务机构之间的沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。
2.7 加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。
总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的制度困境。我建议园林系统各单位也要查找一下存在的问题，尽快加以解决，使我们的人事档案管理工作跟上时代发展的步代，为我们园林事业的发展提供人才支持和智力保证。
人事档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作，从党管干部的角度来说，它是党务工作的一项重要内容，从管理的层面来讲，又从属于行政工作，而且这看似简单的档案工作，却是一项多学科的综合性工作。多年来对干部的提拔任用、福利分配等方面作出了突出贡献。但随着改革开放的进程和社会主义市场经济的推进，传统人事档案制度的缺点和弊端也越发明显。“死档弃档”、“虚假档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将出现。
1 目前人事档案管理中存在的问题
1.1 立卷不够规范，案卷质量不高，档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。
1.2 一些政府部门工作不够严禁，填写时间不全，审批的日期不准。就笔者所从事的园林部门档案管理中发现，同一天参加工作的一批同志，有的审批部门盖章，填写审批日期，有的没填，这就造成了退休审批工作的不便。给工作人员及当事人带来很多麻烦。
1.3 档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了不便。
1.4 材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。
1.5 档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。
1.6 技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
1.7 档案管理制度不健全。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密制度不够健全。
1.8 档案管理人员责任心不强，整理不及时，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续；有些人还借此机会在档案资料上做文章，涂改文字数据。严重损害了档案的真实性和利用价值。
1.9 领导重视是做好档案工作的重要保证，也是义不容辞的责任与义务。就笔者所工作的园林部门来说，有些基层单位的领导认为档案管理不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”不丢失，能应付外调、查档就行了。所以在用人上不考虑是不是党员，不考虑整体素质，认为能管理就行，严重影响园林档案的管理水平。
1.10 在设备配备上，园林系统中好多基层单位融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上，管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始手段。
2 新时期人事档案管理工作的对策与思考
2.1 提高认识，加强领导。进一步做好人事档案管理工作。单位領导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核，分级分类指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2.2 加强人事档案工作的基础建设。干部档案管理部门要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。
2.3 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。
2.4 健全人事档案管理制度。提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并在抓落实上下功夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度要进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。
2.5 注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
2.6 加强与人才服务机构之间的沟通。应积极关注并加强与社会其他部门之间的联系与交流，特别应重视与人才服务机构之间的沟通，认真研究流动人员人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求，以便提供利用。
2.7 加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，根据需要，通过屏幕查阅有关内容。
总之，干部人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，才能走出目前人事档案所存在的制度困境。我建议园林系统各单位也要查找一下存在的问题，尽快加以解决，使我们的人事档案管理工作跟上时代发展的步代，为我们园林事业的发展提供人才支持和智力保证。