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[摘 要]本文就公司文书档案管理中存在的问题，提出相应的对策，并对如何加强公司文书档案管理进行了阐述，以资借鉴。
[关键词]公司 文书 档案 管理
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01
文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。
一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策
（一）档案分类方面
档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。
1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。
2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。
3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：
（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。
（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。
（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。
（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力
目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。
对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。
二、加强公司文书档案管理工作的建議
（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。
（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。
（三）加强电子文件管理和保护
文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。涉密文件则应严格按保密原则办理。
（四）改善存放档案的档案室的条件
在总公司档案室保存的档案大多都是非常重要的文书和卷宗，如果档案储存室条件过于简陋，那么就会造成档案不必要的毁坏。从档案技术保护上来说，影响档案寿命的因素主要包括两方面，一是档案制成材料不佳，另一方面是档案保管的环境不佳。档案的制成材料是档案员事先无法控制的，只能从改善档案保护条件方面尽量延长档案保管期限。比如，有些公司档案室过于阴冷和潮湿，而有些公司档案室未做好防虫保护工作。这些都是我们应该引起注意的问题。因此，我们要本着从科学管理出发，从领导重视入手，依靠资金保证来解决这些问题。
（五）以《归档文件整理规则》为指导，实施文书、档案一体化管理
充分发挥计算机管理档案的优势，文件以“件”为单位进行归档、整理、保管、利用和统计。总之，随着社会、科学技术的进步和发展，档案的工作任务、工作环境、服务对象、管理方式等都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案管理工作中。在新的机遇与挑战面前，文书档案工作人员也应站在新的高度，用更宽广的视野、更新的思路开拓创新，与时俱进，担负起推动现代化建设的历史使命。
[关键词]公司 文书 档案 管理
中图分类号：G275.2 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）01-0278-01
文书档案管理是一项机密性、原则性很强的工作，既要严格执行有关档案方面的法律、法规，又要遵循文书档案自身的工作特点和规律性。公司文书档案管理工作的任务就是把各种工作资料按照档案管理的要求组成一个体系，通过分类使之固定下来，为使用者提供方便。公司文书档案是否完整和系统是衡量一个公司管理工作水平的重要标志，它的内容对于单位的决策者和管理者来说都至关重要。
一、目前公司文书档案管理存在的问题与对策
（一）档案分类方面
档案分类的目的在于把同类的档案集中在一起，便于保管和利用。档案分类既要防止“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和鱼龙混杂。
1.档案分类脱离实际凭空分类，人为地使档案分类与档案实际相分离。为不脱离实际，二级类目最简单的方法就是按机构职能（结合问题）进行分类，如一个集团企业（包括党群组织）有行政管理职能又有业务管理职能，在管理过程中形成的文件材料实际上都属于文书档案，那么它的分类应该为：1.文书档案；1.1党群行政，1.2业务。这里1.1党群行政是按机构分类。1.2业务是结合问题分类，从分类的标准上虽然缺乏统一性（一个是机构、一个是问题），但按照档案分类的习惯（机构结合问题分类）是可行的，把相关问题的档案集中在一起，便于保管和利用。
2.档案分类与档案实体整理、编目、排列不一致。在日常档案的整理和编目中，往往存在着档案分类与档案实际的整理、编目、排列不相一致的现象，究其原因主要是档案分类不是实质性的分类，而是形式上的分类。要解决这个问题，档案分类必须是“实类”而不应是“虚类”，同时在编目中还应强调和体现类的存在，否则就会失去分类的意义。如上所述的1 文书档案；1.1 党群行政，1.2 业务，在整理、编目和排列时就必须分开，党群行政归党群行政，业务归业务，不要分类是分开了，而实际编目和排列又不分开。既然有了类目，就必须按具体的类目去整理、编目和排列，因为分类的目的就是为了把他们区分开来，便于保管和利用，否则就没有必要把他们区分开来。
