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摘 要：本文根据作者所处企业在档案管理过程中存在的问题，提出了问题存在的原因，进而阐述了解决其采取的措施。以及对如何做好现代企业档案的信息管理及保密工作和它的重要性做了重要的论述。
关键词：现代企业档案管理；问题；原因；对策；信息保密手段
一、做好档案的收集与交接工作
（一）企业文件材料收集难的原因和不利因素以及如何做好档案收集
1、文件材料收集难，是令每位档案管理者都头疼的事情，也是当前企业较为普遍存在的问题。就我公司的情况而言，其原因大概有以下几方面：
（1）企业没有建立建全考核制度，不能引起企业各部门的重视，企业文件材料分散严重。
（2）一般企业的档案员都是身兼多职，很难抽出空来专门关注档案的收集工作，再加上上级领导对档案收集工作的不重视，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情，久而久之，越来越多的企业文件材料保存在单位和部门人的手中，收集工作越收越难。随着人员的变动和部门的分组调整，甚至存在企业材料丢失的风险。还有部分人将重要文件材料锁在自己办公室资料柜中，信息资料不共享，部门之间的相互防范，上下级之间各留一手，上行下效，相互影响。文件材料得不到及时收集，长此以往必定会损伤企业长远的发展。
（3）企业的档案馆对下属档案部门关注少，缺少对这方面的宣传。
2、为了做好企业档案的收集工作，我有几点建议：
（1）将文件材料收集工作纳入企业考核目标并与奖惩挂钩，促使文件材料收集工作得到正常开展。
（2）通过制定文件材料收集的规定与奖罚措施，同时建立企业文件材料收集工作行政监督机制，对企业各部提出明确要求，分级负责，层层督导，加大企业文件材料收集工作监督力度。
对重大文件材料丢失事件或由此造成企业合法权益严重损失等采取问责制度。
（3）企业档案馆要定期检查与监督下属档案室的对企业文件材料的收集情况，对检查情况进行网上公布，并要求制定相应整改措施，同时做好宣传工作。
（二）档案交接工作的重要性
档案交接手续不正式、不严密，甚至无交接手续，将会对以后档案工作的开展造成不利影响，致使新任档案人员在相当长的时间内不能掌握本单位档案工作的基本情况，如不清楚档案各种工作制度，不清楚各门类档案的数量以及分类情况，不了解库藏情况及分布，不能确切地掌握前任档案员有多少没有完成的工作及档案借阅归还的情况，档案工作长期不能纳入正轨，所以做好档案交接工作很重要。
二、做好档案服务工作的重要性以及现代企业档案工作服务存在的问题及其解决方法
（一）做好档案服务工作的重要性
档案工作虽然不能直接创造经济效益，但它却在企业中发挥着不可磨灭的作用，它就像个幕后英雄，默默地推动着企业的发展。档案不能用简单的数据、指标来衡量，它发挥的作用是渗透在整个经济社会活动当中，企业档案工作服务机制不完善，提供的档案信息服务质量不高，都会抑制企业的发展。当前许多企业，没有形成以服务为中心的组织体系，提供档案信息服务的能力低，针对性不强，对企业生产、经营、销售没有切实起到积极的作用，难以成为企业决策的依据，也因此没能创造出良好的档案工作服务环境，很大程度上没有发挥出档案的作用，因此准确地提供档案信息，对做好档案服务工作极为重要。
（二）现代企业档案工作服务存在的问题
1、档案队伍业务能力参差不齐，缺乏专业队伍指导
从事档案工作要有较强的理论知识水平及分析研究能力，但是在大多数企业中从事档案工作的人员普遍专业素质偏低，没有经长时间专业的培训，很多都是兼职或是中间转行，因此缺乏经验及专业知识，另外没有前人很好的带动和传授经验，也是刚接触档案的人不能很快地进入到档案工作中的一大原因，不仅延缓了工作效率，对企业的发展也是不利的。
2、档案工作跟不上企业的发展，领导不重视档案工作，员工档案意识不强。
随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，为了使企业更高更快的发展，企业往往只注重直观的经济效益，忽略了档案在企业发展中的作用，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，从而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随部门的分组重建与人员频繁的变动，出现大量的文件资料、技术资料流失的现象，想利用的东西找不到，并且无账可查。
