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[摘 要] 档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。建立和管理好学校档案，并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。
[关键词] 学校 档案管理
电视大学档案资料是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。电大的档案形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，他真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，目前，大部分电大已建立起了综合档案室或档案馆。但也存在一些问题，如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化，以提高档案综合管理的水平。同时，要注重做好电大档案信息资源的开发利用工作。
一、当前电视大学档案管理工作中存在的问题
1、某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。
2、教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3、上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
4、档案管理人员素质不高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多。
5、管理方式落后。高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。
二、目前电视大学档案工作应采取的措施
1、依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。
2、建立健全档案管理制度。电大档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下，依据档案法结合本校实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入基层领导和档案管理人员的岗位责任制，并与考核，奖惩，定制挂钩。一次激发档案工作人员的积极性和创造性，发觉潜力，推动学校档案工作向前发展。
3、学校档案管理人员要努力提高自身素质。依法治档的关键是严格档案行政执法，法律是依靠人来贯彻执行的，法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度，如果得不到严格的执行和遵守，也将形同虚设。依法治档更重要、更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内，按照法定程序，依法履行法定职责。树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良，能胜任新形势下工作需求，是保证依法治档真正落到实处的关键所在。
4．上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查。首先，要强化档案执法监督检查的手段。在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报，看看材料，提提建议，发个通报等做法，真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查，对查出的问题，按照规定的程序认真处理，决不姑息迁就。其次，建立档案法制监督机制。各级档案行政管理部门，要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为。
参 考 文 献
[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社，2008.
[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报，2009.3.
[3]梁守英.关于高校档案工作创新的思考[J].广西右江民族师专学报，2007.6.
[关键词] 学校 档案管理
电视大学档案资料是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料，通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作，形成了可供查找利用的档案。电大的档案形成范围广，内容新旧混杂而丰富，种类繁多，他真实地反映了学校各个时期的面貌，对于学校编史修志，和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益，有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用，目前，大部分电大已建立起了综合档案室或档案馆。但也存在一些问题，如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化，以提高档案综合管理的水平。同时，要注重做好电大档案信息资源的开发利用工作。
一、当前电视大学档案管理工作中存在的问题
1、某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。
2、教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。
3、上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。
4、档案管理人员素质不高。改革者开放和社会主义市场经济体制的建立，对档案管理工作提出了新的要求。一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策，具备一定的历史知识，一定的语文知识以及文字表达能力。此外，随着校园网络建设和信息技术的普及，高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才。但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多。
5、管理方式落后。高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主，由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质，使介质档案保存期不长且存放不方便，占用面积大，同时不易复制，难以达到永久安全保存，因而给档案管理增加苦难。
二、目前电视大学档案工作应采取的措施
1、依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。
(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。
(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。
(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。
(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。
2、建立健全档案管理制度。电大档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下，依据档案法结合本校实际，制定本校档案管理人员岗位目标责任制，把完整的系统的收集整理档案工作，纳入基层领导和档案管理人员的岗位责任制，并与考核，奖惩，定制挂钩。一次激发档案工作人员的积极性和创造性，发觉潜力，推动学校档案工作向前发展。
3、学校档案管理人员要努力提高自身素质。依法治档的关键是严格档案行政执法，法律是依靠人来贯彻执行的，法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度，如果得不到严格的执行和遵守，也将形同虚设。依法治档更重要、更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内，按照法定程序，依法履行法定职责。树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良，能胜任新形势下工作需求，是保证依法治档真正落到实处的关键所在。
4．上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查。首先，要强化档案执法监督检查的手段。在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报，看看材料，提提建议，发个通报等做法，真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查，对查出的问题，按照规定的程序认真处理，决不姑息迁就。其次，建立档案法制监督机制。各级档案行政管理部门，要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为。
参 考 文 献
[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社，2008.
[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报，2009.3.
[3]梁守英.关于高校档案工作创新的思考[J].广西右江民族师专学报，2007.6.