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摘 要：独立学院档案管理工作作为高校教育事业的组成部分之一，是高校发展和社会发展的需要。但是随着办学年限的增长，信息量也在不断增加，原有的管理方式已经不能适应现代管理工作的需要。必须要采用先进的管理方式为档案管理工作提供高效的服务。在当今计算机网络时代，独立学院的档案管理工作要与时俱进，加速自动化和信息化建设。本文分析了目前独立学院档案管理的现状，提出了建设策略，以及现代化建设的意义，以适应档案管理现代化的发展需要。
关键词：学院 档案管理 现代化
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X(2011)12(c)-0000-00
独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。随着现代化的电子设备在高校管理工作中的普及，传统的档案管理方式迎来了一次变革。传真机、扫描仪、光盘的应用使传统的立卷归档有了新的形式，计算机互联网的高速发展已经使现代化的通讯技术应用到各个领域。高校档案资料的价值已经越来越被工作者认可，但是由于受到时间和地域的限制，档案信息还没有实现资源共享。因此高校的档案管理必须建立现代化的通讯设施和手段，建立网络化的管理体系，进而实现管理工作的现代化。
1 独立学院文书档案存在的问题
1.1 档案事业范围扩大
随着时代的发展，独立学院档案事业的范围也进一步增大。信息属性成为了现代档案的本质属性。虽然目前的载体形式有光盘、微缩等技术，但是随着科技的进步以及信息量的增加，新的载体形式会不断出现。即使会出现各种不同形式的载体，也不会影响其信息的内在属性。并且依据内在属性对档案进行分类，会使其更加科学合理。
1.2 缺乏现代化的管理思想
虽然目前各种先进的技术设备已经走进独立学院，非常普及。但是管理人员缺乏先进的管理思想，使这些设备的作用无法落到实处。如计算机、多媒体、光盘等技术可以在很大程度上促进档案管理事业的发展，但是管理人员缺乏认识，造成了很多设备功能闲置，还是采用传统的方法进行管理。
1.3 档案管理工作者素质偏低
档案的现代化管理需要高素质的专业化管理人员。但是目前的管理人员大多现代化意识不强，并且缺少专业知识和对先进设备的操作水平，导致档案工作依旧停留在最初的水平上。
1.4 资金短缺
档案部门不是盈利部门，缺乏领导的重视。虽然有一定数量的现代化设备，但是由于受到资金短缺的影响，无法购置较好的软硬件设备，更谈不上及时更新了。因此，档案管理工作始终跟不上现代化科技的发展，一直处在滞后的状态。
2 实现高效档案管理现代化的途径
2.1 管理观念的更新
档案管理员要转变自己旧有的观念，改变墨守成规，安于现状的被动局面。提高自己的主观能动性，积极为大家服务。把独立学院档案工作的重心由管理转移到开发利用上，实现信息由静态向动态的转变，使封闭的信息能够得到资源共享，充分发挥其价值。
2.2 加大资金投入
独立学院领导要有一定的宏观指导思想，把目光放长远。投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展。把档案管理的现代化纳入到单位整体的工作计划中来，采取一定形式的考核评级。购置相应的软件、硬件配合档案管理的需要，帮助其解决实际问题。
2.3 构建现代化的管理体系
独立学院的档案要想实现现代化，只有先进的设备是不够的，必须要建立与之相适应的现代化管理体系，采用计算机网络技术对独立学院的档案进行管理。如果没有一个统一的标准作为依据，各个办公室都按照自己的标准进行资料整理，那么档案管理的现代化也就无从谈起。
2.4 “文档一体化”
我国的档案管理体制一直处于相对封闭的状态。其基本原则在于概括文件特点、保护文件相互之间的历史联系、便于手工查找等方面有很大优势，但是由于信息量的增大，纯手工查找已经变得十分不便。原有的立卷方法显的过于具体而且繁杂。因此，独立学院档案应该采取更加简便有效的现代化检索技术，应用计算机对档案完成立卷工作。
2.5 提高档案工作者的素质
目前独立学院的档案工作人员大部分年龄偏大，没有受过专门的档案管理学教育，他们所拥有的经验大部分是老一辈人传授的。但是随着科技的发展以及信息量的增加，原有的档案管理方式已经不能适应时代的发展，需要对其加以改进，保留有利的一面。而且面对计算机网络和一些先进电子设备的应用，档案人员往往无所是从，不知道如何去运用这些工具。这些都需要档案管理人员积极做出改变，不但要学习专业的档案管理学知识，增加自己的专业技能；还要认真学习先进的电子设备，让它们为工作服务，不能因为不会使用就产生抵触情绪而放弃学习。
