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【摘要】教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，本文对教学秘书在教学管理中的工作进行论析。
【关键词】高校教学管理；教学秘书
“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。
教学秘书是系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。
1高校教学秘书工作的特点
1.1服务性
教学秘书是高校最基层的教学管理人员，是一项内容丰富、业务性强、工作繁杂的综合性服务工作，在高校的教学工作中他们不但要服务于教学中心工作，而且还要服务于教学相关部门院系领导、教师和学生，是教学和师生之间的连接纽带，高校教学工作繁杂，其工作质量通过教学管理工作，教师授课安排，学生的学籍管理、教材管理、档案管理等工作更好地体现出来。因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。
1.2协调性
教学秘书工作所处的环境、工作性质都比较特殊，不但具有较高的文字功底，还应该具备一定的协调能力。在高校工作中教学秘书一方面要完成教学主管部门、院系领导布置的各项工作；另一方面还要借助有效的沟通手段协调院系教研室教师和学生之间的关系，安排教学任务时，要做到要统筹兼顾，反复核对，仔细检查。如在某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。
教学活动是教和学双方的互动过程，也是高校各教学部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书在工作中只有进行有效的沟通协调，才能保证教学工作达到预定目标，从而保证教学秩序的正常运转。在平时的工作中教学秘书大部分时间都需要与学校教务处、各个院系以及各个教学部门进行沟通，特别值得注意的就是在与本院系的教师和学生的联系方面，在工作中要有效地处理与这些部门的联系，加强各部门之间的沟通，善于听取不同意见，养成尊重他人的习惯，把本院系的教师和学生紧密地连接在一起。因此，教学秘书在高校教学工作中只有与他人建立良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，才能更加有效的完成工作任务。
1.3复杂性
高校教学秘书工作呈现出繁琐、难度大、业务性强，在教学管理工作中既有常规性的管理工作，又会出现一些日常教学工作中的突发性教学情况要处理，责任大、工作重，工作范围几乎涉及到高校教学管理的各个部门。在日常的教学活动中需要面对文字、声像、图表等不同载体的课件材料。教学秘书在参与教学管理中，需要根据教学计划、高校教学部门规定，协助院系主管领导定期进行教学检查和督导。对在教学检查中发现的问题归纳汇总后，提出相应的整改措施，撰写检查报告。
1.4法律性
教学秘书在教学管理过程中承担着起草相关文件和方案的任务，因而必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的教学活动和约束自己的社会行为，要把强化法制观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。教学秘书处于教学管理的重要位置，能接触到重要的管理文件，掌握许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，也会产生法律纠纷。
2高校教学秘书工作的职责
2.1上令下达、及时准确
教学秘书工作是高校教学过程中重中之重的工作，对于学校以及教务处等上级教学管理部门制定的学校各项工作规章制度和相关规定，及时、准确地传达给高校各教研室、各位教师以及学生，以使教学工作井然有序。如学校教学任务落实，学校调、听课的通知，课程编排、教师调（代）课，教室、教学设备器材的使用，学校教学检查的通知，学生选课通知，制作试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等，一定要在第一时间内通知到教师和学生。
2.2下情上达，客观公正
高校领导和教务处教师以及院系任课教师教学科研工作繁忙，在日常的工作中相互接触不多，甚至和学生之间产生了一定的距离感，在这之间起到连接高校领导和各个院系领导以及院系任课教师纽带作用的是教学秘书，他（她）担负着信息传递和交流的任务。比如，教师对高校领导部门下达的通知存在疑问，教学当中学生对任课教师授课的意见等，这些都需要教学秘书对其信息进行收集、整理，并且按照程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备学校领导部门采取有效的措施和相应的对策，去及时解决教学当中遇到的问题。
2.3档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。
2.4积极配合教务部门的各项工作
学校每个学期的开学之际，教学秘书都会有大量的工作需要完成，教师上课情况、备课情况都需要教学秘书协助校领导检查和监督。在每个学期期中，都需要协助校领导和院系领导对教师的教学计划、教师的授课进度进行检查和调研，及时地对任课教师的教学水平给予指导和评价，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方面的意见等，需写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。 2.5日常教学管理
