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摘 要:文章从中小企业的界定、特点以及中小企业内部控制的特点出发,分析了我国中小企业内部控制的局限性,最后针对其局限性,提出了解决措施。
关键词:中小企业 内部控制 局限性
本文从中小企业的界定、特点以及中小企业内部控制的特点出发,分析了我国中小企业内部控制的局限性,最后针对其局限性,提出了解决措施。
一、我国中小企业的界定
我国在2002年6月29日召开的第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议上通过的《中华人民共和国中小企业促进法》中对中小企业概念重新做了界定,即在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。同时该法还规定,我国中小企业根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标并结合行业特点来划分。我国“国经贸中小企业(2003)143号”文件规定,中小企业的标准为——工业:职工人数2000人以下,或销售额3亿以下,或资产4亿以下;批发零售企业:职工人数500人以下,或销售额1.5以下;建筑业:职工人数3000人以下,或销售额3亿以下,或资产4亿以下;住宿和餐饮业:职工人数800人以下,或销售额1.5亿以下。从组织性质看,中小企业可能是个体户、家族企业、合伙企业、合资或独资的有限责任公司和股份制公司等。
二、我国中小企业的特点
(一)所有制结构及其组织形式多样化,行业分布面广
我国中小企业的所有制结构既有国有企业、集体企业,又有个体、私营企业和“三资”企业。在中小企业总量中,个体和私营企业占了77.7%,集体企业占20.1%,国有企业占1.4%,“三资”企业占0.6%。从其组织形式看,个人独资企业、合伙企业、公司制和股份合作制应有尽有。中小企业的行业分布面极为广泛,除了国家的垄断行业外,中小企业几乎遍及所有的行业。特别是在面向市场、面向消费者的行业中,中小企业的分布是最多的。
(二)用人少,组织和管理不健全、不规范
中小企业为了控制经营成本,往往会控制员工人数。中小企业因用人不足,工作无法分工,一个人常要分担多种工作。按照功能划分部门、确立权责、工作分工及相互制衡的管理方法实施起来相对比较困难。再则,中小企业大多是个人企业或同一家族经营,业主有家长式权威,一个人决定经营政策和一切措施,容易凭其主观意见分派职权,“人治”色彩浓厚,缺乏规范的管理制度。
(三)企业人员整体素质不高
就大多数中小企业而言,经营者文化素质不高,知识结构老化,经营管理水平不高。而其企业职工主要来自农村剩余劳动力和城镇下岗职工,文化水平普遍较低,缺乏工作所需要的技能训练,技术水平无从谈起,企业科技人员更是普遍缺乏。低水平的从业人员素质是我国中小企业可持续发展的极大障碍。
(四)变动率高,寿命不长
因中小企业是个人、家族或少数合伙人创立的小规模企业,开业容易守业难,发展壮大更是难上加难。因此,其规模小、财力有限、组织不健全、容易受外界环境变动影响,导致经营困境。此外,中小企业之初大家能诚心合作,团结一致,等企业发展到一定规模,则容易出现争执、意见不合的情况。这种企业发展过程中的不稳定性带来了企业人心不定,从而导致人员的流动性大,企业留不住人才。
三、我国中小企业内部控制的特点
我国中小企业的内部控制容易受到忽视,主要原因:一是私营中小企业由于大多是家族经营、家长式管理的企业,用人少,用的又多是同一家族的人,业主直接指挥和监督企业的日常业务及其工作,管理简便、有效,对内部控制的需求不大。相反,若实施内部控制,凡事相互牵制,反而没有工作效率。二是内部控制的基本原则是职责划分,避免一件交易事项的全部过程由一个人办理。但中小企业用人少,工作无法分工,一个人常要分担多项工作,实施内部控制,十分困难;若非要把原来一个人可以做的事,分由多人来办理,则会增加人工成本,显然是划不来的。三是中小企业经济规模和经济能力往往比较有限,投入的信息化技术水平是非常有限的,即中小企业一般都没有上ERP,无法形成一个快速、有限的系统。
