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摘要：干部人事档案数字化让干部人事档案更好地发挥凭证、依据和参考作用，能让干部档案真正成为一种信息资源，从而提高整个干部档案信息的开发和利用，主动地发挥辅助决策分析的作用。
关键词：干部人事档案;数字化;建设;管理
习总书记在实施国家大数据战略进行第二次集体学习时强调：“大数据发展日新月异，我们应该善于获取数据、分析数据、运用数据，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合和开放共享，保障数据安全，加快建设数字中国。”所以说，在当今社会发展到现代化、智能化形势下，干部档案数字化是建设信息化、智慧化城市的大趋势。
一、干部人事档案数字化的重要意义
（一）有利于提高工作效率。原始档案查阅需要费大量时间查找相关内容，档案数字化后，干部档案管理信息系统为档案日常管理中基本信息登记、查询、借阅、接收转递、材料接收转出等提供明细记录清单;迅速检索到所需的档案信息材料，大大缩短了查找时间。
（二）有利于保护原始档案。实现干部档案数字化后，可以充分发挥数字化档案的共享性和复用性，减少原始档案损毁的可能性，有利于干部档案的长久保存。
（三）有利于转变档案工作服务方式，变被动服务为主动服务。档案的最终目的是使用，通过建立数字化干部档案库，为档案综合管理利用提供业务统计、花名册制作、库存统计等功能，干部档案真正成为一种信息资源，从而提高整个干部档案信息的开发和利用，主动地发挥辅助决策分析的作用。
二、周密规划，建设干部人事数字档案
（一）精心筹备，夯实基础。为建设好干部人事数字档案，可以召开专题工作会议，精心安排周密规划，成立了工作领导小组。引进专业的人事档案数字化开发建设团队，明确数字化标准、细化业务流程。确保开发建设过程精准高效，高质高效完成干部档案数字化建设工作。
（二）严控进度，强力推进。为确保高质量、高标准、高效率推进档案数字化工作，实行三方面的严格管理：一是严格执行保密纪律，及时与参与建设工作的开发人员和工作人员签订保密协议，保证档案信息安全;二是严格管理开发过程，对档案分类整理、著目扫描、高清OCR识别、数字化信息入库等环节落实专人具体负责，做到“谁管理谁负责，谁出错谁担责”，严格保证档案数字化质量;三是严格控制工作标准，坚决杜绝标准降低，程序简化。
（三）适时检查、及时调整。保障进度，每周汇总工作进度，召开工作会议，确保工作按期高效推进;关注问题，发现存在问题的，及时联系相关单位或个人，核实、完善、补充材料，确保档案材料真实、完整、有效;注重交流，加强与行业内档案数字化建设的先进单位的交流学习，积极借鉴先进经验;严控质量，对交付验收的电子档案与纸质档案安排专业人员复核验收，对发现的问题及时落实整改，确保干部人事档案数字化成果高标准、高质量。
三、强化四项措施，确保数字档案建设成效
（一）强化硬件建设。加强规范档案库房建设，采购统一规范管理的回转柜放置干部人事档案，配备数据服务器、电脑、扫描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、灭火器、除湿机、空气净化器等设备。严格控制档案室的温度湿度，保证档案储存环境，单独设置档案人员办公室、档案查阅室和微机整理室，按要求实现功能区域分开，并且按要求完善安全措施，不使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备，数字化场所和档案库房全方位安装视频监控设别，全天候24小时不间断监控，监控历史数据离线保存1年以上。
（二）整理完善档案。严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的相关要求，对在干部人事档案专项审核和任前审核工作中发现缺失的档案材料及时补充完善，保证档案规范、不缺漏。严格按照标准审核鉴别档案材料，确保干部信息真实准确、完整规范，保证档案原始、不失真。整理后的档案分类准确、编排有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。