高校教学过程中，一切日常教学管理工作都离不开教学秘书的积极配合，其工作一切都以教学活动为中心来开展，政策性强、业务性强、服务性强、责任重大，而且要根据教务处的各项教学安排，科学、合理地进行工作。
教师方面的工作有：专业教学计划，教学、实验大纲，专业教学计划调整，教学任务安排，教师课表，教学日历，调、停课，考试、考查安排，教师各学期考试试卷收集，教师工作量统计，教师课堂教学质量评估，教师教学奖申报与审批，教师获取奖励与处分的材料等。
学生方面的工作有：专业分流，新生名单，注册，选课组织，教材征订，学生课程表，学生各学期考试试卷整理、归档，补考、重修考试，学生四、六级外语考试，计算机等其他考试，学生期末成绩，学籍异动材料，学籍处理统计，学籍档案，学生获奖材料，学生处分材料，毕业生资格审查，毕业生电子学籍，毕业论文整理、归档，毕业重修统计，毕业重修试卷，毕业生质量调查，毕业生证书发放，实习教育，学生座谈会记录等。
3高校教学秘书在教学管理中的作用
3.1规范教学环节
教学秘书的首要作用是保证教学各环节的顺利进行。教学秘书应根据学院教务处按照专业教学计划下达的教务任务书，及时地向系领导汇报，并协助系领导、教研室主任对每位老师所承担的教学任务进行布置，并提醒承担教务任务的教师注意教学过程中的各个环节，避免出错。教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作，它涉及面广，一切都围绕着教学活动这个中心进行，在完成教学任务、教学目的上达到统一，并协调其它各项活动。虽然这些工作是在主管领导的指导下进行，但秘书是具体的运作者，实践着领导的决策，决定着整个教学管理的运作，作用较为重大。
3.2提高教学质量
教学秘书在保证教学各环节顺利进行的同时，一方面要树立正确全面的质量观，做好教学反馈。积极协助院系领导进行教学质量检查，经常了解教学情况，加强教学信息反馈过程的管理，检查平时测验及期中考试成绩和试卷质量分析的完成情况，召开师生座谈会，了解教学方法与教学效果。检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。另一方面，教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度并加实施职能，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和虚心听取他们对学校、院系的教学管理工作意见和建议，及时反馈给领导或教学主管部门，做好上情下达，下情上呈的协调沟通工作。
3.3沟通协调
教学秘书工作是连接教学与管理工作的桥梁，它既是教学管理工作的实施者，同时又是高校院系教学活动制定者的助手，起着上传下达、沟通左右、联系内外的作用。教学秘书在工作中接触范围比较广，工作中经常与高校领导接触，更少不了和任课教师接触，而且还会经常直接接触学生，既要把领导的决策准确及时地向下传达，又要把教师和学生的建议和意见积极地向上反馈给领导。在领导、老师和学生之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带作用。
3.4为人师表、管理育人
教学秘书虽不像一般专职教师那样具有广泛而深厚的专业知识，但作为教学管理队伍中的一员，肩负着管理者、服务者的双重职责。在平时的工作中，也是以老师的形象出现在学生面前，平常与学生接触和联系最多，在工作中要树立管理育人意识，把管理育人作为自己的神圣职责，通过自己的一言一行有意识地影响学生，长期潜移默化，起到表率作用，在育人方面发挥积极作用。
3.5教学信息管理
教学秘书在参与教学管理中，需要编制大量教学及教学管理的文件或资料，相当部分要立卷归档，备日后查考。这些教学信息都是多年积累下来的智慧结晶，对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值，需要教学秘书专门管理。首先，教学水平评估对于教学档案提出了更高的要求，如果学校对于教学档案这些信息科学归档处理，那么在教学评估时，只需要按照指标体系充实提高就可以，可以大大减少教学评估准备工作的工作量。并且，由于评估材料真实性强，就为各种教学评估工作打下了良好基础。再有，由于学校的教学主体具有流动性，而且影响教学的诸因素也在随时代变化，客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚，所以，教学秘书应在师生询问时给予正确解答，否则会影响师生利益，背离服务的工作宗旨。
高校教学管理的成功，离不开高校领导的正确指引及师生的共同努力，更不能缺少教学管理中教学秘书的努力工作。高等学校工作是以教学为主，教学管理是学校管理的中心环节，而教学秘书的主要工作职责就是协助高校领导进行教学管理工作。高校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务全体师生、全面执行高校领导部门各项规定、推进高校发展的积极作用。因此，在当今高校规模日益扩大，教学改革进一步深化的形势下，高校教学秘书工作对高校的发展至关重要。
参考文献
〔1〕胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用
〔J〕.东北财经大学学报，2001.（4）.
