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去年10月底，我加入了负责“北京大学化学学科创立110周年”院庆活动的志愿者团队中。这个团队大概有五六个学生，由一个老师牵头。
依照每个人的特点，老师给我们安排了不同的任务。有的同学曾经担任过院团委学生干部，沟通能力强，于是被派去负责联络和沟通各个实验室;有的同学比较认真踏实，被派去负责宣传材料画册文字校对的工作;有的同学在科研之外的业余时间比较宽松，被派去实地考察和负责监督排版打印画册的公司。至于我，老师可能是看中了我还不错的语言组织能力，分配给我的主要是宣传方面的工作，包括联系活动当天来采访的媒体，撰写邀请函以及给兄弟院校回贺信等。但说实话，我还真没有负责这些事情的经验，心里不免有些胆怯，不过我相信，只要多学多看多问，就一定可以顺利完成任务。于是，我参照100周年时的邀请函模板，开始撰写寄给不同类型嘉宾的邀请函，比如给本校校领导的邀请函要突出感谢他们的支持，而给兄弟院校领导的邀请函要突出互相促进、合作共赢。
一开始，我纠结每一句话、每一个字是否传递出我想表达的意思，生怕有哪处地方表述不到位造成嘉宾的误解，那可就麻烦了。于是在反复纠结与斟酌中，拟稿过程进展十分缓慢，望着逐渐逼近的交稿日期，我的内心更是焦灼。但是渐渐地，“艰难”地积累了些许经验之后，我开始得心应手起来。比如我发现虽然每种类型的邀请函内容不尽相同，但框架都差不多，无非是“感谢 邀请（包括会议具体时间地点） 祝福”的基本思路。除此之外，本次院庆邀请的嘉宾数量众多，包括十余位本校职能部门领导、历任化学院院长、数十位兄弟院校领导和高中校长、众多化学界领军人物等，因此除了通顺流畅的文字外，还要格外注意将各个单位名称与嘉宾名字正确对应起来，一定不能写错，尤其是各部门的领导，需要特地去官网的个人介绍栏里获取他们的准确信息，并反复确认。
这些听起来虽然简单，但做起来却着实不易，我一开始书写领导名字时就犯了大错，明明应该写“凯”，却莫名把右半边写成了反文旁，甚至反复检查后都没有发现，等交给老师审查后才发现，好不羞愧。还有一个兄弟院校名称是“化学与分子科学学院”，我却写成了“化学与分子工程学院”，虽然只是一词之差，但是差之千里。万事开头难，等摸清楚这些奥秘后，一切都顺利起来，我花了一个周末基本完成了初稿，加上根据老师意见反复修改的时间，赶在规定日期前圆满完成了第一个小任务。
完成了邀请函的书写之后，就该去联系可以进行专题报道的媒体了。与老师开会讨论之后，我把联系的对象主要集中在偏化学领域的权威公众号上，从它们的主页找到了投稿渠道和编辑的联系方式，然后组织好语言，发邮件礼貌询问编辑部能否与我们进行合作。幸运的是，大部分公众号编辑很快就给了答复，乐意对院庆进行报道。但也有一部分公众号连续多天都未回应，无论是在微信后台留言，还是到官方微博账号给他们私信，都没什么成效，无奈之下只好放弃。
联系好各个媒体之后，前期宣传工作就算完成大半了。由于负责画册的那部分工作需要人手，我又主动参与到画册的校对工作中。画册是这次院庆的重头戏，它不仅总结了近十年来化学学院各方面的发展成果，更全面介绍了目前学院六大系所、一百多个实验室的研究方向。作为本次院庆最主要的宣传材料，它在院庆当天会被分发到每一位莅临的嘉宾手中，供他们了解学院这十年来的发展历程。因此，保证画册内容的万无一失是重中之重。前期画册内容的编辑已基本完成，我们现在需要做的就是反复校对画册的格式和内容。
