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摘要：企业文件材料收集归档工作作为档案管理工作的重要前提和基础, 为档案管理工作提供了实际的管理对象, 是企业档案部门档案形成的重要渠道和手段。本文分析了企业工程项目档案管理中的归档工作的不足，并提出了做好该项工作的意见。
关键词：企业归档 工作 问题 解决
中图分类号：C29文献标识码： A
前言
工程项目在酝酿、决策到建成投产的全过程中形成了大量的文件，其中应当归档保存的文件就是该项目的档案，包括工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等形式与载体的文件材料。在企业中，工程档案直接服务于各项生产、建设活动，是企业最重要的信息资源。
一、归档工作存在的问题与现象
档案的管理工作离不开归档，而归档被认为是企业档案管理的一件难事，究其原因，有以下几个方面：
1、有人认为，归档文件没有自己保管方便，用时还得到档案部门去借，办理手续费时又费力，故自己保管备查。
2、有人认为，应归档的文件材料是自己写的，专利权应归自己所有，没有向档案部门归档的义务，而是当做私有财产自己保存。
3、有人认为，档案归档可有可无，不管理档案企业照样发展，其他工作照样进行，故不重视文件材料的归档。
4、对企业文件材料归档范围及界线认识不清，不知由谁来管理更科学、更合理，有相互扯皮现象。
5、近年来，互联网的迅速发展，光盘、影碟和屏幕信息大量出现，快节奏互联网上的电子信息文件传递改变了手工传递文件方式，也改变了归档的管理方式。
二、归档工作问题的根源
1、原先遗留下的归档难问题，拥有材料的人不愿归档。尽管档案界领导及广大档案管理人员作了很大的努力，针对归档难现象，制定下发了《档案法》等档案法规性文件，使归档管理工作得到了改善，但是距离依法治档的目标还差很远，执行难的问题还没有从根本解决，人们的意识问题还没有转变。主要是企业职工归档意识淡薄，档案法治观念不强，没有做到依法归档。依法归档的活动也没有完全开展起来，各级人员对归档管理的重视程度不够，不能行之有效地全部按时归档。
2、科技革命快速发展，推动信息革命适应社会及企业经济发展需要，从而产生的问题。作为管理信息、科技的企业档案部门，工作中仍然存在着归档管理工作发展跟不上企业发展步伐的现实问题。集中体现在归档方法简单、科技含量低，收集归档还只是去企业各职能部门要，给多少要多少，以至于归档材料很难收集齐全。同时，档案归集所采用的科学技术方法还不够或者没有应用到归档管理中去。
3、在归档管理手段上，现有的电子文件归档管理工作科技含量低、控制能力差，特别是企业上网人员形成的电子文件，档案部门还没有相应程序软件支持对电子文件的控制归档，造成电子文件归档失控，总之是由档案归档工作科学管理薄弱造成的。
三、归档工作的有效途径
1、建立健全合理的企业档案管理制度
有规矩才能成方圆。工程档案管理是企业档案管理的重要组成部分，其管理必须纳入到企业档案管理体系中。依据国家档案局印发的工程建设项目档案管理、验收的有关规定、办法，制定符合企业特点的管理制度，确定负责项目档案管理工作的领导和部门，明确责任和权利。
工程档案的归档要贯彻集中统一管理的原则，遵循科技档案的形成规律，保证档案的完整和准确。由档案部门实行集中统一管理，各部门经办的应归档的文件材料必须向档案部门移交，不允许分散保存在各业务技术部门手中。必须建立科学、有效、切实可行的归档制度，将工程建设活动中产生的文件材料纳入制度管理中。归档制度要具有科学性、合理性，既要紧跟时代的步伐，又要符合本单位的实际情况。必须明确档案的归档时间、归档范围和归档要求。根据工程档案的形成规律，可以把涉及工程项目公司收发文的归档与文书档案一起，在第二年由办公室向档案部门移交，其他的技术资料、合同、电子文件等采用随到随归的方法，并把工程图纸的发放管理纳入到档案管理中，确保应归档的文件材料及时完整地归档。
2、将工程项目档案管理工作纳入到合同管理中
合同是现代社会规范经济工作最重要、最有力的法律手段。工程建设项目要顺利实施离不开合同的约束，工程档案是整个工程项目的一个重要组成部分，它的管理也必须依靠合同这一有力的法律武器进行规范。要把档案管理纳入到合同管理中，在签订设计、监理、施工、购置等合同时，要列有专门的条款，明确规定项目文件材料的收集、整理和归档责任，对归档质量、归档份数和归档时间作出明确的规定，保证外单位编制的工程档案质量符合归档要求。
3、配备高素质档案人才队伍
人才是做好工作的关键因素，工程档案归档的质量与档案人员的业务水平密切相关。档案部门不是闲职岗位，需要配备业务素质高、责任心强的专业人才。档案管理人员负有对本单位各部门的档案工作及各施工单位交工文件、竣工图纸的编制进行指导、监督的权利和义务，并对档案的接收负有把关的责任，对工程档案的归档质量起着至关重要的作用。高素质的档案管理人才不仅能严格执行档案管理的各项规章制度，而且能与进俱进，不断创新，以适应时代发展的要求。
四、电子文件材料的归档。
1、正确选择电子文件归档的途径
（1）借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部門挑选, 反映了职能活动的概貌, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
（2）选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一” , 打破了立卷单位界限,更趋向于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹企业的信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。
2、建立电子文件归档制度
开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像原纸质文件的归档人员, 经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 以各单位计算机与信息管理同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子文件档案信息, 以标准化的格式通过网络传递给档案部门, 由档案部门进行分类、整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上, 并做多个备份, 避免自然因素损坏和非法访问。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能, 并进行用户确认, 以确保档案的完整与安全。
