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[摘 要]随着社会的发展与科技的进步，近几年来，办公自动化技术也越来越成熟。办公自动化系统包含人机两大基本要素，主要完成文字处理、文档管理、信息交流、决策支持等工作，其功能也从简单的文字校对向高级信息检索、大数据分析应用等方向发展。文章首先简述了办公自动化的发展历程和实现办公自动化必备的要素，随后就如何进一步优化办公自动化在办公室管理中的应用提出了几点建议。
[关键词]办公自动化；办公室管理；应用
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）33-0101-01
计算机网络和电子信息技术的广泛应用，为办公自动化在办公室管理中的全面推行提供了必要的条件支持。对于办公室工作人员来说，计算机、打印机以及各类办公自动化软件的使用，不仅降低了自己的工作压力，而且显著地提升了工作质量和工作效率。另外，办公自动化还能够为办公室管理提供了便利，加强了各个部门之间的信息沟通和成果共享，消除了“信息孤岛”，对于推动企业的发展也有积极作用。
一、办公自动化的概述
（一）办公自动化的内涵
简单来说，办公室自动化，指的就是以信息为基本载体，通过计算机网络技术、通信技术等把与办公相关的各个要素，包括人和设备等组合在一起，形成一个完整的系统的自动化技术[1]。办公室作为领导机关，扮演着决策发布、收集信息、存储信息、检索信息、处理信息的多重角色，并借助于现代化的网络办公技术实现信息处理的自动化，通过引入相应的技术设备例如计算机、打印机、电话机、传真机、复印机等来协助完成相应工作，组成一个人机一体、信息共享的新型自动化办公系统。具体来讲，办公自动化包含如下功能：文字处理、文件管理、行政管理、信息交流、决策支持、图像处理等。
（二）办公自动化的基本特征
（1）易用性。之所以要在办公室管理中引入办公自动化，主要的目的在于降低工作压力，提高办公效率。因此，办公自动化所包含的软件系统、硬件设备，都必须简便易用，否则就不会得到全面的普及和推广[2]。以办公自动化的各类软件为例，UI界面应当尽可能的简洁，避免花哨的装饰；软件操作易于上手，不需要进行专业的培训等。（2）稳定性。随着办公室业务的不断拓展，对于办公自动化的信息处理能力也提出了极高的要求。尤其是一些大型企业，办公自动化设备时常处于高负荷的运转状态，这就要求办公自动化设备具有较强的稳定性，这也是办公自动化硬件设备和软件系统不断更新和优化的主要方向。（3）安全性。办公室的各项工作和决策具有一定的机密性，保证办公信息安全是办公自动化在应用中必须要实现的功能之一。近年来，针对办公自动化安全性的问题，各企业都开展了相应的保护和加密措施，例如在企业内部建议统一的信息管理平台，并为办公室人员配备了安全密钥，在访问办公室管理系统时，需要输入正确的口令才能登录。
二、办公自动化在办公室管理中的应用对策
（一）不断加强技术的创新
办公自动化在经历了三个阶段的发展后，目前已经形成了较为完善的网络办公体系。同时，随着办公业务的需要以及相关支持技术的发展，办公自动化也必然会与时俱进的进行创新。从企业角度来说，办公自动化在办公室管理中发挥着不可替代的作用，要想确保办公自动化在资料收集、信息查询、决策支持等方面持续发挥作用，就必须要引进行业内最前沿的技术，实现办公自动化系统的升级。例如，在硬件设备方面，要使用运行速度更快、系统兼容性更好、内存容量更大的设备，提高办公自动化系统的稳定性和工作效率；在软件系统方面，要实现多个技术系统的融合，使自动化办公的程度进一步加深，为企业各项办公工作的开展提供服务。
（二）重视人员的业务培训
办公室人员的业务能力和技术水平，直接决定了办公自动化的开展和应用情况。依托于互联网和电子信息技术发展而来的办公自动化，具有更新迭代快、技术要求高等特点，如果不能与时俱进的对办公人员开展专业培训，很有可能出现设备操作失误和不能熟练使用办公软件的现象，办公自动化的应用优势也就体现不出来。同时，办公自动化不仅仅涉及对现代化设备和新型办公软件的使用，还需要应用到管理学、统计学、社会学等多门技术。基于上述因素的影响，必须要重视对办公人员的技能培训，以提高他们对办公自动化技术的应用水平。除了对PPT、Word等常规办公软件的使用外，对本专业办公软件（例如电子信息专业的C++、制图专业的Photoshop等）也要熟练运用。企业管理者要以实际行动为办公人员提供培训机会，例如在引进新的办公设备和安装新的办公系统后，要组织办公人员集中接受培训，对新的办公设备、办公软件的用途、操作有一个了解，并在今后的工作中加以熟悉。还可以采取“以老带新”的培训方式，安排公司老员工帮扶新入职的员工，使他们能够尽快适应办公室的工作环境，尽快进入到最佳的工作状态。对于那些表现较好、进步明显的办公人员，要给予适当的奖励，以发挥榜样带头作用。
