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【摘要】本文结合荆门市城建档案工作实际，对中小城市城建档案信息化建设所面临和要解决的主要问题进行了探讨。
【关键词】城建档案信息化
2004年，自《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》颁布出台，全国各地城建档案馆迅速掀起以“三网一库”为基础平台的数字化城建档案馆建设的热潮。七年来，经过各地城市建设主管部门的努力，我国中小城市的城建档案信息化建设已取得较大进展，信息化立法、标准制订、培训等基础工作也日益完善，由以城建档案实体保管为重心的管理模式转向以城建档案信息服务为重心的城建档案现代化管理体制对城市建设信息体制建设的影响正日益深入。我国信息产业持续快速增长，产业结构调整加快，更为建设信息资源开发和利用提供了广阔前景。
但同时我们也看到，我国中小城市信息化发展水平与城市经济发展和人民的实际需求仍然存在较大差距，主要表现在：信息技术实际应用能力不足，对信息资源开发利用重视程度不够，信息化人才培养还未形成体系，对信息化建设的规划和宏观调控不足，信息系统的开发水平落后于实际需求，信息安全问题仍比较突出，信息化建设的管理体制还需要进一步加强，信息化法制建设需要进一步加快。
一、中小城市城建档案信息化建设的现状及原因分析
近几年来，在各地建设行政主管部门的支持下，中小城市城建档案馆发展较为迅速，但由于建馆迟，信息化建设起步晚，仍存在一些亟待解决的问题。
㈠信息资源分散，管理机制不健全
实现城建档案馆的数字化转型，需建立适应其发展的信息资源管理体制和运行机制。大部分城建档案馆虽已建成内部局域网和城建档案门户网站，可实现工程项目级目录网上查询，但普遍存在信息管理体制滞后，信息收集渠道不畅，馆藏结构单一，信息资源利用率低，服务功能弱化，工作效率低等现象，整体仍偏重于对纸质档案的管理。
产生这一现象的主要原因在于：城建档案信息资源分散，收集、管理较难。城建档案信息资源形成部门较多，又分别属于不同的部门控制和利用，没有相关的信息资源归属、收集、管理和使用的规范运行机制，各部门把自己掌握的信息资源占为己有，必然造成信息资源共享的壁垒，因此，必须建立有利于城建档案信息收集、整理、发布、传递和系统管理的信息管理体制机制。
㈡信息基础设施建设规模大，遭遇“资金瓶颈”
信息化基础设施建设是一项规模大、高投入、周期长的建设。
一是基础设施建设费用高。数字城建档案馆系统建設包括：高速扫描建库系统、网上GIS系统、网上视频点播系统、电子文件归档系统、网上档案预验收报送审查系统、高质量的专题资源库等六大部分，这些系统建设都要由资金来兑现，建设费用巨大。
中小城市城建档案馆资金体制大部分为自筹自支或差额拨款。经过20多年的建设，馆藏数量较多，且每年还有大量新增档案，无论是纸质档案的管理，还是数字化处理加工，以及设备的更新、使用和维护，均需花费可观的人力、财力和时间，加上馆库建设本身投入不足，经费缺口较大。
二是建设任务量大，建设时间长。
信息化建设是一项庞大复杂的系统工程，建设周期长，技术难度大。就建设数据库系统而言，目前仅开展了人工将馆藏的纸质档案、声像资料等转换成电子文件，进行校对、修改、建库备份等一系列基础信息工作，而电子文件及地下管线工程档案的接收、管理和维护能够胜任的人少，再加上录入任务庞大，完成这项工作至少还需数年时间。
㈢信息化建设中，“硬件硬、软件软”的问题较为突出
各地在城建档案业务指导、著录、检索、图纸扫描、声像档案著录等信息管理技术运用方面已较为成熟，加上不断升级配套各项设备，工作内容更加细化，数字处理程度普遍提高。信息管理硬件设施可谓比较“硬”。 然而，系统维护、设备管理以及信息人才等方面还相对较弱。