企业内部控制的目标是确保财务报告的可靠性、经营的效率和效果性以及法规的遵循性,这些目标是所有企业共同追求的,不仅大企业需要,中小企业也不可缺少。中小企业主虽然能有效地直接指挥下属,但不一定能保障企业财产的安全,也不一定确保企业业务无差错,一旦发生错误,对企业的损失往往难以估量,因此,内部控制在中小企业的重要性绝不亚于大企业。根据中小企业的特点及其实施内部控制的成本效益考虑,中小企业的内部控制一般具有以下特点:一是中小企业内部控制受重视程度直接取决于企业主的态度和决心,但其内部控制水平普遍不高。二是以重要项目的内部会计控制为主。健全完善的内部控制应该涵盖五方面要素的各个环节,并有所侧重。中小企业由于组织机构相对简单,管理系统没有大企业那样复杂,其内部控制的目标主要以确保会计报表的可靠性以及资产的真实性和完整性为主。因此,中小企业内部控制还是以内部会计控制为主,主要是对现金、应收账款、采购、资产管理、投融资等重要项目实施程序控制和人员控制。中小企业管理控制中,人事及薪资控制是极为重要的项目。人员的选用、考核、培训,担任重要职位人员的轮换,以及各个工作人员的工作记录、工作考核、薪资支付等,都应有相应的内部控制。三是以交叉审核为主要手法。由于中小企业用人少,在职责划分及其相互牵制的内部控制要求下,常用的手法是交叉审核。交叉审核的基本原则是,甲完成的工作由乙核对,乙做的另一工作又由甲来审核。这样,就可以用少数工作人员,相互交叉核对各人工作,从而达成防止错误和舞弊的目的。
四、我国中小企业内部控制的局限性
任何一项内部控制措施都不可能尽善尽美,总是有其固有的局限。局限性的一个重要方面是由于人为因素使得内部控制失效。同时,成本效益原则也使得内部控制不可能做到完美无缺。中小企业内部控制的局限性主要表现为以下方面:
(一)企业主要负责人决策不当对内部控制产生的负面影响
内部控制作为企业管理的一个组成部分,它理所当然地要按照其管理人员的意图运行,其中企业负责人的决策更是起决定作用。中小企业决策往往由企业主或总经理说了算,决策出了问题,贯彻决策人意图的内部控制也就失去了应有的控制效能。
(二)企业内部行使控制职能的人员素质不高对内部控制产生的负面影响
内部控制是由人建立的,也要由人来行使的,如果企业内部行使控制职能的人员在心理上、技能上和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部控制的程序或措施经常误解、误判,那么再好的内部控制也很难充分发挥作用。中小企业人员素质不高、控制意识相对薄弱,从而给其内部控制带来局限性。
(三)人员舞弊使内部控制失效所造成的内部控制局限
如果企业内部行使控制职能的管理人员滥用职权、蓄意营私舞弊,即使具有设计良好的内部控制,也不会发挥其应有的效能。另外,企业内部不相容职务的人员相互串通作弊,与此相关的内部控制就会失去作用。内部控制的一条重要原则就是将不相容职务进行分离。在实际工作中,如果处于不相容职务上的有关人员相互串通、相互勾结,失去了不同职务相互制约的基本前提,内部控制也就很难发挥作用。
(四)成本效益问题带来的局限
控制环节越多,控制措施越复杂,相应的控制成本也就越高,同时也会影响企业生产经营活动的效率。因此,在设计和实施内部控制时,企业必然要考虑控制成本与控制效果之比。当实施某项业务的控制成本大于控制效果而产生损失时,就没有必要设置控制环节或控制措施,这样某些小错弊就可能发生而得不到控制。
(五)时效性带来的局限
内部控制一般都是针对经常而重复发生的业务而设置的,而且一旦设置就具有相对稳定性,但是,随着时间的推移,经营活动可能不断发生变化,原来完善的控制措施可能会逐渐失效。此外,一些临时控制(如实行专门的审批、报告和执行程序来处理临时性或突发业务)则可能不及时,从而影响内部控制的作用。
五、中小企业内部控制局限性的解决措施
(一)规范中小企业治理结构
中小企业组织结构相对比较简单,其决策权主要集中在经理手上。故中小企业必须规范本身的治理结构,保证控制的有效性,要求公司董事会决策职能、监督职能与经理层执行职能相对独立。并且,按照决策分工和层级制决策理论,应将公司决策权在股东大会与董事会之间、董事会与经理层之间进行配置,形成不同的权力边界,并使得每一权力主体被赋予不同的决策权。这样,才能很好地解决经理一个人说了算的局面。
(二)建立一支高素质的管理队伍
