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在档案馆中，某一利用者满怀希望的想找出企盼已久的证明材料，但面对浩如烟海的档案却不知如何入手，最终失望而归；当某人上一档案馆网站，想查找一份档案时，发现网站设计美观大方，界面整洁、分类明确，但一打开，却是空无一物。在技术日益进步且档案人奋斗多年的今天，还出现这些问题，说明问题的症结决不是简单的技术问题，而更多的是管理理念问题。本文试图用信息构建的理论来分析档案部门如何转变工作模式，最终提高档案利用效益，更好地为用户服务。
一、信息构建(IA)的理论
1、信息构建的概念
1976年，美国建筑师R.S.Wurman在实践中，将信息学与建筑学有机的结合起来，提出“信息构建”(Information Architecture)的概念，并将其定义为：“组织信息和设计环境、信息空间或信息体系结构，以满足需求者的信息需求的一门艺术和科学”。信息构建的理论一提出，立刻引起学界的强烈反映，形成了一股研究信息构建的热潮。
目前，国内对IA的概念有广义与狭义之分。狭义的IA指IA在网站方面的应用。即在网站建设中借助图形设计、可用性工程、用户体验、图书管理学等理论方法帮助用户更加成功地查找和管理信息。广义IA，即组织机构的信息构建，指出组织机构的信息构建应面向组织机构整体，其对象应该包括组织机构信息活动中涉及的各个要素，除信息本身外，还应包括组织机构中的信息、信息服务以及与信息相关的各部门及其人员整合与合理化配置，包括技术层面的基础设施建设、管理层面的部门建设以及信息系统本身从信息采集到用户利用的结构建构。信息构建的最终目的是为用户提供良好的信息体验，实现效益的最大化。
2，信息构建的特点
笔者认识，IA的定义无论是狭义的还是广义的，对档案学研究、档案工作实践都有重要的意义，它给档案学研究、档案工作实践提出新的要求，而且是从一个全新的视角来提出的：
－IA要求获得和掌握信息内容：
－IA要求注重信息生态环境；
－IA要求将信息组织好；
－IA要求关注用户体验，给用户以最大的满足；
二、信息构建理论对开展档案利用的意义
1、在信息构建中尤其要注意信息生态问题，生态学研究的是生物个体或群体与自然环境之间的关系，而信息生态(InformationEcology)则强调人类与信息环境之间的相互作用和影响。它重点是强调信息生态内部的平衡。根据信息生态理论，我提出了档案信息生态模型图，它要强调的是信息环境、档案利用者以及档案信息本身三者的平衡。
在信息生态模型中，IA即信息环境、档案利用者和档案信息三者的交集部分，因此档案部门要想为用户提供最优的服务，实现档案效益的最优化，就必需考虑综合性因素。如果用A表示档案信息资源的综合效益(包括经济效益、社会效益)，用x、y和r分别表示档案信息本身、档案利用者情况、功能转化率。那么公式A=r*(x*y)就是指出如何优化档案效益的公式。在x、y一定的情况下，要获得A的最大值，关键是提高信息功能的转化率r的值，而要想提高r的值，主要就是为档案用户提供一个良好的信息环境。
2、信息构建的四种系统与档案利用
一个良好的信息环境，系统的完整与有效是至关重要的，信息构建最终要生成四种系统，即组织系统、标识系统、导航系统和检索系统。生成这四种系统的目的就是要满足用户的多样化与个性化需求。
组织系统就是决定如何分组，是内容分类的途径。档案利用工作是一项社会化的工作。要对各样的人群服务，既有为学术活动而利用的高学历者，也有文化水平较低的农民、工人；既有能够熟练运用检索技术的专业人士，也有缺乏检索知识的一般用户；甚至还有身体残疾或智障人士，这就要求档案部门要做好调查，做好充分的准备，只有充分考虑了档案用户的特征，了解他们的特点，才能对优化档案利用系统，组织好档案信息资源，进行恰当的分类，为用户服务。
标识系统决定如何称呼和使用那些分组内容，并创建一致的标识方案。用户利用档案的需求是出于不同阶段的，笔者将之分为潜在与表达阶段。在不同的阶段，对标识系统有不问的要求。在潜在阶段，用户还没有完全意识到自己的需求，还处于“闲逛”阶段，这时标识系统的作用体现在唤醒用户的需求，有想了解的愿望：在表达阶段，用户对自己的需求已有了大致的了解，可利用相关检索、模糊检索、人工咨询等方式确定自己的需求，进而快速的找出要找信息。
导航系统决定使用者如何浏览和检索分组内容，通过制作的导航路径，帮助用户四处游历和浏览内容。这主要是对档案网站来说的，它帮助用户了解自己所处位置以及从这个网站中能获得什么，就像现实中的路标或地图一样，可分为全局导航和页面导航。全局导航可以链接到网站内任何一个资源，而页面导航给用户呈现相近的主题网页。此外，还有像背景导航等等。