一是系统维护、设备管理方面，制度尚不健全。对于数字化扫描处理系统，尚未形成规范化的管理和操作体系，工作人员操作起来随意性较大，设备暂时还不能得以有效利用。二是缺乏信息管理人才。随着城建档案信息程度的提高，工作人员需具备更高的素质，才能更好地掌握和操作不断更新的城建档案信息管理系统。目前，中小城市城建档案队伍整体素质仍普遍较低，有些城市甚至队伍老龄化严重，馆内严重缺乏既懂计算机、通讯、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和城建档案事业发展的需要。
㈣城建档案收集面窄，馆藏门类不够丰富
从目前馆藏情况来看，工业与民用建筑和部分市政工程建筑档案，收集难度相对较小；而部分专业类档案，如规划、房产、地下管线档案等，种类多，数量大，涉及权属部门多，收集难度大，更不用说高新区和城区古建筑等特色类档案。
其主要原因为：
一是依法治档工作未有效开展，部分中小城市虽已成立执法监察科，但由于各地城建档案法规体系尚未健全，我国上位法亦不健全，各项规范性制度无法有效实施，依法治档工作阻碍较大；二是城建档案工作思路创新不够，思维僵化，城建档案工作覆盖面不高；三是宣传缺乏创新意识，社会对城建档案工作职能了解不够全面，有时要做大量解释性工作，造成工作被动。
二、城建档案信息化建设问题的解决方案
㈠转变工作职能，创新体制建设
加快健全建设信息管理体制，积极探索研究城建档案信息资源与电子政务信息资源等各种信息资源的合作共建，通过建设信息资源开发和利用来增强政府公共服务能力，增强对城市各种突发性事件的监控、决策和应急处置能力，既是城建档案事业科学发展的需要，也是时代的要求。这就迫切要求我们深化信息体制建设，建设以高水平的数据库和信息共享为基础的，适应网络和应用发展需求的信息化管理模式。
一是成立建设信息中心，加快实现管理型向服务型转变。城建档案馆引进信息技术较早，运用较为成熟，在档案信息资源、技术设备等方面有充分的优势，各地建设行政主管部门应从节约资金、压缩编制、资源共享的角度出发，依托利用城建档案馆成立建设信息中心，负责和承担建设信息中心的工作和职能。
大连、珠海、广州、长沙等城市的先进经验表明，建立城建档案管理处、城建档案馆和建设信息中心“一个机构、三块牌子”的运行模式，能够有效推进建设系统各相关职能部门信息资源建设，整合信息资源，为城市建设信息化长远发展创造良好的条件。
城建档案馆要彻底改变重藏轻用的观念，从传统的以档案接收带动事业发展的模式向以信息服务带动事业发展的新模式转变转变，实现基于数据库管理的档案整理输入、信息提取、加工分析、查询检索和数据输出。
二是做好建设信息资源管理体系建设。建设行政主管部门应按照国务院关于住房与城乡建设部的“三定”规定，明确信息中心的职责与职能，加强对城市建设信息工作的组织领导和管理，给经费、给人才、给编制，为信息资源的收集、管理和提供利用工作提供政策、资金和人才保障。在此基础上，建立统一规则和标准，按照《政府信息公开条例》的有关要求，完善建设信息报送机制，建立健全信息利用制度，明确信息资源归属，构筑有效的建设信息管理体系。
㈡拓宽资金来源渠道，保证档案信息化建设的正常运转
因为建设周期长，硬件设备配套、维护更新费用高，硬件配置必须根据实际合理开展，在建设过程中分期配置，想办法拓宽资金来源渠道，增加收入，保障信息化建设，确保信息工作循序渐进。
一是争取信息建设专项资金。必须争取上级主管部门对城建档案信息化工作的高度重视和支持，一方面在城建档案信息化工作的机构、人员、办公条件等方面给予必要的保证和不断加强，另一方面提供一部分信息建设专项资金，否则，城建档案信息化工作的开展将会受到很大的限制。近年来，部分城市都在筹建新馆库，由于馆库设计是考虑到满足50年发展需要的，因此，大多新馆目前都有空间富余，在此基础上，可充分利用暂时不使用的库房租给他用，以弥补资金空缺。
