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摘 要：部门立卷制度从1955年明确提出，部门立卷制度对于理顺档案工作关系和划清档案整理分工起到了重要作用，并且推动了档案工作的繁荣和发展。但随着计算机网络的飞速发展，5G时代的到来，无纸化办公模式普及，实现高效利用档案的需求对规范化档案管理提供巨大挑战，部门立卷制度的实施效果还有待提高。
关键词：部门立卷，部门立卷制度，立卷流程，档案部门职责
随着公司“省五星级”档案馆的创建，对规范化档案管理的要求和争论也愈来愈多，本文笔者仅对国有企业“部门立卷”制度做一个研讨。
一、追本溯源——部门立卷含义和历史发展
部门立卷是指由承办和处理文书部门的专（兼）职档案工作人员来承担立卷工作。该制度是通过1955年中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》以及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的。部分原文现在看来仍非常有指导意义：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法。实行文书处理部门立卷，就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率;就可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密的工作”。
1989年，国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》中，明确提出“部门立卷是高等学校档案工作的基本制度”。
2004年1月，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会发布了《国有企业文件材料归档办法》，明确指出：“企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。”
2013年施行的国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，指导编制文件材料归档范围和保管期限表（按部门或按职责）。
2019年1月起施行的国家档案局第13号令《机关档案管理规定》，要求：“机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络”、“机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管”、“机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档”。
二、如箭在弦——实行部门立卷制度原因
很多企业对部门立卷制度不理解，认为“部门的业务工作已经非常繁重，却还要去做本应档案部门做的工作，档案部门是在脱责”。还有人认为“前面那么多规章制度都是针对机关的、高校的，企业可不执行”。然而事实并非如此，企业更应该执行部门立卷制度。
（一）档案形成部门的人员对本部门的工作内容比较熟悉，更了解本部门文件形成的过程，文件收集的过程是否完整、有无缺失，更能较准确地鉴定文件的价值。部门进行档案的收集整理，易于平时文件材料的积累，有利于提高归档率。
（二）档案形成部门的人员了解本部门文件材料在内容上的相互联系及完整情况。由部门立卷，可以保证档案的有机联系，单个事由的文件材料，不会东查西找，便于提高档案的归档质量。
（三）档案形成部门的人员进行档案的收集、整理、立卷和移交，使得部门对档案的基本内容做到心中有数，便于日后的借阅和使用，能够提高档案的利用率。
（四）与机关事业单位相比，企业其文件材料内容涉及的专业数量、技术难度和关联流程要大的多，许多机关没有但企业却有，例如科研、生产、经营、投资、金融等等涉及众多领域;企业文件材料归档范围相比机关要广的多，例如，近期公司在收购某设计院过程中形成的所有文件材料，不是业务部门的同志，很难了解形成了哪些材料、程序如何、哪些文件材料之间有因果联系，正所谓“术业有专攻”，若是档案部门整理，那么对档案的完整性、系统性、准确性都不能保证。
实践也证明，实行文书处理部门立卷是符合实际工作发展要求的，是以档案利用为最终目的、合理、科学的。
三、事无巨细——部门立卷流程
2001年起，国家对文书档案的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级（按件）整理，极大简化归档文件整理方法和流程，也大大提高了部门立卷制度的执行效率。很多人觉得繁琐的档案立卷工作其实也只有三步：
第一步：部门兼职档案员，做三只档案盒，档案盒脊背分别写上“永久”、“30年”、“10年”，放着备用。当部门同事交来一套某事由的文件材料时，可根据事由的重要性，放进某类保管期限的卷盒中去。盒子满了，再增加一个即可。执行难点：零。
第二步：部门工作人员，将经办且已办结的文件材料，交部门兼职档案员。未办结事项的材料暂不交，确保经办事项文件材料的有机联系。执行难点：全员档案意识要强，经办的事项，办完后成套材料一定要交部门档案员，而非留个人保管，将来如需要利用，可向档案部门借阅。现在普遍存在的问题是：个人认为自己经办的文件是自己的职责，所以个人要留存。其实个人可复印或留存扫描电子档，原件交兼职档案员。例如：某次总经理办公会，从会议通知、到会议议题、直至会议纪要形成，可谓该事项办结，相关内容即可交部门兼职档案员。
第三步：每年3月，部门兼职档案员对上年度收集的三类（永久、30年、10年）文件材料进行整理，主要工作内容包括：打印归档文件目录、订不锈钢书钉对每份文件进行装订、盖归档章。6月前完成与档案部门的移交即可，移交应有目录清单。执行难点：打印文件目录、数页数、盖归档章相对耗时费力、档案员的細致程度决定利用效果。
四、任重道远——档案部门的职责
综上，档案部门的职责应该是：指导好档案，负责公司及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查工作;保管好档案，征集、接收并保管所属范围内的各门类档案及有关资料，维护档案的完整与安全;利用好档案，负责档案统计、分析、综合开发利用档案信息资源，为公司的各类活动提供档案利用服务。