（三）实时监督护航。在干部人事档案数字化建设过程中，要充分认识到数字化档案的特点和其与传统纸质档案的区别，制定有针对性和操作性的管理制度，按照技术规范标准要求，由档案管理人员对档案数字化散件归档、查缺整理、人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储七大环节进行实时监督检查，发现材料错装、编排错位、录入信息不准确、图像扫描效果不符合要求等问题及时予以纠正。对于没有按照要求流程操作，对后期档案使用造成一定影响的情况汇报部主管领导，并通报合作公司责令整改。
（四）严格验收把关。梳理制定 “责任清单”，细化明确参与干部档案数字化建设工作人员的具体职责和倒查追责流程、措施，保证档案安全、不泄密;坚持推行 “流程随签”制度，确保工作衔接有序、档案运行安全。项目交付验收时，详细核对人员基本信息是否准确，目录录入是否规范、是否与档案对应，原始图像是否与纸质档案在信息、数量、排序、目录等方面与纸质档案一致，高清图像是否与原始图像尺寸一致，并逐項填写验收单，采用离线硬盘备份的方式完成数据信息存储保管。
四、抓好三个“关键”，管好干部人事数字档案
（一）抓好“质量”。夯实干部人事档案数字化建设基础，严控档案质量。将干部人事档案数字化建设同前期开展的干部人事档案专项审核工作有机结合起来，确保干部信息真实准确、完整规范。
（二）突出“利用”。档案的生命力在于利用。干部人事档案建设的最终目的是更好地服务于广大干部人才、服务于党的建设新的伟大工程、服务于新时代中国特色社会主义伟大事业。要建立完善干部人事档案数字化建设成果运用机制，探索更加科学规范、高效便捷的查档用档制度，充分发挥干部人事档案在高素质专业化干部人才队伍建设中的服务功能。
（三）守住“安全”。筑牢干部人事档案信息的“安全网”和“防火墙”，强化干部人事档案数字化建设管理。相较于传统纸质档案的不可分离性，数字档案更易于被篡改、复制和迁移，实体承载性质，数字档案更依赖存储设备，更易消失、更易出错，面临信息泄密和破坏的安全风险。通过在工作人员办公区域安装24小时不间断监控设备、与工作人员签订保密协议、档案出入库详细核查登记、人员离场工作电脑格式化、工作人员脱密期管理等措施，杜绝信息泄露等情况的发生。同时，充分利用“干部人事档案信息管理系统”的日志记录、安全事件审计功能，对数字化操作进行技术监控，确保档案和数据的安全。
参考文献
[1]习近平.实施国家大数据战略加快建设数字中国.新华网，2017-12-09.
[2]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.新华网，2018-11-28.
关键词：干部人事档案;数字化;建设;管理
习总书记在实施国家大数据战略进行第二次集体学习时强调：“大数据发展日新月异，我们应该善于获取数据、分析数据、运用数据，加快完善数字基础设施，推进数据资源整合和开放共享，保障数据安全，加快建设数字中国。”所以说，在当今社会发展到现代化、智能化形势下，干部档案数字化是建设信息化、智慧化城市的大趋势。
一、干部人事档案数字化的重要意义
（一）有利于提高工作效率。原始档案查阅需要费大量时间查找相关内容，档案数字化后，干部档案管理信息系统为档案日常管理中基本信息登记、查询、借阅、接收转递、材料接收转出等提供明细记录清单;迅速检索到所需的档案信息材料，大大缩短了查找时间。
（二）有利于保护原始档案。实现干部档案数字化后，可以充分发挥数字化档案的共享性和复用性，减少原始档案损毁的可能性，有利于干部档案的长久保存。
（三）有利于转变档案工作服务方式，变被动服务为主动服务。档案的最终目的是使用，通过建立数字化干部档案库，为档案综合管理利用提供业务统计、花名册制作、库存统计等功能，干部档案真正成为一种信息资源，从而提高整个干部档案信息的开发和利用，主动地发挥辅助决策分析的作用。
二、周密规划，建设干部人事数字档案
（一）精心筹备，夯实基础。为建设好干部人事数字档案，可以召开专题工作会议，精心安排周密规划，成立了工作领导小组。引进专业的人事档案数字化开发建设团队，明确数字化标准、细化业务流程。确保开发建设过程精准高效，高质高效完成干部档案数字化建设工作。
（二）严控进度，强力推进。为确保高质量、高标准、高效率推进档案数字化工作，实行三方面的严格管理：一是严格执行保密纪律，及时与参与建设工作的开发人员和工作人员签订保密协议，保证档案信息安全;二是严格管理开发过程，对档案分类整理、著目扫描、高清OCR识别、数字化信息入库等环节落实专人具体负责，做到“谁管理谁负责，谁出错谁担责”，严格保证档案数字化质量;三是严格控制工作标准，坚决杜绝标准降低，程序简化。