（三）实现硬件环境的优化
为了更好地推进办公室自动化，对于硬件环境的建设是有一定要求的，要不断提高硬件配备的质量。因为当前办公自动化是依赖于这些硬件设备，例如，计算机、互联网、各种数字化的设备实现文书档案的现代化自动管理的，所以，做好硬件建设工作是实现文书档案管理现代化的一个基本前提。为此，要逐步引导档案管理工作人员学会使用各种现代化的设备，提高文书档案的管理水平。现在很多单位已经进入了网络化办公的时代，文件的收发、传阅、执行完全是借助于计算机来进行和完成，所以，必须在提升办公人员计算机素养的基础之上搞好硬件条件的建设，引进性价比高、工作性能高的信息技术设备，以便顺利开展自动化办公。
（四）提高文书档案安全性
办公自动化虽然给办公室管理带来了诸多的便利，但是却始终存在一定的安全风险。因此，必须要采取更加全面和严格的安全防护措施，保证办公室信息的安全。近年来，随着相关技术的发展，在办公自动化信息安全方面也取得了多项技术突破。还可以在公司内部建立局域网，将公司的内网与外网隔离开来，这样能够有效杜绝外网垃圾信息，显著提升了办公网络的安全。还可以对办公室重要数据进行多重加密，或启用非法访问报警系统，都能够极大的提升办公室管理安全。
（五）激发企业个体创造力
提高办公效率应用现代化软件于企业办公自动化管理中目的是实现企业流程化、交流自由化以及规范化、标准化的管理，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度的释放人的创造力。例如微软公司提出：尊重创造力，而不是尊重级别。企业办公管理引用办公自动化对办公人員的技术和知识要求很高，所以，每个员工必须充分发挥自己的创造力去完成自动化管理，否则，只会被淘汰，被企业抛弃。总体说来，企业办公自动化管理中需要办公人员的创造力的同时，也激发了办公人员的创造力。
三、结语
总而言之，在网络技术和科技信息技术不断发展的背景之下，办公自动化已经成为今后办公室办公的必然趋势，也是今后单位发展的一个必然途径。它有助于改进当前的办公模式，帮助人们从繁重、机械、重复性的劳动中解放出来，解放人的双手和大脑，从而提高人的工作效率和工作质量，最终能够促进各个部门在资源共享的基础上的协调运作，使得各个部门能够充分發挥自己的职责，更好地促进企业的发展。
参考文献
[1] 王剑鹏.计算机在办公室管理工作中的应用[J].现代工业经济和信息化，2017，（09）：105-106+108.
[2] 杨成.关于办公自动化在石油企业日常管理中的应用分析[J].计算机光盘软件与应用，2014，（01）：73-74+77.
[关键词]办公自动化；办公室管理；应用
中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）33-0101-01
计算机网络和电子信息技术的广泛应用，为办公自动化在办公室管理中的全面推行提供了必要的条件支持。对于办公室工作人员来说，计算机、打印机以及各类办公自动化软件的使用，不仅降低了自己的工作压力，而且显著地提升了工作质量和工作效率。另外，办公自动化还能够为办公室管理提供了便利，加强了各个部门之间的信息沟通和成果共享，消除了“信息孤岛”，对于推动企业的发展也有积极作用。
一、办公自动化的概述
（一）办公自动化的内涵
简单来说，办公室自动化，指的就是以信息为基本载体，通过计算机网络技术、通信技术等把与办公相关的各个要素，包括人和设备等组合在一起，形成一个完整的系统的自动化技术[1]。办公室作为领导机关，扮演着决策发布、收集信息、存储信息、检索信息、处理信息的多重角色，并借助于现代化的网络办公技术实现信息处理的自动化，通过引入相应的技术设备例如计算机、打印机、电话机、传真机、复印机等来协助完成相应工作，组成一个人机一体、信息共享的新型自动化办公系统。具体来讲，办公自动化包含如下功能：文字处理、文件管理、行政管理、信息交流、决策支持、图像处理等。
（二）办公自动化的基本特征
（1）易用性。之所以要在办公室管理中引入办公自动化，主要的目的在于降低工作压力，提高办公效率。因此，办公自动化所包含的软件系统、硬件设备，都必须简便易用，否则就不会得到全面的普及和推广[2]。以办公自动化的各类软件为例，UI界面应当尽可能的简洁，避免花哨的装饰；软件操作易于上手，不需要进行专业的培训等。（2）稳定性。随着办公室业务的不断拓展，对于办公自动化的信息处理能力也提出了极高的要求。尤其是一些大型企业，办公自动化设备时常处于高负荷的运转状态，这就要求办公自动化设备具有较强的稳定性，这也是办公自动化硬件设备和软件系统不断更新和优化的主要方向。（3）安全性。办公室的各项工作和决策具有一定的机密性，保证办公信息安全是办公自动化在应用中必须要实现的功能之一。近年来，针对办公自动化安全性的问题，各企业都开展了相应的保护和加密措施，例如在企业内部建议统一的信息管理平台，并为办公室人员配备了安全密钥，在访问办公室管理系统时，需要输入正确的口令才能登录。