3、企业档案的编研工作比较薄弱
档案工作在企业所处的地位以及重视程度，从某个方面看，是靠档案的服务价值来确立的。但不少企业的档案工作仅仅是停留在收与管的层面，一方面由于档案人员的素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，专业性的欠缺，企业的档案信息资源开发服务也只是停留在利用效果实例汇编、大事记、组织沿革、文件汇编、会议简介等基础性材料的编写方面，对企业档案信息内容的深入研究还很欠缺，造成档案的编研工作难以做好，开发的成果缺少实用价值，档案也就没有办法得到很好的利用与宣传，这也是导致档案工作在企业没有地位，不被企业领导重视的最主要的原因。
4、电子档案的产生打破了传统单一的纸质档案管理的局面，共存期的管理给档案工作者带来新的挑战及难点。
现在不少的企业，电子文件已越来越多，在管理中出现了参差不齐甚至混乱的情况。很多档案工作者对于新时期档案出现的“两套制管理”有争议，如何管，怎么管，之前的档案如何处理等等，都有这样那样的担忧与疑虑，再加上现在没有专业人才专业知识的引导与开发，给档案工作者及企业带来不小的麻烦与问题。由于电子文件形成的途径有很多，各企业之间对二者的处理方法也不尽相同，甚至不了解电子文件从何而来。电子文件的主要来源主要有：一是人们在办公、管理活动和日常交流过程中产生大量电子文件，多以文本、图像、声音等形式存在，例如，OA系统产生的文件、E-mail信件等；二是人们在生产或科研活动中形成的技术性电子文件，多以像素图、矢量图、数据库文件形式存在，例如，CAD文件；三是由传统的模拟信息以采集、转换后形成的电子文件，例如，通过扫描仪扫描。在电子文件的管理过程中，很多企业没有将CAD电子文件作为档案文件来保管，电子文件仅是被动地记录在硬盘上，任其自生自灭，不能很好地发挥它的作用。随着网络的迅猛发展，在利用方面档案的信息化数字化带来的方便将越来越明显，同时也将给档案者带来新的挑战及难点。
（三）解决问题的方法
1、提高档案人员业务素质，加强培训学习及继续教育
根据档案工作的性质，企业要确定专人管理档案工作，不断提高认识水平，强化继续教育。针对管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，做到奖罚分明，加强企业档案管理工作。要认识到档案事业的发展、服务质量的提高就是在于档案人员整体素质的不断提高。要建立良性的运行机制，建立和建全继续教育的管理制度，档案人员要主动参加定期的继续教育及培训，更新知识，不断提高业务能力及水平，适应新时期档案事业的发展。同时还要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查、考核及监督，不断提高档案管理工作水平。
2、搞好档案工作，领导重视是关键
企业只注重直观的经济效益，忽略了档案在企业发展中的作用，其根本原因以为，即档案部门没有为企业创造价值。因此档案部门必须从自身出发，适应知识经济时代的要求，积极提高服务质量，不断提高档案部门的竞争力。任何一项工作，只有得到领导的重视，才能保证其顺利发展。对于档案管理人员来讲，应该发挥自已的主观能动性，以自已的实际行动去影响，争取领导的重视。企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。如何能让领导重视自已的工作，首先自已要有一个积极的工作态度，工作热情，爱岗敬业，使领导对自已的工作满意，让大家对自已的服务满意。多多宣传，要经常向领导汇报档案工作的情况，讲一些搞好档案工作给企业带来的好处，使领导不断增强档案意识，从而重视档案事业的发展。
3、积极搞好开发利用，为企业各项工作服务
目前，企业档案信息资源开发工作的成果主要表现在编研成果方面，如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的，也是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。要全方位发掘、更好地发挥每一份档案的真正价值，做好档案的编研工作，能够更好地宣传档案工作，完整科学地记录企业的发展历程，为企业提供更多准确有效的档案信息。同时还要加大人才队伍的建设，优化人才结构，深入研究，搞好档案的信息开发与利用。
4、学习和掌握电子文件管理的规律，加强企业档案数字化的进程
