机关档案工作存在问题和对策的研究

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  ◆摘 要:对于机关事业单位来说,其内部保存的档案是一份重要的资源财富,所以,做好机关档案工作,意义重大。从目前国家对机关档案的重视程度来看,我国的机关档案工作已经取得了不错的发展,但是,各级机关单位在档案工作中,还是存在着不少的缺陷需要改正。本文就对目前的机关档案工作进行浅要分析,并为探索新的机关档案管理办法提供新的思路。
  ◆关键词:机关档案;重要性;对策
  随着社会的发展,国家对于机关事业单位的档案管理工作也愈加重视,我国国务院办公厅及中央办公厅与2014年联合印发了的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,为新形势下的档案工作提供了指导和规范,机关档案既是国家档案的重要组成部分,也是机关事业内的重要资源,做好档案的管理工作,意义重大。
  1机关档案工作的内容和重要性
  1.1档案工作的定义
  档案工作的定义,就是档案管理人员用科学的方法管理档案,从而达到服务党和国家的目的,而机关档案工作的工作内容,就是需要档案管理人员对档案进行档案收集,档案整理、内容鉴定、档案保管、数量统计、关键检索、编研和档案的提供利用等工作,通常对这些内容简称“八个环节”。而档案工作的基本任务通常包括五个方面,一是对档案坚持集中管理原则,二是建立起国家档案工作制度,三是对档案的管理科学化,四是实现对档案的现代化管理,第五条,是有效的利用档案,使其更好的为党的总任务,总目标提供帮助。机关档案工作不管是在管理上还是在作用上,都是一项操作性很强的服务型工作,所以,做好档案工作,务必需要各机关单位认真对待,这也是各级机关单位的工作使命之一。
  1.2档案工作的重要性
  档案工作的意义,就是为了记录各单位活动的真实情况,有效的档案工作可以提高国家行政的管理效率,对于某些单位来说,档案管理是保存其内部资料的唯一手段,并且档案管理也能为其内部职员提供各种有用的价值资料,对于机关事业单位的发展有着长远的帮助。
  2机关档案工作存在的问题
  2.1缺乏档案工作观念
  目前机关单位档案工作存在的问题之一,就是大部分单位都缺乏档案工作观念,档案工作的质量较低。其主要表现在一下几个方面,一是重视程度不够,一些单位的领导思想觉悟不高,眼界不够开阔,总被眼前的一些蝇头小利遮蔽双眼,从而丢了西瓜捡了芝麻,因为档案工作作为一份服务性工作,无法为单位直接到来有效的利益,也无法对其自身带去明显的政绩,所以就将档案工作弃置身后。二是没有硬性规定,其原因大部分还是因为档案工作的特殊性,导致部分机关单位对于档案工作始终抱着可有可无的心态,从不把档案工作落到实处,放上日程,对于其单位内的工作人员,也从不进行有关方面的考核,三是投资力度不大,在大部分机关单位的档案管理中,往往人员过少,设施简陋。导致档案工作始终处于缺少必要的人力,物力,财力的尴尬处境中。当基本的保障得不到满足时,档案工作往往就会出现一系列问题,俗话说,千里之溃于蚁穴,各方面的不足,最终导致机关事业单位的档案出现混乱,丢失,最终造成严重影响。
  2.2办公设施不齐全
  目前随着国家的发展以及对档案工作重视度的不断加深,很多机关单位在档案的保管方式上有着很大的改善,但是一些单位的档案保存设施,依旧比较落后,这对于档案工作是一个较大的阻碍,在一些三四线城市中,还在使用着柜子和书架对档案进行着保管,与新式的电子档案保管方式相比,这种老式的保管方式,既不利于保管,也不利于查阅,并且在保管过程中,及其容易导致纸质档案的损坏和丢失,不仅如此,一些单位对于档案保管的质量也有待提高,如档案在存放过程中过于混轮,甚至并没有专人进行整理,保护设施的不完善,相关人员的不重视,配套设施的不齐全,都对档案工作造成着非常大的威胁。
  2.3管理手段較为落后
  一些单位对于档案的管理,还停留在一把锁,一个人的阶段,其认为只要将档案在档案室中,没有造成档案丢失,就是完成了档案的管理工作,而其保存的档案,往往质量差,顺序乱,根本无法达到档案管理中“八个环节”的要求
  3机关档案工作的对策
  3.1加强档案工作的认知
  想要加强对档案工作的认知,首先要从领导下手,加强领导对于档案工作的认知,有关部门一定要敦促部分事业单位领导,尽快将档案管理工作提上日程,并且,要将档案管理作为事业单位年度工作考核的一部分,只有采取强制手段,相关单位的重视程度才能提高。相关部门,在对事业单位档案管理施压的同时,也不能忘记事物的主观能动性,要尽可能满足部分单位在档案管理中所需要的人力,物力,财力的需求,从而达到上下一心。第二,要加强对于档案管理工作的宣传和教育,使事业单位的领导和基层,对档案管理有一个新的认识,第三,要加强对下联系,相关部门在紧抓档案管理的过程中,也要时常听取基层报告,了解机关单位在档案管理过程中主要出现的问题,并派专人着手解决。
  3.2优化管理方式
  在单位内部,想要做好档案的管理工作,首先要完善好管理手段,对档案管理的工作人员进行具体落实,避免经常出现人员调迁的情况,建立岗位责任制,将责任具体细分,定时对工作人员进行培训,从而使其在档案管理过程中,更加的科学化,正规化。使工作人员的工作能力和业务水平得到提高。只有在上层部门部署,中层部门重视,基层部门完善的三重态势下,我国机关档案工作过程中存在的问题一定会一一解决。
  4结束语
  目前随着国家对机关档案工作的不断重视,加快机关档案工作的健全是刻不容缓的,所以,在进行机关档案工作时,一定不能疏忽大意,千里之堤,毁于蚁穴,工作人员要充分利用好自己的专业知识,利用规则,完善漏洞,只有这样才能使单位更好地成长,更好的为党的总任务,总目标提供帮助。
  参考文献
  [1]方凌志.机关档案工作中的问题与对策研究[D].安徽大学,2017(3):80-81.
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  [3]张新民.机关档案工作中的“困境”与对策[J].档案学通讯,2017(3):93-93.
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