3、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此, 及早地建立电子文件全过程管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累, 以防在分散狀态下发生信息丢失。因此, 一开始就明确由谁进行收集、积累, 如何进行收集、积累, 建立收集、积累制度和严格的归档制度, 是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比, 都有很大区别, 要明确无误地做出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 凡不符合要求的, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
4 、制定电子文件的保护措施
对于电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。
因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据; 数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志: 如印签、花纹等隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的, 这样保证了电子文件信息的唯一性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
五、结束语
总之，对于企业档案工作来说既有安全指标又有实际工作一定会将档案管理推上一个新台阶，但要与时俱进还要关注新的电脑信息技术，使我们的电子文档管理处于领先位置，才能更好地为企业服务，使我们的企业立于不败之地。
参考文献
[1] 陈瑞雯,臧晓琳,周淑英,王秀敬.归档工作新形势下如何做好文件[J]. 山东水利. 2002(07)
[2] 武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策[J]. 山西建筑. 2007(35)
[3] 魏敬.论提高航天企业基建档案归档工作的监管力度[J]. 城建档案. 2007(08)
[4] 适应新形势,制定新办法 贵阳市建委作出关于加强城建档案归档工作的规定[J]. 城建档案.2003(01)
关键词：企业归档 工作 问题 解决
中图分类号：C29文献标识码： A
前言
工程项目在酝酿、决策到建成投产的全过程中形成了大量的文件，其中应当归档保存的文件就是该项目的档案，包括工程项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料、电子文件等形式与载体的文件材料。在企业中，工程档案直接服务于各项生产、建设活动，是企业最重要的信息资源。
一、归档工作存在的问题与现象
档案的管理工作离不开归档，而归档被认为是企业档案管理的一件难事，究其原因，有以下几个方面：
1、有人认为，归档文件没有自己保管方便，用时还得到档案部门去借，办理手续费时又费力，故自己保管备查。
2、有人认为，应归档的文件材料是自己写的，专利权应归自己所有，没有向档案部门归档的义务，而是当做私有财产自己保存。
3、有人认为，档案归档可有可无，不管理档案企业照样发展，其他工作照样进行，故不重视文件材料的归档。
4、对企业文件材料归档范围及界线认识不清，不知由谁来管理更科学、更合理，有相互扯皮现象。
5、近年来，互联网的迅速发展，光盘、影碟和屏幕信息大量出现，快节奏互联网上的电子信息文件传递改变了手工传递文件方式，也改变了归档的管理方式。
二、归档工作问题的根源
1、原先遗留下的归档难问题，拥有材料的人不愿归档。尽管档案界领导及广大档案管理人员作了很大的努力，针对归档难现象，制定下发了《档案法》等档案法规性文件，使归档管理工作得到了改善，但是距离依法治档的目标还差很远，执行难的问题还没有从根本解决，人们的意识问题还没有转变。主要是企业职工归档意识淡薄，档案法治观念不强，没有做到依法归档。依法归档的活动也没有完全开展起来，各级人员对归档管理的重视程度不够，不能行之有效地全部按时归档。
2、科技革命快速发展，推动信息革命适应社会及企业经济发展需要，从而产生的问题。作为管理信息、科技的企业档案部门，工作中仍然存在着归档管理工作发展跟不上企业发展步伐的现实问题。集中体现在归档方法简单、科技含量低，收集归档还只是去企业各职能部门要，给多少要多少，以至于归档材料很难收集齐全。同时，档案归集所采用的科学技术方法还不够或者没有应用到归档管理中去。
3、在归档管理手段上，现有的电子文件归档管理工作科技含量低、控制能力差，特别是企业上网人员形成的电子文件，档案部门还没有相应程序软件支持对电子文件的控制归档，造成电子文件归档失控，总之是由档案归档工作科学管理薄弱造成的。
三、归档工作的有效途径
1、建立健全合理的企业档案管理制度
有规矩才能成方圆。工程档案管理是企业档案管理的重要组成部分，其管理必须纳入到企业档案管理体系中。依据国家档案局印发的工程建设项目档案管理、验收的有关规定、办法，制定符合企业特点的管理制度，确定负责项目档案管理工作的领导和部门，明确责任和权利。
工程档案的归档要贯彻集中统一管理的原则，遵循科技档案的形成规律，保证档案的完整和准确。由档案部门实行集中统一管理，各部门经办的应归档的文件材料必须向档案部门移交，不允许分散保存在各业务技术部门手中。必须建立科学、有效、切实可行的归档制度，将工程建设活动中产生的文件材料纳入制度管理中。归档制度要具有科学性、合理性，既要紧跟时代的步伐，又要符合本单位的实际情况。必须明确档案的归档时间、归档范围和归档要求。根据工程档案的形成规律，可以把涉及工程项目公司收发文的归档与文书档案一起，在第二年由办公室向档案部门移交，其他的技术资料、合同、电子文件等采用随到随归的方法，并把工程图纸的发放管理纳入到档案管理中，确保应归档的文件材料及时完整地归档。
2、将工程项目档案管理工作纳入到合同管理中
合同是现代社会规范经济工作最重要、最有力的法律手段。工程建设项目要顺利实施离不开合同的约束，工程档案是整个工程项目的一个重要组成部分，它的管理也必须依靠合同这一有力的法律武器进行规范。要把档案管理纳入到合同管理中，在签订设计、监理、施工、购置等合同时，要列有专门的条款，明确规定项目文件材料的收集、整理和归档责任，对归档质量、归档份数和归档时间作出明确的规定，保证外单位编制的工程档案质量符合归档要求。
