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摘要：水利水电工程资料的整编和归档，是工程竣工验收的基本内容之一，也是工程创优、变更索赔、计量结算等的重要经济文件依据，是合同文件的重要组织部分。随着工程管理制度日益完善，对资料的要求也更加严格，甚至苛刻，这对建筑施工企业提出更高的要求。笔者以本企业资料管理进行进行阐述，以求在本行业中共同探讨，取得更好的管理效果。
主题词：工程资料 编制 管理
中图分类号：C93文献标识码： A
工程资料是指建筑工程在建设过程中形成各种形式（书面如文件、表格、图纸等，电子，声像等）信息记录的统称。按主要类别可以分为施工资料、竣工图、工程竣工文件、声像资料等。资料管理指建筑工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档工作的统称。
一、相关管理人员的职责
资料的编制与管理是一个系统工程，应进行全过程全员进行管理，对相关人员的职责定位如下：
1、公司技术负责人职责：为公司承建项目的资料管理第一责任人,负责直接领导、指导、督促各项目的资料编制与管理工作，审批竣工图、施工记录资料、变更索赔等商务工程资料；各项目部的外发文件、外来文件的审批管理工作；在建项目资料员、技术人员、施工员的资料编制与管理业务培训。
2、经营副总经理职责：负责领导、督促各承建项目计量支付、变更索赔及竣工结算等技术文件除外资料的编制与管理；领导、督促、审批各承建项目计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作；领导、督促对外、对内合同文件的管理工作。
3、资料副经理职责：为公司承建项目的资料管理直接责任人,负责组织、统筹、指导、督办、检查、纠偏各项目部的资料编制与管理；协助总工程师培训公司资料员、技术人员、施工员的资料编制与管理业务；建档、保管公司以及承建项目的重要技术文件。
4、合同部经理职责：组织各承建项目计量支付、变更索赔及结算等技术文件除外资料的编制与管理；组织各承建项目的计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作；组织对外、对内合同文件的管理工作。
5、项目经理职责：负责项目资料编制与管理领导工作；项目资料编制、签署与管理的内、外协调工作；按程序处理项目外发文件、外来文件。
6、項目总工职责：为项目资料编制与管理直接领导责任人，负责项目资料编制与管理的组织、指导与检查工作，以及编制竣工图、工程总结；组织建设与管理项目资料室；项目资料编制所使用规范、标准等技术要求的交底；协助项目经理处理项目资料编制、签署与管理的内、外协调工作。
7、项目资料主任职责：为项目资料管理直接责任人，负责项目资料编制与管理以及项目资料室的日常工作。编制《工程资料编制与管理办法》、建立资料管理台帐及验收管理台帐负责组织施工资料的编制、收集与组卷、归档与保管工作负责项目部收、发文工作。
8、造价工程师职责：负责项目部的计量支付、变更索赔及竣工结算等技术文件除外资料的编制与管理；负责项目部的计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作
9、资料员及专业工程师职责：负责施工资料的编制、收集与组卷、归档与保管工作。
二.工程资料的编制与管理
1、工程资料分类
序号 资料名称 主要内容
1 施工资料 管理资料、技术资料、进度与造价资料、施工物资质保资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料等8类
2 竣工图 竣工图纸
3 工程竣工文件 竣工验收文件、竣工结算文件#、竣工交档文件、竣工总结文件等
4 声像资料* 反映施工过程中的声像资料
2、工程资料管理流程
3工程资料管理流程
31、组建资料室：项目部应设置专门的资料室，供资料员办公和资料保管用；较大的项目应设置专门的档案室，专用于资料保管，编制与保管分离。资料室、档案室必须符合相关要求；资料室人员的配置，应根据项目的类型、规模、工期等要求配置；项目总工程师、资料负责人负责起草资料室管理制度，报公司审核、审批。
3.2、收集前期资料文件：前期资料文件主要有招标文件（含答疑、澄清函件）、投标文件、中标通知书、工程合同文件（含洽谈纪要等）、自中标以来的往来函件等。
33、单位、分部分项工程划分：分部分项编制根据不同工程分类和不同的项目要求，根据建设、公路等相关行业的《工程项目施工质量验收标准》或项目业主具体要求进行划分