管理人员在内部控制中具有双重身份,起着关键的作用。一方面,单位内部的各项控制措施要通过管理人员的日常工作得以贯彻执行;另一方面,管理人员还承担着监督其他参与经营活动的人员执行控制规范的责任。人员作用如何发挥,关系到单位内部控制的成败,因此,中小企业必须强化管理队伍建设,以确保内部控制制度得以实施和执行。通过培养管理人员忠于职守,坚持准则,廉洁奉公的职业品质与道德,不断提高管理者积极参与经营管理和及时反馈信息的意识、沟通的能力以及协调平衡能力,使管理者在内部控制制度执行的过程中,既要及时纠正经营中违反内部控制制度的各种行为,又要及时发现制度中存在的问题,迅速完善内部控制制度,不断提高内部控制的适应性。
(三)建立严密的财务控制制度
1、不相容职务相分离制度。中小企业应按照不相容职务相分离的原则,合理设置财务会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。不相容职务包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。如有权批准采购的人员不能直接从事采购业务,从事采购业务的人员不得从事入库业务。
2、授权批准控制制度。中小企业要明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务,如采购人员必须在授权批准的金额内办理采购业务,超出此金额必须得到主管的审批。
3、会计系统控制制度。会计系统控制要求中小企业依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计工作流程,建立岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。会计系统控制制度包括企业的核算规程、会计工作规程、会计人员岗位责任制、财务会计部门职责、会计档案管理制度等。
(四)正确处理内部控制效果和控制成本之间的关系
企业内部控制效果与成本应该是正相关的,但也并非绝对,如业务程序控制要求每项经济业务事项和会计事项从发生到终结都要按照事先规定的授权-执行-记录-复核等互相牵制的程序进行办理,特别是执行、记录、复核不得由一人包办等。只有正确处理好内部控制效果与控制成本之间的关系,才能更好地完善中小企业的内部控制体系。
(五)加强内部审计的监督
在企业运行过程中,经常而重复发生的业务已经设置了相对稳定的内部控制,企业应该采用不定时的随机抽查的方式和成立内部审计组织的方式对内部控制的执行情况进行检查和评价,同时对执行好的部门和人员进行奖励,对没严格执行的部门进行惩罚,以此监督内部控制的执行情况。
(作者单位:江西财经大学会计学院)
关键词:中小企业 内部控制 局限性
本文从中小企业的界定、特点以及中小企业内部控制的特点出发,分析了我国中小企业内部控制的局限性,最后针对其局限性,提出了解决措施。
一、我国中小企业的界定
我国在2002年6月29日召开的第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议上通过的《中华人民共和国中小企业促进法》中对中小企业概念重新做了界定,即在中华人民共和国境内依法设立的有利于满足社会需要,增加就业,符合国家产业政策,生产经营规模属于中小型的各种所有制和各种形式的企业。同时该法还规定,我国中小企业根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标并结合行业特点来划分。我国“国经贸中小企业(2003)143号”文件规定,中小企业的标准为——工业:职工人数2000人以下,或销售额3亿以下,或资产4亿以下;批发零售企业:职工人数500人以下,或销售额1.5以下;建筑业:职工人数3000人以下,或销售额3亿以下,或资产4亿以下;住宿和餐饮业:职工人数800人以下,或销售额1.5亿以下。从组织性质看,中小企业可能是个体户、家族企业、合伙企业、合资或独资的有限责任公司和股份制公司等。
二、我国中小企业的特点
(一)所有制结构及其组织形式多样化,行业分布面广
我国中小企业的所有制结构既有国有企业、集体企业,又有个体、私营企业和“三资”企业。在中小企业总量中,个体和私营企业占了77.7%,集体企业占20.1%,国有企业占1.4%,“三资”企业占0.6%。从其组织形式看,个人独资企业、合伙企业、公司制和股份合作制应有尽有。中小企业的行业分布面极为广泛,除了国家的垄断行业外,中小企业几乎遍及所有的行业。特别是在面向市场、面向消费者的行业中,中小企业的分布是最多的。
(二)用人少,组织和管理不健全、不规范