二是成立城建档案服务机构，作为资金收入补充。馆库空间的利用只是一个短期的资金来源，不足以作为信息建设的全面保障，只有成立相应的城建档案服务机构，以有效补充资金来源。
城建档案服务机构为档案收集和整理提供人才保障。城建档案形成范围广，是一项多学科交叉领域的工作，城建档案管理员必须具备较强的专业知识和实践经验。而一些部门和单位，从经济的角度考虑没有设置专职人员，仅仅对兼职人员进行专业培训，不但造成人力财力方面的浪费，也不一定起到较好的效果。从行业角度来看，目前各地城建档案管理员素质良莠不齐，供不应求，很难保证进馆档案的质量，导致城建档案工作人员很多时候要进行重复劳动，也直接影响到城建档案信息化建设进程。
城建档案服务机构为城建档案信息化提供基础保障。城建档案服务机构以专业化、科学化、系统化的方式，对城建档案进行规范化收集和整理，从根本上避免和杜绝了以前一些档案员伪造资料、蒙混过关的不良现象。城建档案机构的专业人员因熟悉国家法律法规以及档案行政管理部门的规定和专业技术要求，操作规范，收集的档案质量高，避免因档案质量不高造成重复劳动，档案归档和进行数字化处理相对较易，为有效开展信息化建设奠定了扎实基础。
成立的城建档案服务机构，需学习借鉴其他地方馆的先进经验，按照国家法律法规、建设行政主管部门规定和专业技术要求，合法开展城建档案法律咨询、城建档案专业服务、城建档案业务评估鉴别和城建档案信息服务，同时开展声像、编研、扫描、打字复印、印刷、代整档案、专业培训、人才服务和档案用品装具服务等业务活动。
㈢加强队伍建设
一是抓培训，进行人才内部消化。成立建设信息中心和城建档案服务机构，需要大量的信息技术人才和档案专业人才。城建档案作为城市建设和发展的重要信息资源，涉及规划、土建、信息、档案等多种专业技术知识，必须对档案工作者加强思想教育和专业素质教育，培养这些工作人员吃苦耐劳、默默奉献的档案工作精神。目前，各地市城建档案馆事业编制较少，而近年来城建档案事业的发展较快，工作人员工作负荷增加，加上本身工作能力的不适应，根本无法满足现代化管理要求。由于体制建设的历史原因，大部分馆设置编制数较少，普遍存在超编现象；若光靠引进人才，将会使超编现象更加严重突出。因此，必须建立有效的培训上岗机制，对人才进行内部消化。根据不同专业类型和岗位需求，针对性地培养专业人才，采用輪岗交流的方式，使人员熟练掌握法律、法规专业知识和业务标准。
二是提高待遇，引进人才。城建档案信息化建设是一项高科技、高水平的信息科学，必须改善人才结构，重要岗位要提高待遇，注重吸引相关专业复合型人才，同时对骨干人才进行重点培训和继续教育。
三是建立完善城建档案管理员教育培训机制，成立城建档案管理员协会。当前，各地城建档案管理员队伍不断发展壮大，应遵循“重点突出、普及提高”的原则，定期举办“城建档案员持证上岗培训”和“持证人员继续教育培训”。并依托城建档案馆，成立城建档案管理员协会。目前，从全国首创的荆门市城建档案管理员协会运行状况来看，协会对进一步做好建设工程项目档案管理工作，加强城建档案管理员管理，规范城建档案管理员行为，打造学习交流平台，提高城建档案从业人员业务素质、专业技能，稳定从业人员队伍，推动城建档案事业可持续发展，有着极其重要的意义和积极的作用。
㈣丰富馆藏，加强依法治档，积极开展电子文件的收集与地下管线工作
无论是档案实体建设，还是信息化建设，都离不开馆藏。馆藏丰富了，城建档案利用效率高，城建档案的社会价值就越大；反之就越小。城建档案涉及部门、单位多，内容涉及范围广。只有运用行政、经济、法律等各种手段，突出重点、以点带面、不断拓展，才能做好收集工作。
1.健全城建档案管理规范性制度，完善执法机制