2.6 加快现代化进程
信息化是独立学院档案管理工作的发展方向。在这个知识经济时代，信息存储和处理的数字化、网络化已经成为一种趋势。档案资料中的丰富信息会在今后工作的各个领域中发挥不可替代的作用，因此我们必须要积极推进独立学院档案管理的现代化进程。
3 独立学院档案管理现代化的意义
3.1 是社会发展需要
高等院校是国家科技和情报的重要来源，专业和学科设置非常全面，社会的基本信息都可以从高校中得到体现。高校档案信息已经对社会的发展产生越来越大的作用。随着现代科技的进步而引起的信息革命已经对整个信息业产生了冲击，这就要求独立学院不得不对自身的档案管理进行变革。独立学院的档案部门必须要与时俱进，积极做出改变，才能不被时代抛弃，并且发挥出自己应有的作用。
3.2 是依法治档的要求
国家的《档案法》中已经明确做出规定，“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位其它组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进的技术实现档案管理现代化”。
3.3 推动独立学院档案事业的发展
在科技高度发展的今天，要想推动高校档案事业的发展就必须有先进的设施做后盾。美国的斯坦福大学档案目录实行自动检索，清华和南京大学也将计算机等先进设备应用到档案管理中，其水平明显高于其它院校。实现档案管理的现代化，独立学院的档案事业才能发挥应有的作用，才会有更广阔的发展空间。
3.4 提高工作效率和质量
面对紧张的工作和生活节奏，人们对信息的要求是迅速、准确的。但是我国大部分的档案室仍采用手工操作，进行手工检索和立卷。这样不仅会使工作效率低下，也降低了准确率。电子计算机具有高效的信息处理能力，可以在档案检索和信息传统中提供快速、准确的服务。
综上所述，做好学校的档案管理工作，才能更好的为教学和科研等各项工作的服务。对档案资料进行现代化管理才能使档案工作更有特色。
参考文献
[1] 张九玲.对高校档案管理现代化的思考[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版).2003(06)
[2] 李长江.高校档案管理的现代化建设研究[J].长治学院学报.2010.4
[3] 岳冰.浅析高校档案管理现代化建设[J].林区教学.2010.8
关键词：学院 档案管理 现代化
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：1674-098X(2011)12(c)-0000-00
独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。随着现代化的电子设备在高校管理工作中的普及，传统的档案管理方式迎来了一次变革。传真机、扫描仪、光盘的应用使传统的立卷归档有了新的形式，计算机互联网的高速发展已经使现代化的通讯技术应用到各个领域。高校档案资料的价值已经越来越被工作者认可，但是由于受到时间和地域的限制，档案信息还没有实现资源共享。因此高校的档案管理必须建立现代化的通讯设施和手段，建立网络化的管理体系，进而实现管理工作的现代化。
1 独立学院文书档案存在的问题
1.1 档案事业范围扩大
随着时代的发展，独立学院档案事业的范围也进一步增大。信息属性成为了现代档案的本质属性。虽然目前的载体形式有光盘、微缩等技术，但是随着科技的进步以及信息量的增加，新的载体形式会不断出现。即使会出现各种不同形式的载体，也不会影响其信息的内在属性。并且依据内在属性对档案进行分类，会使其更加科学合理。
1.2 缺乏现代化的管理思想
虽然目前各种先进的技术设备已经走进独立学院，非常普及。但是管理人员缺乏先进的管理思想，使这些设备的作用无法落到实处。如计算机、多媒体、光盘等技术可以在很大程度上促进档案管理事业的发展，但是管理人员缺乏认识，造成了很多设备功能闲置，还是采用传统的方法进行管理。
1.3 档案管理工作者素质偏低
档案的现代化管理需要高素质的专业化管理人员。但是目前的管理人员大多现代化意识不强，并且缺少专业知识和对先进设备的操作水平，导致档案工作依旧停留在最初的水平上。
1.4 资金短缺
