摘 要:从教育管理的角度上说,“管理”的目的在于“理”,而不在与“管”,因为管理本身并非目的,而是实现目的的手段。本人试图从管理方法的角度讨论教学秘书日常教务管理,让其更适合现代高校发展的需求,并在人才培养工作中收到高效的管理效能。
　　关键词:管理环节激励教学秘书
　　中图分类号:H319 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2011)06(c)-0201-01
　　
　　高校中的教学秘书在整个教学管理过程中扮演着一个较为重要的角色,教学秘书如果想在管理环节中有条不紊地合理安排每个教学工作环节,科学地提高管理效率,并在管理的每一个环节中摸索出一套适合现代管理理念和管理方法,就必须具有强烈地学习意识、竞争意识、责任意识和服务意识,以及质量意识和法律意识。在教学管理工作中明白“理”重于“管”,“做”重于“说”。教学管理在于‘理’——在管理事务中,把纷繁复杂、众多事情,理清上下之间的联系,弄出轻重缓急的关系;理清事理,在于认真落实完成,分清缓急,在于解决问题时间的主次。在整个教学管理的过程中,既要宏观管理和微观管理相结合,又要目标管理和过程管理相结合。教学管理既要重视机制的建设、激励与约束并举,又要注重以人为本,关键在育人的原则。
　　学校的性质与定位,学校的发展目标,学校的办学理念以及教学计划的重新修订,教学质量的监控,学生毕业论文的布置实施等等,这些都是学校站在整个教育和教学发展角度进行的宏观和微观管理,这些管理思想和理念,教学秘书要应该知晓明白。从管理的规范性和科学性上讲,教学管理是在学校综合管理的全盘棋上,学校制定了一系列学生学籍管理文件、教学常规管理文件、教学事故处理细则等等,这些必不可少的制度和措施,可以说是学校教育质量和教学制度坚强有力的保证。教学制度必须健全常规管理,必须制定严格的规章制度,教学秘书必须自觉遵守和执行上述原则,因为教学质量是学校的生命,教学质量的提高不仅从教师的授课质量抓起,也必须从管理人员——教学秘书的个人素质、管理方法和手段抓起。
　　学生从进校学习到毕业,三四年中经历了不同阶段的学习,从课程的学习到整个专业课程计划的完成,从课堂作业到毕业论文的设计完成,从教学见习到教学实习,从专业学习开始到审视自己对专业知识掌握的熟知程度。每一个学生完成每一个环节的任务,都与教学秘书完成过程管理的任务紧密联系。专业课程考试、公共课程考试、毕业论文答辩、实践环节中的各种考核,都需要教学秘书在整个教学环节中理清这些工作在哪个时间段来落实完成。每学期开始,就要有学期计划,在学期计划的每项工作前,教学秘书事先也要周密思考每个环节中的细小事情,事前不进行仔细认真考虑,往往会在细小的事情上出现大的麻烦和问题,这是任何一个管理工作者深有同感的。仅以期末考试为例,教学秘书事先要通知老师期末试题出题的具体要求,制定出期末考试安排概表,报送教务处期末考试形式统计表、期末考试安排详表,然后制定本单位期末考务组织机构和管理部门职责,制定监考教师职责和阅卷要求、教学办公室试卷保管职责和收发试卷职责、办公室收取试卷、成绩册和试卷分析职责等。事先必须“理清”每一个细小环节的工作,真正做到“兵马未行,粮草先行”。天下之事,必做于细,只有理清细节才能取得好的成效。才能在细致入微的工作中使社会放心,让学生安心。理顺教学管理中任何一个环节的工作,都是教学秘书的责任,因此,要想具备细节意识和细节观念,首先必须树立教学秘书工作责任心。只有理清小事做好小事,才能真正发现细节、注重细节。小事不能小看,细节方更显魅力。本人认为,教学秘书工作“理”重于“管”,表现在以下某项工作细节的处理方法。
　　第一,确定目标,理顺每一项工作。教学秘书心中有目标,肩上有担子,自然会认真工作,会尽心尽责朝着这个目标努力,赢的社会、学生和学校领导的认同。每个教学秘书潜意识里都会有自我实现目标的愿望,同时,实现自己树立的工作目标也是发挥自己潜能、提升自己工作能力的重要途径。理清工作运行程序,分清工作轻重主次,理顺工作逻辑关系,目的是在有限的时间内,人手比较少的情况下显得非常必要。管理只是实现目的的手段,目的是完成工作。理清和理顺工作关系是为了按质按量地完成工作进度。在理顺工作过程中也是思考的过程,只有通过思考才能找到科学合理的工作方法,提升自己完成工作的能力。如果一味地按照上面布置的任务进行工作,不结合本单位和本专业的实际情况认真思考分析,往往会使上级的决策变为不切实际的计划,有时候工作起来也会陷入盲目,甚至会造成教学单位与主管部门在工作上的不协调和不默契。教学秘书在思考本单位的工作目标和计划时,应该认真思考以下问题:上级有哪些这方面的文件？文件精神体现在哪？本单位的专业特点以及实际情况怎样？从管理学的角度想,还应思考:目标的定向功能如何实现？因为完成过程管理的某项工作之前,就应该拟定一个计划和任务,而且要根据上级文件和学籍管理文件精神确定这个目标。目标确定了,具体的事情就好办些。学生有了目标,便能按照目标的要求,集中自己的精力和智力去达到这个目标。比如,《毕业论文指导安排和要求》中强调,按照学籍管理规定:毕业班学生必须认真撰写毕业论文,参加毕业论文答辩,成绩合格才能毕业。为了完成这项任务,学生会花很多时间到图书馆和资料室去查材料,主动征求指导老师的建议和意见,结合自己所学的知识,认真撰写毕业论文。如果不作目标要求,部分学生可能就會投机取巧,在网络上下载别人的论文作为己用。
　　第二,了解目标的激励功能。目标除了定向和控制作用,还有鼓舞和激励作用。在强调毕业论文写作时,必须严格要求学生自己撰写,而且要真实可信,打到一定的学术水平。另外,还需告知他们,论文成绩除了评定“优秀”等级外,还有推荐次优秀毕业论文作为学校优秀论文集出版的机会,学生完全可以通过自身的努力达到这一要求。学生毕业论文是学生综合素质的反映,有不少毕业生就是通过自己的毕业论文和毕业设计而找到理想工作的。这些激励性目标在鼓励学生独立完成论文写作上起到了很大的导向作用。
　　第三,计划的可实现性和操作性。教学秘书在给学生制定计划和要求时,往往需要从事情的难易程度考虑,能覆盖大多数人,时间上也应有具体的要求。如果一个计划没有时间的考虑,要落实这个计划是不现实的。甚至在考虑时间和进度上,教学秘书还应做具体的落实步骤与安排。如教学秘书制定《毕业论文撰写和答辩日程安排》时,必须做出规定,什么时间内进行资料查找,什么时间内完成初稿,什么时间内在老师的指导下完成定稿,什么时间内举行毕业论文的答辩工作等等。学生完全可以按照计划有时间、有目的、有步骤地完成或提前完成自己的写作与答辩任务。
　　俗话说:工欲善其事,必先利其器。任何事情要作好,必须有好的工具和方法。前苏联生理心理学家巴甫洛夫谈到:“科学随着方法学上获得的成就而不断跃进。方法学每前进一步,我们便仿佛上升了一个阶梯,于是,我们就展开了更广阔的眼界,看见从未见过的事物。”教学秘书在整个教学管理过程中如果勤于探索科学实用的管理方法,重“理”轻“管”,必将产生高效的管理效能。