一是积极贯彻实施城市建设各项法律法规，加快起草完善城建档案各项地方性规范。
国家建设部于1997年发布《城市建设档案管理规定》（建设部令第61号），2001年修订施行新的规定；随着《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》以及各省、市配套规章、办法等出台，全国城建档案法规体系在逐步完善。然而，随着城市化进程的加速和“两化”的迅速融合，现行办法政策由于未涉及电子档案及地下管线档案的管理，又未设置必要的行政许可，与实际工作出现了明显的脱节和不适应性。我们应在宣传贯彻各项现行政策法规的同时，完善下位法，强化城建档案信息管理职能。
二是建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建档案的有效工作机制。首先，要加强对行政法律法规的宣传力度。采取多种形式广泛宣传，提高市民学法、知法、守法的自觉性，为依法行政、公正执法创造良好的社会氛围；其次，抓好执法检查。有计划、有目的地开展执法检查，加强漏报建工程的催办，对未办理建设工程存档手续就开工建设的工程项目，尤其是个人开发建设项目，及时上门宣传政策，加强催办，补办手续，建立台帐，确保城建档案法律法规的正确实施。同时，要加强城建档案员的管理。建立城建档案管理员工作规则，规范从业行为，做好资格认证、上岗登记及执业情况管理，对城建档案管理员实行不良记录登记制度。再次，是加强依法管理，规范执法程序，加强工程档案的报送与管理。建立一月一清查制度；在执法程序和文书起草方面，不断完善执法文书内容。
2.城市地下管线档案的收集。主动与有关部门沟通，采取有力措施，开展地下管线普查工作。加强《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）的宣传，同时，制定地方性的实施细则，加强组织与协调，建立起各部门分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制。
要坚持“不欠新账、逐步还清旧账”的原则，加大收集力度。建立城市地下管线档案信息管理系统，最终实现对地下管线信息的动态管理和综合查询服务。
3.经济开发区、政府投资和使用国有资金项目、规模以上社会投资项目档案收集。要按照“一个城市只能有一个城建档案馆”的原则，加强对全市城建档案的集中统一管理，理顺经济开发区城建档案管理问题，依法加强经济开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。同时，针对先开工后办手续的招商引资项目等使用国有资金项目、规模以上社会投资项目的档案，要及时开展清理工作，加强督办，做好补办手续和移交等工作。
4.围绕社会主义新农村建设的目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。要针对社会主义新农村建设的新情况、新特点，从城镇公共设施作为切入点，加强宣传和引导，依托镇（乡）人民政府收集公共配套设施文件材料，再逐步围绕其他项目建设进行全面收集。
5.电子文件的收集。首先，是在现有基础上，做好软件维护和数据备份工作。要积极开展对电子档案接收、保管、利用的技术方法的探索，先制订相应的电子文件归档与整理办法，在条件成熟的情况下，安装新的系统，实现电子文件收集、整理、著录、归档等工作。由于电子档案具有数据安全性不高、格式不统一、迁移难度大等缺点，因此，必须建立健全信息安全制度，做好软件维护和数据备份工作；同时，建议国家相关主管部门出台信息系统软件相关标准，以确保各地信息格式统一，为实现全国建设信息互联打下基础。其次，要制定好长远的发展计划。电子文件归档并非一蹴而就的过程，需要耗费大量的人力、财力、物力，而目前，城建档案馆本身建设资金有限，因此，必须制定计划，统筹安排，分步骤、分阶段实施，相继配套新的软件，使编：448000