3.4、编制《工程资料编制与管理办法》：《工程资料编制与管理办法》是项目部资料管理的纲领性文件，主要内容有：工程概况，项目部资料管理组织架构、分工、职责，工程划分，资料管理制度，资料分类及其表格或文件格式、编制要求，技术标准、规范的选用及要求。进场1个月内，结合隶属质量监督站、业主、监理工程师、隶属档案馆的要求，项目总工程师、资料主任负责编制完成《工程资料编制与管理办法》，报公司审核、审批。
3.5、建立台账、预编目与组卷：进场1个月内，资料主任负责建立资料管理台账及竣工验收管理台帐；为便于归档分类保管，根据资料分类，资料主任负责预编制资料卷内目录和案卷目录；所有文件均应及时收集，并及时分类建档保存（即对号入座，分类归档入盒）；为便于保管与查阅，必须建立案卷目录（即档案盒目录）和卷内目录，档案盒可根据类型名称暂题名，每盒首页必须存放卷内目录；案卷目录与卷内目录，实行书面即纸质版与电子版同步建立同步更新。
3.6、施工过程资料编制、收集、管理
（1）、工程资料编制：工程资料用表、编制应满足相关行业、地区、项目的资料或档案管理规定要求，所使用表格必须经隶属质量监督站、监理工程师同意。资料应与工程建设同步形成，并应真实反映工程项目的建设情况和实体质量，并保证内容完整性、数据真实性、时间及时性、用词规范性、关联（不同资料间的时间和数据）逻辑性、结论明确性、签字齐全性、整体美观性；工程资料填写、编制、审核、审批、签认应及时进行，其内容应符合相关规定（如规范、规程、验收标准等）；填写字迹工整，不得随意修改；当需修改时，应实行划改，并由划改人签署；文字、图表、印章应清晰。工程资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖章单位印章，并应有经办人签字及日期。
（2）、商务工程资料管理：商务工程资料指涉及工程变更索赔、计量结算等工程资料如变更纪要、施工记录、现场签证、试验检测、竣工图等，是项目经济文件支持资料。公司合同部应根据结算的相关规定要求，提出商务工程资料的内容或名称及编制要求，公司总工程师组织落实。商务资料编制完成后必经公司预结算部、工程技术部审核，总经办审批方可归档管理或上报移交，原件应由公司合同预结算部保管；竣工图、竣工文件，项目部必须递送一份给公司工程技术部保管。
（3）、工程资料收集：资料主任应及时收集、保管外业资料。外来资料主要有参建各方的往来函件，工程物资（即材料、设备等）的质量证明文件、出厂合格证、质量检验报告等，委外或监理工程师批复的试验检测报告、功能性试验报告，生产或试验设备的标定证书等。
（4）、工程资料保管：自工程进场后，所有工程资料、来往信函文件的原件统一归口资料室分类保管，造册登记，未经项目经理许可，不得借阅、外传；借阅必须登记，规定时间送还。所有外来文件或资料经公司或项目经理批示后，由项目部资料室归档保管。
主题词：工程资料 编制 管理
中图分类号：C93文献标识码： A
工程资料是指建筑工程在建设过程中形成各种形式（书面如文件、表格、图纸等，电子，声像等）信息记录的统称。按主要类别可以分为施工资料、竣工图、工程竣工文件、声像资料等。资料管理指建筑工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档工作的统称。
一、相关管理人员的职责
资料的编制与管理是一个系统工程，应进行全过程全员进行管理，对相关人员的职责定位如下：
1、公司技术负责人职责：为公司承建项目的资料管理第一责任人,负责直接领导、指导、督促各项目的资料编制与管理工作，审批竣工图、施工记录资料、变更索赔等商务工程资料；各项目部的外发文件、外来文件的审批管理工作；在建项目资料员、技术人员、施工员的资料编制与管理业务培训。
2、经营副总经理职责：负责领导、督促各承建项目计量支付、变更索赔及竣工结算等技术文件除外资料的编制与管理；领导、督促、审批各承建项目计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作；领导、督促对外、对内合同文件的管理工作。
3、资料副经理职责：为公司承建项目的资料管理直接责任人,负责组织、统筹、指导、督办、检查、纠偏各项目部的资料编制与管理；协助总工程师培训公司资料员、技术人员、施工员的资料编制与管理业务；建档、保管公司以及承建项目的重要技术文件。
4、合同部经理职责：组织各承建项目计量支付、变更索赔及结算等技术文件除外资料的编制与管理；组织各承建项目的计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作；组织对外、对内合同文件的管理工作。
5、项目经理职责：负责项目资料编制与管理领导工作；项目资料编制、签署与管理的内、外协调工作；按程序处理项目外发文件、外来文件。
6、項目总工职责：为项目资料编制与管理直接领导责任人，负责项目资料编制与管理的组织、指导与检查工作，以及编制竣工图、工程总结；组织建设与管理项目资料室；项目资料编制所使用规范、标准等技术要求的交底；协助项目经理处理项目资料编制、签署与管理的内、外协调工作。