检索系统。这里强调的是检索结果和检索界面。检索结果不能太庞大和杂乱无章，以至查准率过低，检索工具要具备四种功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。档案部门要有一定数量不同种类的检索工具，要管藏性、查检性、介绍性检索性工具并举，分类法与主题法相结合。
3、加强对信息本身的重视
信息构建的创始人沃尔曼将信息构建的实施者称为信息建筑师(informationarchitects)，他认为：“信息建筑师是一个把信息的内在模式加以组织，使复杂的事情变得清晰的人，他们构建信息的结构或信息地图，让别人找到通往知识的途径。”信息构建理论注重对信息本身的加工，使信息清晰化，可理解，最终增强信息的有用性以满足用户的需求。
信息的清晰化是满足用户信息需求的前提，只有清晰化的信息才能为用户接受，并满足用户的需求；信息的可理解性是满足用户信息需求的基础，“信息的清晰”是指感官上的清晰；信息的可理解指认识上的清晰，为了让用户获得清晰的信息，就要求信息建筑师做好信息的加工与整合，以利于信息的理解。增强信息的有用性是满足用户信息需求的关键，有用性是指信息内容具有潜在的能满足用户需求的功能，只有对用户有用的信息才是用户需要的信息，理想的信息体系就应该是功能明确、专注于为用户提供有用信息的系统。
由于种种原因，档案领域研究档案信息把过多的目光与精力放在了档案的原始性、真实性等属性讨论上，而对档案在利用中扮演什么角色，它在社会利用中需要具有什么特点，讨论较少。信息构建的理论为我们提供了一个比较清晰的思路，为档案部门在信息处理时提出了具体的要求。
4、信息构建强调用户体验
用户体验指用户在操作或使用一件产品或一项服务的时候的所做、所想、所感，涉及到通过产品和服务提供给用户的理性价值和感性体验。档案部门向来重视档案利用工作，争取让用户满意，但如何测量用户的满意度，向来是一个不好解决的问题，档案部门最多用很不满意、不满意、较满意、满意和很满意的标准来测量。无论这个标准体系多么的健全，它实际上是从档案部门的角度出发的，档案部门做好档案的收集、整理，提供查询检索系统，让用户使用，实质是让用户评价档案部门的工作。满足用户的多方面需求并不能一开始就是档案部门工作的出发点，这也造成一些用户在利用完之后，虽然也查到了要查的结果，但总感到一些不足的原因。
信息已成为继物质和能量后的第三大资源，一方面，信息在生活中的作用越大，但另一方面，无用的信息爆炸也越来越让人们需要对信息进行组织和管理，这也是信息构建越来越受重视的原因，档案也是一种信息，如果从信息构建的角度来审视目前的档案利用现状，就会发现档案部门在满足用户的个性化需求、处理好档案信息环境等方面有一定的不足，但只要档案部门以用户为出发点，加强自身的建设，档案部门一定会更加受用户的欢迎。
一、信息构建(IA)的理论
1、信息构建的概念
1976年，美国建筑师R.S.Wurman在实践中，将信息学与建筑学有机的结合起来，提出“信息构建”(Information Architecture)的概念，并将其定义为：“组织信息和设计环境、信息空间或信息体系结构，以满足需求者的信息需求的一门艺术和科学”。信息构建的理论一提出，立刻引起学界的强烈反映，形成了一股研究信息构建的热潮。
目前，国内对IA的概念有广义与狭义之分。狭义的IA指IA在网站方面的应用。即在网站建设中借助图形设计、可用性工程、用户体验、图书管理学等理论方法帮助用户更加成功地查找和管理信息。广义IA，即组织机构的信息构建，指出组织机构的信息构建应面向组织机构整体，其对象应该包括组织机构信息活动中涉及的各个要素，除信息本身外，还应包括组织机构中的信息、信息服务以及与信息相关的各部门及其人员整合与合理化配置，包括技术层面的基础设施建设、管理层面的部门建设以及信息系统本身从信息采集到用户利用的结构建构。信息构建的最终目的是为用户提供良好的信息体验，实现效益的最大化。
2，信息构建的特点
笔者认识，IA的定义无论是狭义的还是广义的，对档案学研究、档案工作实践都有重要的意义，它给档案学研究、档案工作实践提出新的要求，而且是从一个全新的视角来提出的：
－IA要求获得和掌握信息内容：
－IA要求注重信息生态环境；
－IA要求将信息组织好；
－IA要求关注用户体验，给用户以最大的满足；
二、信息构建理论对开展档案利用的意义
1、在信息构建中尤其要注意信息生态问题，生态学研究的是生物个体或群体与自然环境之间的关系，而信息生态(InformationEcology)则强调人类与信息环境之间的相互作用和影响。它重点是强调信息生态内部的平衡。根据信息生态理论，我提出了档案信息生态模型图，它要强调的是信息环境、档案利用者以及档案信息本身三者的平衡。
