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摘 要 档案管理是个复杂，繁琐的过程，尤其对于像胜利油田这种大型企业。随着胜利油田档案管理信息化，数字化的实现，也带来了相应的一些问题，本文将简要介绍目前胜利油田档案管理所面临的问题及其相关措施。
关键词 档案管理；数字化；信息化；胜利油田
中图分类号G27 文献标识码A 文章编号1673—9671—(2009)122—0088—01
档案管理工作就是通过档案的管理和档案信息的提供来为社会和经济服务的业务活动。数字档案馆是朝向不同载体形式并存的方向发展，包括纸质、软盘、光盘、声、像及各种数字媒体。数字档案信息资源共享趋势重新定义了馆藏档案资源新的内涵，它的特点是将不同类型的档案信息以数字化形式分布存放在各个档案馆内，通过虚拟链接，实现数字档案信息资源共享。也就是说档案馆真正数字化后，馆际之间可以通过互联网访问、查找到所需的内容，就不用到实际的档案馆中去查找。所以，数字档案馆的信息建设就是以统一的标准和规范为基础，形成丰富多彩的数字媒体信息，分布于海量资源数据库中，通过计算机网络实现使用者智能检索的一项系统工程，使档案馆的档案信息服务工作得到前所未有的提高。档案管理工作功在千秋，利在当代。档案具有一定的凭证作用，也在法律实践中的运用是非常普遍的。档案管理信息的数字化是社会发展的需要，是企业进步的需要。
1 油田档案管理信息数字化存在的问题及其分析
胜利油田档案管理信息数字化的好处表现在可充分利用和发挥现有计算机的功能，提高利用率；提高档案信息的时效性；档案信息电子化，可一次投入，多次产出，并改变信息加工。
档案馆管理信息数字化虽然能够带来很多的方便，但是这方面还没有特别完善，还存在着很多的不足，从胜利油田的实际情况出发，总结以下较普遍的问题。
1.1 档案信息安全性被忽视
一部分由于油田档案部门还没有建立有效的档案信息安全管理机制，对于档案的安全意识和保密意识也都不强，往往忽视档案信息的管理和审查。另一部分就是技术问题，电脑病毒的肆虐，黑客的攻击，这些也都使得档案信息安全受到严重威胁，必须要引起高度的重视。
1.2 现有的油田档案管理的规范化和标准化不完善
规范化和标准化的基础工作是被看成档案管理信息数字化的前提。但是由于历史原因，油田档案业务基础差，案卷质量也不高，系统软件移植性差，尤其是各类档案的著录细则相容性较差；档案自动化工作目前还没有统一的标准，这也制约了档案信息工作的信息化管理。
1.3 既掌握图书馆管理知识，又掌握计算机网络技术的人才较少
从现有情况看，油田档案部门中现代高技术人才匮乏，其中档案、信息处理的人才更加匮乏，很多档案管理人员的现代化技术水平较低。虽然引进了现代化设备，但是还不能充分发挥其作用，更不用说档案信息电子化。
1.4 数字化文件长久保存和长期使用不稳定
数字化文件在性质、形式上与纸质文件的不同是被大家最先关注的信息化带来的变化和影响。存在的主要问题有三个：一是数字化文件的长久保存问题；二是数字化文件的证据力和法律效力问题；三是数字化信息与载体的依附关系问题。
1.5 信息数据库建设滞后 一种情况是档案管理部门在录入信息时只选择笼统的基本数据，专业性数据不够完整；另一情况是数据输入时只为了简单省事，不加核实，往往造成数据不准确；还有是对已经更新的数据没有及时修改补充，使数据不能反省现实情况。这些因素会导致数据库信息有限，影响数据库的检索的有效性，从而降低了档案管理信息系统的可信度。
2 存在问题的相关措施
2.1 解决档案信息管理的安全问题 首先要先建立统一的安全管理机制，加强制度管理和规范管理。制定相应的制度，建立安全审计来提高整体的信息安全防范意识。对于那些安全等级高的系统，就要求系统管理人员对使用者权限的分配及管理，注意系统维护内容和维护前后的情况，并做好详细记录。其次，加了防止“病毒”的侵袭，建立反“病毒”的系统，并定期进行反“病毒”，同时，也要定期备份文档，最好是能多处、异地存放保管。最后，也可以建立计算机网络安全预警中心，进行安全监控、预警、实时发现网上异常活动和不安全活动，并监视网络数据库的安全。
2.2 完善油田档案管理的规范性和标准性
档案信息数字化建设就是为了将档案信息资源聚集和整合起来，从而实现档案资源能够社会共享，而且能更好地为各级领导和机关服务，为广大油田职工服务。所以，档案信息数宁化建设在当前发展时刻，一定要统一规划、统一标准、统一规范。
2.3 培养档案管理信息数字化人才