系统建设逐步跟进。
【关键词】城建档案信息化
2004年，自《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》颁布出台，全国各地城建档案馆迅速掀起以“三网一库”为基础平台的数字化城建档案馆建设的热潮。七年来，经过各地城市建设主管部门的努力，我国中小城市的城建档案信息化建设已取得较大进展，信息化立法、标准制订、培训等基础工作也日益完善，由以城建档案实体保管为重心的管理模式转向以城建档案信息服务为重心的城建档案现代化管理体制对城市建设信息体制建设的影响正日益深入。我国信息产业持续快速增长，产业结构调整加快，更为建设信息资源开发和利用提供了广阔前景。
但同时我们也看到，我国中小城市信息化发展水平与城市经济发展和人民的实际需求仍然存在较大差距，主要表现在：信息技术实际应用能力不足，对信息资源开发利用重视程度不够，信息化人才培养还未形成体系，对信息化建设的规划和宏观调控不足，信息系统的开发水平落后于实际需求，信息安全问题仍比较突出，信息化建设的管理体制还需要进一步加强，信息化法制建设需要进一步加快。
一、中小城市城建档案信息化建设的现状及原因分析
近几年来，在各地建设行政主管部门的支持下，中小城市城建档案馆发展较为迅速，但由于建馆迟，信息化建设起步晚，仍存在一些亟待解决的问题。
㈠信息资源分散，管理机制不健全
实现城建档案馆的数字化转型，需建立适应其发展的信息资源管理体制和运行机制。大部分城建档案馆虽已建成内部局域网和城建档案门户网站，可实现工程项目级目录网上查询，但普遍存在信息管理体制滞后，信息收集渠道不畅，馆藏结构单一，信息资源利用率低，服务功能弱化，工作效率低等现象，整体仍偏重于对纸质档案的管理。
产生这一现象的主要原因在于：城建档案信息资源分散，收集、管理较难。城建档案信息资源形成部门较多，又分别属于不同的部门控制和利用，没有相关的信息资源归属、收集、管理和使用的规范运行机制，各部门把自己掌握的信息资源占为己有，必然造成信息资源共享的壁垒，因此，必须建立有利于城建档案信息收集、整理、发布、传递和系统管理的信息管理体制机制。
㈡信息基础设施建设规模大，遭遇“资金瓶颈”
信息化基础设施建设是一项规模大、高投入、周期长的建设。
一是基础设施建设费用高。数字城建档案馆系统建設包括：高速扫描建库系统、网上GIS系统、网上视频点播系统、电子文件归档系统、网上档案预验收报送审查系统、高质量的专题资源库等六大部分，这些系统建设都要由资金来兑现，建设费用巨大。
中小城市城建档案馆资金体制大部分为自筹自支或差额拨款。经过20多年的建设，馆藏数量较多，且每年还有大量新增档案，无论是纸质档案的管理，还是数字化处理加工，以及设备的更新、使用和维护，均需花费可观的人力、财力和时间，加上馆库建设本身投入不足，经费缺口较大。
二是建设任务量大，建设时间长。
信息化建设是一项庞大复杂的系统工程，建设周期长，技术难度大。就建设数据库系统而言，目前仅开展了人工将馆藏的纸质档案、声像资料等转换成电子文件，进行校对、修改、建库备份等一系列基础信息工作，而电子文件及地下管线工程档案的接收、管理和维护能够胜任的人少，再加上录入任务庞大，完成这项工作至少还需数年时间。
㈢信息化建设中，“硬件硬、软件软”的问题较为突出
各地在城建档案业务指导、著录、检索、图纸扫描、声像档案著录等信息管理技术运用方面已较为成熟，加上不断升级配套各项设备，工作内容更加细化，数字处理程度普遍提高。信息管理硬件设施可谓比较“硬”。 然而，系统维护、设备管理以及信息人才等方面还相对较弱。