要掌握电子文件的规律，首先我们要了解电子文件的特点，电子文件是具有信息的非人工识读性、系统依赖性以及多种信息媒体的集成性等不同于纸质档案的特点。因此电子文件的鉴定、归档、整理、利用问题及电子文件安全问题，长期保存的问题都将直接影响到电子文件的管理。这就需要我们学习和掌握一定的管理电子文件的知识。在目前电子档案还不能完全取代纸质档案的情况下，还是有必要建立档案的双套制，实行纸质档案与电子档案的并存，这就要要求我们要对档案进行数字化。数字化是一项技术性很强的工作，它不仅要求相关人员严格按照有关业务技术标准开展工作，而且档案部门要有专业的配套设备。
就我公司而言，公司成立几十年以来，档案馆保存有大量的档案，目前还不可能实现所有档案的数字化，通常我们是有重点，有目的分批分期地对档案进行数字化。以下几种情况做为重点进行档案的数字化，一是保管期限为永久性的档案，二是抢救优先，对于破损严重，且对于公司发展具有重大价值的档案，三利用优先，对于一些利用比较频繁保存份数又少的档案，四是保管条件差，不利保护的特殊载体档案优先等。
三、如何做好现代企业档案的信息管理及保密工作以及它的重要性
（一）做好现代企业档案的信息管理及保密工作的重要性
伴随着信息技术日新月异地发展，计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。企业由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为档案管理工作的重要组成部分。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。因此做好现代企业档案的信息管理及保密工作对维持相关单位正常运营是极为重要的。
（二）如何做好现代企业档案的信息管理及保密工作
档案的信息管理及保密工作，这两项工作做得好坏，将直接影响党和国家及企业的安全与利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息共享，不能顾此失彼。
1、做好档案密级的调整工作
档案在保管过程中，其密级不是成不变的，是随着时间的推移和文件的贯彻的情况而变化的。因此要完善涉密档案的调整制度，并加强对涉密档案的科学管理。
2、档案的利用监督
档案的利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。做好档案的利用监督，首先要建立完善的档案利用规章制度，一般有阅览制度、借阅复制制度等。根据不同层次利用的人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，同时也确保了档案不失密，不泄密。
3、加强保密教育方面的培训，增强档案人员的保密意识
档案部门要定期联合一些部门，比如信息中心，培训管理部门，政工部，上级档案馆等举办几次加强保密方面的培训，知识讲座，案例分析，党建教育等。目的是扩大档案管理人员的保密知识面，增强保密意识及保密技能，提高职业操守，在当前形势下，要重点学习计算机网络知识及信息安全的防范措施等，做到防范于未然，同时要建立一定的奖励制度，充分调动档案管理者的积极性和参与性。
4、现代保密手段在档案保密工作中的应用
在计算机已经普及的今天，企业及各部门之间通过互联网，局域网进行电子信息的传播、实现资源共享已成为现实，电子信息被广泛利用。由于电子档案自身信息和载体的可分离性，易变性等特点，重要信息容易被窃取及泄露。随着各类计算机软件的开发应用，新的保密手段也随之应运而生，在加强企业网络信息安全、做好电子技术资料的归档及保密工作等方面，我公司制定了相关的管理制度及保密制度，建立了电子信息上传保管及利用下载的管理流程。
首先我公司在应用PDM系统的同时还专门建立了“档案管理系统”平台。对所有新产品、持续改进及合作项目的计算分析报告、技术评审材料、试验记录、产品样试记录等未入公司PDM系统的电子技术资料，由档案部门负责收集及归档。由技术部门负责电子技术资料的整理及上报工作，最后经技术评价委员会对相关的技术部门所提交的电子技术资料进行评审和确认，再由档案人员上传至“档案管理系统”平台进行存档。文档上传到系统后，不允许删除和修改，如果需下载浏览，需申请部门提出申请并经部门领导审核、档案馆及信息部门签署意见、总工程师批准后，由档案专管人员下载提供浏览。在此过程中，信息部门负责对“电子技术资料档案管理系统”中文件在上传、下载过程中提供加、解密技术处理，并制定相应严格的保密措施。并且我公司制定有“技术部门绩效考核管理规定”，会对未按管理规定执行的单位，进行监督考核，极大限度的保障了企业电子信息的安全使用。