档案信息数字化建设是一件技术性很强的工作，档案人才不但要掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。
首先是要认真做好现任在职人员的培训工作，尤其是那些作为领导干部和业务骨干的更要接受相关技术的知识培训；其次要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，全力营造出好的学习环境；最后就是要积极引进人才，要下大功夫引进复合型人才，为他们创造良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。
2.4 稳定数字化文件的保存和使用
目前，能够解决数字化文件真实性、长久保存、长期可用的途径问题的方法有：第一是通过法规约束数字化文件格式种类，尽可能地选择较通用的几种文件格式，通过降低数字化文件格式种类繁复性，增加数字化文件长期保存的可靠性、可控性。第二是对数字化文件存在的系统进行规范设计和过程控制，来保证数字化文件的真实性和可靠性。第三是提高载体材料寿命或对数字化文件的软硬件环境进行备份的方式。
2.5 加强档案信息数字化的建设 要选用一套管理科学的信息化系统，将档案信息录入，建立完整的档案信息通用数据库。完善提高综合数据库，建立可以由网络连接来实现的数据库群，提高自动系统效率。不过，值得注意的是档案信息数据库是一个动态变化的过程，所以要求档案管理人员及时更新变化的数据，保证档案信息的准确性。通过数据库建设进行的信息查询等操作能改变传统的管理方式，为使用者提供了更快捷的方式。 此外，数字化建设要关注提高系统的整体水平。油档案管理信息数字化建设的关键应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个点都要达到一定水平，而且通过方便快捷的档案信息来实现档案信息的共享，这样就能发挥整体的优势，最终提高系统的综合能力。
3 结论
档案管理信息数字化为使用者提供了及时、准确、系统、高权威性和高参考价值的档案信息，这能满足研究大而复杂的项目的需要，这在胜利油田中落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。但是考虑到现实问题，必定要提高档案管理的安全性和稳定性，这往往涉及到油田项目的一些企业机密，所以安全问题和档案的稳定性的解决是刻不容缓的；同时档案管理的规范化和标准化和这方面人才的培养也保证了胜利油田档案管理数字化更好的实现。
关键词 档案管理；数字化；信息化；胜利油田
中图分类号G27 文献标识码A 文章编号1673—9671—(2009)122—0088—01
档案管理工作就是通过档案的管理和档案信息的提供来为社会和经济服务的业务活动。数字档案馆是朝向不同载体形式并存的方向发展，包括纸质、软盘、光盘、声、像及各种数字媒体。数字档案信息资源共享趋势重新定义了馆藏档案资源新的内涵，它的特点是将不同类型的档案信息以数字化形式分布存放在各个档案馆内，通过虚拟链接，实现数字档案信息资源共享。也就是说档案馆真正数字化后，馆际之间可以通过互联网访问、查找到所需的内容，就不用到实际的档案馆中去查找。所以，数字档案馆的信息建设就是以统一的标准和规范为基础，形成丰富多彩的数字媒体信息，分布于海量资源数据库中，通过计算机网络实现使用者智能检索的一项系统工程，使档案馆的档案信息服务工作得到前所未有的提高。档案管理工作功在千秋，利在当代。档案具有一定的凭证作用，也在法律实践中的运用是非常普遍的。档案管理信息的数字化是社会发展的需要，是企业进步的需要。
1 油田档案管理信息数字化存在的问题及其分析
胜利油田档案管理信息数字化的好处表现在可充分利用和发挥现有计算机的功能，提高利用率；提高档案信息的时效性；档案信息电子化，可一次投入，多次产出，并改变信息加工。
档案馆管理信息数字化虽然能够带来很多的方便，但是这方面还没有特别完善，还存在着很多的不足，从胜利油田的实际情况出发，总结以下较普遍的问题。
1.1 档案信息安全性被忽视
一部分由于油田档案部门还没有建立有效的档案信息安全管理机制，对于档案的安全意识和保密意识也都不强，往往忽视档案信息的管理和审查。另一部分就是技术问题，电脑病毒的肆虐，黑客的攻击，这些也都使得档案信息安全受到严重威胁，必须要引起高度的重视。
1.2 现有的油田档案管理的规范化和标准化不完善
