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中图分类号：G271 文献标识码：A
摘要：高校档案是高等院校活动的直接记录，档案和档案管理对于高校发展来说意义重要。随着社会主义建设的不断发展，高校对档案管理的要求也越来越高，对档案管理的信息化程度也有更高要求。然而我国的高校档案管理方面存在着各种问题，需要进一步改进。
关键词：高校；档案管理；信息化；对策分析
高校档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容。高校档案管理的信息化现代化进度也在不断深入，信息化管理规划也迫在眉睫。
一、高校档案管理概述
高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。就工作特点而言档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含信息的输入、储存、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但它又表现出自己的特点：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。尽管不同类型的档案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我国高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求等。
二、档案管理模式比较
传统的档案管理模式是人工管理模式。人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其的繁琐，对于文档的更新与维护也有着不少困难，严重影响着档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，这给档案的保密工作也带来了很大威胁。而运用网络技术进行管理的现代化档案管理，经过初步的实践与尝试，现代的信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好，同时大大减少了人力、物力、财力。
三、我国高校档案管理中存在的问题
（一）各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够
高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致了归档材料的不齐全或不完整。
（二）归档内容程式化，不符合时代发展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性
高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化的发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校教学管理水平和教学质量。
（三）管理体制不完善，档案管理手段落后，效率低下，管理模式呆板陈旧
有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展，特别是网络技术的发展已覆盖各行各业，档案管理技术跟不上时代的步伐，很多高校档案部门硬件设备落后，软件还使用单机版，更新不及时。而目前我国的大多数高校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理方式，工作效率低，无法满足学校和社会各方面工作，特别是难以适应高校评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。
（四）经费不足、设备不全、硬件建设差
档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。
（五）档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大
一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
（六）相关基础设施不达标，档案资料不全
学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象：一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
四、对策
（一）开拓思路，更新观念
由于高校档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；最后要协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。 （二）要科学地制定，贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化
计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
（三）要强化服务意识，拓宽服务领域
要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜。
（四）加强档案队伍建设，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型
要尽快在高校档案干部队伍中普及现代知识教育，改善他们原有知识结构，加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养，尤其注重培养他们的创新意识、创新方法，用各种适于档案工作的新知识和新技术（特别是信息技术）来武装高校档案工作者。如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势。那么，培养高校档案工作者的途径和措施主要有：加强高校的档案人才意识；建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制；进行定期或脱产培训；通过各种途径提高高校档案工作者的素质，保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展。人的因素是主要的，档案管理体制领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才，提高队伍素质，创造条件有针对性适合不同岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作。
（五）领导重视，完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
（六）全体参与，增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科（组、处）室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
（七）完善硬件，保证档案管理工作质量
硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
（八）多点开花，丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作，首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学资料，也要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。
（九）加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络
要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
参考文献：
[1]安爱君，如何管理“纸质档案”和“电子档案”[J]，河北科技图苑，2012（2）
[2]卢志兰，高校档案管理特点、现状、对策，魅力中国[J]，2011（7）
[3] 解颖娴，高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J]，宿州教育学院学报，2008（11）
[4] 学校档案管理存在的问题和对策[J]，教育导刊，2009（01）
作者简介：
赵林华，女，1972年7月出生，河南郑州人。大学本科学历，经济师，河南财经政法大学档案馆工作。
摘要：高校档案是高等院校活动的直接记录，档案和档案管理对于高校发展来说意义重要。随着社会主义建设的不断发展，高校对档案管理的要求也越来越高，对档案管理的信息化程度也有更高要求。然而我国的高校档案管理方面存在着各种问题，需要进一步改进。
关键词：高校；档案管理；信息化；对策分析
高校档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容。高校档案管理的信息化现代化进度也在不断深入，信息化管理规划也迫在眉睫。
一、高校档案管理概述
高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。就工作特点而言档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含信息的输入、储存、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但它又表现出自己的特点：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。尽管不同类型的档案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我国高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求、安全性要求、科学性要求、规范性要求、经济性要求、现代化要求等。
二、档案管理模式比较
传统的档案管理模式是人工管理模式。人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其的繁琐，对于文档的更新与维护也有着不少困难，严重影响着档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，这给档案的保密工作也带来了很大威胁。而运用网络技术进行管理的现代化档案管理，经过初步的实践与尝试，现代的信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好，同时大大减少了人力、物力、财力。
三、我国高校档案管理中存在的问题
（一）各级管理层面上的档案意识薄弱，对归档和建档的意义重视不够
高校各教学院（系）及管理职能部门与档案的建立密切相关，但许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则，缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄，只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作，建立的档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识，导致了归档材料的不齐全或不完整。
（二）归档内容程式化，不符合时代发展需求，生成的归档材料缺乏系统性和完整性
高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化的发展趋势，使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加，档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确，档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准，档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高，归档材料不齐，难以全面反映学校教学管理水平和教学质量。
（三）管理体制不完善，档案管理手段落后，效率低下，管理模式呆板陈旧
有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展，特别是网络技术的发展已覆盖各行各业，档案管理技术跟不上时代的步伐，很多高校档案部门硬件设备落后，软件还使用单机版，更新不及时。而目前我国的大多数高校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理方式，工作效率低，无法满足学校和社会各方面工作，特别是难以适应高校评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。
（四）经费不足、设备不全、硬件建设差
档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。
（五）档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大
一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
（六）相关基础设施不达标，档案资料不全
学校档案应客观完整记录学校各方面的工作，为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象：一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
四、对策
（一）开拓思路，更新观念
由于高校档案工作是一项基础性的管理工作，同时又是一项服务性工作，因而很难产生明显的直接的经济效益，所以在学校工作大舞台上，它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重，无私奉献，淡薄名利，乐为人梯，甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大，重事业、轻名利的品格，应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念，才能有良好的心态，宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；再次是协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；最后要协调好学校各职能部门的关系，确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。 （二）要科学地制定，贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化
计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
（三）要强化服务意识，拓宽服务领域
要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜。
（四）加强档案队伍建设，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型
要尽快在高校档案干部队伍中普及现代知识教育，改善他们原有知识结构，加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养，尤其注重培养他们的创新意识、创新方法，用各种适于档案工作的新知识和新技术（特别是信息技术）来武装高校档案工作者。如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势。那么，培养高校档案工作者的途径和措施主要有：加强高校的档案人才意识；建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制；进行定期或脱产培训；通过各种途径提高高校档案工作者的素质，保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展。人的因素是主要的，档案管理体制领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才，提高队伍素质，创造条件有针对性适合不同岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作。
（五）领导重视，完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
（六）全体参与，增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科（组、处）室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
（七）完善硬件，保证档案管理工作质量
硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
（八）多点开花，丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作，首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料，倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学资料，也要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。
（九）加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络
要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。
参考文献：
[1]安爱君，如何管理“纸质档案”和“电子档案”[J]，河北科技图苑，2012（2）
[2]卢志兰，高校档案管理特点、现状、对策，魅力中国[J]，2011（7）
[3] 解颖娴，高校学籍档案管理存在问题与解决对策[J]，宿州教育学院学报，2008（11）
[4] 学校档案管理存在的问题和对策[J]，教育导刊，2009（01）
作者简介：
赵林华，女，1972年7月出生，河南郑州人。大学本科学历，经济师，河南财经政法大学档案馆工作。