中小企业为了控制经营成本,往往会控制员工人数。中小企业因用人不足,工作无法分工,一个人常要分担多种工作。按照功能划分部门、确立权责、工作分工及相互制衡的管理方法实施起来相对比较困难。再则,中小企业大多是个人企业或同一家族经营,业主有家长式权威,一个人决定经营政策和一切措施,容易凭其主观意见分派职权,“人治”色彩浓厚,缺乏规范的管理制度。
(三)企业人员整体素质不高
就大多数中小企业而言,经营者文化素质不高,知识结构老化,经营管理水平不高。而其企业职工主要来自农村剩余劳动力和城镇下岗职工,文化水平普遍较低,缺乏工作所需要的技能训练,技术水平无从谈起,企业科技人员更是普遍缺乏。低水平的从业人员素质是我国中小企业可持续发展的极大障碍。
(四)变动率高,寿命不长
因中小企业是个人、家族或少数合伙人创立的小规模企业,开业容易守业难,发展壮大更是难上加难。因此,其规模小、财力有限、组织不健全、容易受外界环境变动影响,导致经营困境。此外,中小企业之初大家能诚心合作,团结一致,等企业发展到一定规模,则容易出现争执、意见不合的情况。这种企业发展过程中的不稳定性带来了企业人心不定,从而导致人员的流动性大,企业留不住人才。
三、我国中小企业内部控制的特点
我国中小企业的内部控制容易受到忽视,主要原因:一是私营中小企业由于大多是家族经营、家长式管理的企业,用人少,用的又多是同一家族的人,业主直接指挥和监督企业的日常业务及其工作,管理简便、有效,对内部控制的需求不大。相反,若实施内部控制,凡事相互牵制,反而没有工作效率。二是内部控制的基本原则是职责划分,避免一件交易事项的全部过程由一个人办理。但中小企业用人少,工作无法分工,一个人常要分担多项工作,实施内部控制,十分困难;若非要把原来一个人可以做的事,分由多人来办理,则会增加人工成本,显然是划不来的。三是中小企业经济规模和经济能力往往比较有限,投入的信息化技术水平是非常有限的,即中小企业一般都没有上ERP,无法形成一个快速、有限的系统。
企业内部控制的目标是确保财务报告的可靠性、经营的效率和效果性以及法规的遵循性,这些目标是所有企业共同追求的,不仅大企业需要,中小企业也不可缺少。中小企业主虽然能有效地直接指挥下属,但不一定能保障企业财产的安全,也不一定确保企业业务无差错,一旦发生错误,对企业的损失往往难以估量,因此,内部控制在中小企业的重要性绝不亚于大企业。根据中小企业的特点及其实施内部控制的成本效益考虑,中小企业的内部控制一般具有以下特点:一是中小企业内部控制受重视程度直接取决于企业主的态度和决心,但其内部控制水平普遍不高。二是以重要项目的内部会计控制为主。健全完善的内部控制应该涵盖五方面要素的各个环节,并有所侧重。中小企业由于组织机构相对简单,管理系统没有大企业那样复杂,其内部控制的目标主要以确保会计报表的可靠性以及资产的真实性和完整性为主。因此,中小企业内部控制还是以内部会计控制为主,主要是对现金、应收账款、采购、资产管理、投融资等重要项目实施程序控制和人员控制。中小企业管理控制中,人事及薪资控制是极为重要的项目。人员的选用、考核、培训,担任重要职位人员的轮换,以及各个工作人员的工作记录、工作考核、薪资支付等,都应有相应的内部控制。三是以交叉审核为主要手法。由于中小企业用人少,在职责划分及其相互牵制的内部控制要求下,常用的手法是交叉审核。交叉审核的基本原则是,甲完成的工作由乙核对,乙做的另一工作又由甲来审核。这样,就可以用少数工作人员,相互交叉核对各人工作,从而达成防止错误和舞弊的目的。
四、我国中小企业内部控制的局限性
任何一项内部控制措施都不可能尽善尽美,总是有其固有的局限。局限性的一个重要方面是由于人为因素使得内部控制失效。同时,成本效益原则也使得内部控制不可能做到完美无缺。中小企业内部控制的局限性主要表现为以下方面:
(一)企业主要负责人决策不当对内部控制产生的负面影响
内部控制作为企业管理的一个组成部分,它理所当然地要按照其管理人员的意图运行,其中企业负责人的决策更是起决定作用。中小企业决策往往由企业主或总经理说了算,决策出了问题,贯彻决策人意图的内部控制也就失去了应有的控制效能。
(二)企业内部行使控制职能的人员素质不高对内部控制产生的负面影响
内部控制是由人建立的,也要由人来行使的,如果企业内部行使控制职能的人员在心理上、技能上和行为方式上未能达到实施内部控制的基本要求,对内部控制的程序或措施经常误解、误判,那么再好的内部控制也很难充分发挥作用。中小企业人员素质不高、控制意识相对薄弱,从而给其内部控制带来局限性。
(三)人员舞弊使内部控制失效所造成的内部控制局限
