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[摘 要]档案管理是企业发展的一个不可缺少的方面，是一笔宝贵的文化财富，只有档案工作者今天的努力，才有明天的服务企业发展、服务社会经济。企业档案管理工作的主要内容通常包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、提供利用等多个环节。
[关键词]档案管理 问题 思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0277-01
一、文书档案管理的特点
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与文书档案直接产生联系的主要是文书工作
文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3.文书档案内容丰富，载体多样
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以，及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书档案管理中存在的问题
1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。
2.档案员的培训工作仍需加强
一些档案管理者从事档案管理工作却没有经过档案专业培训，对档案的分类、立卷等一知半解，不得要领，其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些档案管理者虽然有上岗证，却很少参加过有关档案培训的继续教育，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展，开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员应重视和加强知识技能培训工作，使档案管理工作更规范化标准化。
三、提高文书档案管理工作水平的对策
领导重视，是做好档案工作的前提，档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。
1.搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影響档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。
诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。
2.加强部门间协作，做好文书档案收集工作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
3.要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按相关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
4.加强文书档案的收集工作
一是要明确范围，分类收集，统一规范文书档案载体字迹要求，立卷要规范，按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级机关来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。
5.做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构与内容收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。
四、结束语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。
[关键词]档案管理 问题 思考
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0277-01
一、文书档案管理的特点
1.文书档案管理的重点在于收集、保存资料，记载“历史”
文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象，管理手段主要就是用载体记录下来，并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上；同时，非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人可以引用和借鉴历史资料，这样档案才产生作用。
2.与文书档案直接产生联系的主要是文书工作
文书工作包括文件的收集、登记、运转、催办、承办以及文件的收集、整理、立卷和归档。文书工作的全过程也是档案的形成过程。而档案工作是在文书工作的基础上对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用。文书工作是档案工作的前提条件和基础；档案主要来自于文书。文书部门把本单位活动中形成的、具有保存价值的文件材料经过整理立卷，定期向档案部门归档。文书档案的质量，如文件的格式、书写材料的质量、能否收集齐全并及时进行归档等，对档案的质量和档案工作都有重大的影响。
3.文书档案内容丰富，载体多样
文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映，涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面，形成了档案内容的丰富多彩。由于文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”，单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以，及各种电子档案等等，这就形成了文书档案载体的多样性。
二、文书档案管理中存在的问题
1.文书工作与档案工作衔接方面存在问题
文书工作与档案工作既有联系又有区别，既有统一又有分工。在现实工作中，文书工作和档案工作应相互配合，形成一个分体式的管理体系。实际工作中，文书和档案实行的是分块管理制，这是一种有效的、比较科学的管理制度。但是，这种体制在某种程度上却拉大了文书工作和档案工作的距离。文书人员档案意识淡薄，档案人员也很少考虑文秘工作，致使二者在衔接过程中出现了许多脱节之处。目前，在文书工作和档案工作的衔接主体上，即公文的格式和处理办法方面存在着诸多不规范现象。
2.档案员的培训工作仍需加强
一些档案管理者从事档案管理工作却没有经过档案专业培训，对档案的分类、立卷等一知半解，不得要领，其素质与新时期档案培训工作的要求有一定的差距。一些档案管理者虽然有上岗证，却很少参加过有关档案培训的继续教育，对档案工作有一定的概念和了解后，又没能及时更新知识，进一步提高档案管理水平。特别是随着计算机网络技术的发展，开展利用微机进行文书档案管理是发展的必然趋势。档案员应重视和加强知识技能培训工作，使档案管理工作更规范化标准化。
三、提高文书档案管理工作水平的对策
领导重视，是做好档案工作的前提，档案管理者要积极主动地做好档案工作的宣传汇报工作，采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等档案法律法规，不断提高领导及员工们对档案工作的认识，努力争取单位领导和员工对档案工作的理解、重视、关心和支持，力争使档案工作能够纳入到单位的总体工作规划和全年工作重点中去，加大档案设施的投入，不断向规范化、现代化、信息化方向迈进。在工作中变被动提供有关档案工作资料为主动参与领导决策需要，提高档案服务的主观能动性与前瞻性。
1.搞好文书工作与档案工作的规范衔接
文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影響档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件基础之上的。文书人员要有较强的档案意识，做好文书材料的立卷归档。在文件处理中，要时刻想到档案工作，实现文书、档案工作一体化。这就要求文书人员要把好文件材料的质量关。
诸如纸张大小、文体、格式要做到规范化、标准化，不能五花八门，严禁用圆珠笔、红墨水、铅笔、复写纸等起草、修改、批阅文件材料等等。另外，还得要求文件处理要及时、准确；收发文件要及时登记，发现缺少要及时查找。特别是帐外材料，如领导讲话、领导外出开会带回的会议材料等，更应注意及时收集，保证文件材料齐全完整。
2.加强部门间协作，做好文书档案收集工作
文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源善档案的结构与质量，是档案部门的一项重要工作。加强与各部门的协调与沟通，保证档案收集信息渠道的通畅。要着重收集能够揭示一个单位的历史、现状和未来发展，为开展实际工作和科学研究服务，具有证据和情报价值的信息资料，切实发挥档案部门在双文明建设中的参谋依据作用。
3.要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文这些规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容，则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按相关公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用，对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要，合理确定文件的发文范围，在控制文件“件数”的同时，严格控制文件的“份数”，禁止滥抄、滥送。
4.加强文书档案的收集工作
一是要明确范围，分类收集，统一规范文书档案载体字迹要求，立卷要规范，按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。二是要严格把关，统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定，严格执行。对上级机关来文和资料，在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣，手续齐全。三是目录编号、检索系统的建立要科学。除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外，还要逐步完善计算机、光盘等高科技检索工具。尽早地进入网络信息系统，通过上网，扩大信息来源，联系更多的信息内容，通过各种渠道，丰富文书档案管理经验。
5.做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构与内容收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此，不仅要善于收集的本单位与上下级形成的有关红头文件及各种材料，更要善于收集整理能揭示细节的档案资料，用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，积极推进档案信息功能的发挥，不断丰富综合档案的资源建设。
四、结束语
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。只有从提高单位文书档案工作的应有地位，搞好文书工作与档案工作的规范衔接，加强部门间协作，做好文书档案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加强文书档案管理工作，树立文书档案管理工作规范化、标准化，才能提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的保证。