（三）适时检查、及时调整。保障进度，每周汇总工作进度，召开工作会议，确保工作按期高效推进;关注问题，发现存在问题的，及时联系相关单位或个人，核实、完善、补充材料，确保档案材料真实、完整、有效;注重交流，加强与行业内档案数字化建设的先进单位的交流学习，积极借鉴先进经验;严控质量，对交付验收的电子档案与纸质档案安排专业人员复核验收，对发现的问题及时落实整改，确保干部人事档案数字化成果高标准、高质量。
三、强化四项措施，确保数字档案建设成效
（一）强化硬件建设。加强规范档案库房建设，采购统一规范管理的回转柜放置干部人事档案，配备数据服务器、电脑、扫描仪、打印机、复印机、切纸机、打孔机、灭火器、除湿机、空气净化器等设备。严格控制档案室的温度湿度，保证档案储存环境，单独设置档案人员办公室、档案查阅室和微机整理室，按要求实现功能区域分开，并且按要求完善安全措施，不使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备，数字化场所和档案库房全方位安装视频监控设别，全天候24小时不间断监控，监控历史数据离线保存1年以上。
（二）整理完善档案。严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的相关要求，对在干部人事档案专项审核和任前审核工作中发现缺失的档案材料及时补充完善，保证档案规范、不缺漏。严格按照标准审核鉴别档案材料，确保干部信息真实准确、完整规范，保证档案原始、不失真。整理后的档案分类准确、编排有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。
（三）实时监督护航。在干部人事档案数字化建设过程中，要充分认识到数字化档案的特点和其与传统纸质档案的区别，制定有针对性和操作性的管理制度，按照技术规范标准要求，由档案管理人员对档案数字化散件归档、查缺整理、人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储七大环节进行实时监督检查，发现材料错装、编排错位、录入信息不准确、图像扫描效果不符合要求等问题及时予以纠正。对于没有按照要求流程操作，对后期档案使用造成一定影响的情况汇报部主管领导，并通报合作公司责令整改。
（四）严格验收把关。梳理制定 “责任清单”，细化明确参与干部档案数字化建设工作人员的具体职责和倒查追责流程、措施，保证档案安全、不泄密;坚持推行 “流程随签”制度，确保工作衔接有序、档案运行安全。项目交付验收时，详细核对人员基本信息是否准确，目录录入是否规范、是否与档案对应，原始图像是否与纸质档案在信息、数量、排序、目录等方面与纸质档案一致，高清图像是否与原始图像尺寸一致，并逐項填写验收单，采用离线硬盘备份的方式完成数据信息存储保管。
四、抓好三个“关键”，管好干部人事数字档案
（一）抓好“质量”。夯实干部人事档案数字化建设基础，严控档案质量。将干部人事档案数字化建设同前期开展的干部人事档案专项审核工作有机结合起来，确保干部信息真实准确、完整规范。
（二）突出“利用”。档案的生命力在于利用。干部人事档案建设的最终目的是更好地服务于广大干部人才、服务于党的建设新的伟大工程、服务于新时代中国特色社会主义伟大事业。要建立完善干部人事档案数字化建设成果运用机制，探索更加科学规范、高效便捷的查档用档制度，充分发挥干部人事档案在高素质专业化干部人才队伍建设中的服务功能。
（三）守住“安全”。筑牢干部人事档案信息的“安全网”和“防火墙”，强化干部人事档案数字化建设管理。相较于传统纸质档案的不可分离性，数字档案更易于被篡改、复制和迁移，实体承载性质，数字档案更依赖存储设备，更易消失、更易出错，面临信息泄密和破坏的安全风险。通过在工作人员办公区域安装24小时不间断监控设备、与工作人员签订保密协议、档案出入库详细核查登记、人员离场工作电脑格式化、工作人员脱密期管理等措施，杜绝信息泄露等情况的发生。同时，充分利用“干部人事档案信息管理系统”的日志记录、安全事件审计功能，对数字化操作进行技术监控，确保档案和数据的安全。
参考文献
[1]习近平.实施国家大数据战略加快建设数字中国.新华网，2017-12-09.
[2]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.新华网，2018-11-28.