【摘要】在日常办公过程中，微软办公的这两个软件Word和Excel给我们带来了极大的方便，让我们的工作效率具有了很大的提高。然而，只是简单地利用办公软件来进行文档编辑及数据处理是远远不够的。比如说，在数据录入的过程中会遇到像学历、性别、部门等内容，这些内容需要重复输入，如果全部通过键盘来输入，工作量是很大的，而且工作效率大大降低。对此，我们可以使用Word的下拉型窗体域来实现。有时在很时候需要各种各样的调查表、报表、套用信函、信封等，这些资料的格式都相同，只是具体的数据有所变化，而这些数据往往存放在Excel文件中，使用Word中的邮件合并功能可减少不必要的重复式操作，提高办公效率。
　　【关键词】Word　下拉型窗体域　邮件合并
　　一、在Word中利用“下拉型窗体域”实现表格的选择性录入
　　我们在日常制作表格的过程中经常遇到在一些表格的项目中输入非此即彼的输入项，如果将这些项目设计成下拉列表就会大大提高输入的速度和正确性，以下以制作“2010年机房上机情况统计表”为例介绍下拉型窗体域的使用方法。
　　第一步：设计表格
　　先打开一个Word文档，在其中根据需要设计好表格。可以先将一些不能用下拉列表输入的单元格内容先行输入。
　　第二步：插入下拉型窗体域
　　下拉型窗体域是比较常用的窗体域。这种类型的窗体域通常用于非此即彼的选择场合。我们设计的这个表格，在“班级，上机内容”中就可以使用下拉型窗体域，用户在填写表单时可以直接点击鼠标选定，不必进行输入，省去了重复输入的麻烦。
　　具体方法：将鼠标移到指定位置，如“上机课程”下面的单元格，点“视图/工具栏/窗体”，弹出“窗体”工具栏，单击“下拉型窗体域”按钮。
　　窗体域插入后，单元格中会显示出一个带有灰色阴影的小方块(在按下“窗体域底纹”按钮的情况下才会显示阴影，再单击一次“窗体域底纹”按钮后底纹消失)。窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置。并不会被打印出来。双击插入的窗体域，系统弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”的框格内添加下拉菜单中的选项。添加的步骤是：首先在“下拉项”项目中输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮(或按回车键)，然后依次输入其余列表项。所有列表项添加完毕后，可以通过向上“↑”和向下“↓”这2个“移动”按钮改变列表项的排列顺序。选中“启用下拉列表”项，单击“确定”按键即可。
　　这样一个单元格的下拉窗体域就设置好了，下面的单元格就可以采用复制、粘贴的方法来完成。依次类推，完成其他项的域插入工作。
　　第三步：保护窗体
　　下拉型窗体域插入完成之后，单击“窗体”工具栏上的小锁状的“保护窗体”按钮，这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其他地方都无法进行修改。此时用鼠标单击任一窗体域单元格，在单元格的右侧会出现一个下拉三角图标，点击该图标会弹出下拉列表，在其中选择即可。全部选择好后，再点“保护窗体”按钮即可解除锁定。利用以上的方法还可以制作课程表，学生信息登记表等。另外在Word中共有三种窗体域：文字型窗体域、复选框型窗体域和下拉型窗体域，其他两种窗体的使用，在此不做探讨。
　　二、在Word中利用邮件合并功能快速制作学生成绩单
　　在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本是相同的，只是具体数据有变化而已。例如，毕业证，奖状，成绩单等。在填写大量格式相同，修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用邮件合并功能。
　　Word的邮件合并由两个部分组成：第一部分为主文档，包括要重复出现在毕业证、奖状、报表、套用信函等中的通用信息；第二部分称为数据源，该文件包含了合并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格，则其中每列对应一类信息，在邮件合并中称为合并域，数据源可以是电子表格、数据库文件等。例如，学生姓名、学生的各科成绩等，完成合并后，该信息被映射到主文档对应的域名处。现在以制作学生成绩表为例介绍学生成绩单的制作。Word的邮件合并功能的使用包含四个步骤：
　　第一步：建立数据源
　　以Excel中的电子表格为例建立数据源。启动Excel。建立含有学生月考成绩表(4月份)的工作簿，命名为“月考成绩”文件。
　　第二步：创建主文档，并设置主文档类型
　　1.启动Word2003，建立“月考成绩单”主文档，并录入相应信息，如下图：
　　小提示：此时设置的主文档的格式也将决定各个副本的显示和打印效果，因此应设置好相应的格式；为了节约用纸，也可将页面分为两栏或者多栏。
　　2.单击菜单“工具/信函与邮件/邮件合并”或单击菜单“视图/工具栏/邮件合并”。
　　3.单击邮件合并工具栏上的“设置文档类型”按钮，选择“目录”型主文档并单击“确定”按钮。或者直接单击“邮件合并”向导中的“选择文档类型”中的“目录”选项，并在邮件合并向导中的“如何设置目录”选项中选择“使用当前文档”选项。
　　第三步：连接到数据源文件并选择工作表
　　单击邮件合并工具栏上的“打开数据源”按钮，或在邮件合并向导中“选择收件人”选项中选择“使用现有列表”，并单击“浏览”按钮，选择收件人列表文件，也就是事先建立的“月考成绩”数据文件，并选择此次合并数据所在的工作表，并单击“确定”按钮。
　　第四步：向主文档插入合并域
　　先将光标定位在需要插入合并域的位置上，然后单击邮件合并工具栏上的“插入域”按钮，或在邮件合并向导中选择“其他项目”，选择需要插入的合并域，并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。重复以上操作，直到将所需插入的合并域全部插入为止。
　　第五步：合并数据源到新文档
　　1.单击邮件合并工具栏上的“查看并合并数据”按钮，或在邮件合并向导中选择“预览目录”，可以查看合并出来的成绩单记录。
　　2.并向导中的“完成合并”，选择“创建新文档”命令，或在邮件合并工具上单击“合并至新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”记录，并按“确定”按钮，则可以生成数据源中所有学生个人的成绩单新文档。
　　3.检查新文档的合并效果，如果在页面内出现的学生个人成绩单不完整。则可以在主文档中增加空行，调整行间距或主文档的页边距。做到满意后，生成的新文档打印输出或保存后供下次打印。
　　用Word2003邮件合并功能创建的目录型主文档，具有在同一页面每一栏内打印多个主文档副本的特点，若在同一页面内只打印一个主文档的副本，如学生的毕业证的打印，各类奖状等，则应创建“信函”型主文档，其余操作基本类同。
　　微软办公软件在我们的办公过程中确实起到了很大作用，但在职业中学的实际教学中考虑到教材的编排和学生的水平往往办公软件中的很多用法不做讲授，这就需要我们做教师的根据实际需要对教材内容做一定的补充，以满足学生就业后的需要，使他们能更好地胜任今后的工作。三人行，必有我师，作为一名职业中学的专业教师，我们要不断探索，才能提高自己的教学水平，扩大自己的知识面。