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随着现代企业制度的建立以及加入WTO的要求,迫切需要企业早日建立健全企业内部控制体系,提高企业内部控制的效率和效果。目前企业普遍存在着经济效率差,会计造假行为严重、财务报告不真实,企业违法违纪现象等问题,造成这些问题的根本原因在于企业法人治理结构不全,企业内部各项控制制度不完善,或者根本没有“企业内部控制”。因此,建立内部控制是企业当前急需解决的问题。
一、内部控制的涵义
内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。内部控制具有以下几个主要特点:
1.内部控制是一个不断发展、变化、完善的过程,它持续地流动于单位之中,并随着单位经营管理的新情况、新要求适时改进。
2.内部控制由单位中各个层级的人员共同实施,从单位负责人,到各个业务分部、职能部门的负责人,直至单位每一个普通员工,都对实施内部控制负有责任。
3.内部控制在形式上表现为一整套相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序,这些方法、措施和程序有助于及时识别和处理风险,促进单位实现发展目标,提高经营管理水平、信息报告质量、资产管理水平和法律遵循能力。
4.内部控制能够向单位管理层实现前述目标提供合理保证,但由于内部控制的固有局限、管理层的逾越和串通舞弊等原因,难以确保一个单位必定成功。
二、我国企业内部控制的现状
我国由于实现市场经济时间只有十年的时间,企业刚刚认识到内部控制的重要性,对内部控制的研究和实践正处于摸索阶段,内控思想散见于各部门,各组织的相关文件中,呈现出较混乱的局面。主要表现在:
1.企业内部控制失效。从企业近几年发生的涉及会计违法违纪案件和各有关部门对企业审计检查的结果看,企业内部控制失效主要表现在以下几个方面:
(1)会计信息失真。近年来,企业由于会计工作秩序混乱,核算不实而造成的信息失真现象较为严重。如常规性的印单分管制度,重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部牵制”原则等得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;人为捏造会计事实,篡改会计数据,设置账外账,乱挤乱摊成本,隐瞒或虚报收入和利润;资产不清,债务不实等。
(2)费用支出失控,潜在亏损增加。如某些企业为了搞活经济,允许部门经理开支一定比例的业务费用,但对这部分费用的适用范围无明确规定,更无约束监督机制,导致部门经理大手大脚,挥霍浪费,使本来微利的企业出现亏损,本来亏损的企业雪上加霜,有的企业由于财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松弛,存货采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离,存货的发出未按规定手续办理,也未及时与会计记录相核对,对多年来的毁损、报废、短缺、积压等不做处理,只是巨额潜亏隐藏在库存中,再加上经济未来中审查制度不健全等,造成国有资产大量流失。
(3)违法违纪现象时常发生。如有的企业主管财务的领导,业务经办人员,财会人员利用内控不严的漏洞大量收受贿赂,贪污公款,挪用,盗窃资金,或与企业外部不法商人相勾结,利用虚假发票,非法侵占企业资金等。
2.对内部控制的重要性认识不足。由于内部控制不能直接产生经济价值,间接效益也需要较长的周期才能看出,而且需要多设置人员岗位,需要制定大量的规章制度,需要增加办事环节和程序,因而多数企业把精力主要放在生产和营销上;有的认为加强内控制度,束缚了自己的手脚,影响办事效率,甚至有的认为搞内部控制就是对自己人的不信任,容易制造内部矛盾等。新疆众和公司任用服刑犯掌管4.5亿资产的案例就是一个突出的案例。“巨人危机”爆发后,中国人民银行马上派出了一个工作组到珠海检查,检查结果让人吃惊—巨人集团没向银行贷一分钱!巨人大厦到1996年度修建使用的1.6亿资金,都是靠公司自有资金和卖楼所得收入提供的,这体现了时下我国企业的一个通病:缺乏现代资本经营的理念及技术,缺乏长远的内部控制观念。
