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【摘要】随着科技的进步和计算机应用的普及，交通运输部门的档案管理向信息化发展是时代的必然，信息技术的应用给繁杂的交通运输部门档案管理提供了许多方便，节省成本，减少工作量。文章分析了当前交通运输部门档案管理存在的问题，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。
【关键词】交通运输 档案管理 信息化建设 电子文件
档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案管理部门提出了新的任务，也为档案部门的信息管理的创新提供了难得的发展机遇。 交通运输部门的档案具有十分重要的作用，其不仅能反映当地交通运输行业的经济业务能力，而且还可以为交通运输经营部门总结经营管理经验提供重要依据。档案是否真实、完整，其信息化程度的高低，将会直接影响到档案工作的质量和效率，甚至是当地交通行业的未来的发展。
一、当前交通运输部门档案管理存在的问题
目前，一些交通运输部门在档案管理工作中，存在着不少问题，需要亟需通过档案的信息化建设来解决。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范：没有目录号、一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范：有标题但不能反映主题内容或标题、缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象：比较严重如有按时间组的；也有按职能部门管辖权限组的；还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一：有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。
从以上情况来看，这些档案管理中存在的问题，需要尽快地、科学地解决，普及计算机的应用，加大信息化建设，是解决这些问题的有效途径。
二、交通运输部门档案信息化建设的主要内容
（一）信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。档案信息网络是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
（二）档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。
（三）档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理。档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于档案信息化的标准规范体系。
（四）档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
（五）信息化人才队伍建设。人才是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。只有拥有一支熟悉计算机网络和档案管理知识的复合型人才，才能更好的推进档案的信息化建设。
三、加强档案管理信息化建设的对策
（一）分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而档案管理信息化的目的是为了提高档案的利用率。交通运输部门在档案管理推进计算机管理的过程中，应先根据相关档案各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
（二）建立网络档案系统。在交通运输部门档案管理系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网。要充分发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
（三）加强电子文件的管理和应用。电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，按照信息管理部门的统一要求，进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也可利用网络技术向档案部门传输。可以借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。
电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成。应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。 三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。电子文件的技术处理工作显得尤为重要，要实施电子文件管理战略，新型文件材料的归档势在必行。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（四）做好档案电子文件的保存。电子文档不同于纸质文档，电子文档以化学磁性材料为载体，从理论上讲能够长期保存，但是若处置不当，其损坏可能会瞬间发生，难以恢复。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害，但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息的保存时间，目前还没有明确的定量，其存储的稳定性受到存储设备的质量、外界环境等影响，因此其保存问题还有待档案工作者及科技工作者共同进行深入研究和探讨。
总之，,加快交通运输部门的档案信息化建设步伐，是提高交通运输管理水平的重大举措，在改善交通运输状况，发展区域经济方面发挥着重要的作用。
参考文献：
[1]李连梅.交通运输部门人事档案管理的信息化建设探析.办公室业务.2012.15.
[2]乔辽军.档案管理现代化之我见[J].运城学院学报.2005.05.
[3]李长江.档案信息化建设研究[J].长治学院学报.2007.01.
作者简介：王佳（1985.08— ），女，汉族，山东阳信人。大学本科学历，现有职称为助理馆员。工作于滨州市交通运输局，副科长。
【关键词】交通运输 档案管理 信息化建设 电子文件
档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。计算机网络技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为档案信息管理提供了可靠的保证。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案管理部门提出了新的任务，也为档案部门的信息管理的创新提供了难得的发展机遇。 交通运输部门的档案具有十分重要的作用，其不仅能反映当地交通运输行业的经济业务能力，而且还可以为交通运输经营部门总结经营管理经验提供重要依据。档案是否真实、完整，其信息化程度的高低，将会直接影响到档案工作的质量和效率，甚至是当地交通行业的未来的发展。
一、当前交通运输部门档案管理存在的问题
目前，一些交通运输部门在档案管理工作中，存在着不少问题，需要亟需通过档案的信息化建设来解决。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范：没有目录号、一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范：有标题但不能反映主题内容或标题、缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象：比较严重如有按时间组的；也有按职能部门管辖权限组的；还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一：有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。
从以上情况来看，这些档案管理中存在的问题，需要尽快地、科学地解决，普及计算机的应用，加大信息化建设，是解决这些问题的有效途径。
二、交通运输部门档案信息化建设的主要内容
（一）信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。档案信息网络是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
（二）档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。
（三）档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理。档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于档案信息化的标准规范体系。
（四）档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
（五）信息化人才队伍建设。人才是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。只有拥有一支熟悉计算机网络和档案管理知识的复合型人才，才能更好的推进档案的信息化建设。
三、加强档案管理信息化建设的对策
（一）分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的，就是要使档案为社会所用。而档案管理信息化的目的是为了提高档案的利用率。交通运输部门在档案管理推进计算机管理的过程中，应先根据相关档案各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。
（二）建立网络档案系统。在交通运输部门档案管理系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网。要充分发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
（三）加强电子文件的管理和应用。电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，按照信息管理部门的统一要求，进行文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也可利用网络技术向档案部门传输。可以借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。
电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成。应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。 三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。电子文件的技术处理工作显得尤为重要，要实施电子文件管理战略，新型文件材料的归档势在必行。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
（四）做好档案电子文件的保存。电子文档不同于纸质文档，电子文档以化学磁性材料为载体，从理论上讲能够长期保存，但是若处置不当，其损坏可能会瞬间发生，难以恢复。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害，但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，电子文件中原始信息的保存时间，目前还没有明确的定量，其存储的稳定性受到存储设备的质量、外界环境等影响，因此其保存问题还有待档案工作者及科技工作者共同进行深入研究和探讨。
总之，,加快交通运输部门的档案信息化建设步伐，是提高交通运输管理水平的重大举措，在改善交通运输状况，发展区域经济方面发挥着重要的作用。
参考文献：
[1]李连梅.交通运输部门人事档案管理的信息化建设探析.办公室业务.2012.15.
[2]乔辽军.档案管理现代化之我见[J].运城学院学报.2005.05.
[3]李长江.档案信息化建设研究[J].长治学院学报.2007.01.
作者简介：王佳（1985.08— ），女，汉族，山东阳信人。大学本科学历，现有职称为助理馆员。工作于滨州市交通运输局，副科长。