规范化和标准化的基础工作是被看成档案管理信息数字化的前提。但是由于历史原因，油田档案业务基础差，案卷质量也不高，系统软件移植性差，尤其是各类档案的著录细则相容性较差；档案自动化工作目前还没有统一的标准，这也制约了档案信息工作的信息化管理。
1.3 既掌握图书馆管理知识，又掌握计算机网络技术的人才较少
从现有情况看，油田档案部门中现代高技术人才匮乏，其中档案、信息处理的人才更加匮乏，很多档案管理人员的现代化技术水平较低。虽然引进了现代化设备，但是还不能充分发挥其作用，更不用说档案信息电子化。
1.4 数字化文件长久保存和长期使用不稳定
数字化文件在性质、形式上与纸质文件的不同是被大家最先关注的信息化带来的变化和影响。存在的主要问题有三个：一是数字化文件的长久保存问题；二是数字化文件的证据力和法律效力问题；三是数字化信息与载体的依附关系问题。
1.5 信息数据库建设滞后 一种情况是档案管理部门在录入信息时只选择笼统的基本数据，专业性数据不够完整；另一情况是数据输入时只为了简单省事，不加核实，往往造成数据不准确；还有是对已经更新的数据没有及时修改补充，使数据不能反省现实情况。这些因素会导致数据库信息有限，影响数据库的检索的有效性，从而降低了档案管理信息系统的可信度。
2 存在问题的相关措施
2.1 解决档案信息管理的安全问题 首先要先建立统一的安全管理机制，加强制度管理和规范管理。制定相应的制度，建立安全审计来提高整体的信息安全防范意识。对于那些安全等级高的系统，就要求系统管理人员对使用者权限的分配及管理，注意系统维护内容和维护前后的情况，并做好详细记录。其次，加了防止“病毒”的侵袭，建立反“病毒”的系统，并定期进行反“病毒”，同时，也要定期备份文档，最好是能多处、异地存放保管。最后，也可以建立计算机网络安全预警中心，进行安全监控、预警、实时发现网上异常活动和不安全活动，并监视网络数据库的安全。
2.2 完善油田档案管理的规范性和标准性
档案信息数字化建设就是为了将档案信息资源聚集和整合起来，从而实现档案资源能够社会共享，而且能更好地为各级领导和机关服务，为广大油田职工服务。所以，档案信息数宁化建设在当前发展时刻，一定要统一规划、统一标准、统一规范。
2.3 培养档案管理信息数字化人才
档案信息数字化建设是一件技术性很强的工作，档案人才不但要掌握档案学基础理论知识和档案管理知识外，还必须掌握计算机技术、网络技术等现代信息技术知识。
首先是要认真做好现任在职人员的培训工作，尤其是那些作为领导干部和业务骨干的更要接受相关技术的知识培训；其次要积极开展多种形式的技术培训和技术交流，全力营造出好的学习环境；最后就是要积极引进人才，要下大功夫引进复合型人才，为他们创造良好的工作环境，使他们为档案信息化建设做出贡献。
2.4 稳定数字化文件的保存和使用
目前，能够解决数字化文件真实性、长久保存、长期可用的途径问题的方法有：第一是通过法规约束数字化文件格式种类，尽可能地选择较通用的几种文件格式，通过降低数字化文件格式种类繁复性，增加数字化文件长期保存的可靠性、可控性。第二是对数字化文件存在的系统进行规范设计和过程控制，来保证数字化文件的真实性和可靠性。第三是提高载体材料寿命或对数字化文件的软硬件环境进行备份的方式。
2.5 加强档案信息数字化的建设 要选用一套管理科学的信息化系统，将档案信息录入，建立完整的档案信息通用数据库。完善提高综合数据库，建立可以由网络连接来实现的数据库群，提高自动系统效率。不过，值得注意的是档案信息数据库是一个动态变化的过程，所以要求档案管理人员及时更新变化的数据，保证档案信息的准确性。通过数据库建设进行的信息查询等操作能改变传统的管理方式，为使用者提供了更快捷的方式。 此外，数字化建设要关注提高系统的整体水平。油档案管理信息数字化建设的关键应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个点都要达到一定水平，而且通过方便快捷的档案信息来实现档案信息的共享，这样就能发挥整体的优势，最终提高系统的综合能力。
3 结论
档案管理信息数字化为使用者提供了及时、准确、系统、高权威性和高参考价值的档案信息，这能满足研究大而复杂的项目的需要，这在胜利油田中落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。但是考虑到现实问题，必定要提高档案管理的安全性和稳定性，这往往涉及到油田项目的一些企业机密，所以安全问题和档案的稳定性的解决是刻不容缓的；同时档案管理的规范化和标准化和这方面人才的培养也保证了胜利油田档案管理数字化更好的实现。