3.我国内部控制执行不力。目前,由于对内部控制概念认识混乱,因而对内部控制应包括哪些内容,应如何构建,各种要素有哪些联系等也认识不一,各企业内部控制的构建也是千差万别。我国现有内部控制只注重制度的文字编写环节,严重忽略了如何执行制度,判断和报告制度执行的状况,矫正制度执行的偏差等方面。许多企业的内部控制制度是挂在墙上,写在纸上制度,实行执行情况可想而知。企业内部控制制度执行情况评价,报告等也鲜有实施。在内控制度设计上明显存在着各自为政,就事论事的倾向。财政部门严重抓了内部会计控制建设,财政部于1986年颁发了《会计基础工作规范》2001年以来发布了四个内部会计控制规范。证券监管部门对上市公司内部控制的报告作了一些规定,2000年国家证监会发布了《公开发行证券公司息披露变报规则》,对公开发行政权的金融企业内部控制的披露作了一点要求。中国注册会计师协会对事务所的内部控制作了要求。国家审计署实施的《中华人民共和国国家审计基本准则》对内空制度的测试当作“作业准则”予以规定。整体来看,全国没有统一的协调和规划,各部门只在自己的职责范围内,针对具体事件制定要求。
与西方国家相比还有很大的差距。虽然理论界对西方整体框架理论的科学性有所认识,但部分理论界认识,多数政策制定者,大部分企业管理当局对内部控制的认识有待统一和提高。
三、今后我国企业内部控制急待解决的问题
1.加强企业各方面的内部牵制制度。内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地完成前面已完成工作的正确性检查。它由适当授权,不相容工作的责任分工,凭证和记录,接近控制,独立监察等环节组成。这种制约包括上下级之间的互相制约,相关部门之间的相互制约。如会计信息收集,归类过程中,除了制单外还规定需有复核并有财会主管审批,又如现金流转业务中,现金收支的审批,收入和支出,记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中还要提出的一点是,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果,工作轮换制是指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定,并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。对关键岗位应轮换频繁一些,次要的岗位可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷,管理的缺陷。
2.加强企业财务内部控制。通常认为企业内部控制仅仅是审计部门关注的问题,其实,从企业的角度或从企业财务管理的角度来说,更应关注企业财务内部控制,应为它对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有重要的直接的影响。建立科学,严密的企业财务内部控制制度是安全,有效的财务管理的基础。其要点如下:
(1)要抓好关键人,如分支结构负责人和财会部门负责人。
(2)要把握关键部位:审批程序、资金调度、交接手续、电脑操作密码等。
(3)要管好关键物件:如重要的发票、银行票据、印鉴等。
(4)要控制主管建工作岗位加现金,银行出纳,收支事项及凭证的核准,实物负责人等。
3.加强企业内部稽核制度
(1)切实加强企业对内控的认识。在激烈的压力下,企业较多地强调业务发展,一味追求经济目标的实现,不同程度地放松了内部管理,没有正确处理好发展与管理的关系,工作中一手硬,一手软,缺乏与新形势相适应,强有力的管理制度和监督制约机制。另外一个原因是轻视内部稽核作用,企业的一些高级管理人员认为,稽核部门不能创造效益,还要公用人员编制,增加经营成本,因此对其并不十分重视。
(2)切实加强各级人员的素质。现代企业竞争的重要因素有三个:资金实力,高品位的产品质量,高素质的人才。但归根结底还是要有高素质的人才,只有高素质的人才才能创造出高品位的产品,才能切实提高企业资金实力,才能增加企业的市场竞争力,内部控制制度是否有效,人的品质与自律是关键。
(3)切实加强制度建设,加强其预防作用。目前电脑业务在我国企业中发展很快,但内控却比较薄弱。企业的计算机管理制度一般很少更新,这主要是缺少该方面的专业人才和领导层对此不重视的缘故。计算机管理比较普遍的问题是:对进入主机方执行严格授权,主机房管理人员与操作员没有严格分开,形成漏洞这也是当前计算机犯罪案增多的重要原因。
(4)切实制定内控制度,以适于自己的企业。当前,各行业均有自己的特色,各个企业又有自己的特色,应在上级领导制定的内控制度下,切实制定适合自己企业的内控制度,更好地适合自己的企业,获得较好的执行效果。否则,制度与执行中的实际情况发生矛盾,会影响制度的严肃性和权威性。
4.加强企业的内部审计制度。内部审计是企业自我独立评价的一种活动,内部审计可通过协助管理监督其他控制政策和程序的有效性,来促成好的控制环境的建立。内部审计的有效性与其权限,人员的资格以及可使用的资源紧密相关。内部审计人员必须独立预备审计部门,并且必须直接向董事会或审计委员会报告。
