论文部分内容阅读
摘要：档案作为个人和单位的重要信息资源，是单位进行人事管理的重要资源，是单位管理层科学决策的重要依据，对单位的日常管理工作有重要的支持作用。因此必须使档案管理全面实现现代化，才能满足各企事业单位甚至国家可持续发展的需求。本文阐述了档案管理现代化的内涵，探索了在当前现代化管理进程中存在的问题，针对这些问题提出了相应策略。
关键词：档案管理；现代化；问题；对策
前言：随着信息技术的广泛应用，不仅提高了人们信息化交流方式，也影响着新时期档案管理的现代化发展趋势。随着现代学术门类的不断增加与扩大范围领域，增加了档案种类，改善了传统以光盘、磁性、虚拟档案等存储方式，丰富了档案信息化管理，信息技术的使用，是实现新时期档案管理现代化的主要目的。随着时代的不断发展，档案管理现代化是一个概念范围，具有相对的、动态的以及持续发展的特点，在新时期信息化的影响下，被赋予了新的核心内容的档案管理，无论是在理论上还是实践上都朝着信息化的方向发展，推动着新时期档案管理现代化体系的形成与发展。
一、档案管理现代化的内涵
实现档案管理的标准化与规范化, 按照国家标准对档案进行分类与管理, 便于电力企业本身的信息分类与运用, 比如在高校的档案管理工作中需要对档案进行管理分类, 卷组分类,著录的分类等, 而且还要善于使用计算机网络技术帮助高校实现现代化技术设备与高校档案管理的现代化发展信息, 了解更多的与高校档案发展有关的信息,了解高校发展的需要。在高校档案管理中, 要将计算机、数码相机、扫描仪等现代化仪器设备投入运用, 转变高校内部工作人员的陈旧认识观念, 要掌握现代化的工具设备的运用与更新, 提高使用的效率, 要培养工作人员正确的编目、检索、统计等信息档案管理过程, 让高校意识到真正的档案管理现代化内涵。
二、实现档案管理现代化存在的主要问题
1.档案管理现代化重视程度不够
目前档案管理现代化观念不强，首先是领导对档案管理现代化工作认识不清楚，其次是有的档案管理人员还没有从传统档案管理的思维中转变过来，依旧存在部分工作使用传统的工作手段，阻碍档案管理现代化的实现与普及。许多人以为在档案管理工作过程中已使用了计算机技术进行检索，也采用了缩微技术与光盘等，但这并不能证明已实现了档案管理现代化。
2.档案管理人才少，素质不高
档案管理现代化不仅需要掌握先进科学技术知识，熟练操作日常设备，对计算机进行升级与维护，而且具备先进管理才能与高素质文化素养的人才。但现阶段即有档案管理知识，又掌握现代科技知识的档案管理人员不仅数量不多，分布不均，而且队伍整体素质不够高，影响档案管理现代化的推进。
3.档案基础工作不规范、不完善
一些单位档案基础工作还存在不同程度的不规范、不标准的问题。主要表现在：案卷整理质量不高，案卷目录和文件目录的题名过于简单、笼统；档号不科学，存在“重、错、漏”现象；检索工具的项目与格式不尽统一和规范；一些档案的字迹模糊，未进行修复和技术处理等。
4.档案管理投入不足，设备落后
要实现档案管理现代化必须有先进硬件设备和先进技术。而这些都需要投入大批资金。由于人们对档案管理现代化的认识不足、重视不够，投入资金与技术太少，导致档案管理的基础设备与技术相对落后，信息化程度不够高。
三、提高档案管理现代化水平的措施
1.加强标准化建设提高档案管理现代化水平
提高档案管理现代化水平，是建立在先进的科学技术之上、严密的分工合作和广泛互通作用的基础上的。只有实现这样才能够确保提高档案管理现代化水平，才能确保档案管理各项工作的顺利实施。往往许多单位无视档案管理标准化，甚至有些单位拒绝采用标准化档案管理技术，严重阻碍了提高档案管理现代化水平的进程，所以加强标准化建设对提高档案管理水平有着十分重要的意义。
2.实现管理现代化提高档案管理现代化水平
档案管理工作人员，若无视档案管理现代化的意识理念，很大程度上会影响提高档案管理现代化水平的发展节奏。在提高档案现代化水平的进程中，档案管理人员要树立科学发展观、实践观，利用科技手段，和创新的管理方法，实现积极主动式工作和服务。积极引进国内外现代档案管理的理论和方法，使档案管理工作从经验管理向科学技术管理和现代前进。
3.加快专业型人才培养提高档案管理现代化水平
在提高档案管理现代化水平的进程中，档案管理工作人员不仅要有吃苦耐劳、甘于奉献为档案事业服务的品质，还应具备档案管理工作对专业型人才的需求，做好现有档案管理工作所需的智力、知识结构及现代化科学管理能力。要及时参加档案管理的专业性教育培训学习，争取做一个档案管理的专业型人才，为提高档案管理现代化水平储备知识能量。
4.强化管理意识，加大投入力度提高档案管理现代化水平
