建设工程档案归集管理工作探析

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  摘 要:建设工程档案(工程档案)是指在工程建设活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体文件材料。它是工程建设和竣工验收的凭证和必备条件,也是为投产后生产运行、管理、维修、改建和扩建提供科学依据。随着我国社会主义市场经济的蓬勃发展,城市化进程快速推进,大量的新建筑物随之不断涌现,城市面貌日新月异,城市建设档案的数量与日俱增。加强建设工程档案的归集管理工作责任重大,势在必行。
  关键词:建设工程;档案;归集管理
  为了进一步加强建设工程档案归集管理,2010年12月7日,山东省住房和城乡建设厅下发了《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》(鲁建发【2010】24号),明确了建设工程档案的归集范围、步骤和要求,要求全省城乡规划建设主管部门要严格贯彻执行“两书一证”制度,从严把号建设工程档案归集管理关口,进一步加强建设工程档案归集管理,从根本上解决档案流失问题,全面提高建设工程档案归集率。下面我就加强建设工程档案归集管理谈一些认识。
  一、充分认识加强建设工程档案归集管理的重要意义
  建设工程档案包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等贯彻建设全过程形成的各种文件和资料。它是对建设项目准备、规划、勘察、设计、施工过程以及所用材料、产品、设备、技术的真实记录,是建设成果的真实反映,是责任主题的真实记载,是规划建设档案的核心内容。做好建设工程档案归集管理工作,可以为实施城乡规划、组织过程建设、进行维修改造、调处社会纠纷提供重要依据,能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件,更好地服务于城乡规划建设和经济社会发展。
  二、建设工程档案管理现状和存在问题
  1、档案管理意识不强,对档案工作重视不够。有些工程施工单位认为建设项目主要是以建设工程实体为主,不重视工程资料的收集整理。认为建设档案资料是为了应付建设单位和建设管理部门的,对工程本身没有重大影响。导致工程建设档案领导不重视,管理制度不落实,档案人员变动频繁,工程资料无专人管理。当建设项目竣工验收时,才突击进行资料补收。由于平常不注意资料的积累和收集,出现工程竣工后补资料、造档案的问题,严重影响了城建档案真实性、原始性和准确性,将对工程后期的管理、改扩建留下不可估量的隐患。
  2、重视项目的进度和质量,轻视工程资料的归集管理。部分建设单位非常重视建设项目的进度和质量,制定详尽的管理要求和落实措施,但对工程档案的归集缺少必要的管理制度,没有相应的归档监督和制约措施,分散工程建设资料的集中管理,造成档案资料收集的不及时、不齐全和不系统,使建设工程档案不能真实准确反映工程全过程,给建设项目带来无法弥补的损失。
  3、工程资料保管人员不固定,大多是工程兼职人员,而且频繁变动。很多建设单位及施工单位的工地资料员都是兼职档案员,建设、施工单位的临时观念使工地档案管理人员队伍不稳定,职务调整频繁,责任心不强。
  工地资料员一人多职,承包多个工地的施工资料,包括安全资料、工程资料,还要对原材料进行报检报验。对工程资料的收集、整理和保管随意,工程资料混乱堆放。建设单位重视工程资料管理的,他们还能及时的整理交付甲方,对于重建设轻档案的建设单位,因没有相应的归档制约措施,对工程资料的归集没有具体要求,资料都积压在资料员手中,时间一长,工程资料由于属于管理而变成了废纸一堆,极大的影响了城建档案的真实准确的移交。
  三、多措并举,全面加强建设工程档案归集管理工作。
  (一)积极主动做好工程档案移交前的档案业务指导工作。
  1、创新工作机制,提高服务水平。我们根据城建档案管理法律法规和技术规范,结合我市的具体实际,将工程竣工验收后档案移交内容和整理著录规范制作成PPT格式的文件,在城建档案馆网站进行公开。通过城建档案业务培训会,向参会的工程项目有关单位讲解工程档案移交办理程序和注意事项。积极贯彻执行《建设工程归档规范》,确保归档文件质量符合要求。严格办理档案移交手续,及时出具档案移交证明并建立移交台账。
  2、建设项目核发《建设工程规划许可证》前,建设单位到城建档案馆签订《山东省建设工程档案移交责任书》,以书面形式将工程竣工后需要移交的工程资料内容和整理要求告知建设单位,并强调工程档案归集管理的重要性。要求施工企业采取相应的措施,加强工程资料人员的管理,提高档案人员的责任心,注意收集保管好工程资料,提高档案归档意识,确保工程资料的原始性、真实性和完整性。
  3、把档案业务指导贯穿建设项目全过程,对工程档案的收集和整理给予监督和指导,保证了城建档案移交质量。建设项目开工建设后,及时督导工程资料收集保管情况;项目竣工后,通过电话预约、上门服务和网上交流等形式,指导施工企业对列入移交的资料进行规范整理、精心保管,并提前介入规划竣工验收前的预验收工作,确保建设单位移交的工程档案切实反映工程项目的实际情况,实现工程档案应缴必交、内容真实、规范有效的目的。
  (二)实现多部门联动,从严把好建设工程档案归集管理的关口。严格贯彻执行“两书一证”制度,把“两书一证”纳入城乡规划建设管理程序中,我市规划、建设、财政、房管和不动产等部门协调沟通,实行城建档案归集管理联动机制,在规划审批、施工许可、竣工验收备案、不动产登记等环节层层把关,环环相扣,将归集管理的各项环节落实到位。市规划局核发《建设工程规划许可证》前,要查验建设单位与城建档案馆签订的《山东省建设工程档案移交责任书》,未签订《责任书》的,不予核发建设工程规划许可证;建设部门办理建设工程竣工验收备案手续,必须把《山东省建设工程预验收意见书》作为必备要件。为出具预验收意见书的,不准进行竣工验收,不予办理竣工验收备案手续;建设单位备案后将符合要求工程档案移交城建档案管理机构,城建档案管理机构签发《城建档案移交证明书》,房管部门受理房屋产权初始登记申请时,把《城建档案移交证明书》作为必备要件之一。
  规划、建设、房管、不动产登记和城建档案管理部门要切实履行职责,相互密切配合,在规划审批、施工许可、竣工备案、房屋产权初始登记等关键环节严格把关,把“两书一证”制度落到实处,不断提高建设工程档案归集率,从根本上解决档案流失问题,实现建设工程档案归集管理的双保险。
  (三)加强工程档案归集管理执法监督,纳入档案诚信评价管理体系。
  各级住房城乡规划建设部门在组织城乡规划、建筑市场、房地产市场等执法检查时,要把工程资料管理方面的内容纳入执法检查项目,并讓城建档案管理机构人员参与,依法督促检查工程资料管理环节存在的问题,并把建设、施工单位的工程档案资料管理工作情况,纳入工程建设领域项目信息公开和诚信体系建设工作,凡是不按规定收集、整理、报送(移交)工程档案的,将作为该单位不良行为记录计入诚信评价体系中,使其在以后的工程建设管理方面受到影响,以督促建设、施工等单位对工程档案归集管理的重视,积极主动的做好工程档案归集管理工作。
  总之,建设工程档案归集管理是丰富城建档案馆藏,保证城建档案质量,提供城建档案利用服务的基础性工作。是城乡规划建设管理部门、城建档案管理机构和建设施工单位齐抓共管的系统工程。只有落实好档案管理“两书一证”制度,重视工程资料的收集、保护和移交,工程档案的归集才能实现规范、准确和系统要求。实现城建档案珍藏历史、服务民生、奉献社会的庄严承诺。
  (作者单位:临沂市城建档案馆)
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