如果企业内部行使控制职能的管理人员滥用职权、蓄意营私舞弊,即使具有设计良好的内部控制,也不会发挥其应有的效能。另外,企业内部不相容职务的人员相互串通作弊,与此相关的内部控制就会失去作用。内部控制的一条重要原则就是将不相容职务进行分离。在实际工作中,如果处于不相容职务上的有关人员相互串通、相互勾结,失去了不同职务相互制约的基本前提,内部控制也就很难发挥作用。
(四)成本效益问题带来的局限
控制环节越多,控制措施越复杂,相应的控制成本也就越高,同时也会影响企业生产经营活动的效率。因此,在设计和实施内部控制时,企业必然要考虑控制成本与控制效果之比。当实施某项业务的控制成本大于控制效果而产生损失时,就没有必要设置控制环节或控制措施,这样某些小错弊就可能发生而得不到控制。
(五)时效性带来的局限
内部控制一般都是针对经常而重复发生的业务而设置的,而且一旦设置就具有相对稳定性,但是,随着时间的推移,经营活动可能不断发生变化,原来完善的控制措施可能会逐渐失效。此外,一些临时控制(如实行专门的审批、报告和执行程序来处理临时性或突发业务)则可能不及时,从而影响内部控制的作用。
五、中小企业内部控制局限性的解决措施
(一)规范中小企业治理结构
中小企业组织结构相对比较简单,其决策权主要集中在经理手上。故中小企业必须规范本身的治理结构,保证控制的有效性,要求公司董事会决策职能、监督职能与经理层执行职能相对独立。并且,按照决策分工和层级制决策理论,应将公司决策权在股东大会与董事会之间、董事会与经理层之间进行配置,形成不同的权力边界,并使得每一权力主体被赋予不同的决策权。这样,才能很好地解决经理一个人说了算的局面。
(二)建立一支高素质的管理队伍
管理人员在内部控制中具有双重身份,起着关键的作用。一方面,单位内部的各项控制措施要通过管理人员的日常工作得以贯彻执行;另一方面,管理人员还承担着监督其他参与经营活动的人员执行控制规范的责任。人员作用如何发挥,关系到单位内部控制的成败,因此,中小企业必须强化管理队伍建设,以确保内部控制制度得以实施和执行。通过培养管理人员忠于职守,坚持准则,廉洁奉公的职业品质与道德,不断提高管理者积极参与经营管理和及时反馈信息的意识、沟通的能力以及协调平衡能力,使管理者在内部控制制度执行的过程中,既要及时纠正经营中违反内部控制制度的各种行为,又要及时发现制度中存在的问题,迅速完善内部控制制度,不断提高内部控制的适应性。
(三)建立严密的财务控制制度
1、不相容职务相分离制度。中小企业应按照不相容职务相分离的原则,合理设置财务会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。不相容职务包括:授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务。如有权批准采购的人员不能直接从事采购业务,从事采购业务的人员不得从事入库业务。
2、授权批准控制制度。中小企业要明确规定涉及财务会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务,如采购人员必须在授权批准的金额内办理采购业务,超出此金额必须得到主管的审批。
3、会计系统控制制度。会计系统控制要求中小企业依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计工作流程,建立岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。会计系统控制制度包括企业的核算规程、会计工作规程、会计人员岗位责任制、财务会计部门职责、会计档案管理制度等。
(四)正确处理内部控制效果和控制成本之间的关系
企业内部控制效果与成本应该是正相关的,但也并非绝对,如业务程序控制要求每项经济业务事项和会计事项从发生到终结都要按照事先规定的授权-执行-记录-复核等互相牵制的程序进行办理,特别是执行、记录、复核不得由一人包办等。只有正确处理好内部控制效果与控制成本之间的关系,才能更好地完善中小企业的内部控制体系。
(五)加强内部审计的监督
在企业运行过程中,经常而重复发生的业务已经设置了相对稳定的内部控制,企业应该采用不定时的随机抽查的方式和成立内部审计组织的方式对内部控制的执行情况进行检查和评价,同时对执行好的部门和人员进行奖励,对没严格执行的部门进行惩罚,以此监督内部控制的执行情况。
(作者单位:江西财经大学会计学院)