校对画册不仅听起来枯燥无聊，着手做起来更是让人头晕眼花。大致段落顺序、语句通顺程度，小至标点符号、空格，都要通过火眼金睛将错误全部找出来。不仅如此，介绍实验室的那部分内容还要与各个课题组的负责人进行确认和协商。目前学院有六大系所、一百多个实验室，因此统计好这一百来个课题组的意见着实需要大量的人力。比如我负责物理化学系的信息确认工作，就需要与三十多个实验室负责人进行沟通。以前不怎么关注郵箱信息的我，现在每隔几个小时就要查看一下邮箱，并且尽可能在第一时间及时回复，必要时还需要当面沟通，确认好每一处更改的细节和要求。总的来说，需要与各位负责人沟通的内容繁多且复杂。首先，我需要按照统一的格式把他们第一轮各自提交的材料整合起来，并把这些材料大致分为研究方向概述、人员介绍、实验成果展示这三个部分，再根据这些内容做出一个大致统一的初版样式;接着，我需要把打印公司那边初步编辑好的内容和格式反馈给负责人，让他们及时确认和更改，比如替换那些分辨率不高或尺寸难以统一的图;最后，我再收集这些反馈意见并多次进行修改，确保每个实验室负责人都满意，才算完成任务。但问题在于，如此繁杂的工作接手的人一多，就容易乱套。你改一下，我改一下，最后都不知道哪一版是正确的了，只好重新核对，这就导致了效率低下，差不多进行了四五轮修改之后，才送到院长手中终审。一番波折之后，终于赶在正式开始的前一周，开始刊印。
时间来到北京大学化学学科创立110周年纪念大会的这一天。我在台侧时刻待命，引导领导上台，每结束一位领导的发言，我心里的重担也减轻了几分，一切都按计划顺利进行着。终于，我听到了主持人的结束语，“谢谢到场的各位领导、校友，我宣布北京大学化学学科创立110周年纪念大会到此结束”，那一刻，我的心轻松而自由。
回想这段日子，我成长了许多。筹备院庆的这几个月，我学会在博士生日常忙碌的实验中合理安排时间，比如在等待化学反应结束的空闲时间里查收一下邮件，看看有没有漏掉的信息。在吃完饭回实验室的途中，跟老师汇报一下工作进展，确认下一步计划，努力平衡负责院庆工作与日常学习，做事更有条理;撰写邀请函和校对画册的过程中，我变得更加严谨和细心，即使画册中错了一个符号，少了一个空格，我都要纠正;联系媒体时，我学会与不同人沟通的技巧，懂得了理解、包容。有时候联系陌生媒体的过程并不顺利，打电话和发邮件更是屡屡碰壁，经常还没开口就遭受拒绝，但我每次都全力以赴，表达清楚我们的诉求，最后大部分沟通得不错。
责任编辑：丁莉莎
依照每个人的特点，老师给我们安排了不同的任务。有的同学曾经担任过院团委学生干部，沟通能力强，于是被派去负责联络和沟通各个实验室;有的同学比较认真踏实，被派去负责宣传材料画册文字校对的工作;有的同学在科研之外的业余时间比较宽松，被派去实地考察和负责监督排版打印画册的公司。至于我，老师可能是看中了我还不错的语言组织能力，分配给我的主要是宣传方面的工作，包括联系活动当天来采访的媒体，撰写邀请函以及给兄弟院校回贺信等。但说实话，我还真没有负责这些事情的经验，心里不免有些胆怯，不过我相信，只要多学多看多问，就一定可以顺利完成任务。于是，我参照100周年时的邀请函模板，开始撰写寄给不同类型嘉宾的邀请函，比如给本校校领导的邀请函要突出感谢他们的支持，而给兄弟院校领导的邀请函要突出互相促进、合作共赢。
一开始，我纠结每一句话、每一个字是否传递出我想表达的意思，生怕有哪处地方表述不到位造成嘉宾的误解，那可就麻烦了。于是在反复纠结与斟酌中，拟稿过程进展十分缓慢，望着逐渐逼近的交稿日期，我的内心更是焦灼。但是渐渐地，“艰难”地积累了些许经验之后，我开始得心应手起来。比如我发现虽然每种类型的邀请函内容不尽相同，但框架都差不多，无非是“感谢 邀请（包括会议具体时间地点） 祝福”的基本思路。除此之外，本次院庆邀请的嘉宾数量众多，包括十余位本校职能部门领导、历任化学院院长、数十位兄弟院校领导和高中校长、众多化学界领军人物等，因此除了通顺流畅的文字外，还要格外注意将各个单位名称与嘉宾名字正确对应起来，一定不能写错，尤其是各部门的领导，需要特地去官网的个人介绍栏里获取他们的准确信息，并反复确认。