一是系统维护、设备管理方面，制度尚不健全。对于数字化扫描处理系统，尚未形成规范化的管理和操作体系，工作人员操作起来随意性较大，设备暂时还不能得以有效利用。二是缺乏信息管理人才。随着城建档案信息程度的提高，工作人员需具备更高的素质，才能更好地掌握和操作不断更新的城建档案信息管理系统。目前，中小城市城建档案队伍整体素质仍普遍较低，有些城市甚至队伍老龄化严重，馆内严重缺乏既懂计算机、通讯、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和城建档案事业发展的需要。
㈣城建档案收集面窄，馆藏门类不够丰富
从目前馆藏情况来看，工业与民用建筑和部分市政工程建筑档案，收集难度相对较小；而部分专业类档案，如规划、房产、地下管线档案等，种类多，数量大，涉及权属部门多，收集难度大，更不用说高新区和城区古建筑等特色类档案。
其主要原因为：
一是依法治档工作未有效开展，部分中小城市虽已成立执法监察科，但由于各地城建档案法规体系尚未健全，我国上位法亦不健全，各项规范性制度无法有效实施，依法治档工作阻碍较大；二是城建档案工作思路创新不够，思维僵化，城建档案工作覆盖面不高；三是宣传缺乏创新意识，社会对城建档案工作职能了解不够全面，有时要做大量解释性工作，造成工作被动。
二、城建档案信息化建设问题的解决方案
㈠转变工作职能，创新体制建设
加快健全建设信息管理体制，积极探索研究城建档案信息资源与电子政务信息资源等各种信息资源的合作共建，通过建设信息资源开发和利用来增强政府公共服务能力，增强对城市各种突发性事件的监控、决策和应急处置能力，既是城建档案事业科学发展的需要，也是时代的要求。这就迫切要求我们深化信息体制建设，建设以高水平的数据库和信息共享为基础的，适应网络和应用发展需求的信息化管理模式。
一是成立建设信息中心，加快实现管理型向服务型转变。城建档案馆引进信息技术较早，运用较为成熟，在档案信息资源、技术设备等方面有充分的优势，各地建设行政主管部门应从节约资金、压缩编制、资源共享的角度出发，依托利用城建档案馆成立建设信息中心，负责和承担建设信息中心的工作和职能。
大连、珠海、广州、长沙等城市的先进经验表明，建立城建档案管理处、城建档案馆和建设信息中心“一个机构、三块牌子”的运行模式，能够有效推进建设系统各相关职能部门信息资源建设，整合信息资源，为城市建设信息化长远发展创造良好的条件。
城建档案馆要彻底改变重藏轻用的观念，从传统的以档案接收带动事业发展的模式向以信息服务带动事业发展的新模式转变转变，实现基于数据库管理的档案整理输入、信息提取、加工分析、查询检索和数据输出。
二是做好建设信息资源管理体系建设。建设行政主管部门应按照国务院关于住房与城乡建设部的“三定”规定，明确信息中心的职责与职能，加强对城市建设信息工作的组织领导和管理，给经费、给人才、给编制，为信息资源的收集、管理和提供利用工作提供政策、资金和人才保障。在此基础上，建立统一规则和标准，按照《政府信息公开条例》的有关要求，完善建设信息报送机制，建立健全信息利用制度，明确信息资源归属，构筑有效的建设信息管理体系。
㈡拓宽资金来源渠道，保证档案信息化建设的正常运转
因为建设周期长，硬件设备配套、维护更新费用高，硬件配置必须根据实际合理开展，在建设过程中分期配置，想办法拓宽资金来源渠道，增加收入，保障信息化建设，确保信息工作循序渐进。
一是争取信息建设专项资金。必须争取上级主管部门对城建档案信息化工作的高度重视和支持，一方面在城建档案信息化工作的机构、人员、办公条件等方面给予必要的保证和不断加强，另一方面提供一部分信息建设专项资金，否则，城建档案信息化工作的开展将会受到很大的限制。近年来，部分城市都在筹建新馆库，由于馆库设计是考虑到满足50年发展需要的，因此，大多新馆目前都有空间富余，在此基础上，可充分利用暂时不使用的库房租给他用，以弥补资金空缺。