其次是我公司对可移动存储设备进行跟踪控制。可移动存储设备包括U盘，移动硬盘、数码相机及手机多媒体记忆卡、MP3、MP4等。我公司各个单位凡是需要使用的移动存储设备，均需要填写《移动存储设备认证使用申请表》，经各相关部门领导审核，由信息部门对其设备进行注册并备案；注册使用大容量的移动存储设备需经总工程师批准。当可移动存储设备损坏、丢失（还需单位领导确认），需要更新时，再重新注册备案。
所有接入公司内部局域网的计算机必须安装注册内网安全与审计系统软件。信息部门根据各部门计算机的不同使用用途，制定下发不同的策略进行控制，并定期对内网安全与审计系统生成的系统日志进行审查、备份。另外对于安装使用PDM系统或CAPP系统的计算机都安装了注册加密软件。加密软件的“复制、粘贴、截屏”权限由使用者提交申请报告，经总工程师批准后，信息部门进行授权；解密权限由使用部门申请，报总工程师批准后，由信息部门管理员操作授权。要求其他员工不得私自安装解密客户端；对未按照要求安装注册和运行使用内网安全软件、加密软件的单位，我公司还会依据《网络绩效考核管理规定》进行考核。
综上所述，在电子技术资料的归档及保密工作等方面，仅仅依靠信息管理部门是不够的，面对各类的计算机犯罪、病毒传播等危险，也要要求档案部门必须紧跟网络技术发展的步伐，采取多种形式，层层布控，形成人防、技防互补，硬件和软件配套的安全保密体系，提高保密技术水平及防御能力，最大限度地保障档案信息的安全与真实，更好地做好现代企业档案的管理工作，为企业的发展提供更有利的保障。
参考文献：
［1］张辑哲.维系之道——档案与档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，1995（9）.
［2］冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动.中国档案，2003（12）.
［3］张照余.科技文件学.华文出版社，1993.
［4］刘东斌.档案形成在前说对电子档案管理的启示［J］.档案管理，2007（3）.
关键词：现代企业档案管理；问题；原因；对策；信息保密手段
一、做好档案的收集与交接工作
（一）企业文件材料收集难的原因和不利因素以及如何做好档案收集
1、文件材料收集难，是令每位档案管理者都头疼的事情，也是当前企业较为普遍存在的问题。就我公司的情况而言，其原因大概有以下几方面：
（1）企业没有建立建全考核制度，不能引起企业各部门的重视，企业文件材料分散严重。
（2）一般企业的档案员都是身兼多职，很难抽出空来专门关注档案的收集工作，再加上上级领导对档案收集工作的不重视，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情，久而久之，越来越多的企业文件材料保存在单位和部门人的手中，收集工作越收越难。随着人员的变动和部门的分组调整，甚至存在企业材料丢失的风险。还有部分人将重要文件材料锁在自己办公室资料柜中，信息资料不共享，部门之间的相互防范，上下级之间各留一手，上行下效，相互影响。文件材料得不到及时收集，长此以往必定会损伤企业长远的发展。
（3）企业的档案馆对下属档案部门关注少，缺少对这方面的宣传。
2、为了做好企业档案的收集工作，我有几点建议：
（1）将文件材料收集工作纳入企业考核目标并与奖惩挂钩，促使文件材料收集工作得到正常开展。
（2）通过制定文件材料收集的规定与奖罚措施，同时建立企业文件材料收集工作行政监督机制，对企业各部提出明确要求，分级负责，层层督导，加大企业文件材料收集工作监督力度。
对重大文件材料丢失事件或由此造成企业合法权益严重损失等采取问责制度。
（3）企业档案馆要定期检查与监督下属档案室的对企业文件材料的收集情况，对检查情况进行网上公布，并要求制定相应整改措施，同时做好宣传工作。
（二）档案交接工作的重要性
档案交接手续不正式、不严密，甚至无交接手续，将会对以后档案工作的开展造成不利影响，致使新任档案人员在相当长的时间内不能掌握本单位档案工作的基本情况，如不清楚档案各种工作制度，不清楚各门类档案的数量以及分类情况，不了解库藏情况及分布，不能确切地掌握前任档案员有多少没有完成的工作及档案借阅归还的情况，档案工作长期不能纳入正轨，所以做好档案交接工作很重要。
二、做好档案服务工作的重要性以及现代企业档案工作服务存在的问题及其解决方法
（一）做好档案服务工作的重要性