这些听起来虽然简单，但做起来却着实不易，我一开始书写领导名字时就犯了大错，明明应该写“凯”，却莫名把右半边写成了反文旁，甚至反复检查后都没有发现，等交给老师审查后才发现，好不羞愧。还有一个兄弟院校名称是“化学与分子科学学院”，我却写成了“化学与分子工程学院”，虽然只是一词之差，但是差之千里。万事开头难，等摸清楚这些奥秘后，一切都顺利起来，我花了一个周末基本完成了初稿，加上根据老师意见反复修改的时间，赶在规定日期前圆满完成了第一个小任务。
完成了邀请函的书写之后，就该去联系可以进行专题报道的媒体了。与老师开会讨论之后，我把联系的对象主要集中在偏化学领域的权威公众号上，从它们的主页找到了投稿渠道和编辑的联系方式，然后组织好语言，发邮件礼貌询问编辑部能否与我们进行合作。幸运的是，大部分公众号编辑很快就给了答复，乐意对院庆进行报道。但也有一部分公众号连续多天都未回应，无论是在微信后台留言，还是到官方微博账号给他们私信，都没什么成效，无奈之下只好放弃。
联系好各个媒体之后，前期宣传工作就算完成大半了。由于负责画册的那部分工作需要人手，我又主动参与到画册的校对工作中。画册是这次院庆的重头戏，它不仅总结了近十年来化学学院各方面的发展成果，更全面介绍了目前学院六大系所、一百多个实验室的研究方向。作为本次院庆最主要的宣传材料，它在院庆当天会被分发到每一位莅临的嘉宾手中，供他们了解学院这十年来的发展历程。因此，保证画册内容的万无一失是重中之重。前期画册内容的编辑已基本完成，我们现在需要做的就是反复校对画册的格式和内容。
校对画册不仅听起来枯燥无聊，着手做起来更是让人头晕眼花。大致段落顺序、语句通顺程度，小至标点符号、空格，都要通过火眼金睛将错误全部找出来。不仅如此，介绍实验室的那部分内容还要与各个课题组的负责人进行确认和协商。目前学院有六大系所、一百多个实验室，因此统计好这一百来个课题组的意见着实需要大量的人力。比如我负责物理化学系的信息确认工作，就需要与三十多个实验室负责人进行沟通。以前不怎么关注郵箱信息的我，现在每隔几个小时就要查看一下邮箱，并且尽可能在第一时间及时回复，必要时还需要当面沟通，确认好每一处更改的细节和要求。总的来说，需要与各位负责人沟通的内容繁多且复杂。首先，我需要按照统一的格式把他们第一轮各自提交的材料整合起来，并把这些材料大致分为研究方向概述、人员介绍、实验成果展示这三个部分，再根据这些内容做出一个大致统一的初版样式;接着，我需要把打印公司那边初步编辑好的内容和格式反馈给负责人，让他们及时确认和更改，比如替换那些分辨率不高或尺寸难以统一的图;最后，我再收集这些反馈意见并多次进行修改，确保每个实验室负责人都满意，才算完成任务。但问题在于，如此繁杂的工作接手的人一多，就容易乱套。你改一下，我改一下，最后都不知道哪一版是正确的了，只好重新核对，这就导致了效率低下，差不多进行了四五轮修改之后，才送到院长手中终审。一番波折之后，终于赶在正式开始的前一周，开始刊印。
时间来到北京大学化学学科创立110周年纪念大会的这一天。我在台侧时刻待命，引导领导上台，每结束一位领导的发言，我心里的重担也减轻了几分，一切都按计划顺利进行着。终于，我听到了主持人的结束语，“谢谢到场的各位领导、校友，我宣布北京大学化学学科创立110周年纪念大会到此结束”，那一刻，我的心轻松而自由。
回想这段日子，我成长了许多。筹备院庆的这几个月，我学会在博士生日常忙碌的实验中合理安排时间，比如在等待化学反应结束的空闲时间里查收一下邮件，看看有没有漏掉的信息。在吃完饭回实验室的途中，跟老师汇报一下工作进展，确认下一步计划，努力平衡负责院庆工作与日常学习，做事更有条理;撰写邀请函和校对画册的过程中，我变得更加严谨和细心，即使画册中错了一个符号，少了一个空格，我都要纠正;联系媒体时，我学会与不同人沟通的技巧，懂得了理解、包容。有时候联系陌生媒体的过程并不顺利，打电话和发邮件更是屡屡碰壁，经常还没开口就遭受拒绝，但我每次都全力以赴，表达清楚我们的诉求，最后大部分沟通得不错。
责任编辑：丁莉莎