3.“有文必档”而造成所藏档案不必要的重复和混杂。档案分类宜粗不宜细，过度细分档案，反而容易造成类目条款对本企业业务涵盖不全、不准，为档案的整理带来人为的麻烦，不利档案的收、管、用。在具体操作时要注意：
（1）按机构设类与按问题设类时层次要少，标准要统一。
（2）在体例结构方面根据立档单位的职能设置问题类目。取消机构类目，在同一问题类目中，按机构顺序列举归档范围，如业务类下不分科室，按科室职能顺序排列归档范围条款即可。
（3）一级类目的设置同样宜粗不宜细。如一般档案的分类大纲（一级类目）可确定为：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、人事档案（可按照本企业的特定职能进行增减）。如有必要细分，可在各自的一级类目下再设若干个二级类目。便于相对集中存放和查找。尤其是今后实施电子化的文书档案管理时，要查找所需的档案信息，只要有确切的检索标识（而且还可以用模糊检索），在瞬间就可以显现出来，因此档案分类方法将是一种粗线条的大纲式的模式。
（二）文书档案人员自身理论水平和业务能力
目前文书档案人员大多是非专业的，培训机会很少，因此在档案材料收集、档案分类、材料整理上常会出现使用、查询时的障碍问题。因此，提高文书档案人员自身素质是非常重要的，而且随着档案利用群体及服务需求的与日俱增，必定要实施信息化、电子化的管理模式，这就需要不断更新档案管理方法与技术，因此对文书档案人员的理论水平和业务能力等方面提出了更高要求。
对于秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们可将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全，又保证了上网文件的安全。文书档案可以为公司改制方案的实施提供可靠的依据。实施公司现代化制度的改革，必须充分发挥好文书档案信息的重要作用，特别是公司改制后，其产权性质发生了根本性的变化，人事制度也会发生相应的改变，这就需要依照法律和行政法规等等，进行有步骤地清产核资，清理债权债务、评估有形资产和无形资产，而这些内容必须有大量的档案信息作为依据， 才能有效地进行企业的改造兼并资产重组。实现文书档案的电子化、网络化管理，有利于减轻工作人员劳动强度，缩短劳动时间，提高文书档案管理的工作效率。将现代办公技术与文书档案管理相结合，是实现文书档案规范化管理的重要途径和发展方向。
二、加强公司文书档案管理工作的建議
（一）公司对文书档案的管理应该予以高度重视，促进企业文书档案管理标准化、规范化在提高档案管理水平的进程中，一方面，企业领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，企业档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提高文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强企业内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现档案管理的飞跃。公司领导要将档案管理作为日常性工作来抓，对各分公司的文书档案从不同层面开展检查、评比，检查中出现问题的及时纠正，有突出成绩的予以表彰，充分发挥文书档案管理人员的工作积极性和创造性，使其档案管理的亮点及特色得到充分发挥。
（二）切实有效地提高文书档案管理人员的素质公司有计划地安排文书档案管理人员到兄弟公司交流学习，对通过自学或考学等方式提高学历的人员应给予支持和奖励，使高素质文书档案管理人才培养形成良性循环。
（三）加强电子文件管理和保护
文书档案部门应分门别类整理组盘。对于内部文件，应以年度、组织机构、保管期限进行组盘：第一，按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二，将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找；对于外来纸质文件，应通过文秘部门处理，扫描成影像文件进入本单位局域网络，其传递、批办、督办均在网上操作。涉密文件则应严格按保密原则办理。
（四）改善存放档案的档案室的条件
在总公司档案室保存的档案大多都是非常重要的文书和卷宗，如果档案储存室条件过于简陋，那么就会造成档案不必要的毁坏。从档案技术保护上来说，影响档案寿命的因素主要包括两方面，一是档案制成材料不佳，另一方面是档案保管的环境不佳。档案的制成材料是档案员事先无法控制的，只能从改善档案保护条件方面尽量延长档案保管期限。比如，有些公司档案室过于阴冷和潮湿，而有些公司档案室未做好防虫保护工作。这些都是我们应该引起注意的问题。因此，我们要本着从科学管理出发，从领导重视入手，依靠资金保证来解决这些问题。
（五）以《归档文件整理规则》为指导，实施文书、档案一体化管理
充分发挥计算机管理档案的优势，文件以“件”为单位进行归档、整理、保管、利用和统计。总之，随着社会、科学技术的进步和发展，档案的工作任务、工作环境、服务对象、管理方式等都发生着变化，现代技术也广泛应用到档案管理工作中。在新的机遇与挑战面前，文书档案工作人员也应站在新的高度，用更宽广的视野、更新的思路开拓创新，与时俱进，担负起推动现代化建设的历史使命。