档案工作虽然不能直接创造经济效益，但它却在企业中发挥着不可磨灭的作用，它就像个幕后英雄，默默地推动着企业的发展。档案不能用简单的数据、指标来衡量，它发挥的作用是渗透在整个经济社会活动当中，企业档案工作服务机制不完善，提供的档案信息服务质量不高，都会抑制企业的发展。当前许多企业，没有形成以服务为中心的组织体系，提供档案信息服务的能力低，针对性不强，对企业生产、经营、销售没有切实起到积极的作用，难以成为企业决策的依据，也因此没能创造出良好的档案工作服务环境，很大程度上没有发挥出档案的作用，因此准确地提供档案信息，对做好档案服务工作极为重要。
（二）现代企业档案工作服务存在的问题
1、档案队伍业务能力参差不齐，缺乏专业队伍指导
从事档案工作要有较强的理论知识水平及分析研究能力，但是在大多数企业中从事档案工作的人员普遍专业素质偏低，没有经长时间专业的培训，很多都是兼职或是中间转行，因此缺乏经验及专业知识，另外没有前人很好的带动和传授经验，也是刚接触档案的人不能很快地进入到档案工作中的一大原因，不仅延缓了工作效率，对企业的发展也是不利的。
2、档案工作跟不上企业的发展，领导不重视档案工作，员工档案意识不强。
随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，为了使企业更高更快的发展，企业往往只注重直观的经济效益，忽略了档案在企业发展中的作用，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，从而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随部门的分组重建与人员频繁的变动，出现大量的文件资料、技术资料流失的现象，想利用的东西找不到，并且无账可查。
3、企业档案的编研工作比较薄弱
档案工作在企业所处的地位以及重视程度，从某个方面看，是靠档案的服务价值来确立的。但不少企业的档案工作仅仅是停留在收与管的层面，一方面由于档案人员的素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，专业性的欠缺，企业的档案信息资源开发服务也只是停留在利用效果实例汇编、大事记、组织沿革、文件汇编、会议简介等基础性材料的编写方面，对企业档案信息内容的深入研究还很欠缺，造成档案的编研工作难以做好，开发的成果缺少实用价值，档案也就没有办法得到很好的利用与宣传，这也是导致档案工作在企业没有地位，不被企业领导重视的最主要的原因。
4、电子档案的产生打破了传统单一的纸质档案管理的局面，共存期的管理给档案工作者带来新的挑战及难点。
现在不少的企业，电子文件已越来越多，在管理中出现了参差不齐甚至混乱的情况。很多档案工作者对于新时期档案出现的“两套制管理”有争议，如何管，怎么管，之前的档案如何处理等等，都有这样那样的担忧与疑虑，再加上现在没有专业人才专业知识的引导与开发，给档案工作者及企业带来不小的麻烦与问题。由于电子文件形成的途径有很多，各企业之间对二者的处理方法也不尽相同，甚至不了解电子文件从何而来。电子文件的主要来源主要有：一是人们在办公、管理活动和日常交流过程中产生大量电子文件，多以文本、图像、声音等形式存在，例如，OA系统产生的文件、E-mail信件等；二是人们在生产或科研活动中形成的技术性电子文件，多以像素图、矢量图、数据库文件形式存在，例如，CAD文件；三是由传统的模拟信息以采集、转换后形成的电子文件，例如，通过扫描仪扫描。在电子文件的管理过程中，很多企业没有将CAD电子文件作为档案文件来保管，电子文件仅是被动地记录在硬盘上，任其自生自灭，不能很好地发挥它的作用。随着网络的迅猛发展，在利用方面档案的信息化数字化带来的方便将越来越明显，同时也将给档案者带来新的挑战及难点。
（三）解决问题的方法
1、提高档案人员业务素质，加强培训学习及继续教育
根据档案工作的性质，企业要确定专人管理档案工作，不断提高认识水平，强化继续教育。针对管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，做到奖罚分明，加强企业档案管理工作。要认识到档案事业的发展、服务质量的提高就是在于档案人员整体素质的不断提高。要建立良性的运行机制，建立和建全继续教育的管理制度，档案人员要主动参加定期的继续教育及培训，更新知识，不断提高业务能力及水平，适应新时期档案事业的发展。同时还要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查、考核及监督，不断提高档案管理工作水平。