各级领导的重视是加强档案管理现代工作的重要一环，不同单位和领导之间要发挥各自优势，弥补档案管理现代化水平上的差异，从而提高档案管理现代化水平工作。档案管理工作经费做到年初有预算安排，年中有严格的经费管理制度，确保专款专用，切实做到为提高档案管理现代化水平服务。
四、档案管理现代化建设的策略
1.从思想上重视档案管理现代化建设
要实现档案管理的现代化，首先就要从观念上做出改变，只有从管理层到档案管理人员都充分重视档案管理现代化的重要性，才能从根本上推进档案管理现代化的建设。必须认识到档案在单位管理工作中的重要作用，增加现代化档案室的资金和软、硬件投入，否则档案管理现代化就仅仅是纸上谈兵。
2.加强档案管理基础性工作
企事业单位的档案一般有计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工、科研等，档案部门在收集和整理档案过程中要对其进行科学分类，对类别不同和重要程度不同的档案要分开储存。其次要做好档案数据库建设工作，将纸质文档通过扫描件的方式存储到档案数据库内，以供计算机终端对档案文件的识别、搜索和浏览。此外，要重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件可以让操作者的工作事半功倍，会大大提高工作效率。
3.确保档案的保密性和原真性
档案管理现代化是将原纸质文件通过电子扫描等方式存储起来，电子文件在处理过程中有可能失去档案原有的面貌，另外由于电子档案文件在网络传输过程中存在一定的风险性，所以在实际工作中要做好档案的加密工作，为防止网路攻击等对档案解密的可能，必须运用更加先进的加密技术，如采用条形码或加密狗等。为保证特别重要文件的原真性，在将档案扫描件储存至数据库之外，还应将其纸质档案存入档案室，以备不时之需。
五、结论
综上所述，档案的现代化管理对单位的未来发展具有重大的现实意义和社会效益。因此，管理层要充分了解建设档案管理现代化的意义，根据当前所面临的问题，制定相应的对策。在实际工作中要发挥人的主观能动性，不断改进管理方法，并协调档案管理与其他事务的关系，让现代化的档案管理为各项工作提供更优质的服务。
参考文献：
[1]林红，李冬.推进档案管理现代化的意义与措施[J].今日科苑，2010，（22）.
[2]王春芳.加速档案管理现代化的对策[J].环球市场信息导报，2011，（3）.
[3]刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2010，（9）.
关键词：档案管理；现代化；问题；对策
前言：随着信息技术的广泛应用，不仅提高了人们信息化交流方式，也影响着新时期档案管理的现代化发展趋势。随着现代学术门类的不断增加与扩大范围领域，增加了档案种类，改善了传统以光盘、磁性、虚拟档案等存储方式，丰富了档案信息化管理，信息技术的使用，是实现新时期档案管理现代化的主要目的。随着时代的不断发展，档案管理现代化是一个概念范围，具有相对的、动态的以及持续发展的特点，在新时期信息化的影响下，被赋予了新的核心内容的档案管理，无论是在理论上还是实践上都朝着信息化的方向发展，推动着新时期档案管理现代化体系的形成与发展。
一、档案管理现代化的内涵
实现档案管理的标准化与规范化, 按照国家标准对档案进行分类与管理, 便于电力企业本身的信息分类与运用, 比如在高校的档案管理工作中需要对档案进行管理分类, 卷组分类,著录的分类等, 而且还要善于使用计算机网络技术帮助高校实现现代化技术设备与高校档案管理的现代化发展信息, 了解更多的与高校档案发展有关的信息,了解高校发展的需要。在高校档案管理中, 要将计算机、数码相机、扫描仪等现代化仪器设备投入运用, 转变高校内部工作人员的陈旧认识观念, 要掌握现代化的工具设备的运用与更新, 提高使用的效率, 要培养工作人员正确的编目、检索、统计等信息档案管理过程, 让高校意识到真正的档案管理现代化内涵。
二、实现档案管理现代化存在的主要问题
1.档案管理现代化重视程度不够
目前档案管理现代化观念不强，首先是领导对档案管理现代化工作认识不清楚，其次是有的档案管理人员还没有从传统档案管理的思维中转变过来，依旧存在部分工作使用传统的工作手段，阻碍档案管理现代化的实现与普及。许多人以为在档案管理工作过程中已使用了计算机技术进行检索，也采用了缩微技术与光盘等，但这并不能证明已实现了档案管理现代化。
2.档案管理人才少，素质不高
档案管理现代化不仅需要掌握先进科学技术知识，熟练操作日常设备，对计算机进行升级与维护，而且具备先进管理才能与高素质文化素养的人才。但现阶段即有档案管理知识，又掌握现代科技知识的档案管理人员不仅数量不多，分布不均，而且队伍整体素质不够高，影响档案管理现代化的推进。