档案部门不是盈利部门，缺乏领导的重视。虽然有一定数量的现代化设备，但是由于受到资金短缺的影响，无法购置较好的软硬件设备，更谈不上及时更新了。因此，档案管理工作始终跟不上现代化科技的发展，一直处在滞后的状态。
2 实现高效档案管理现代化的途径
2.1 管理观念的更新
档案管理员要转变自己旧有的观念，改变墨守成规，安于现状的被动局面。提高自己的主观能动性，积极为大家服务。把独立学院档案工作的重心由管理转移到开发利用上，实现信息由静态向动态的转变，使封闭的信息能够得到资源共享，充分发挥其价值。
2.2 加大资金投入
独立学院领导要有一定的宏观指导思想，把目光放长远。投入一定的人力、物力和财力支持档案事业的发展。把档案管理的现代化纳入到单位整体的工作计划中来，采取一定形式的考核评级。购置相应的软件、硬件配合档案管理的需要，帮助其解决实际问题。
2.3 构建现代化的管理体系
独立学院的档案要想实现现代化，只有先进的设备是不够的，必须要建立与之相适应的现代化管理体系，采用计算机网络技术对独立学院的档案进行管理。如果没有一个统一的标准作为依据，各个办公室都按照自己的标准进行资料整理，那么档案管理的现代化也就无从谈起。
2.4 “文档一体化”
我国的档案管理体制一直处于相对封闭的状态。其基本原则在于概括文件特点、保护文件相互之间的历史联系、便于手工查找等方面有很大优势，但是由于信息量的增大，纯手工查找已经变得十分不便。原有的立卷方法显的过于具体而且繁杂。因此，独立学院档案应该采取更加简便有效的现代化检索技术，应用计算机对档案完成立卷工作。
2.5 提高档案工作者的素质
目前独立学院的档案工作人员大部分年龄偏大，没有受过专门的档案管理学教育，他们所拥有的经验大部分是老一辈人传授的。但是随着科技的发展以及信息量的增加，原有的档案管理方式已经不能适应时代的发展，需要对其加以改进，保留有利的一面。而且面对计算机网络和一些先进电子设备的应用，档案人员往往无所是从，不知道如何去运用这些工具。这些都需要档案管理人员积极做出改变，不但要学习专业的档案管理学知识，增加自己的专业技能；还要认真学习先进的电子设备，让它们为工作服务，不能因为不会使用就产生抵触情绪而放弃学习。
2.6 加快现代化进程
信息化是独立学院档案管理工作的发展方向。在这个知识经济时代，信息存储和处理的数字化、网络化已经成为一种趋势。档案资料中的丰富信息会在今后工作的各个领域中发挥不可替代的作用，因此我们必须要积极推进独立学院档案管理的现代化进程。
3 独立学院档案管理现代化的意义
3.1 是社会发展需要
高等院校是国家科技和情报的重要来源，专业和学科设置非常全面，社会的基本信息都可以从高校中得到体现。高校档案信息已经对社会的发展产生越来越大的作用。随着现代科技的进步而引起的信息革命已经对整个信息业产生了冲击，这就要求独立学院不得不对自身的档案管理进行变革。独立学院的档案部门必须要与时俱进，积极做出改变，才能不被时代抛弃，并且发挥出自己应有的作用。
3.2 是依法治档的要求
国家的《档案法》中已经明确做出规定，“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位其它组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用，配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进的技术实现档案管理现代化”。
3.3 推动独立学院档案事业的发展
在科技高度发展的今天，要想推动高校档案事业的发展就必须有先进的设施做后盾。美国的斯坦福大学档案目录实行自动检索，清华和南京大学也将计算机等先进设备应用到档案管理中，其水平明显高于其它院校。实现档案管理的现代化，独立学院的档案事业才能发挥应有的作用，才会有更广阔的发展空间。
3.4 提高工作效率和质量
面对紧张的工作和生活节奏，人们对信息的要求是迅速、准确的。但是我国大部分的档案室仍采用手工操作，进行手工检索和立卷。这样不仅会使工作效率低下，也降低了准确率。电子计算机具有高效的信息处理能力，可以在档案检索和信息传统中提供快速、准确的服务。
综上所述，做好学校的档案管理工作，才能更好的为教学和科研等各项工作的服务。对档案资料进行现代化管理才能使档案工作更有特色。
参考文献
[1] 张九玲.对高校档案管理现代化的思考[J].内蒙古师范大学学报(教育科学版).2003(06)
[2] 李长江.高校档案管理的现代化建设研究[J].长治学院学报.2010.4
[3] 岳冰.浅析高校档案管理现代化建设[J].林区教学.2010.8