二是成立城建档案服务机构，作为资金收入补充。馆库空间的利用只是一个短期的资金来源，不足以作为信息建设的全面保障，只有成立相应的城建档案服务机构，以有效补充资金来源。
城建档案服务机构为档案收集和整理提供人才保障。城建档案形成范围广，是一项多学科交叉领域的工作，城建档案管理员必须具备较强的专业知识和实践经验。而一些部门和单位，从经济的角度考虑没有设置专职人员，仅仅对兼职人员进行专业培训，不但造成人力财力方面的浪费，也不一定起到较好的效果。从行业角度来看，目前各地城建档案管理员素质良莠不齐，供不应求，很难保证进馆档案的质量，导致城建档案工作人员很多时候要进行重复劳动，也直接影响到城建档案信息化建设进程。
城建档案服务机构为城建档案信息化提供基础保障。城建档案服务机构以专业化、科学化、系统化的方式，对城建档案进行规范化收集和整理，从根本上避免和杜绝了以前一些档案员伪造资料、蒙混过关的不良现象。城建档案机构的专业人员因熟悉国家法律法规以及档案行政管理部门的规定和专业技术要求，操作规范，收集的档案质量高，避免因档案质量不高造成重复劳动，档案归档和进行数字化处理相对较易，为有效开展信息化建设奠定了扎实基础。
成立的城建档案服务机构，需学习借鉴其他地方馆的先进经验，按照国家法律法规、建设行政主管部门规定和专业技术要求，合法开展城建档案法律咨询、城建档案专业服务、城建档案业务评估鉴别和城建档案信息服务，同时开展声像、编研、扫描、打字复印、印刷、代整档案、专业培训、人才服务和档案用品装具服务等业务活动。
㈢加强队伍建设
一是抓培训，进行人才内部消化。成立建设信息中心和城建档案服务机构，需要大量的信息技术人才和档案专业人才。城建档案作为城市建设和发展的重要信息资源，涉及规划、土建、信息、档案等多种专业技术知识，必须对档案工作者加强思想教育和专业素质教育，培养这些工作人员吃苦耐劳、默默奉献的档案工作精神。目前，各地市城建档案馆事业编制较少，而近年来城建档案事业的发展较快，工作人员工作负荷增加，加上本身工作能力的不适应，根本无法满足现代化管理要求。由于体制建设的历史原因，大部分馆设置编制数较少，普遍存在超编现象；若光靠引进人才，将会使超编现象更加严重突出。因此，必须建立有效的培训上岗机制，对人才进行内部消化。根据不同专业类型和岗位需求，针对性地培养专业人才，采用輪岗交流的方式，使人员熟练掌握法律、法规专业知识和业务标准。
二是提高待遇，引进人才。城建档案信息化建设是一项高科技、高水平的信息科学，必须改善人才结构，重要岗位要提高待遇，注重吸引相关专业复合型人才，同时对骨干人才进行重点培训和继续教育。
三是建立完善城建档案管理员教育培训机制，成立城建档案管理员协会。当前，各地城建档案管理员队伍不断发展壮大，应遵循“重点突出、普及提高”的原则，定期举办“城建档案员持证上岗培训”和“持证人员继续教育培训”。并依托城建档案馆，成立城建档案管理员协会。目前，从全国首创的荆门市城建档案管理员协会运行状况来看，协会对进一步做好建设工程项目档案管理工作，加强城建档案管理员管理，规范城建档案管理员行为，打造学习交流平台，提高城建档案从业人员业务素质、专业技能，稳定从业人员队伍，推动城建档案事业可持续发展，有着极其重要的意义和积极的作用。
㈣丰富馆藏，加强依法治档，积极开展电子文件的收集与地下管线工作
无论是档案实体建设，还是信息化建设，都离不开馆藏。馆藏丰富了，城建档案利用效率高，城建档案的社会价值就越大；反之就越小。城建档案涉及部门、单位多，内容涉及范围广。只有运用行政、经济、法律等各种手段，突出重点、以点带面、不断拓展，才能做好收集工作。
1.健全城建档案管理规范性制度，完善执法机制
一是积极贯彻实施城市建设各项法律法规，加快起草完善城建档案各项地方性规范。
