“大智移云”背景下企业预算管理研究

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   摘 要:中国工业进入4.0时代以来,很多领域都开始运用人工智能、云计算与大数据,实现智慧化的转型升级。在此背景下本文以HH卷烟厂预算管理为例,对“大智移云”背景下企业的预算管理进行分析。首先对HH卷烟厂使用信息技术情况进行探究,然后对其预算管理实施现状进行讨论,经过总结提出“大智移云”背景下HH卷烟厂企业预算管理优化建议,为HH卷烟厂未来预算管理工作提供参考。
   关键词:大智移云;HH卷烟厂;预算管理
   前言:我国经济进入新常态以来,烟草行业一直处于增长势头,但其发展还面临众多挑战与困难。HH卷烟厂在此背景下使用信息技术实施预算管理,以此构建移动互联网、大数据与人工智能等技术,颠覆传统行业的财务管理模式,提升企业预算管理水平。
   一、案例分析
   1.案例背景
   HH卷烟厂始建于1985年,三年后投产,1993年HH卷烟厂与HH烟草公司、烟草专卖局实施“三合一”管理机制。以“不求最大、但求最好”战略方针为原则实施管理,经过几次技改,实现了生产自动化、办公信息化、物流自动化,在短短几年内就达到了国家先进水平。2018年HH卷烟厂实施易地技改,整体投资45亿元,以信息整体集成为目标。在规划与建设上,以智能制造为主,改革后的项目有九大智能应用主题,即智能安防、智能物流、智能工艺、智能能源、智能设备运维等,向“创一流工厂、塑红烟制造”目标前进。总的来说,HH卷烟厂自建厂以来一直强调创新,至今技术已经达到先进水平,此为智慧财务的构建提供基础,能够更好地建设智慧化预算管理新模式,推动财务管理的变革。
   2.以“大智移云”为背景的HH卷烟厂预算管理实施现状
   (1)预算管理指导思想与组织架构
   HH卷烟厂预算管理,以自身战略与集团战略为指导思想,集中于品牌效应,以科学优化资源为主,预防运营风险。以业务预算为基础,统筹安排,严格控制成本与费用,实现绩效管理。HH卷烟厂在发展中紧紧围绕绿色、创新、协调、开放发展理念,以提升投资回报率为目标。HH卷烟厂的预算管理一直坚持以效益优先原则实施全面管理;以积极稳健原则控制财务风险;以权责对等原则实施经营战略。其预算管理组织是由决策、管理与执行层组成,具体则由预算管理委员会、预算管理办公室与各生产管理部门组成。将预算管理委员会作为HH卷烟厂的最高决策部门,其中成员也是由厂中各负责人组成,在此确定企业发展战略方向与预算方向,同时制定预算管理制度与方案。将预算管理办公室作为执行预算工作的日常机构,多是财务部门牵头建立,主要工作为预算的执行。各业务部门、职能部门的主要工作是结合预算方案编制本部门预算,并积极反馈预算执行情况。
   (2)预算目标规划
   预算目标规划要符合公司战略目标的要求。在正式编制预算前,应整合上级要求,围绕公司战略和自身经营基础,综合各种资源条件,提出预算的工作构想和预算目标。HH卷烟厂采用的是历史数据分析法,完成对预算目标的规划,通过对企业以前年度经营数据的分析,总结推理出年度预算目标有意义的信息,并依此制定预算目标。
   (3)预算编制
   预算编制要在公司战略和经营计划的指导下,结合上级要求和自身基础进行编制,紧密结合业务,以业务部门为责任主体进行编制,编制过程要综合考虑企业商业模式、市场态势、资本回报、周转效率和风险控制等因素,体现战略导向和价值导向,这样编制的预算兼顾了公司战略与部门业务,能够成为预算执行和考核的标杆,真正落实、贯彻和执行。
   HH卷烟厂的预算编制首先是由预算管理委员会组织开展关于预算管理的工作会议,传达预算编制的目标和要求,然后收集整理成HH卷烟厂预算草案,草案通过后,预算管理委员会进一步修改,由上报集团和省级管控平台批准。编制流程如图1所示。
   (4)预算执行与控制
   HH卷烟厂预算管理借助信息化技术,其执行与控制都在ERP系统中完成。总的来说HH卷烟厂ERP系统在云架构基础上,结合了互联网技术建立公司的互联网系统、电子发票云与企业储存空间云等公有云部分与私有云部分,都是以ERP为中心,省级管控平台主导,建设以原材料采购、烟卷生产与成品销售等多方面预算管理的协同系统。双层云部分结合,为卷烟厂建设信息化管控平台,进一步实现行业管控中的数据计划协同与风险预测等功能,以此带动多部门员工参与。