建立和完善内部控制是企业在市场经济下必然而且必须的选择。但我们必须看到,在我国现实国情下,内部控制的建设不是短期内就能完成的,也不是单靠企业自身的努力就可以达到的。因此,需要政府、企业、社会各方面共同努力,加快步伐,早日建成符合我国国情的内部控制整体框架,促进我国社会主义市场经济的健康发展。
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一、内部控制的涵义
内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。内部控制具有以下几个主要特点:
1.内部控制是一个不断发展、变化、完善的过程,它持续地流动于单位之中,并随着单位经营管理的新情况、新要求适时改进。
2.内部控制由单位中各个层级的人员共同实施,从单位负责人,到各个业务分部、职能部门的负责人,直至单位每一个普通员工,都对实施内部控制负有责任。
3.内部控制在形式上表现为一整套相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序,这些方法、措施和程序有助于及时识别和处理风险,促进单位实现发展目标,提高经营管理水平、信息报告质量、资产管理水平和法律遵循能力。
4.内部控制能够向单位管理层实现前述目标提供合理保证,但由于内部控制的固有局限、管理层的逾越和串通舞弊等原因,难以确保一个单位必定成功。
二、我国企业内部控制的现状
我国由于实现市场经济时间只有十年的时间,企业刚刚认识到内部控制的重要性,对内部控制的研究和实践正处于摸索阶段,内控思想散见于各部门,各组织的相关文件中,呈现出较混乱的局面。主要表现在:
1.企业内部控制失效。从企业近几年发生的涉及会计违法违纪案件和各有关部门对企业审计检查的结果看,企业内部控制失效主要表现在以下几个方面:
(1)会计信息失真。近年来,企业由于会计工作秩序混乱,核算不实而造成的信息失真现象较为严重。如常规性的印单分管制度,重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部牵制”原则等得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;人为捏造会计事实,篡改会计数据,设置账外账,乱挤乱摊成本,隐瞒或虚报收入和利润;资产不清,债务不实等。
(2)费用支出失控,潜在亏损增加。如某些企业为了搞活经济,允许部门经理开支一定比例的业务费用,但对这部分费用的适用范围无明确规定,更无约束监督机制,导致部门经理大手大脚,挥霍浪费,使本来微利的企业出现亏损,本来亏损的企业雪上加霜,有的企业由于财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松弛,存货采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离,存货的发出未按规定手续办理,也未及时与会计记录相核对,对多年来的毁损、报废、短缺、积压等不做处理,只是巨额潜亏隐藏在库存中,再加上经济未来中审查制度不健全等,造成国有资产大量流失。
(3)违法违纪现象时常发生。如有的企业主管财务的领导,业务经办人员,财会人员利用内控不严的漏洞大量收受贿赂,贪污公款,挪用,盗窃资金,或与企业外部不法商人相勾结,利用虚假发票,非法侵占企业资金等。
2.对内部控制的重要性认识不足。由于内部控制不能直接产生经济价值,间接效益也需要较长的周期才能看出,而且需要多设置人员岗位,需要制定大量的规章制度,需要增加办事环节和程序,因而多数企业把精力主要放在生产和营销上;有的认为加强内控制度,束缚了自己的手脚,影响办事效率,甚至有的认为搞内部控制就是对自己人的不信任,容易制造内部矛盾等。新疆众和公司任用服刑犯掌管4.5亿资产的案例就是一个突出的案例。“巨人危机”爆发后,中国人民银行马上派出了一个工作组到珠海检查,检查结果让人吃惊—巨人集团没向银行贷一分钱!巨人大厦到1996年度修建使用的1.6亿资金,都是靠公司自有资金和卖楼所得收入提供的,这体现了时下我国企业的一个通病:缺乏现代资本经营的理念及技术,缺乏长远的内部控制观念。