二、办公自动化在办公室管理中的应用对策
（一）不断加强技术的创新
办公自动化在经历了三个阶段的发展后，目前已经形成了较为完善的网络办公体系。同时，随着办公业务的需要以及相关支持技术的发展，办公自动化也必然会与时俱进的进行创新。从企业角度来说，办公自动化在办公室管理中发挥着不可替代的作用，要想确保办公自动化在资料收集、信息查询、决策支持等方面持续发挥作用，就必须要引进行业内最前沿的技术，实现办公自动化系统的升级。例如，在硬件设备方面，要使用运行速度更快、系统兼容性更好、内存容量更大的设备，提高办公自动化系统的稳定性和工作效率；在软件系统方面，要实现多个技术系统的融合，使自动化办公的程度进一步加深，为企业各项办公工作的开展提供服务。
（二）重视人员的业务培训
办公室人员的业务能力和技术水平，直接决定了办公自动化的开展和应用情况。依托于互联网和电子信息技术发展而来的办公自动化，具有更新迭代快、技术要求高等特点，如果不能与时俱进的对办公人员开展专业培训，很有可能出现设备操作失误和不能熟练使用办公软件的现象，办公自动化的应用优势也就体现不出来。同时，办公自动化不仅仅涉及对现代化设备和新型办公软件的使用，还需要应用到管理学、统计学、社会学等多门技术。基于上述因素的影响，必须要重视对办公人员的技能培训，以提高他们对办公自动化技术的应用水平。除了对PPT、Word等常规办公软件的使用外，对本专业办公软件（例如电子信息专业的C++、制图专业的Photoshop等）也要熟练运用。企业管理者要以实际行动为办公人员提供培训机会，例如在引进新的办公设备和安装新的办公系统后，要组织办公人员集中接受培训，对新的办公设备、办公软件的用途、操作有一个了解，并在今后的工作中加以熟悉。还可以采取“以老带新”的培训方式，安排公司老员工帮扶新入职的员工，使他们能够尽快适应办公室的工作环境，尽快进入到最佳的工作状态。对于那些表现较好、进步明显的办公人员，要给予适当的奖励，以发挥榜样带头作用。
（三）实现硬件环境的优化
为了更好地推进办公室自动化，对于硬件环境的建设是有一定要求的，要不断提高硬件配备的质量。因为当前办公自动化是依赖于这些硬件设备，例如，计算机、互联网、各种数字化的设备实现文书档案的现代化自动管理的，所以，做好硬件建设工作是实现文书档案管理现代化的一个基本前提。为此，要逐步引导档案管理工作人员学会使用各种现代化的设备，提高文书档案的管理水平。现在很多单位已经进入了网络化办公的时代，文件的收发、传阅、执行完全是借助于计算机来进行和完成，所以，必须在提升办公人员计算机素养的基础之上搞好硬件条件的建设，引进性价比高、工作性能高的信息技术设备，以便顺利开展自动化办公。
（四）提高文书档案安全性
办公自动化虽然给办公室管理带来了诸多的便利，但是却始终存在一定的安全风险。因此，必须要采取更加全面和严格的安全防护措施，保证办公室信息的安全。近年来，随着相关技术的发展，在办公自动化信息安全方面也取得了多项技术突破。还可以在公司内部建立局域网，将公司的内网与外网隔离开来，这样能够有效杜绝外网垃圾信息，显著提升了办公网络的安全。还可以对办公室重要数据进行多重加密，或启用非法访问报警系统，都能够极大的提升办公室管理安全。
（五）激发企业个体创造力
提高办公效率应用现代化软件于企业办公自动化管理中目的是实现企业流程化、交流自由化以及规范化、标准化的管理，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度的释放人的创造力。例如微软公司提出：尊重创造力，而不是尊重级别。企业办公管理引用办公自动化对办公人員的技术和知识要求很高，所以，每个员工必须充分发挥自己的创造力去完成自动化管理，否则，只会被淘汰，被企业抛弃。总体说来，企业办公自动化管理中需要办公人员的创造力的同时，也激发了办公人员的创造力。
三、结语
总而言之，在网络技术和科技信息技术不断发展的背景之下，办公自动化已经成为今后办公室办公的必然趋势，也是今后单位发展的一个必然途径。它有助于改进当前的办公模式，帮助人们从繁重、机械、重复性的劳动中解放出来，解放人的双手和大脑，从而提高人的工作效率和工作质量，最终能够促进各个部门在资源共享的基础上的协调运作，使得各个部门能够充分發挥自己的职责，更好地促进企业的发展。
参考文献
[1] 王剑鹏.计算机在办公室管理工作中的应用[J].现代工业经济和信息化，2017，（09）：105-106+108.
[2] 杨成.关于办公自动化在石油企业日常管理中的应用分析[J].计算机光盘软件与应用，2014，（01）：73-74+77.