   以HH卷烟厂的采购预算管理为例,分析“大智移云”下信息技术的运用。新时期很多烟卷品牌追求豪华包装,导致包装成本成为人工成本、烟丝成本、生产成本与管理成本中占总成本比例最高的一项,约占总成本的25%。卷烟厂的生产包括制丝工艺、卷接工艺与卷烟包装等环节,其中制丝工艺是最繁琐与流程最长的环节,但卷接工艺和包装工艺却是预算管理的关键环节。为了满足消费者的消费心理并提升烟卷质量,其外包装盒往往使用印刷性能与支撑、防潮效果优良的烟卷材料。包装材料成本作为烟卷成本的主要部分,需要准确编制包装材料成本,以此才能有力控制烟卷成本、确保盈利,落实预算管理工作。
   以全面预算管理中的销售预算为起点,围绕此进行生产预算,先计算生产耗材需求,以此制定材料采购预算、计算成本与费用预算。在此结合卷烟厂年度生产计划确定各项采购预算,公式为:采购金额=需求数量×单价;需求数量=额定标准×烟卷生产计划量。以HH卷烟厂中云烟软珍品烟卷纸为例,确定理论消耗值:每箱烟卷需要500支×烟卷长度59mm=2950m,每平方米烟卷纸质量为30g,每支烟卷纸宽度26.5mm,得到一箱烟卷纸定额为2.4Kg。依据此与烟卷纸的采购单价可逐一编制多种烟卷材料的采购预算。但是因为烟卷材料价格波动大,通过人工制定预算很容易产生误差,因此可使用SRM和ERP系统进行预算编制,在系统中输入生产计划文件后,就可依据库存量与预算系统进行采购预算的编制,并随着供应商价格浮动及时修正参数数据。在完成预算编制后,就可在“大智移云”系統中完成预算的执行与控制,其数据符合经营规划后开始执行,执行结束后则进行会计核算、会计人员制作凭证,若数据不符合经营规划则直接由系统驳回,如需要预算调整则上报预算管理委员会。HH卷烟厂对于采购预算的执行与控制依据ERP框架协议,主要分为三个步骤:第一,编制框架协议。将HH卷烟厂材料预算中的多种信息转化为框架协议,明确标出各种烟卷材料需求量,并对供应商、单价与中标比例等结构进行展示。第二,依据标准模板整理框架协议,并将此纳入SPM系统中,审批成功后下传到ERP系统。第三,采购预算可以依据月生产计划编制与执行,从ERP中制定采购订单,由系统审查,如果产生无框架协议或者累计采购量超出框架协议总量,则不能执行订单。    对于预算分析的调整,则是在月末或者季末的时候依据ERP系统,自动生成预算执行差异分析表,以烟卷生产实际发生额分析会计核算与预算指标之间的差异性,再结合实际情况调整预算方案,重新优化ERP系统中框架协议。同样以采购过程为例,生产制造部门则是通过采购部门配合ERP系统完成工作,以此制定下季度的生产计划;同时采购部门根据生产计划制定采购计划,通过ERP系统下发订单,自动审核。
   3.HH卷烟厂预算管理评价
   (1)HH卷烟厂预算管理的优势
   自1985年HH卷烟厂重新建设以来,其发展一直与当地经济情况结合,发挥改革开放的优势,多创新、勇实践。并在几十年发展中一直坚持以人为本,创新为魂的政策,快速引进先进设备、培养高技术人才,以先进的创新理念为预算管理提供新的方向,并基于“大智移云”背景下切实落实预算管理制度,推进企业技术发展与改革,为现代预算管理提供适合的平台。
   (2)HH卷烟厂预算管理的不足
   一方面,“大智移云”背景下HH卷烟厂的预算编制是由预算管理委员会与预算管理办公室主导,其他部门配合,即使用“下上配合”的形式。整体预算编制还需委员会下发预算目标与方案,下属部门则是依据模板完成编制,进行上报审批汇总,整个过程很少借助云平台进行,因此还是产生了“信息孤岛”的情况,重要信息传递慢,业务部门与预算管理部门之间沟通少、不及时,整体预算编制过程慢、效率低,导致预算编制实效性降低。另一方面,实时监测与预算分析不足。HH卷烟厂的预算分析还是以月或者季度为单位,不能通过移动终端实施全天实时的检测并提供分析报告,以至于预算分析时效性不足。如是以季度为单位的分析报告,则会出现预算执行偏差与成本浪费的情况。同时基于预算分析,还需对预算申报与執行之间的关系做重点分析,并探究会计核算系统与预算管理系统之间的差异。基于预算执行的偏差,缺少信息的反馈,需及时纠正与优化资源配置。单一分析预算执行情况时要分析企业外部数据,将差异性原因精细到人或者零件,以此才能从根源上解决问题。