2、搞好档案工作，领导重视是关键
企业只注重直观的经济效益，忽略了档案在企业发展中的作用，其根本原因以为，即档案部门没有为企业创造价值。因此档案部门必须从自身出发，适应知识经济时代的要求，积极提高服务质量，不断提高档案部门的竞争力。任何一项工作，只有得到领导的重视，才能保证其顺利发展。对于档案管理人员来讲，应该发挥自已的主观能动性，以自已的实际行动去影响，争取领导的重视。企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。如何能让领导重视自已的工作，首先自已要有一个积极的工作态度，工作热情，爱岗敬业，使领导对自已的工作满意，让大家对自已的服务满意。多多宣传，要经常向领导汇报档案工作的情况，讲一些搞好档案工作给企业带来的好处，使领导不断增强档案意识，从而重视档案事业的发展。
3、积极搞好开发利用，为企业各项工作服务
目前，企业档案信息资源开发工作的成果主要表现在编研成果方面，如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的，也是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。要全方位发掘、更好地发挥每一份档案的真正价值，做好档案的编研工作，能够更好地宣传档案工作，完整科学地记录企业的发展历程，为企业提供更多准确有效的档案信息。同时还要加大人才队伍的建设，优化人才结构，深入研究，搞好档案的信息开发与利用。
4、学习和掌握电子文件管理的规律，加强企业档案数字化的进程
要掌握电子文件的规律，首先我们要了解电子文件的特点，电子文件是具有信息的非人工识读性、系统依赖性以及多种信息媒体的集成性等不同于纸质档案的特点。因此电子文件的鉴定、归档、整理、利用问题及电子文件安全问题，长期保存的问题都将直接影响到电子文件的管理。这就需要我们学习和掌握一定的管理电子文件的知识。在目前电子档案还不能完全取代纸质档案的情况下，还是有必要建立档案的双套制，实行纸质档案与电子档案的并存，这就要要求我们要对档案进行数字化。数字化是一项技术性很强的工作，它不仅要求相关人员严格按照有关业务技术标准开展工作，而且档案部门要有专业的配套设备。
就我公司而言，公司成立几十年以来，档案馆保存有大量的档案，目前还不可能实现所有档案的数字化，通常我们是有重点，有目的分批分期地对档案进行数字化。以下几种情况做为重点进行档案的数字化，一是保管期限为永久性的档案，二是抢救优先，对于破损严重，且对于公司发展具有重大价值的档案，三利用优先，对于一些利用比较频繁保存份数又少的档案，四是保管条件差，不利保护的特殊载体档案优先等。
三、如何做好现代企业档案的信息管理及保密工作以及它的重要性
（一）做好现代企业档案的信息管理及保密工作的重要性
伴随着信息技术日新月异地发展，计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用，使信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。企业由此形成的大量电子文件也就成为档案管理的重要对象，尤其是电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为档案管理工作的重要组成部分。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门通过网络及时、准确地向企业各业务部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务，是企业档案信息化系统的最终目标。因此做好现代企业档案的信息管理及保密工作对维持相关单位正常运营是极为重要的。
（二）如何做好现代企业档案的信息管理及保密工作
档案的信息管理及保密工作，这两项工作做得好坏，将直接影响党和国家及企业的安全与利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息共享，不能顾此失彼。
1、做好档案密级的调整工作
档案在保管过程中，其密级不是成不变的，是随着时间的推移和文件的贯彻的情况而变化的。因此要完善涉密档案的调整制度，并加强对涉密档案的科学管理。
2、档案的利用监督
