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摘要：随着电信行业的日益发展，电信业务的不断扩大，用户对服务质量的要求越来越高，电信企业也面临着如何减少设备故障，提高服务质量，提高企业经济效率的挑战。因此建立办公自动化软件在日常管理中的应用，不仅能提高管理的效率，还能增强工作的合理有效性，能够克服和改善传统管理的许多弊端，实现轻松办公，提高企事业的运作效率，提升企业的市场竞争力。
关键词：办公自动化 管理工作 应用
中图分类号：G6 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2011)12(c)-0000-00
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
1办公自动化管理的意义
(1)管理变得轻松。办公自动化软件保证了信息的畅通性，提高了工作效率，传统管理模式需要两三天才能处理的报告或信息，在自动化软件应用后一两个小时就能完成。还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用同时，自动化办公能保证信息自动有序更新，能够明确区分已办工作、在办工作和未办工作，减少了工作的重复性，减少了工作量，节约了工作时间。
(2)管理的协调性、灵活性增强。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化软件凭借其覆盖面广、效率高等特点，减少了企业信息死角，增强了企业内部与企业之间的沟通，同时提高了企业之间以及企业内部各部门的协调合作能力，提高了管理的协调性和灵活性，有助于提高企业的效率，增强企业的综合竞争力。
(3)改善了管理效率。工作效率的高低是衡量企业竞争力的重要标准。办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
(4)管理更加规范。在办公自动化软件的管理下，人为操作的因素减少，所有的工作都需要按照标准的规章制度运行，并有合理有效的考核系统。这样，减少了越权操作，增强了企业的监督管理，降低了企业经营管理的风险。
2电信业的特点
(1)规模化：电信已经成为克服时间和距离障碍的重要的信息传播方式。在克服距离障碍方面，电信已经成为无可代替的最广泛使用的现代通信工具，在克服时间障碍方面，电信传播方式也已经到了与书籍、报纸、期刊分庭抗礼的程度。
(2)标准化：通过电信方式有效传播的前提是编码和解码的对应性，在电信传播方式被大量使用的前提下，编码和解码过程的相逆性要求电信的标准化。如传播规程的统一、协议的一致、终端设备的兼容，这样才可以保证编译和解码的对应性。
(3)规范化： 有关电信的规范，一是对电信行业的管理规范；二是规定电信服务部门和使用人之间权利义务关系的民事规范；三是为实现电信的标准化。
(4)服务持续性、外部性、统一性：电信服务是建立一种不间断的交流平台，交流的需求随时产生，信息服务即使在客户不需要服务时也应一直处于待命状态。 电信服务和技术必须使用统一的标准，必须保证接口的容性。
3办公自动化软件在管理工作中的具体应用
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。
(1)连接并构建起公司之间及公司内部的通讯平台。员工工作过程中遇到的问题能够及时的传递流通，确保各项工作的平稳进行。另外，办公自动化软件的管理工作不受时间、地域的限制，实现分布式办公，可以通过软件连接分散在局域网上的组织与个人形成虚拟的、在互联网系统下存在的集中办公场所。这样就克服了各厂区、各处室之间因地理位置分散造成的信息、文件等资料沟通和传阅障碍。
(2)通畅的沟通并促进信息的及时交流。利用自动化办公软件让信息准确及时地传递到各位领导、员工。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。有效的沟通是工作顺利进行的基础，通过自动化软件办公的在线交流功能，能够及时地将新信息传播给每位员工，为整个办公系统的顺利运行奠定了很好的基础。
(3)协同并实现工作运作的自动化。协同是网络办公的重要特点，所谓协同是指以某项工作为主线，将部分人员、信息等资源组合起来，协同分工、共同完成这项工作。协同工作是提高工作效率的重要方法，能够实现管理的自动化、科学化和有序化。流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
(4)对管理工作的有效监控。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，可以对各个节点进行跟踪的管理控制。
(5)实现文档管理的自动化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，只要管理员给他注册一个身份文件自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
4、结语
总之，为了实现管理的长久性和持续性，就必须采用现代化的管理手段。自动化软件在办公过程中改变了过去手动、纸质的传统管理模式，采用现代化信息手段进行内部管理，促使各项工作得以快速正常运转，办公自动化软件的应用，是优化管理领域的有效举措，是提升协作效率、办公效率和管理效率的关键，是提高整体竞争力的有效保障。
参考文献
[1]冷超群.办公自动化.北京:北京理工大学出版社,2010.