7、项目资料主任职责：为项目资料管理直接责任人，负责项目资料编制与管理以及项目资料室的日常工作。编制《工程资料编制与管理办法》、建立资料管理台帐及验收管理台帐负责组织施工资料的编制、收集与组卷、归档与保管工作负责项目部收、发文工作。
8、造价工程师职责：负责项目部的计量支付、变更索赔及竣工结算等技术文件除外资料的编制与管理；负责项目部的计量结算、变更索赔与竣工图、施工记录资料等商务工程资料的衔接、协调工作
9、资料员及专业工程师职责：负责施工资料的编制、收集与组卷、归档与保管工作。
二.工程资料的编制与管理
1、工程资料分类
序号 资料名称 主要内容
1 施工资料 管理资料、技术资料、进度与造价资料、施工物资质保资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料等8类
2 竣工图 竣工图纸
3 工程竣工文件 竣工验收文件、竣工结算文件#、竣工交档文件、竣工总结文件等
4 声像资料* 反映施工过程中的声像资料
2、工程资料管理流程
3工程资料管理流程
31、组建资料室：项目部应设置专门的资料室，供资料员办公和资料保管用；较大的项目应设置专门的档案室，专用于资料保管，编制与保管分离。资料室、档案室必须符合相关要求；资料室人员的配置，应根据项目的类型、规模、工期等要求配置；项目总工程师、资料负责人负责起草资料室管理制度，报公司审核、审批。
3.2、收集前期资料文件：前期资料文件主要有招标文件（含答疑、澄清函件）、投标文件、中标通知书、工程合同文件（含洽谈纪要等）、自中标以来的往来函件等。
33、单位、分部分项工程划分：分部分项编制根据不同工程分类和不同的项目要求，根据建设、公路等相关行业的《工程项目施工质量验收标准》或项目业主具体要求进行划分
3.4、编制《工程资料编制与管理办法》：《工程资料编制与管理办法》是项目部资料管理的纲领性文件，主要内容有：工程概况，项目部资料管理组织架构、分工、职责，工程划分，资料管理制度，资料分类及其表格或文件格式、编制要求，技术标准、规范的选用及要求。进场1个月内，结合隶属质量监督站、业主、监理工程师、隶属档案馆的要求，项目总工程师、资料主任负责编制完成《工程资料编制与管理办法》，报公司审核、审批。
3.5、建立台账、预编目与组卷：进场1个月内，资料主任负责建立资料管理台账及竣工验收管理台帐；为便于归档分类保管，根据资料分类，资料主任负责预编制资料卷内目录和案卷目录；所有文件均应及时收集，并及时分类建档保存（即对号入座，分类归档入盒）；为便于保管与查阅，必须建立案卷目录（即档案盒目录）和卷内目录，档案盒可根据类型名称暂题名，每盒首页必须存放卷内目录；案卷目录与卷内目录，实行书面即纸质版与电子版同步建立同步更新。
3.6、施工过程资料编制、收集、管理
（1）、工程资料编制：工程资料用表、编制应满足相关行业、地区、项目的资料或档案管理规定要求，所使用表格必须经隶属质量监督站、监理工程师同意。资料应与工程建设同步形成，并应真实反映工程项目的建设情况和实体质量，并保证内容完整性、数据真实性、时间及时性、用词规范性、关联（不同资料间的时间和数据）逻辑性、结论明确性、签字齐全性、整体美观性；工程资料填写、编制、审核、审批、签认应及时进行，其内容应符合相关规定（如规范、规程、验收标准等）；填写字迹工整，不得随意修改；当需修改时，应实行划改，并由划改人签署；文字、图表、印章应清晰。工程资料应为原件，当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖章单位印章，并应有经办人签字及日期。
（2）、商务工程资料管理：商务工程资料指涉及工程变更索赔、计量结算等工程资料如变更纪要、施工记录、现场签证、试验检测、竣工图等，是项目经济文件支持资料。公司合同部应根据结算的相关规定要求，提出商务工程资料的内容或名称及编制要求，公司总工程师组织落实。商务资料编制完成后必经公司预结算部、工程技术部审核，总经办审批方可归档管理或上报移交，原件应由公司合同预结算部保管；竣工图、竣工文件，项目部必须递送一份给公司工程技术部保管。
（3）、工程资料收集：资料主任应及时收集、保管外业资料。外来资料主要有参建各方的往来函件，工程物资（即材料、设备等）的质量证明文件、出厂合格证、质量检验报告等，委外或监理工程师批复的试验检测报告、功能性试验报告，生产或试验设备的标定证书等。
（4）、工程资料保管：自工程进场后，所有工程资料、来往信函文件的原件统一归口资料室分类保管，造册登记，未经项目经理许可，不得借阅、外传；借阅必须登记，规定时间送还。所有外来文件或资料经公司或项目经理批示后，由项目部资料室归档保管。