档案的利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要办法，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。做好档案的利用监督，首先要建立完善的档案利用规章制度，一般有阅览制度、借阅复制制度等。根据不同层次利用的人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，同时也确保了档案不失密，不泄密。
3、加强保密教育方面的培训，增强档案人员的保密意识
档案部门要定期联合一些部门，比如信息中心，培训管理部门，政工部，上级档案馆等举办几次加强保密方面的培训，知识讲座，案例分析，党建教育等。目的是扩大档案管理人员的保密知识面，增强保密意识及保密技能，提高职业操守，在当前形势下，要重点学习计算机网络知识及信息安全的防范措施等，做到防范于未然，同时要建立一定的奖励制度，充分调动档案管理者的积极性和参与性。
4、现代保密手段在档案保密工作中的应用
在计算机已经普及的今天，企业及各部门之间通过互联网，局域网进行电子信息的传播、实现资源共享已成为现实，电子信息被广泛利用。由于电子档案自身信息和载体的可分离性，易变性等特点，重要信息容易被窃取及泄露。随着各类计算机软件的开发应用，新的保密手段也随之应运而生，在加强企业网络信息安全、做好电子技术资料的归档及保密工作等方面，我公司制定了相关的管理制度及保密制度，建立了电子信息上传保管及利用下载的管理流程。
首先我公司在应用PDM系统的同时还专门建立了“档案管理系统”平台。对所有新产品、持续改进及合作项目的计算分析报告、技术评审材料、试验记录、产品样试记录等未入公司PDM系统的电子技术资料，由档案部门负责收集及归档。由技术部门负责电子技术资料的整理及上报工作，最后经技术评价委员会对相关的技术部门所提交的电子技术资料进行评审和确认，再由档案人员上传至“档案管理系统”平台进行存档。文档上传到系统后，不允许删除和修改，如果需下载浏览，需申请部门提出申请并经部门领导审核、档案馆及信息部门签署意见、总工程师批准后，由档案专管人员下载提供浏览。在此过程中，信息部门负责对“电子技术资料档案管理系统”中文件在上传、下载过程中提供加、解密技术处理，并制定相应严格的保密措施。并且我公司制定有“技术部门绩效考核管理规定”，会对未按管理规定执行的单位，进行监督考核，极大限度的保障了企业电子信息的安全使用。
其次是我公司对可移动存储设备进行跟踪控制。可移动存储设备包括U盘，移动硬盘、数码相机及手机多媒体记忆卡、MP3、MP4等。我公司各个单位凡是需要使用的移动存储设备，均需要填写《移动存储设备认证使用申请表》，经各相关部门领导审核，由信息部门对其设备进行注册并备案；注册使用大容量的移动存储设备需经总工程师批准。当可移动存储设备损坏、丢失（还需单位领导确认），需要更新时，再重新注册备案。
所有接入公司内部局域网的计算机必须安装注册内网安全与审计系统软件。信息部门根据各部门计算机的不同使用用途，制定下发不同的策略进行控制，并定期对内网安全与审计系统生成的系统日志进行审查、备份。另外对于安装使用PDM系统或CAPP系统的计算机都安装了注册加密软件。加密软件的“复制、粘贴、截屏”权限由使用者提交申请报告，经总工程师批准后，信息部门进行授权；解密权限由使用部门申请，报总工程师批准后，由信息部门管理员操作授权。要求其他员工不得私自安装解密客户端；对未按照要求安装注册和运行使用内网安全软件、加密软件的单位，我公司还会依据《网络绩效考核管理规定》进行考核。
综上所述，在电子技术资料的归档及保密工作等方面，仅仅依靠信息管理部门是不够的，面对各类的计算机犯罪、病毒传播等危险，也要要求档案部门必须紧跟网络技术发展的步伐，采取多种形式，层层布控，形成人防、技防互补，硬件和软件配套的安全保密体系，提高保密技术水平及防御能力，最大限度地保障档案信息的安全与真实，更好地做好现代企业档案的管理工作，为企业的发展提供更有利的保障。
参考文献：
［1］张辑哲.维系之道——档案与档案管理［M］.北京：中国人民大学出版社，1995（9）.
［2］冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动.中国档案，2003（12）.
［3］张照余.科技文件学.华文出版社，1993.
［4］刘东斌.档案形成在前说对电子档案管理的启示［J］.档案管理，2007（3）.