〔2〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999，（6）.
〔3〕郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其
基本素质〔J〕.吉林工程技术师范学院学报（教研版），2003，（4）.
〔4〕林秀珠.试论教学秘书在系级管理中的作用〔J〕.漳州师范学院学报，2001.（2）.
〔5〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999.（6）.
（责任编辑：阎 彬）
【关键词】高校教学管理；教学秘书
“教学是立校之本，科研是强校之路”，教学工作是高校重中之重的工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作的好坏，进而影响高校的根本任务——人才培养。教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用，它是连接学校与学院之间、学院与学院之间、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。因此，教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强、时间性强，工作繁杂，责任重大。
教学秘书是系（部）主任、业务副主任教学管理工作的助手，行政上由系（部）主任、分管副主任领导，并接受教务处的业务指导。教学秘书应选择工作责任心强、熟悉教学管理的工作人员担任。
1高校教学秘书工作的特点
1.1服务性
教学秘书是高校最基层的教学管理人员，是一项内容丰富、业务性强、工作繁杂的综合性服务工作，在高校的教学工作中他们不但要服务于教学中心工作，而且还要服务于教学相关部门院系领导、教师和学生，是教学和师生之间的连接纽带，高校教学工作繁杂，其工作质量通过教学管理工作，教师授课安排，学生的学籍管理、教材管理、档案管理等工作更好地体现出来。因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。
1.2协调性
教学秘书工作所处的环境、工作性质都比较特殊，不但具有较高的文字功底，还应该具备一定的协调能力。在高校工作中教学秘书一方面要完成教学主管部门、院系领导布置的各项工作；另一方面还要借助有效的沟通手段协调院系教研室教师和学生之间的关系，安排教学任务时，要做到要统筹兼顾，反复核对，仔细检查。如在某个环节稍有疏忽，就会造成教学混乱，严重影响教学秩序。
教学活动是教和学双方的互动过程，也是高校各教学部门相互作用、相互协调的过程。教学秘书在工作中只有进行有效的沟通协调，才能保证教学工作达到预定目标，从而保证教学秩序的正常运转。在平时的工作中教学秘书大部分时间都需要与学校教务处、各个院系以及各个教学部门进行沟通，特别值得注意的就是在与本院系的教师和学生的联系方面，在工作中要有效地处理与这些部门的联系，加强各部门之间的沟通，善于听取不同意见，养成尊重他人的习惯，把本院系的教师和学生紧密地连接在一起。因此，教学秘书在高校教学工作中只有与他人建立良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，才能更加有效的完成工作任务。
1.3复杂性
高校教学秘书工作呈现出繁琐、难度大、业务性强，在教学管理工作中既有常规性的管理工作，又会出现一些日常教学工作中的突发性教学情况要处理，责任大、工作重，工作范围几乎涉及到高校教学管理的各个部门。在日常的教学活动中需要面对文字、声像、图表等不同载体的课件材料。教学秘书在参与教学管理中，需要根据教学计划、高校教学部门规定，协助院系主管领导定期进行教学检查和督导。对在教学检查中发现的问题归纳汇总后，提出相应的整改措施，撰写检查报告。
1.4法律性
教学秘书在教学管理过程中承担着起草相关文件和方案的任务，因而必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的教学活动和约束自己的社会行为，要把强化法制观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。教学秘书处于教学管理的重要位置，能接触到重要的管理文件，掌握许多教师和学生的个人信息，若信息利用不当，就会给工作带来损失，也会产生法律纠纷。
