职场有效沟通让工作更轻松

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  我们常讲:“沟通快三分,发作慢半拍。”很多问题都是由于沟通不畅造成的。有效沟通可以让人准确理解公司决策,提高工作效率,化解管理矛盾,形成健康、积极的企业文化。
  在职场当中,沟通尤为重要。“沟通就是生产力”,作为一种技能,沟通是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。无论是普通的职工还是企业管理者,都是企业竞争力的核心要素,做好沟通工作,进行有效沟通,无疑是企业各项工作顺利进行的前提。
  有效沟通可以让人准确理解公司决策,提高工作效率,化解管理矛盾,也可以是从表象问题过渡到实质问题的手段,更重要的是可以激励职工,形成健康、积极的企业文化。
  有效沟通的重要性
  沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的通畅。我们常讲:“沟通快三分,发作慢半拍。”很多问题都是由于沟通不畅造成的。
  天天是一家淘宝文创店的客服,与消费者沟通是她每天的工作。面对消费者各种各样的疑问和要求,天天表示这需要很大的耐心,才能静下心来好好沟通。要通过和消费者的对话,提取重要信息进行答疑、尽量满足顾客。“比如最简单的,签字笔的型号、颜色、粗细,很多顾客搞不清楚,有时候已经下单了但是后来发现买错了,非常着急,我首先就要安抚顾客情绪,再通过仔细询问具体情况,来进行退款或者换货等工作。这个时候,双方要进行耐心、有效沟通,才能更快捷地解决问题。每当帮助顾客成功解决了困难,获得顾客认可和感谢的时候,我自己内心也非常满意。”
  在大多数职场中也是如此,员工与管理者、决策者之间,或者企业与企业之间。很多事信者恒信,不信者恒不信,要客观地跳出成见,进行有效沟通,才有机会更好地发现问题,解决问题。
  对于个人而言,有效的人际沟通不仅可以促进信息传递和交流,让人收获更多的知识和经验,还能开阔视野,提升个人心理素质和办事能力;除此之外,通过有效的沟通可以全面认知自我,提升自我人格魅力。对于管理者来说,有效沟通也必不可少。被称为“未来学家”的美国作者约翰·奈斯比特(John Naisbitt)说:“未来的竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上。”内部协作中,彼此更好地沟通往往能够起到维系团队凝聚力的特殊作用。顺畅的有效沟通,可以让企业管理者对员工的工作实情加深了解,也能让员工更好地理解自己岗位的工作在本企业全局部署中的定位。
  美国福特公司每年都要制订一个全年的“员工参与计划”,让员工参与企业管理,动员员工参与决策,让员工和企业进行更多的沟通,管理层和决策层也可以对员工提出的问题和意见进行分析和采纳,让企业有所调整。此举引发了员工对企业的“知遇之恩”,员工投入感、合作性不断提高,合理化建议越来越多,也帮助企业的生产成本大大减少。
  在职场中有效沟通是达成工作目标的需要,能促使员工更好理解、执行领导意图和决策,提升工作效率,能加强上下级、员工之间的了解,促进各部门的良好合作,有利于做出正确决策。相对的,有效沟通同时也是组织激励的需要,能通过满足员工参与感和改造良好的人际关系,提高员工满意度,使员工真正感觉到归属感、荣誉感。
  沟通,提升了办事的效率,促进了员工的团结,更决定了企业的品质。对于企业来说,有效沟通也是非常有必要的能力。企业内倡导沟通意识促进协同合作,将有利于企业团队的顺利运转。对于很多中小企业来说,由于公司规模不大,在依靠制度性分层管理的同时,企业成员之间的情感纽带必不可少。
  在企业的外部环境交流中,有效沟通能够为企业市场营销的开拓市场提供助推力。面向消费者,除了产品或者服务,通过针对性的有效沟通能够提升顾客的消费体验和对本企业的认知,从而打造市场上的良好口碑。除此之外,和其他相关合作伙伴的互动关系也常常能决定自身的外部环境优劣。
