浅谈如何做好新形势下办公室工作

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  摘 要:办公室管理工作是企业发展的基础,本文阐述了办公室工作的重要性及如何正确发挥办公室各项职能,助力企业发展。
  关键词:办公室管理 重要性 职能 发挥
  办公室是一个综合管理部门,是沟通上下、协调左右、联结内外,保证各项管理工作正常运转的枢纽,同时也是机关的参谋中心、指挥中心、信息中心和服务中心。新的时期给办公室工作带来了新的考验,也提出了更高要求。如何做好新形势下办公室工作,不断提高办公室工作水平,充分发挥好参谋助手、综合协调、承办督查、服务保障四大职能作用,就成了办公室工作必须认真思考和不断总结的中心内容。对此,笔者认为要做好办公室管理工作就要从以下几个方面入手。
  一、正确认识办公室工作及其重要性,提升认识高度。
  办公室是一个承上启下、协调左右的综合办事机构,是上情下达、下情上报的枢纽,它代表着机关的形象,具有举足轻重的地位。具体体现在其部门的地位和职能上。
  (一)地位及重要性
  办公室作为领导的直接服务机构,承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议,对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查,以及协助领导处理日常事务的任务,处于参谋和助手的地位;同时,由于它在本机关各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用,因此,它又处于中心枢纽的地位;另外,办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务,需要沟通上下左右,联系四面八方,所以说,它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位,充分说明了其工作的重要性。
  (二)职能及重要性
  办公室的职能主要体现在参谋助手、综合协调、承办督查、服务保障四个方面。
  参谋助手的职能大多是围绕领导决策进行的。主要表现在:第一,在决策形成过程中,在帮助领导全面了解基层情况、确定工作方向和重点、范围及程度上发挥参谋作用。第二,在决策实施过程中,在帮助领导及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制上发挥参谋作用。第三,在决策实施过程结束后,在帮助领导正确总结经验、进行新的决策活动上发挥参谋作用。
  综合协调职能是办公室职能之一,也是办公室开展工作的重要手段和方法。办公室要着眼全局,统筹兼顾,抓好纵向协调、横向协调和内部协调。所谓纵向协调,即指致力于上下级之间关系流融洽,上令下行,下情上晓,上下紧密配合、步调一致的协调工作。所谓横向协调,即指致力于任务分派、任务督办及融洽和谐各科室的协调工作。切实做到三个确保:即确保各科室互通情况、共同协作;确保各部门之间密切配合,形成合力;确保干部之间的关系,促进团结与合作,充分调动好各个方面的积极性,为各项工作的正常运转提供保障。
  承办督查职能主要体现在:一是上级领导部门交付的事项,如工作调研、信息反馈、工作总结等,需要认真对待,按期完成。二是对于领导班子的决策,办公室人员要不折不扣地去落实。三是对于企业内各科室或职工需办理有关事项或对企业的意见建议,按程序应先和办公室取得联系,这就需要办公室根据实际情况去处理。如有的科室或部门因为各种工作任务比较多,会出现顾此失彼或对某些工作抓得不够紧的现象,这就要求办公室要注意加强督促检查,督促、提醒各科室或有关部门及时完成各项工作任务,发现问题及时向领导汇报。特别是要抓好中心工作、重要部署、重要会议、重要文件和领导批示件的督促检查,推动各项工作的正常开展。
  服务保障职能是办公室工作的又一项重要职能。主要体现在三个服务上,即:一是为领导服务,就是要围绕中心工作和重点工作,主动站在领导的角度多思考问题,早作准备,拿出详细的落实方案和举措供领导参考,把工作做在前头。有重要的信息要及时向领导汇报,有紧急的文件要提醒领导批阅,有重要的事情要提醒领导办理,及时为领导提供有效的服务。二是为机关服务,就是要主动与各科室加强联系,互通情况,密切干部之间的关系,认真搞好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作,为机关正常运转提供可靠的保障。三是为基层服务。对基层上报的材料要根据不同的情况及时转交有关领导或组织有关科室办理;对基层请示或反映的有关问题要耐心倾听,给予答复或解释,能够解决的要马上办理,避免“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象发生。