[2]裴有柱.计算机网络技术(第3版).北京:电子工业出版社,2009.
关键词：办公自动化 管理工作 应用
中图分类号：G6 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2011)12(c)-0000-00
计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣，作为信息科学的载体和核心，计算机科学在知识时代扮演了重要的角色。在行政机关、企事业单位工作中，是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。
1办公自动化管理的意义
(1)管理变得轻松。办公自动化软件保证了信息的畅通性，提高了工作效率，传统管理模式需要两三天才能处理的报告或信息，在自动化软件应用后一两个小时就能完成。还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用同时，自动化办公能保证信息自动有序更新，能够明确区分已办工作、在办工作和未办工作，减少了工作的重复性，减少了工作量，节约了工作时间。
(2)管理的协调性、灵活性增强。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。办公自动化软件凭借其覆盖面广、效率高等特点，减少了企业信息死角，增强了企业内部与企业之间的沟通，同时提高了企业之间以及企业内部各部门的协调合作能力，提高了管理的协调性和灵活性，有助于提高企业的效率，增强企业的综合竞争力。
(3)改善了管理效率。工作效率的高低是衡量企业竞争力的重要标准。办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。
(4)管理更加规范。在办公自动化软件的管理下，人为操作的因素减少，所有的工作都需要按照标准的规章制度运行，并有合理有效的考核系统。这样，减少了越权操作，增强了企业的监督管理，降低了企业经营管理的风险。
2电信业的特点
(1)规模化：电信已经成为克服时间和距离障碍的重要的信息传播方式。在克服距离障碍方面，电信已经成为无可代替的最广泛使用的现代通信工具，在克服时间障碍方面，电信传播方式也已经到了与书籍、报纸、期刊分庭抗礼的程度。
(2)标准化：通过电信方式有效传播的前提是编码和解码的对应性，在电信传播方式被大量使用的前提下，编码和解码过程的相逆性要求电信的标准化。如传播规程的统一、协议的一致、终端设备的兼容，这样才可以保证编译和解码的对应性。
(3)规范化： 有关电信的规范，一是对电信行业的管理规范；二是规定电信服务部门和使用人之间权利义务关系的民事规范；三是为实现电信的标准化。
(4)服务持续性、外部性、统一性：电信服务是建立一种不间断的交流平台，交流的需求随时产生，信息服务即使在客户不需要服务时也应一直处于待命状态。 电信服务和技术必须使用统一的标准，必须保证接口的容性。
3办公自动化软件在管理工作中的具体应用
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。
(1)连接并构建起公司之间及公司内部的通讯平台。员工工作过程中遇到的问题能够及时的传递流通，确保各项工作的平稳进行。另外，办公自动化软件的管理工作不受时间、地域的限制，实现分布式办公，可以通过软件连接分散在局域网上的组织与个人形成虚拟的、在互联网系统下存在的集中办公场所。这样就克服了各厂区、各处室之间因地理位置分散造成的信息、文件等资料沟通和传阅障碍。
(2)通畅的沟通并促进信息的及时交流。利用自动化办公软件让信息准确及时地传递到各位领导、员工。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。有效的沟通是工作顺利进行的基础，通过自动化软件办公的在线交流功能，能够及时地将新信息传播给每位员工，为整个办公系统的顺利运行奠定了很好的基础。
(3)协同并实现工作运作的自动化。协同是网络办公的重要特点，所谓协同是指以某项工作为主线，将部分人员、信息等资源组合起来，协同分工、共同完成这项工作。协同工作是提高工作效率的重要方法，能够实现管理的自动化、科学化和有序化。流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。
(4)对管理工作的有效监控。每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，可以对各个节点进行跟踪的管理控制。
(5)实现文档管理的自动化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，只要管理员给他注册一个身份文件自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
4、结语
总之，为了实现管理的长久性和持续性，就必须采用现代化的管理手段。自动化软件在办公过程中改变了过去手动、纸质的传统管理模式，采用现代化信息手段进行内部管理，促使各项工作得以快速正常运转，办公自动化软件的应用，是优化管理领域的有效举措，是提升协作效率、办公效率和管理效率的关键，是提高整体竞争力的有效保障。
参考文献
[1]冷超群.办公自动化.北京:北京理工大学出版社,2010.
[2]裴有柱.计算机网络技术(第3版).北京:电子工业出版社,2009.