3.档案基础工作不规范、不完善
一些单位档案基础工作还存在不同程度的不规范、不标准的问题。主要表现在：案卷整理质量不高，案卷目录和文件目录的题名过于简单、笼统；档号不科学，存在“重、错、漏”现象；检索工具的项目与格式不尽统一和规范；一些档案的字迹模糊，未进行修复和技术处理等。
4.档案管理投入不足，设备落后
要实现档案管理现代化必须有先进硬件设备和先进技术。而这些都需要投入大批资金。由于人们对档案管理现代化的认识不足、重视不够，投入资金与技术太少，导致档案管理的基础设备与技术相对落后，信息化程度不够高。
三、提高档案管理现代化水平的措施
1.加强标准化建设提高档案管理现代化水平
提高档案管理现代化水平，是建立在先进的科学技术之上、严密的分工合作和广泛互通作用的基础上的。只有实现这样才能够确保提高档案管理现代化水平，才能确保档案管理各项工作的顺利实施。往往许多单位无视档案管理标准化，甚至有些单位拒绝采用标准化档案管理技术，严重阻碍了提高档案管理现代化水平的进程，所以加强标准化建设对提高档案管理水平有着十分重要的意义。
2.实现管理现代化提高档案管理现代化水平
档案管理工作人员，若无视档案管理现代化的意识理念，很大程度上会影响提高档案管理现代化水平的发展节奏。在提高档案现代化水平的进程中，档案管理人员要树立科学发展观、实践观，利用科技手段，和创新的管理方法，实现积极主动式工作和服务。积极引进国内外现代档案管理的理论和方法，使档案管理工作从经验管理向科学技术管理和现代前进。
3.加快专业型人才培养提高档案管理现代化水平
在提高档案管理现代化水平的进程中，档案管理工作人员不仅要有吃苦耐劳、甘于奉献为档案事业服务的品质，还应具备档案管理工作对专业型人才的需求，做好现有档案管理工作所需的智力、知识结构及现代化科学管理能力。要及时参加档案管理的专业性教育培训学习，争取做一个档案管理的专业型人才，为提高档案管理现代化水平储备知识能量。
4.强化管理意识，加大投入力度提高档案管理现代化水平
各级领导的重视是加强档案管理现代工作的重要一环，不同单位和领导之间要发挥各自优势，弥补档案管理现代化水平上的差异，从而提高档案管理现代化水平工作。档案管理工作经费做到年初有预算安排，年中有严格的经费管理制度，确保专款专用，切实做到为提高档案管理现代化水平服务。
四、档案管理现代化建设的策略
1.从思想上重视档案管理现代化建设
要实现档案管理的现代化，首先就要从观念上做出改变，只有从管理层到档案管理人员都充分重视档案管理现代化的重要性，才能从根本上推进档案管理现代化的建设。必须认识到档案在单位管理工作中的重要作用，增加现代化档案室的资金和软、硬件投入，否则档案管理现代化就仅仅是纸上谈兵。
2.加强档案管理基础性工作
企事业单位的档案一般有计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生、党政工团工、科研等，档案部门在收集和整理档案过程中要对其进行科学分类，对类别不同和重要程度不同的档案要分开储存。其次要做好档案数据库建设工作，将纸质文档通过扫描件的方式存储到档案数据库内，以供计算机终端对档案文件的识别、搜索和浏览。此外，要重视档案管理软件的选择，一款好的、人性化的软件可以让操作者的工作事半功倍，会大大提高工作效率。
3.确保档案的保密性和原真性
档案管理现代化是将原纸质文件通过电子扫描等方式存储起来，电子文件在处理过程中有可能失去档案原有的面貌，另外由于电子档案文件在网络传输过程中存在一定的风险性，所以在实际工作中要做好档案的加密工作，为防止网路攻击等对档案解密的可能，必须运用更加先进的加密技术，如采用条形码或加密狗等。为保证特别重要文件的原真性，在将档案扫描件储存至数据库之外，还应将其纸质档案存入档案室，以备不时之需。
五、结论
综上所述，档案的现代化管理对单位的未来发展具有重大的现实意义和社会效益。因此，管理层要充分了解建设档案管理现代化的意义，根据当前所面临的问题，制定相应的对策。在实际工作中要发挥人的主观能动性，不断改进管理方法，并协调档案管理与其他事务的关系，让现代化的档案管理为各项工作提供更优质的服务。
参考文献：
[1]林红，李冬.推进档案管理现代化的意义与措施[J].今日科苑，2010，（22）.
[2]王春芳.加速档案管理现代化的对策[J].环球市场信息导报，2011，（3）.
[3]刘筱筠.论高校档案管理的信息化[J].科技情报开发与经济，2010，（9）.