  二、充分发挥办公室整体职能,当好企业“管家”。
  发挥好办公室的整体职能,是做好办公室工作的立足点和落脚点,也是办公室工作的难点。
  (一)要提高办公室人员的整体素质,培养良好的工作作风。
  1、要增强服务意识,敢于面对矛盾和问题。在繁杂的事务中保持头脑清醒,对工作认真负责,甘于吃苦,乐于奉献,讲究原则性、规范性。要保持严谨细致、一丝不苟的作风,严格用各种纪律和规章制度要求自己。无论是大事、小事,都要时刻坚持认真细致的原则,做到不漏办、不误办、不错办。
  2、要努力提高能力,主动适应办公室工作的新要求。办公室工作面广,综合性强,管理人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋、助手。要始终保持良好的工作心态,在被动服务中寻找主动,探索做好行政事务工作的新路子,要注重对新知识、新问题的学习研究,在规范服务、搞好事务上要主动去想、主动去做。
  3、强化整体意识,形成团结协作的工作合力。办公室工作虽然各有分工,各有职责,工作中有些是能依靠个人力量完成的,但更多的要依靠群体的力量合作完成。因此,要保证办公室的整体合力,必须建立起同事间良好的工作关系,最大限度地发挥潜在能力。办公室工作“事无巨细皆大事”、工作分工不分家,要取别人之长补自己之短,多与其他同事沟通,在完成自己本职工作的同时,做好与其他同志的协调衔接,集思广益,共同进步,提高工作质量和效率。
  (二)要善于处理工作中出现的各种关系。
  1、政务和事务的关系。政务和事务是办公室工作的两个轮子,政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、政务文电处理、政务督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作,主要是行政后勤工作,诸如接待应酬、吃住行、安全卫生等。事务工作是搞好政务工作的先决条件,不能把政务看成是大事,把事务看成是小事或可有可无的事。更不能把政务看成是高层次的,把事务看成是低层次的。办公室的工作事无巨细,不能有半点疏忽和懈怠。
  2、主动和被动的关系。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作,不要消极等待,要主动着手,提前准备、对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱。同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务。
  3、过与不及的关系。为领导出主意、当参谋,一定要把握“度”,掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,不能缺位,也不能越位。要想领导之所想,急领导之所急,要为领导决策提供尽可能多的背景资料,但不能越俎代庖。要积极谏言,但不能瞎掺和。
  (三)要适应形势需要,更新观念,推行办公室管理工作的精细化和科学化,提升办公室整体工作水平和效率。
  1、进行工作任务的细化和量化。将一项工作或任务,按照一定的逻辑性,细分成若干部分,从而有利于领导者对工作进行整体考虑,又能掌握每个局部与细节。特别是可以通过细化,分解工作任务,从而有利于建立和改进工作流程,继而实现各个环节的时间控制,提高工作管理水平。量化,就是要对工作的各个环节,进行工作量测量,从而改任务安排为工作的量化安排,用细化与量化的工作方式来真正实现办公室管理的精细化。
  2、强化办公室管理的制度化、程序化和自动化。办公室工作要有严格规范的工作制度、办事程序,这是做好办公室工作的基础和保证 。“没有规矩,不成方圆”,办公室工作必须要明确每个岗位的工作职责、办事程序、工作目标和工作要求。使办公室工作纳入制度化、规范化和科学化的管理轨道,以提高办公室整体工作效率。
  三、结束语
  办公室作为企业工作的中枢,责任重大,任务艰巨,我们只有清晰地认识办公室的重要地位和职能作用,主动适应形势变化,抓好工作重点,协调好各环节工作,才能不断提升服务质量,有效发挥办公室管理职能,更好地推动全局工作的顺利开展。
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