  比如,当需要两家公司合作来做一个产品,其中涉及产品、设计、技术、测试、运营等多个部门的协作,不再是人对人的沟通,更多的是公司与公司之间整体的沟通。这个时候,两个公司合作往往是因为各有各的优势,彼此取长补短,在项目开发前首先要明确好各自的职责,这样,之后才会有更好的合作结果。
  小李所在的漫画公司曾经要和一家服装公司进行联名合作,需要自己公司的图画设计以及合作方的服装工艺。与对方公司合作的过程中,由于内容是放到对方的销售平台上,为了避免内容风险,对方会给小李公司提一定的要求,在符合要求的前提下,内容就由小李公司自己把控了。两家公司各自职责的明确,就是双方合作的前提。
  不同公司之间的沟通方式和工作流程是不一样的,确定好沟通的工具,比如说邮件、QQ、微信等,以及建立定期开会的制度。这些沟通除了讨论已有需求如何实现外,还可以帮助彼此就下一步的一些想法做更进一步的沟通。如此,企业和企业间的外部沟通也变得更加方便有效,并且能更快速地对产品把控。
  沟通方法很重要
  加强沟通的有效方法就是顺应大脑机制,顺势而为,就能事半功倍;相反的,不按照沟通的想法逆势而为,就只有事倍功半。很多时候,态度是沟通的前提,只有在双方都认可的情况下沟通才能进行下去,否则用什么方法也无济于事。
  奥地利管理学家彼得·德鲁克(Peter F. Drucker)指出的有效沟通需要耐下心来,进行亲近沟通。尽管所有沟通凭借的是语言,但是沟通的根本,需要传递一种体验,而体验是语言难以表达的,亲近沟通法是非常有必要的。
  在沟通的时候设身处地换位思考,具备良好的心态和共情能力,以对方的角度来交流。在处事上以理服人,生活上以情待人,这样才能够进行更好的合作。
  而对于上下有所差异的关系,则要运用求同存异沟通法。有句俗话“位置决定想法”,就是位置决定思考模式和价值取向。所以在沟通时要考虑这些差异,在沟通时需要分别站在沟通双方的立场看问题。
  美国作家亨利·克劳德(Henry Cloud)在《他人的力量》中说道:“关系的形态看上去可能多种多样,甚至权力悬殊,但判断一段关系是否健康的核心,在于产生这种‘关系形态’的决策过程中,双方是否能平等地参与其中,有着平等的意见权利;在于是否互相真实地尊重彼此的意愿和边界,在于关系中的双方是否感到对方值得信任。”
  荷兰人希丁克在带领韩国队的时候,巧妙地利用了沟通方法中的亲近沟通法和求同存异法,打破了韩国队年轻队员不敢和长辈辩解,遇到问题也不敢越级沟通的规矩,创造了一种年轻队员与老队员之间、队员与教练之间能够顺畅沟通的良好环境和氛围。充分證明了如果沟通做得好,即使语言不相通,也能够让工作效率和成绩有所提高。
  上任初期,身为荷兰人的希丁克发现韩国队球员速度快、组织力不错,训练也积极认真、态度诚实,但缺乏沟通。由于韩国的文化非常在意长幼秩序,队员无论做什么事情都会有所顾忌,甚至彼此之间有沟通障碍。希丁克为了解决队员间沟通不足的状况,提出了一系列要求:不许球员间使用对长辈所用的任何尊称;年轻球员不论在战术训练还是在比赛中,都可以开口提出意见;吃饭时前后辈穿插坐在一起,让其随意交谈,互相了解等。不仅是球员彼此之间,希丁克也要求球员们对自己也要一视同仁。比如训练时,希丁克希望自己出问题时,球员能够主动提出,不要有所担心。
  通过一系列的沟通训练,希丁克顺利把球员与教练组之间的关系变得更加活跃,也因为沟通的增加让队员彼此之间更加信任,也让韩国队的成绩和以前相比取得了大幅度的提高。
  一个人无论是作为职场员工,还是作为社会的一员都有着沟通的需求。很多时候,职场管理者与员工进行有效沟通,能够满足员工的沟通需求,帮助其解决困难,还可以有效提高员工工作效率,会给所在职场带来无形的效益。
  一般职场中的沟通,多是为了解决具体的问题,因此离不开提问题、如何解决问题以及最后的结果等。沟通双方能够就问题达成一致的意见、彼此明了对方的意思,或者各有收获,才是一次有效的沟通。良好的沟通不仅能展示自己的能力,也能拉近彼此的距离。职场上有效沟通,很多时候能够让工作更轻松。学会有效的沟通,不仅在职场上有用,在日常生活中,也会成为得力帮手。
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