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随着时代的不断进步,科学的不断发展,电子文件也在大量的形成。电子文件的存储对当前的档案工作来说是一个新的难题,对于档案工作者来说是一个新的考验。
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件的存储与保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件用软磁盘或光盘保存。二者相比较,光盘比软磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。在目前刻录仪未能普及的情况下,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
2、光盘的保护
A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。
C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
三、电子文件的异质备份保护
电子文件的管理,必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等巨大难题。怎样确保今天的电子文件在几十年、几百年还能被人读取利用,更是一个需要解决好的根本问题。把更多有价值的信息留给未来,是我们档案工作者的历史责任。我们在做电子文件的每一方面工作时,都应该以此为宗旨。所以,为了确保电子文件能够长期有效的利用下去,我们不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份,把它转化为不易被篡改但又易于识读的其它载体。采取这种办法,在目前来看,实属万不得已,但却行之有效。若干年后,人们会发现我们今天的电子文件,或者信息被改动过,或者信息已经从载体上无端地消失了,或者电子文件虽然存在,但能读取它的设备和软件却没有了,信息读取不出来时,我们就会发现对电子文件采取异质备份的必要性。
一、电子文件定义及其特点综述
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:1、电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;3、电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件的存储与保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件用软磁盘或光盘保存。二者相比较,光盘比软磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。在目前刻录仪未能普及的情况下,软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。
1、软磁盘的保护
A、统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。
B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%一50%,温度控制在14-24℃。
D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。
F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
G、在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。
2、光盘的保护
A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。
C.注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
三、电子文件的异质备份保护
电子文件的管理,必须解决好它的保真、保密、保存、保读取等巨大难题。怎样确保今天的电子文件在几十年、几百年还能被人读取利用,更是一个需要解决好的根本问题。把更多有价值的信息留给未来,是我们档案工作者的历史责任。我们在做电子文件的每一方面工作时,都应该以此为宗旨。所以,为了确保电子文件能够长期有效的利用下去,我们不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份,把它转化为不易被篡改但又易于识读的其它载体。采取这种办法,在目前来看,实属万不得已,但却行之有效。若干年后,人们会发现我们今天的电子文件,或者信息被改动过,或者信息已经从载体上无端地消失了,或者电子文件虽然存在,但能读取它的设备和软件却没有了,信息读取不出来时,我们就会发现对电子文件采取异质备份的必要性。