浅谈信息化下会计流程的优化

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  【摘 要】 在信息化,时代发生了改变。在企业的经营环境下,会计信息的使用者体提出具体需求,本文从企业以企业流程再造的理念,作为指导,在会计信息化的时机下,探讨了对现有的会计业务流程,进行重新设计,使会计业务新流程,能更好地提供决策,以及有用的会计信息。
  【关键词】 会计;流程;再造;课程建设;信息化
  在网络时代下,信息技术广泛、入地在企业中,以应用。改变了商业模式和管理思维,社会经济发展到了信息化时代。对于时代的CFO,该在掌握先进的IT理论,深刻理解IT环境,掌握流程再造的方法和工具,思考优化或者重组会计流程,制定财务业务,体化的略,制定控制策略,从而保障信息真实、正确和有效。
  一、财务会计
  1.1定位
  流程的定义,其有两个重要特征:
  第一、面向顾客,即组织内部和组织外部的顾客。
  第二、跨越职能部门、分支机构或子单位的既有界限。
  1.2实际流程
  通常可以分为三大类:业务流程、财务会计流程和管理流程。
  在经营过程中,具体是这样的:
  在形成一系列业务流程,产生了大量的业务信息后;财务会计流程获取这些信息,经过加工后,将信息提供给管理流程;而管理流程利用会计流程提供的信息,进行管理活动,对经营过程进行计划、控制和评价。所以,财务会计流程的设计思想、数据采集效率、加工的正确性和有效性,影响了企业管理活动的质量和效率[1]。
  二、传统的财务会计流程特点
  2.1传统财务会计流程的理论基础落后。
  传统财务会计流程,建立在劳动分工论下,一种顺序化业务流程,严格按照“填制凭证-登记账簿-编制报表”的顺序、按照从金塔底端-层层向上的顺序进行。
  2.2传统财务会计流程无法准确、全面地反映企业的经营状况。
  传统财务会计系统只反映该经营活动的一小部分信息,作为会计信息进行反映,不能准确、全面地反映企业的经营状况,降低了财务会计信息的一致性、相关性和有用性。
  2.3传统财务会计流程不支持实时控制。
  对于传统财务会计核算流程,所反映的资金流信息,往往滞后于物流信息,财务与业务相分离。通常在业务发生后,而不是实时采集,而信息的加工,将滞后采集的数据进行排序、过账、汇总和对账,财务报告经过若干后台加工,才能提交到使用者手中而非直接可用。
  三、企业流程再造
  3.1流程再造
  在企业管理,从传统管理到信息化管理,在变革中,不可或缺的环节。其主要包括以下三个环节:
  第一,流程分析与诊断。
  流程分析与诊断是对企业现有流程进行描述,分析其中存在的问题,并进而做出诊断。在进行流程重组之前,需要对原有的工作方式进行分析和诊断,以确定重组的范围、深度和方式。
  第二,流程的再设计。
  流程再设计不是照搬手工流程,而是应该将信息技术、先进的企业管理思想和管理方式融入流程设计,尽可能体现信息集成,支持实时控制和快速响应。在流程分析与诊断的基础上,需要重新设计或改进现有的流程,使其趋于合理化。
  第三,流程重组的实施。
  流程重组的成功实施会带来业绩的巨大进步,但若实施不当,也会给企业带来极大危害。对于这一阶段,将重新设计的流程真正落实到企业的经营管理中去。
  这是一项艰巨而复杂的过程,涉及组织的调整、人员权力和地位的改变、集成信息系统的建立等方方面面[2]。
  四、财务会计课程立体化教材的建设
  1、主教材
  在国内,教材的结构、内容基本上,大同小异,对形式重视不够,语言表述亲和力不够,实质上是缺乏服务理念。所以,我们应该借鉴美国教材,取长补短,财务会计主教材作为基础性工具,应包含所传授的知识各知识点之间的相关联系,即科学性、先进性和系统性于一体,成为教学平台的支柱。
  2、整体结构
  其设计为本章学习目标、案例引入、主体内容、结束语,章末小结,关键词索引,复习与思考等几大板块。对于主体内容的重难点部分,应标有提示,
  所以,财务会计教材,应提供内容丰富、形式多样的配套教学辅助资源,为教师与学生,提供全方位的服务。
  3、配套教学资源
  3.1教学指导书与教学参考书
  教学参考书能够起到讲解相关知识背景和发展演变过程,并进行一定知识拓展,可以是其他教材、期刊、报刊、网站,引发学生的学习兴趣,开阔视野。
  教学指导书的功能是提炼教学的核心内容,突出核心知识,清晰构建知识结构框架,引导学生有目的的、有针对性地学习,有利于学生理清思路,成为教学平台的导向标。
  3.2电子教案
