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【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计档案管理也出现了许多新的特点和新的问题。文中详细阐述了会计电算化环境下的会计档案的特点,会计档案的管理工作中出现的诸多问题,以及通过什么办法和措施才能解决好这些问题。
【关键词】档案;管理;电算化;会计
会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是制定政策、研究问题和开展经济活动的依据,是宝贵的信息资源,也是企事业单位的重要工作之一。特别是现就如何认识会计档案电算化管理工作,使其发挥更大更好的作用,谈谈个人看法。
一、会计电算化环境下的会计档案的特点
(一)会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的纸制会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据。所以会计电算化档案的保管不仅包括会计资料信息载体的纸张,而且更重要的是磁性介质或光盘。
(二)会计电算化档案的调用具有一定的依赖性。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。即会计电算化的调用需要一定的软硬件环境。
(三)会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏、难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
(四)会计电算化档案管理应更具科学性。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多。即会计电算化档案更需要科学地管理。
二、会计档案的管理工作中出现的问题
(一)很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。
(二)电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好的保存导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用,没有建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计档案管理制度不完善:由于电算化会计档案更易在不知觉的情况被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理办法制度,没有制定相应的会计电算档案管理人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
(四)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才:众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,由此导致的结果与损失也非同小可。
三、如何解决在电算化会计档案下出现的问题
(一)提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
(二)完善电算化会计档案管理各项制度
1、建立电算化会计档案的归档制度:会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿和报表。
2、建立电算化会计档案的保管制度:根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度;选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘离分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。
3、建立严格的借用手续制度:查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。
4、建立电算化档案定期备份制度:电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
(三)提高会计部门人员素质,完善人员配置结构
由于电算会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高,这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才,维护日常运作,开发更合理、高效的软件。
(四)提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立。
实行会计电算化之后,除了日常的事务外,我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作。做好了以上工作,我们有理由相信会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊,会计电算化事业也将会蒸蒸日上。
【关键词】档案;管理;电算化;会计
会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据,是制定政策、研究问题和开展经济活动的依据,是宝贵的信息资源,也是企事业单位的重要工作之一。特别是现就如何认识会计档案电算化管理工作,使其发挥更大更好的作用,谈谈个人看法。
一、会计电算化环境下的会计档案的特点
(一)会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的纸制会计档案,而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据。所以会计电算化档案的保管不仅包括会计资料信息载体的纸张,而且更重要的是磁性介质或光盘。
(二)会计电算化档案的调用具有一定的依赖性。传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。即会计电算化的调用需要一定的软硬件环境。
(三)会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。会计电算化档案具有易遭破坏、难留痕迹的特点,同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。
(四)会计电算化档案管理应更具科学性。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多。即会计电算化档案更需要科学地管理。
二、会计档案的管理工作中出现的问题
(一)很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性。
(二)电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好的保存导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用,没有建立专门的电算化会计档案保护制度;未选择质量优良的磁介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失。
(三)会计档案管理制度不完善:由于电算化会计档案更易在不知觉的情况被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理办法制度,没有制定相应的会计电算档案管理人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。
(四)缺乏必要的计算机维护、网络安全人才:众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,由此导致的结果与损失也非同小可。
三、如何解决在电算化会计档案下出现的问题
(一)提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库;配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
(二)完善电算化会计档案管理各项制度
1、建立电算化会计档案的归档制度:会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿和报表。
2、建立电算化会计档案的保管制度:根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度;选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘离分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。
3、建立严格的借用手续制度:查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准。
4、建立电算化档案定期备份制度:电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
(三)提高会计部门人员素质,完善人员配置结构
由于电算会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础;同时电算化软件维护及系统安全的要求较高,这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才,维护日常运作,开发更合理、高效的软件。
(四)提高思想重视程度。实现会计电算化的企业单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立。
实行会计电算化之后,除了日常的事务外,我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作。做好了以上工作,我们有理由相信会计电算化档案的管理工作也一定会更出色,我们的工作也将会有条不紊,会计电算化事业也将会蒸蒸日上。