[摘 要] EXCEL是我们经常使用的软件，对于数据处理有着其它软件无法比拟的效果，特别是对函数的合理使用。EXCEL即使再强大，如果原始数据输入有错误，同样会给我们造成一些无法估计的问题。针对已经出现的问题，我们可以通过EXCEL函数进行补救处理。
　　[关键词] 数据处理 EXCEL函数 原始数据
　　EXCEL是一个强大的数据处理软件，有关这一点相信没有人会提出异议。但它的的确确是一个计算机软件，因此，在许多地方我们在操作过程中，必须遵守计算机的规则——特别是数据输入的规则，否则就会演绎出一些无法估计的问题。
　　问题1：图1是一个EXCEL简单计算。怎么看都是一批非常标准的数据，所要进行的计算也是最常用的求和。
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　
　　进行求和，一切正常，得到求和结果(图2)；仔细核对，发现结果不正确，合计出的值20300小于实际值24300。
　　针对不多的原始数据进行仔细分析，原来是其中的一个数据4000(C7单元格数据)——其格式是文本形式。而文本形式的数据是不能进行计算的，无论对其单元格怎样进行“设置单元格格式”的操作，其文本数据的特性不变。
　　产生问题的原因有许多，有对单元格设置出错的情况、更多情况是数据来自外部——即数据由其他人员采用其它软件得出，其数据是文本形式。因而，直接引入后产生了上述的错误。
　　在这里我们使用value()函数对数据进行转换。
　　value()函数：将数字样式的文本形式数据转换为纯数值形式的数据。
　　实际上对于数值形式value()函数效果不变，可谓是全包容。
　　对原C列数据使用value()函数处理后(图3)，得到新的D列数据(图4)，现在我们看到，D列数据都是纯粹的数值形式，进行合计计算，其结果正确。
　　最后，只需要将新的數据采用“粘贴”——“选择性粘贴”——“数值”，替换原来有问题的数据，以后的操作就可以高枕无忧了。
　　笔者曾经帮忙处理过类似的问题，是一个商业计算，只不过数据比例子中的数据多得多，金额相差数十万，采用这种方法后问题迎刃而解。
　　问题2：同样也是因为原始数据输入而引发的问题。
　　图5中有两张数据表，对于左表以“姓名”为关键字使用vlookup()函数对右表进行数据查询。
　　采用vlookup()函数进行数据查询(如图6)，结果全部结果只有部分显示正确。
　　仔细比较两表对应的关键字“姓名”一列数据，发现“姓名”表面看来一致，实际上左侧“姓名”中或前或后多了空格，例如“古琴”、“王晓宁”。正是这些看似不起眼、可有可无的空格造成两表中的姓名对应不一致，因而造成部分数据无法进行正确的查询。
　　同样是原始数据输入造成的问题，除了以后统一输入格式外，我们使用另一个EXCEL函数进行补救。
　　trim()函数：删除字符串前后的空格(不含中间)。
　　如图7，使用trim()函数后，这时看到“姓名”数据已经变得完全一致。
　　剩下的操作和问题1一样，只需将新数据采用“选择性粘贴”，替换原数据即可。
　　总结：通过以上问题我们发现，在原始数据输入时应该遵循数据输入的规则，否则会产生许多意想不到的麻烦；人工检查费时费力，使用EXCEL的个别函数可以使得这项工作变得简单、易行。■