  由于电子教案最大程度地体现了各个教师对课程内容的理解,具有鲜明的个性特征,故需要开多个展示窗口,通过这些窗口,教师间可以进行交流切磋,感兴趣的学生能开阔眼界。
  电子教案是为直接服务于课堂教学的课件,也可供学生课前预习和课后复习,其表现形式主要是用PowerPoint制作的幻灯片,其优点是开放性好,便于教师在每一轮的教学中不断更新完善。
  3.3教学录像
  发挥课程组教师集体的力量,将财务会计的重点章节,录制成教学录像,可以起到观摩教学和反复学习的作用。
  3.4习题库和案例库
  对于配套习题库,是教材的补充和延伸,同时,习题类型要多样化,包括单选题、多选题、判断题、计算分析题、简答题、业务计算题、案例分析题等,这有利于减轻学生对单调题型的厌倦感。
  而案例教学法,按章节设置,每章根据内容都有具体的案例解读,并结合典型行业业务设计综合案例,使学生对企业会计核算全程有个整体思路。   3.5试题库
  通过试题库后续建设,能对教师的教学和学生的学习予以动态质量评价,使之成为教学平台的质量检验器。对于考试,可以度量和反映学生掌握知识的程度,应不断完善客观的、符合教学大纲要求的试题库,确立不同层次的考试梯度和科学的评价体系。
  五、教学服务
  教材网站建立,综合全部教材的相关信息。对于网站主要分为两类内容:
  第一类是、概要地介绍资料,如目录、作者简介、教材特色及教材样章等,用于帮助新读者选择教材。
  另一类是、采用教材的读者提供的网上资源服务。
  通过在线学习中心、在线作业、网络考试、网络答疑、课程论坛等几大模块。
  第一方面、“在线学习中心”,可为教师和学生共同开放服务,是纸质辅助资源的电子版本,教材中案例库、习题库、电子教案这些资源通过网上下载的方式提供给教师和学生。
  第二方面、网络答疑是由学生提出问题,教师给予答复,进行因材施教,是课堂答疑时间的延续。课程论坛可以设计专题拓展内容,由教师向学生发贴,学生展开讨论。
  六、会计流程优化
  第一、加强数据标准建设,建立、应用会计数据和信息的完整统一的标准。
  根据会计核算软件数据接口标准设置凭证、账簿和报表的数据结构,按照会计核算软件基本功能模块正确地进行数据输入、处理和信息的输出,逐步实现了会计记录的电子化、无纸化和标准化。新的财务会计流程应能将原始数据加工成标准编码的源数据,实现数据资源共享。
  第二、数据的重复处理。
  在优化了的财务会计流程下,当经济业务发生时,业务部门将经过确认的单据保存在业务单据数据库中,通过财务会计一体化IT模型将业务信息自动转化为记账凭证,并保存在记账凭证数据文件中;但企业需要生成相应报表时,通过报表生成系统从共享数据库文件中实时获取数据,自动生成报表。
  第三,打破顺序化业务流程,实施“事件驱动”。
  在事件驱动的方式下,可以把信息使用者所需要的信息按使用动机不同划分为若干种事件,为每一种事件设计相应的“过程程序”模型,当决策者需要某种信息时,根据不同事件驱动相应“过程”处理程序,从而得到相应的信息。
  第四,应用动态会计平台IT模型,实现财务业务一体化策略。
  动态会计平台IT模型的基本要素包括事件接受器、凭证模板、生成器和实时凭证。在构建财务一体化流程,需要借助动态会计平台IT模型,自动将业务单据转化为记账凭证,保证财务和业务信息的一致性和可靠性。
  第五,将控制机制嵌入到企业经营过程中,实施实时控制策略。
  第一方面,将支持会计控制的各项控制准则和标准嵌入数据库(系统)。
  在初始设置时,财会人员将支持会计控制的各项准则和标准嵌入数据库,当经济业务发生时,事件接受器接受事件信息,控制器根据数据库中的控制标准和控制准则,自动对经营活动的合法性和合格性进行判断,从而支持实时控制。
  第二方面,将财会人员嵌入经营活动过程,使其发挥实时控制作用。
  当经济业务发生时,财会人员利用管理软件提供的信息判断经济业务是否合法、合规,并对经济过程进行实时控制,以抵御经营风险。
  总而言之,在信息化,时代发生了改变。在企业的经营环境下,会计信息的使用者体提出具体需求,本文从企业以企业流程再造的理念,作为指导,在会计信息化的时机下,探讨了对现有的会计业务流程,进行重新设计,使会计业务新流程,能更好地提供决策,以及有用的会计信息。
  参考文献:
  [1]张瑞军.e时代财务管理(第三版)[M].中国人民大学出版社,2009.
  [2]庄明来.我国财务会计信息化理论研究的回顾与思考[J].会计之友,2009(9).
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