在信息生态模型中，IA即信息环境、档案利用者和档案信息三者的交集部分，因此档案部门要想为用户提供最优的服务，实现档案效益的最优化，就必需考虑综合性因素。如果用A表示档案信息资源的综合效益(包括经济效益、社会效益)，用x、y和r分别表示档案信息本身、档案利用者情况、功能转化率。那么公式A=r*(x*y)就是指出如何优化档案效益的公式。在x、y一定的情况下，要获得A的最大值，关键是提高信息功能的转化率r的值，而要想提高r的值，主要就是为档案用户提供一个良好的信息环境。
2、信息构建的四种系统与档案利用
一个良好的信息环境，系统的完整与有效是至关重要的，信息构建最终要生成四种系统，即组织系统、标识系统、导航系统和检索系统。生成这四种系统的目的就是要满足用户的多样化与个性化需求。
组织系统就是决定如何分组，是内容分类的途径。档案利用工作是一项社会化的工作。要对各样的人群服务，既有为学术活动而利用的高学历者，也有文化水平较低的农民、工人；既有能够熟练运用检索技术的专业人士，也有缺乏检索知识的一般用户；甚至还有身体残疾或智障人士，这就要求档案部门要做好调查，做好充分的准备，只有充分考虑了档案用户的特征，了解他们的特点，才能对优化档案利用系统，组织好档案信息资源，进行恰当的分类，为用户服务。
标识系统决定如何称呼和使用那些分组内容，并创建一致的标识方案。用户利用档案的需求是出于不同阶段的，笔者将之分为潜在与表达阶段。在不同的阶段，对标识系统有不问的要求。在潜在阶段，用户还没有完全意识到自己的需求，还处于“闲逛”阶段，这时标识系统的作用体现在唤醒用户的需求，有想了解的愿望：在表达阶段，用户对自己的需求已有了大致的了解，可利用相关检索、模糊检索、人工咨询等方式确定自己的需求，进而快速的找出要找信息。
导航系统决定使用者如何浏览和检索分组内容，通过制作的导航路径，帮助用户四处游历和浏览内容。这主要是对档案网站来说的，它帮助用户了解自己所处位置以及从这个网站中能获得什么，就像现实中的路标或地图一样，可分为全局导航和页面导航。全局导航可以链接到网站内任何一个资源，而页面导航给用户呈现相近的主题网页。此外，还有像背景导航等等。
检索系统。这里强调的是检索结果和检索界面。检索结果不能太庞大和杂乱无章，以至查准率过低，检索工具要具备四种功能：一是提供查找线索功能；二是揭示档案内容功能；三是对档案进行科学管理功能；四是进行信息交流功能。档案部门要有一定数量不同种类的检索工具，要管藏性、查检性、介绍性检索性工具并举，分类法与主题法相结合。
3、加强对信息本身的重视
信息构建的创始人沃尔曼将信息构建的实施者称为信息建筑师(informationarchitects)，他认为：“信息建筑师是一个把信息的内在模式加以组织，使复杂的事情变得清晰的人，他们构建信息的结构或信息地图，让别人找到通往知识的途径。”信息构建理论注重对信息本身的加工，使信息清晰化，可理解，最终增强信息的有用性以满足用户的需求。
信息的清晰化是满足用户信息需求的前提，只有清晰化的信息才能为用户接受，并满足用户的需求；信息的可理解性是满足用户信息需求的基础，“信息的清晰”是指感官上的清晰；信息的可理解指认识上的清晰，为了让用户获得清晰的信息，就要求信息建筑师做好信息的加工与整合，以利于信息的理解。增强信息的有用性是满足用户信息需求的关键，有用性是指信息内容具有潜在的能满足用户需求的功能，只有对用户有用的信息才是用户需要的信息，理想的信息体系就应该是功能明确、专注于为用户提供有用信息的系统。
由于种种原因，档案领域研究档案信息把过多的目光与精力放在了档案的原始性、真实性等属性讨论上，而对档案在利用中扮演什么角色，它在社会利用中需要具有什么特点，讨论较少。信息构建的理论为我们提供了一个比较清晰的思路，为档案部门在信息处理时提出了具体的要求。
4、信息构建强调用户体验
用户体验指用户在操作或使用一件产品或一项服务的时候的所做、所想、所感，涉及到通过产品和服务提供给用户的理性价值和感性体验。档案部门向来重视档案利用工作，争取让用户满意，但如何测量用户的满意度，向来是一个不好解决的问题，档案部门最多用很不满意、不满意、较满意、满意和很满意的标准来测量。无论这个标准体系多么的健全，它实际上是从档案部门的角度出发的，档案部门做好档案的收集、整理，提供查询检索系统，让用户使用，实质是让用户评价档案部门的工作。满足用户的多方面需求并不能一开始就是档案部门工作的出发点，这也造成一些用户在利用完之后，虽然也查到了要查的结果，但总感到一些不足的原因。
信息已成为继物质和能量后的第三大资源，一方面，信息在生活中的作用越大，但另一方面，无用的信息爆炸也越来越让人们需要对信息进行组织和管理，这也是信息构建越来越受重视的原因，档案也是一种信息，如果从信息构建的角度来审视目前的档案利用现状，就会发现档案部门在满足用户的个性化需求、处理好档案信息环境等方面有一定的不足，但只要档案部门以用户为出发点，加强自身的建设，档案部门一定会更加受用户的欢迎。