2高校教学秘书工作的职责
2.1上令下达、及时准确
教学秘书工作是高校教学过程中重中之重的工作，对于学校以及教务处等上级教学管理部门制定的学校各项工作规章制度和相关规定，及时、准确地传达给高校各教研室、各位教师以及学生，以使教学工作井然有序。如学校教学任务落实，学校调、听课的通知，课程编排、教师调（代）课，教室、教学设备器材的使用，学校教学检查的通知，学生选课通知，制作试卷、安排考场、安排监考、汇总试卷等，一定要在第一时间内通知到教师和学生。
2.2下情上达，客观公正
高校领导和教务处教师以及院系任课教师教学科研工作繁忙，在日常的工作中相互接触不多，甚至和学生之间产生了一定的距离感，在这之间起到连接高校领导和各个院系领导以及院系任课教师纽带作用的是教学秘书，他（她）担负着信息传递和交流的任务。比如，教师对高校领导部门下达的通知存在疑问，教学当中学生对任课教师授课的意见等，这些都需要教学秘书对其信息进行收集、整理，并且按照程序上报给学校、教务处或学院的相关领导，以备学校领导部门采取有效的措施和相应的对策，去及时解决教学当中遇到的问题。
2.3档案材料管理
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息，可为学院领导搞好教学管理提供基本依据，保证教学管理顺利进行。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等，为学院领导提供日常教学信息，便于安排听课等教学检查督导活动。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等，为学院领导和教师提供学生的全部资料，以使教师在教学中全面地掌握学生的情况，更有效地因材施教、教书育人。第四，过往的试卷、课程论文、毕业实习材料、毕业论文等，作为资料参考和本科教学评估的原始资料。
2.4积极配合教务部门的各项工作
学校每个学期的开学之际，教学秘书都会有大量的工作需要完成，教师上课情况、备课情况都需要教学秘书协助校领导检查和监督。在每个学期期中，都需要协助校领导和院系领导对教师的教学计划、教师的授课进度进行检查和调研，及时地对任课教师的教学水平给予指导和评价，如每门课程是否按授课计划进行讲授、学生对教学方面的意见等，需写出详细的期中检查报告送教务处。这些工作大都是在主管领导的指导下进行，但教学秘书是具体的执行者，实践着领导的决策，责任可谓重大。 2.5日常教学管理
高校教学过程中，一切日常教学管理工作都离不开教学秘书的积极配合，其工作一切都以教学活动为中心来开展，政策性强、业务性强、服务性强、责任重大，而且要根据教务处的各项教学安排，科学、合理地进行工作。
教师方面的工作有：专业教学计划，教学、实验大纲，专业教学计划调整，教学任务安排，教师课表，教学日历，调、停课，考试、考查安排，教师各学期考试试卷收集，教师工作量统计，教师课堂教学质量评估，教师教学奖申报与审批，教师获取奖励与处分的材料等。
学生方面的工作有：专业分流，新生名单，注册，选课组织，教材征订，学生课程表，学生各学期考试试卷整理、归档，补考、重修考试，学生四、六级外语考试，计算机等其他考试，学生期末成绩，学籍异动材料，学籍处理统计，学籍档案，学生获奖材料，学生处分材料，毕业生资格审查，毕业生电子学籍，毕业论文整理、归档，毕业重修统计，毕业重修试卷，毕业生质量调查，毕业生证书发放，实习教育，学生座谈会记录等。
3高校教学秘书在教学管理中的作用
3.1规范教学环节
教学秘书的首要作用是保证教学各环节的顺利进行。教学秘书应根据学院教务处按照专业教学计划下达的教务任务书，及时地向系领导汇报，并协助系领导、教研室主任对每位老师所承担的教学任务进行布置，并提醒承担教务任务的教师注意教学过程中的各个环节，避免出错。教学管理是纷繁复杂的实实在在的事务性工作，它涉及面广，一切都围绕着教学活动这个中心进行，在完成教学任务、教学目的上达到统一，并协调其它各项活动。虽然这些工作是在主管领导的指导下进行，但秘书是具体的运作者，实践着领导的决策，决定着整个教学管理的运作，作用较为重大。