3、配备高素质档案人才队伍
人才是做好工作的关键因素，工程档案归档的质量与档案人员的业务水平密切相关。档案部门不是闲职岗位，需要配备业务素质高、责任心强的专业人才。档案管理人员负有对本单位各部门的档案工作及各施工单位交工文件、竣工图纸的编制进行指导、监督的权利和义务，并对档案的接收负有把关的责任，对工程档案的归档质量起着至关重要的作用。高素质的档案管理人才不仅能严格执行档案管理的各项规章制度，而且能与进俱进，不断创新，以适应时代发展的要求。
四、电子文件材料的归档。
1、正确选择电子文件归档的途径
（1）借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部門挑选, 反映了职能活动的概貌, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理,利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
（2）选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一” , 打破了立卷单位界限,更趋向于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹企业的信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。
2、建立电子文件归档制度
开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像原纸质文件的归档人员, 经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 以各单位计算机与信息管理同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。
专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理, 并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案, 电子文件形成部门以定期或不定期的方式, 把日常产生的电子文件档案信息, 以标准化的格式通过网络传递给档案部门, 由档案部门进行分类、整理、编目, 分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里, 在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上, 并做多个备份, 避免自然因素损坏和非法访问。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能, 并进行用户确认, 以确保档案的完整与安全。
3、建立电子文件全过程管理的制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用, 中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清, 制度不明, 考虑不周, 都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此, 及早地建立电子文件全过程管理制度, 明确各方面的职责要求, 就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累, 以防在分散狀态下发生信息丢失。因此, 一开始就明确由谁进行收集、积累, 如何进行收集、积累, 建立收集、积累制度和严格的归档制度, 是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比, 都有很大区别, 要明确无误地做出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 凡不符合要求的, 都要有明确的处理措施, 不能有丝毫含糊, 否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。
4 、制定电子文件的保护措施
对于电子文件而言, 信息与载体是可分离的, 电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃, 甚至被销毁的危险。此外, 电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序, 它通过修改其它程序, 并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。
因此, 如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。目前, 保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中, 数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理, 使其成为难于识读的数据; 数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志: 如印签、花纹等隐藏于电子文件中, 电子文件如被拷贝时, 这些标志是不会被拷贝的, 这样保证了电子文件信息的唯一性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害, 若归档的电子文件被修改、删除, 该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而, 保护电子文件信息的技术只能是相对的, 因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
五、结束语
总之，对于企业档案工作来说既有安全指标又有实际工作一定会将档案管理推上一个新台阶，但要与时俱进还要关注新的电脑信息技术，使我们的电子文档管理处于领先位置，才能更好地为企业服务，使我们的企业立于不败之地。
参考文献
[1] 陈瑞雯,臧晓琳,周淑英,王秀敬.归档工作新形势下如何做好文件[J]. 山东水利. 2002(07)
[2] 武晓莉.工程技术档案归档工作的现状及对策[J]. 山西建筑. 2007(35)
[3] 魏敬.论提高航天企业基建档案归档工作的监管力度[J]. 城建档案. 2007(08)
[4] 适应新形势,制定新办法 贵阳市建委作出关于加强城建档案归档工作的规定[J]. 城建档案.2003(01)