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摘要本文就现阶段工程竣工验收时,工程竣工资料所存在的问题及原因展开论述，提出解决工程资料质量管理方面问题的建议。
关键词工程资料质量管理
中图分类号：S618文献标识码： A
一、工程竣工资料管理的主要内容
工程建设资料就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的文件资料。安装工程竣工资料作为工程建设资料的中间关键的一部分通常包括以下几种：①工程管理资料；②施工管理、技术资料；③竣工决算和建设消耗资料；④试生产资料；⑤监理资料；⑥检测资料；⑦竣工验收文件资料。
二、竣工资料管理存在的主要问题
1、施工综合管理文件原件不齐全：由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，造成了原始文件遗失，而有的工程因各种原因停工然后重新开工，造成了原始文件丢失。[1]
2、工程资料验收签证不齐全：存在代签现象。随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
3、施工资料格式和书写不规范：施工过程中形成的资料格式和引用标准不统一，不规范，施工过程中原始资料的书写五花八门，形形色色，而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
三、竣工资料质量失控的主要原因
1、工程建设主管单位领导档案意见薄弱，在我国各行各业建设领域中，长期存在着重建设、轻档案的现象。建设单位在工程资料管理过程中，对规范资料管理不细不严，不够深入，使施工单位有时无所适从。建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。[2]
2、工程施工单位对资料管理重视程度不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。施工单位作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的竣工原始资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。
3、对竣工资料负有监督检查职责的监理单位工作人员，正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作把关不严。
4、有的工程项目参建单位多，施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐，所用表格五花八门，不能形成统一格式。[3]
四、解决办法
1、从工程项目开工抓起是作好竣工资料的前提。
从工程项目开工开始就设立专门的工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。针对安装工程项目周期长，涉及单位多等特点，竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
2、建立健全资料管理制度是作好竣工资料归档的工作基础。
工程建设施工单位、监理单位来自不同的地方，各单位一般按照各自习惯进行工程管理，对资料管理也都按形成的习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本形成监理文件，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。[4]
3、加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段
工程项目施工单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理脱节，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，档案资料管理人员要经常深入施工现场，对施工资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，以确保做好工程资料管理。
4、运用合同法律手段是做好竣工资料工作的重要保证
工程建设实行招投标制度、监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标的有利条件，积极参与合同的起草工作，把工程竣工资料归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对工程竣工资料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容，份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料保证金，使工程施工单位能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的职能，把竣工文件编制的审核、验收工作纳入监理工程师的技术职责范围。
5、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
各施工单位，在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中出现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强检查各参建单位执行标准的情况，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
6、严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用
进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对个参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保竣工资料档案的真实性和准确性。使竣工资料在工程项目决算时，真正發挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。
五、结束语
工程竣工资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作，要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强建设、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。
参考文献：
1、《建设工程质量管理条例》；
2、《内蒙古自治区建设工程质量管理条例》；
3、GB50328-2001《建设工程文件归档整理规范》；
4、DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归规档要求与档案整理规范》
关键词工程资料质量管理
中图分类号：S618文献标识码： A
一、工程竣工资料管理的主要内容
工程建设资料就是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、生产准备直至竣工投产的全过程中形成的应当归档保存的文件资料。安装工程竣工资料作为工程建设资料的中间关键的一部分通常包括以下几种：①工程管理资料；②施工管理、技术资料；③竣工决算和建设消耗资料；④试生产资料；⑤监理资料；⑥检测资料；⑦竣工验收文件资料。