国家建设部于1997年发布《城市建设档案管理规定》（建设部令第61号），2001年修订施行新的规定；随着《建设工程质量管理条例》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市地下管线工程档案管理办法》以及各省、市配套规章、办法等出台，全国城建档案法规体系在逐步完善。然而，随着城市化进程的加速和“两化”的迅速融合，现行办法政策由于未涉及电子档案及地下管线档案的管理，又未设置必要的行政许可，与实际工作出现了明显的脱节和不适应性。我们应在宣传贯彻各项现行政策法规的同时，完善下位法，强化城建档案信息管理职能。
二是建立完善依法收集、依法管理、依法提供利用城建档案的有效工作机制。首先，要加强对行政法律法规的宣传力度。采取多种形式广泛宣传，提高市民学法、知法、守法的自觉性，为依法行政、公正执法创造良好的社会氛围；其次，抓好执法检查。有计划、有目的地开展执法检查，加强漏报建工程的催办，对未办理建设工程存档手续就开工建设的工程项目，尤其是个人开发建设项目，及时上门宣传政策，加强催办，补办手续，建立台帐，确保城建档案法律法规的正确实施。同时，要加强城建档案员的管理。建立城建档案管理员工作规则，规范从业行为，做好资格认证、上岗登记及执业情况管理，对城建档案管理员实行不良记录登记制度。再次，是加强依法管理，规范执法程序，加强工程档案的报送与管理。建立一月一清查制度；在执法程序和文书起草方面，不断完善执法文书内容。
2.城市地下管线档案的收集。主动与有关部门沟通，采取有力措施，开展地下管线普查工作。加强《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）的宣传，同时，制定地方性的实施细则，加强组织与协调，建立起各部门分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制。
要坚持“不欠新账、逐步还清旧账”的原则，加大收集力度。建立城市地下管线档案信息管理系统，最终实现对地下管线信息的动态管理和综合查询服务。
3.经济开发区、政府投资和使用国有资金项目、规模以上社会投资项目档案收集。要按照“一个城市只能有一个城建档案馆”的原则，加强对全市城建档案的集中统一管理，理顺经济开发区城建档案管理问题，依法加强经济开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。同时，针对先开工后办手续的招商引资项目等使用国有资金项目、规模以上社会投资项目的档案，要及时开展清理工作，加强督办，做好补办手续和移交等工作。
4.围绕社会主义新农村建设的目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。要针对社会主义新农村建设的新情况、新特点，从城镇公共设施作为切入点，加强宣传和引导，依托镇（乡）人民政府收集公共配套设施文件材料，再逐步围绕其他项目建设进行全面收集。
5.电子文件的收集。首先，是在现有基础上，做好软件维护和数据备份工作。要积极开展对电子档案接收、保管、利用的技术方法的探索，先制订相应的电子文件归档与整理办法，在条件成熟的情况下，安装新的系统，实现电子文件收集、整理、著录、归档等工作。由于电子档案具有数据安全性不高、格式不统一、迁移难度大等缺点，因此，必须建立健全信息安全制度，做好软件维护和数据备份工作；同时，建议国家相关主管部门出台信息系统软件相关标准，以确保各地信息格式统一，为实现全国建设信息互联打下基础。其次，要制定好长远的发展计划。电子文件归档并非一蹴而就的过程，需要耗费大量的人力、财力、物力，而目前，城建档案馆本身建设资金有限，因此，必须制定计划，统筹安排，分步骤、分阶段实施，相继配套新的软件，使编：448000
系统建设逐步跟进。