3.我国内部控制执行不力。目前,由于对内部控制概念认识混乱,因而对内部控制应包括哪些内容,应如何构建,各种要素有哪些联系等也认识不一,各企业内部控制的构建也是千差万别。我国现有内部控制只注重制度的文字编写环节,严重忽略了如何执行制度,判断和报告制度执行的状况,矫正制度执行的偏差等方面。许多企业的内部控制制度是挂在墙上,写在纸上制度,实行执行情况可想而知。企业内部控制制度执行情况评价,报告等也鲜有实施。在内控制度设计上明显存在着各自为政,就事论事的倾向。财政部门严重抓了内部会计控制建设,财政部于1986年颁发了《会计基础工作规范》2001年以来发布了四个内部会计控制规范。证券监管部门对上市公司内部控制的报告作了一些规定,2000年国家证监会发布了《公开发行证券公司息披露变报规则》,对公开发行政权的金融企业内部控制的披露作了一点要求。中国注册会计师协会对事务所的内部控制作了要求。国家审计署实施的《中华人民共和国国家审计基本准则》对内空制度的测试当作“作业准则”予以规定。整体来看,全国没有统一的协调和规划,各部门只在自己的职责范围内,针对具体事件制定要求。
与西方国家相比还有很大的差距。虽然理论界对西方整体框架理论的科学性有所认识,但部分理论界认识,多数政策制定者,大部分企业管理当局对内部控制的认识有待统一和提高。
三、今后我国企业内部控制急待解决的问题
1.加强企业各方面的内部牵制制度。内部牵制是指对具体业务进行分工时,不能由一个部门或一个人完成一项业务的全过程,而必须由其他部门或人员参与,并且与之衔接的部门能自动地完成前面已完成工作的正确性检查。它由适当授权,不相容工作的责任分工,凭证和记录,接近控制,独立监察等环节组成。这种制约包括上下级之间的互相制约,相关部门之间的相互制约。如会计信息收集,归类过程中,除了制单外还规定需有复核并有财会主管审批,又如现金流转业务中,现金收支的审批,收入和支出,记账等业务应分工管理,互相牵制。在内部牵制中还要提出的一点是,必须采取工作轮换制,这样才能更好地达到牵制的效果,工作轮换制是指根据不同岗位在管理系统中的重要程度,明确规定,并严格控制每一员工在某一岗位的履职时间。对关键岗位应轮换频繁一些,次要的岗位可少一些。从轮换中暴露出存在的问题,揭示出制度的缺陷,管理的缺陷。
2.加强企业财务内部控制。通常认为企业内部控制仅仅是审计部门关注的问题,其实,从企业的角度或从企业财务管理的角度来说,更应关注企业财务内部控制,应为它对企业财务管理目标的实现和企业财产的安全有重要的直接的影响。建立科学,严密的企业财务内部控制制度是安全,有效的财务管理的基础。其要点如下:
(1)要抓好关键人,如分支结构负责人和财会部门负责人。
(2)要把握关键部位:审批程序、资金调度、交接手续、电脑操作密码等。
(3)要管好关键物件:如重要的发票、银行票据、印鉴等。
(4)要控制主管建工作岗位加现金,银行出纳,收支事项及凭证的核准,实物负责人等。
3.加强企业内部稽核制度
(1)切实加强企业对内控的认识。在激烈的压力下,企业较多地强调业务发展,一味追求经济目标的实现,不同程度地放松了内部管理,没有正确处理好发展与管理的关系,工作中一手硬,一手软,缺乏与新形势相适应,强有力的管理制度和监督制约机制。另外一个原因是轻视内部稽核作用,企业的一些高级管理人员认为,稽核部门不能创造效益,还要公用人员编制,增加经营成本,因此对其并不十分重视。
(2)切实加强各级人员的素质。现代企业竞争的重要因素有三个:资金实力,高品位的产品质量,高素质的人才。但归根结底还是要有高素质的人才,只有高素质的人才才能创造出高品位的产品,才能切实提高企业资金实力,才能增加企业的市场竞争力,内部控制制度是否有效,人的品质与自律是关键。
(3)切实加强制度建设,加强其预防作用。目前电脑业务在我国企业中发展很快,但内控却比较薄弱。企业的计算机管理制度一般很少更新,这主要是缺少该方面的专业人才和领导层对此不重视的缘故。计算机管理比较普遍的问题是:对进入主机方执行严格授权,主机房管理人员与操作员没有严格分开,形成漏洞这也是当前计算机犯罪案增多的重要原因。
(4)切实制定内控制度,以适于自己的企业。当前,各行业均有自己的特色,各个企业又有自己的特色,应在上级领导制定的内控制度下,切实制定适合自己企业的内控制度,更好地适合自己的企业,获得较好的执行效果。否则,制度与执行中的实际情况发生矛盾,会影响制度的严肃性和权威性。
4.加强企业的内部审计制度。内部审计是企业自我独立评价的一种活动,内部审计可通过协助管理监督其他控制政策和程序的有效性,来促成好的控制环境的建立。内部审计的有效性与其权限,人员的资格以及可使用的资源紧密相关。内部审计人员必须独立预备审计部门,并且必须直接向董事会或审计委员会报告。
建立和完善内部控制是企业在市场经济下必然而且必须的选择。但我们必须看到,在我国现实国情下,内部控制的建设不是短期内就能完成的,也不是单靠企业自身的努力就可以达到的。因此,需要政府、企业、社会各方面共同努力,加快步伐,早日建成符合我国国情的内部控制整体框架,促进我国社会主义市场经济的健康发展。
本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。