   二、“大智移云”背景下HH卷烟厂企业预算管理优化建议
   1.完善预算管理流程,借助“大智移云”实现信息共享
   一方面,预算目标规划的优化。从战略规划出发,借助企业大数据,探究竞争对手、政府政策及客户需求等多种信息,同时根据企业的实际情况与长远发展,由人工智能分析系统进行AI辅助决策,并由主管决策部门制定符合卷烟厂的战略方向,规划目标,细化成清晰明确的企业目标。以此在优良的战略导向上再规划企业预算目标。结合上一季度业绩规划与历史数据,制定人力、业绩、生产、经营与投资等多角度预算目标,整合各部门工作。基于此预算目标的制定就可通过AI流程自动化,以提升预算目标规划效率与降低成本为主实施数据分析,确保流程自动化,将此建立在预算管理系统平台中,以此制定更科学的目标,预算目标传达也更精准高效。另一方面,预算编制的优化。过去是由预算管理部门牵头执行,收集各部门的预算方案,重新整合,优化企业预算。在此先通过云平台实施各个部门的信息共享,提升信息传递速度。
   2.建立“大智移云”预算管理系统,提升实时监测与预算分析
   “大智移云”预算管理系统结构,如图2。第一,基础设施层。在云计算中借助HPCC、Hadoop、RAPID等多种数据处理技术,收集企业预算管理中产生的非结构与结构性数据并整理,建立基础设施层。另外,通过HDFS、DBMS等对这些基础资源进行整合与保存。通过基础设施层的建设为企业的预算管理提供充足的弹性计算,为HH卷烟厂中人工智能机器发展提供资源。第二,数据层。此层次基于上述基础设施层建设,通过DW、OLAP等大数据分析技术,对卷烟厂政策、烟卷市场发展与客户反馈等众多数据信息进行整合与处理监督,进而提炼出企业预算参考的数据,以此真正实现企业与财务信息的深度融合,可以保证企业的战略性发展。第三,平台层。以此为企业提供可自行发展运行并与预算管理有关的软件,即借助平台提供的储存服务、权限管理与多种数据的组件服务等,为企业平台提供多种技术支撑,同时借助软件运用的反馈,还可及时更新与修正软件,此形式符合HH卷烟厂个性化发展的目标需求,可实现企业自身需求的多元化组合,为预算管理提供更多功能。第四,软件应用层。此将企业预算与大智移云技术深度结合,在软件中制定预算编制、目标规划与预算分析、考核等功能。企业购买软件公司专门开发设计的管理软件,然后为上述基础设施层、数据层与平台层提供适合的数据与信息,通过技术支持预算管理软件,并通过PC端与移动端等体现云计算与大数据中心的功能,实现预算数据报告、实时预警等多种功能。
   3.增加“大智移云”预算管理人员
   “大智移云”预算管理可实现信息的云共享,将设备与员工结合对卷烟厂中工作人员产生影响。一方面,提升管理人员专业素质,由信息技术自动获取信息,虽然减少其工作量,但是对其知识与经验的积累更加重要,需要通过管理人员更加卓越的分析执行能力,为企业创造更多价值。基于人工智能还处于初级阶段,还不能取代管理人员工作。因此,未来管理人员要放眼更加长远,勇于创新,更快适应数字化变革,提升自身水平,进而创建数字变革的优势。另外,管理人员还要增强数字化时代信息的安全措施,重视数据资产的关键作用。另一方面,预算管理智能化无疑对财务人员冲击最大,人工成本减少,还可能出现财务人员被人工智能取代的情况。基于此要先转变财务人员的工作性质,从之前成本计量的会计核算记账变为以价值为计量单位的企业发展数据分析,实现财务职能向战略职能的转变。另外财务人员还需加强对互联网、人工智能与大数据等深入学习,不但要懂得财务,还要精通业务,成为适应“大智移云”环境下预算管理的合格工作者。
   三、结论
   综上所述,HH卷烟厂预算管理借助“大智移云”平台技术,可缩短预算管理工作周期、降低人工成本,还可提升数据的融合程度,实现战略规划的具体性与全面性。在高层次系统的构建下,预算管理工作流程被不断优化,实现了创新思维的变革与技术实践。
  
  参考文献:
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   作者简介:康博(1999.11- ),男,汉族,黑龙江省佳木斯市人,佳木斯大学,会计学专业,本科在读
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