二、竣工资料管理存在的主要问题
1、施工综合管理文件原件不齐全：由于空间和时间的关系，有的非常重要的文件，在下发或转发时就是复印件，难以满足档案资料管理规定中“竣工资料中不允许出现复印件”的基本要求。有的单位疏于资料管理，造成原始文件丢失。有的单位频繁更换专业技术人员，在资料移交时又把关不严，造成了原始文件遗失，而有的工程因各种原因停工然后重新开工，造成了原始文件丢失。[1]
2、工程资料验收签证不齐全：存在代签现象。随着工程施工进度的需要，或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，等验收小组解散后，找不到当事人签字。
3、施工资料格式和书写不规范：施工过程中形成的资料格式和引用标准不统一，不规范，施工过程中原始资料的书写五花八门，形形色色，而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与竣工资料归档要求不符。
三、竣工资料质量失控的主要原因
1、工程建设主管单位领导档案意见薄弱，在我国各行各业建设领域中，长期存在着重建设、轻档案的现象。建设单位在工程资料管理过程中，对规范资料管理不细不严，不够深入，使施工单位有时无所适从。建设单位和施工单位质量管理体系对竣工资料管理重视不够，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。[2]
2、工程施工单位对资料管理重视程度不够，认为资料管理是可有可无的，只是在工程交工时应付一下即可，工程完了才忙着整资料。施工单位作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下是造成施工过程中产生的竣工原始资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。
3、对竣工资料负有监督检查职责的监理单位工作人员，正规参加过国家监理工程师培训和持监理工程师资质证书人员少，特别是施工现场监理工程师，有专业技术而施工管理水平差，对现场签证工作把关不严。
4、有的工程项目参建单位多，施工管理人员、技术人员业务素质良莠不齐，所用表格五花八门，不能形成统一格式。[3]
四、解决办法
1、从工程项目开工抓起是作好竣工资料的前提。
从工程项目开工开始就设立专门的工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目竣工资料的收集、整理和归档管理工作，负责对施工单位竣工资料的指导、监督。针对安装工程项目周期长，涉及单位多等特点，竣工资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与竣工资料收集同步；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程施工的全过程。
2、建立健全资料管理制度是作好竣工资料归档的工作基础。
工程建设施工单位、监理单位来自不同的地方，各单位一般按照各自习惯进行工程管理，对资料管理也都按形成的习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的竣工资料所要求的表格及样本形成监理文件，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作，这样，才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。[4]
3、加强过程控制是保证竣工资料真实有效的手段
工程项目施工单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理脱节，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，档案资料管理人员要经常深入施工现场，对施工资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖罚制度，以确保做好工程资料管理。
4、运用合同法律手段是做好竣工资料工作的重要保证
工程建设实行招投标制度、监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标的有利条件，积极参与合同的起草工作，把工程竣工资料归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对工程竣工资料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容，份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料保证金，使工程施工单位能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的职能，把竣工文件编制的审核、验收工作纳入监理工程师的技术职责范围。
5、竣工文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
各施工单位，在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中出现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。为防止再出现此类问题，要加强检查各参建单位执行标准的情况，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
6、严格把住竣工验收关，使工程竣工资料发挥凭证作用
进行竣工验收的一个重要条件必须是竣工资料达到项目要求，因此在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理工程师及专兼职资料管理人员要严把审查验收关，对个参建单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查，着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程变更单的落实情况，认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确、签证是否完备，组卷是否合理等等。总之，在竣工验收阶段，工程项目管理部门、监理部门、工程项目专兼职资料管理员、项目主管部门档案管理人员要密切配合，确保竣工资料档案的真实性和准确性。使竣工资料在工程项目决算时，真正發挥凭证作用，档案资料不通过，则不予返还资料保证金，甚至不予决算。
五、结束语
工程竣工资料管理工作是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作，是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合性工作，要保证工程竣工资料完整、准确、系统、齐全，真实地记录和反映施工及验收的全过程，就必须不断加强建设、监理和施工单位的管理水平，只有这样才能保证形成一流的工程施工资料，从而为建设一流工程项目提供资料方面的保证。
参考文献：
1、《建设工程质量管理条例》；
2、《内蒙古自治区建设工程质量管理条例》；
3、GB50328-2001《建设工程文件归档整理规范》；
4、DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归规档要求与档案整理规范》