关键词：部门立卷，部门立卷制度，立卷流程，档案部门职责
随着公司“省五星级”档案馆的创建，对规范化档案管理的要求和争论也愈来愈多，本文笔者仅对国有企业“部门立卷”制度做一个研讨。
一、追本溯源——部门立卷含义和历史发展
部门立卷是指由承办和处理文书部门的专（兼）职档案工作人员来承担立卷工作。该制度是通过1955年中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》以及1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》这两个法规性文件推行的。部分原文现在看来仍非常有指导意义：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。各机关办完的文书材料，应该由文书处理部门整理立卷，定期向机关档案室归档，改变把零散文件随办随归档和成堆归档的错误作法。实行文书处理部门立卷，就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率;就可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密的工作”。
1989年，国家教委颁布的《普通高等学校档案管理办法》中，明确提出“部门立卷是高等学校档案工作的基本制度”。
2004年1月，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会发布了《国有企业文件材料归档办法》，明确指出：“企业各部门专（兼）职档案人员负责所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向档案部门归档。企业档案部门负责本企业及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。”
2013年施行的国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，指导编制文件材料归档范围和保管期限表（按部门或按职责）。
2019年1月起施行的国家档案局第13号令《机关档案管理规定》，要求：“机关文书或业务部门应当指定人员，承担相应部门文件材料的收集、整理和归档工作。机关应当建立以机关档案部门为中心，由相关人员组成的机关档案工作网络”、“机关文书或业务部门应当及时收集形成的归档文件材料，交本部门指定人员保管”、“机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档”。
二、如箭在弦——实行部门立卷制度原因
很多企业对部门立卷制度不理解，认为“部门的业务工作已经非常繁重，却还要去做本应档案部门做的工作，档案部门是在脱责”。还有人认为“前面那么多规章制度都是针对机关的、高校的，企业可不执行”。然而事实并非如此，企业更应该执行部门立卷制度。
（一）档案形成部门的人员对本部门的工作内容比较熟悉，更了解本部门文件形成的过程，文件收集的过程是否完整、有无缺失，更能较准确地鉴定文件的价值。部门进行档案的收集整理，易于平时文件材料的积累，有利于提高归档率。
（二）档案形成部门的人员了解本部门文件材料在内容上的相互联系及完整情况。由部门立卷，可以保证档案的有机联系，单个事由的文件材料，不会东查西找，便于提高档案的归档质量。
（三）档案形成部门的人员进行档案的收集、整理、立卷和移交，使得部门对档案的基本内容做到心中有数，便于日后的借阅和使用，能够提高档案的利用率。
（四）与机关事业单位相比，企业其文件材料内容涉及的专业数量、技术难度和关联流程要大的多，许多机关没有但企业却有，例如科研、生产、经营、投资、金融等等涉及众多领域;企业文件材料归档范围相比机关要广的多，例如，近期公司在收购某设计院过程中形成的所有文件材料，不是业务部门的同志，很难了解形成了哪些材料、程序如何、哪些文件材料之间有因果联系，正所谓“术业有专攻”，若是档案部门整理，那么对档案的完整性、系统性、准确性都不能保证。
实践也证明，实行文书处理部门立卷是符合实际工作发展要求的，是以档案利用为最终目的、合理、科学的。
三、事无巨细——部门立卷流程
2001年起，国家对文书档案的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级（按件）整理，极大简化归档文件整理方法和流程，也大大提高了部门立卷制度的执行效率。很多人觉得繁琐的档案立卷工作其实也只有三步：
第一步：部门兼职档案员，做三只档案盒，档案盒脊背分别写上“永久”、“30年”、“10年”，放着备用。当部门同事交来一套某事由的文件材料时，可根据事由的重要性，放进某类保管期限的卷盒中去。盒子满了，再增加一个即可。执行难点：零。
第二步：部门工作人员，将经办且已办结的文件材料，交部门兼职档案员。未办结事项的材料暂不交，确保经办事项文件材料的有机联系。执行难点：全员档案意识要强，经办的事项，办完后成套材料一定要交部门档案员，而非留个人保管，将来如需要利用，可向档案部门借阅。现在普遍存在的问题是：个人认为自己经办的文件是自己的职责，所以个人要留存。其实个人可复印或留存扫描电子档，原件交兼职档案员。例如：某次总经理办公会，从会议通知、到会议议题、直至会议纪要形成，可谓该事项办结，相关内容即可交部门兼职档案员。
第三步：每年3月，部门兼职档案员对上年度收集的三类（永久、30年、10年）文件材料进行整理，主要工作内容包括：打印归档文件目录、订不锈钢书钉对每份文件进行装订、盖归档章。6月前完成与档案部门的移交即可，移交应有目录清单。执行难点：打印文件目录、数页数、盖归档章相对耗时费力、档案员的細致程度决定利用效果。
四、任重道远——档案部门的职责
综上，档案部门的职责应该是：指导好档案，负责公司及所属单位文件材料归档工作的指导、监督和检查工作;保管好档案，征集、接收并保管所属范围内的各门类档案及有关资料，维护档案的完整与安全;利用好档案，负责档案统计、分析、综合开发利用档案信息资源，为公司的各类活动提供档案利用服务。