3.2提高教学质量
教学秘书在保证教学各环节顺利进行的同时，一方面要树立正确全面的质量观，做好教学反馈。积极协助院系领导进行教学质量检查，经常了解教学情况，加强教学信息反馈过程的管理，检查平时测验及期中考试成绩和试卷质量分析的完成情况，召开师生座谈会，了解教学方法与教学效果。检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。另一方面，教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度并加实施职能，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和虚心听取他们对学校、院系的教学管理工作意见和建议，及时反馈给领导或教学主管部门，做好上情下达，下情上呈的协调沟通工作。
3.3沟通协调
教学秘书工作是连接教学与管理工作的桥梁，它既是教学管理工作的实施者，同时又是高校院系教学活动制定者的助手，起着上传下达、沟通左右、联系内外的作用。教学秘书在工作中接触范围比较广，工作中经常与高校领导接触，更少不了和任课教师接触，而且还会经常直接接触学生，既要把领导的决策准确及时地向下传达，又要把教师和学生的建议和意见积极地向上反馈给领导。在领导、老师和学生之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带作用。
3.4为人师表、管理育人
教学秘书虽不像一般专职教师那样具有广泛而深厚的专业知识，但作为教学管理队伍中的一员，肩负着管理者、服务者的双重职责。在平时的工作中，也是以老师的形象出现在学生面前，平常与学生接触和联系最多，在工作中要树立管理育人意识，把管理育人作为自己的神圣职责，通过自己的一言一行有意识地影响学生，长期潜移默化，起到表率作用，在育人方面发挥积极作用。
3.5教学信息管理
教学秘书在参与教学管理中，需要编制大量教学及教学管理的文件或资料，相当部分要立卷归档，备日后查考。这些教学信息都是多年积累下来的智慧结晶，对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值，需要教学秘书专门管理。首先，教学水平评估对于教学档案提出了更高的要求，如果学校对于教学档案这些信息科学归档处理，那么在教学评估时，只需要按照指标体系充实提高就可以，可以大大减少教学评估准备工作的工作量。并且，由于评估材料真实性强，就为各种教学评估工作打下了良好基础。再有，由于学校的教学主体具有流动性，而且影响教学的诸因素也在随时代变化，客观上很多教师和学生对与教学有关的政策、文件、规定及操作流程不是很清楚，所以，教学秘书应在师生询问时给予正确解答，否则会影响师生利益，背离服务的工作宗旨。
高校教学管理的成功，离不开高校领导的正确指引及师生的共同努力，更不能缺少教学管理中教学秘书的努力工作。高等学校工作是以教学为主，教学管理是学校管理的中心环节，而教学秘书的主要工作职责就是协助高校领导进行教学管理工作。高校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务全体师生、全面执行高校领导部门各项规定、推进高校发展的积极作用。因此，在当今高校规模日益扩大，教学改革进一步深化的形势下，高校教学秘书工作对高校的发展至关重要。
参考文献
〔1〕胡宝国.试论教学秘书在高校教学管理中的作用
〔J〕.东北财经大学学报，2001.（4）.
〔2〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999，（6）.
〔3〕郭凤臣.高校教学秘书在教学管理中的作用及其
基本素质〔J〕.吉林工程技术师范学院学报（教研版），2003，（4）.
〔4〕林秀珠.试论教学秘书在系级管理中的作用〔J〕.漳州师范学院学报，2001.（2）.
〔5〕徐明辉.高校教学秘书在教学管理中的地位和作
用〔J〕.长春大学学报，1999.（6）.
（责任编辑：阎 彬）