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摘要：目前，我国办公文书档案管理存在一些问题和不足，文书档案信息作用发挥存在“跟不上趟”情况。此外，文书档案管理在企业日常工作管理中处于基础性地位，随着企业运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出企业发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性的解决措施，不断改革完善管理体制与运行機制，推动办公室文书档案管理工作的深化。
关键词：办公室;文书档案;管理效率;提升对策
1 引言
文书档案资料能够充分反映出企业单位各部门的实际发展情况，翔实记录企业的发展历史，有助于企业单位管理层对历史经验进行总结、反思，明确企业后续的发展方向。基于此，对于新形势下做好办公室文书档案管理工作有着重要意义。
2 办公室文书档案管理中出现的问题
2.1 档案管理制度有待完善
新形势下，企业单位的文书档案管理对文书档案管理人员的素质和硬件设施提出了更高的要求。在这种情况下，办公室文书档案管理部门要想有效提高文书档案管理综合水平，就必须要从文书档案的管理人员与硬件设施等方面进行全面提升。但就目前的调查研究显示，在企业的文书档案管理过程中，一些企业并未重视文书档案管理制度的重要性，在这种情况下办公室文书档案管理缺乏制度的约束，导致在文书档案管理过程中经常会出现盲目性、无序性的问题，从而造成了办公室文书档案管理人力资源的浪费，同时对企业的文书档案管理效率也产生了一定的不利影响。
2.2 管理水平过低
在新形势下，企业管理层应结合行业前景和各部门业务发展的实际，对文书档案管理活动进行深入分析。但是，现阶段，企业单位的档案管理人员将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，这种管理模式极为封闭，导致不同时期企业单位的档案管理人员依循相同的规范要求处理各类文书档案资料，并未依照新形势的时代特征、企业单位各项业务的实际情况，开展具有针对性的档案管理工作，没有结合企业的实际需求制定系统的档案管理工作规划，也未能有效落实各项工作细节，这在一定程度上降低了企业单位的档案管理水准，未能有效发挥文书档案资料的功效，没有充分利用文书档案资料的优势，无法为企业单位提供有力的支持。
2.3 档案管理人员素质有待提升
在办公室文书档案管理方面，一些管理者缺乏管理意识，只注重红头文件的管理，对一些未编码或一般性文件的管理重视不够。因未细致记录收文及与其对应的相关文件，特别是无须正式上报的文件，这类文件往往留在经办人手中，不及时归档，无法保障档案完整性，不利于办公室文书档案的管理与利用。主要表现为：收集文件与上报资料处理时，业务部门个人经办的文件归档不全，档案完整性难以保证;档案管理人员不能深入介入业务部门工作，难以了解收文和上报文件的关系，也无法保证归档文书的正确性与完整性，档案和文件利用价值荡然无存。
3 办公室文书档案管理效率提升对策
3.1 完善档案管理制度
企业要完善文书档案管理的相关制度，切实落实文书档案管理的各个环节，制定科学合理的制度保障，实行统一规范管理，约束工作人员的行为规范，提高文书档案管理的整体效率。当前许多企业缺乏文书档案管理的相关制度，这是由于企业的领导层面不重视文书档案管理的相关工作，对于文书档案管理的知识和法律不了解，这就需要企业领导积极学习文书档案管理的相关理论和法律，提高对文书档案管理的认知，进而积极组织优秀的文书档案管理人员来共同构建文书档案管理机构。另外，文书档案管理工作需要进行细分，明确文书档案管理的流程和细节，明确文书档案管理的注意事项和标准，最大程度地发挥文书档案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的文书档案管理制度是非常必要的，可以真正起到约束工作人员的目的。
3.2 注重信息化建设
在新形势下，随着互联网技术、计算机技术和信息技术的飞速发展以及移动智能终端的广泛普及，各行各业对管理活动的信息化要求也逐渐提高，这就迫使企业单位在开展文书档案管理活动时，应积极引入信息化技术手段。企业单位应根据时代背景，行业发展状况以及企业各业务流程的实际情况，逐步引入先进的技术手段，建立并完善档案管理系统，进一步增强文书档案管理活动的有效性、合理性、科学性。借助档案管理系统，辅助管理人员开展文书档案管理活动，制定详细的工作计划表;在规定时间内逐步使用电子文书档案替代原有的纸质文书档案，对文书档案进行统一储存。同时，对于重要的档案资料，企业单位的档案管理人员应同时进行电子文书档案与纸质文书档案管理，进而确保文书档案资料的完整性，提高档案管理质量。为进一步适应新形势的特点，提高文书档案管理水准，为企业单位的经营发展提供有力支持，企业单位管理层要高度重视信息化建设，积极引入信息化技术手段，转变传统的管理理念，提高档案管理水准，促进企业单位的稳定、长久、可持续性发展。
3.3 提高人员专业素质
首先，档案管理人员需要有较强的专业能力，有扎实的专业管理知识，并能熟练地将其运用于办公室文书档案管理中。要注意知识与技能的结合，提高档案管理核心能力。此外，档案管理人员也要在工作中体现主动性，养成良好的职业习惯，而企业要为他们提供培训的机会，从阶段性绩效目标与业务能力指标出发，形成专项培训计划。这样档案管理人员才能在最短时间掌握新知识、新本领，能够高效投入到办公室文书档案管理工作中。第二，档案管理人员也要注重提高自己的综合素质，主要反映在工作态度、敬业精神、责任感和使命感等方面。档案管理人员要认识到信息化背景下文书档案管理要求，主动创新文书档案管理工作方法，为促进企业的发展奉献力量。
4 结束语
综上所述，办公文书档案管理对于企业来讲是一项比较专业性、复杂性的工作，要想完善办公室文书档案综合管理工作，就必须确保档案的完整性与安全性，切实发挥文书档案的价值。要引进专业化的档案管理人员，制定相应的档案管理制度。同时，档案管理部门还要树立创新意识，提高档案管理效率和水平，使企业的档案综合管理向着专业化、制度化、规范化的方向发展。
参考文献：
[1] 李玉.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务，2020（15）：6-7.
[2] 赵秀云.事业单位文书档案管理信息化探析[J].办公室业务，2020（16）：73+90.
关键词：办公室;文书档案;管理效率;提升对策
1 引言
文书档案资料能够充分反映出企业单位各部门的实际发展情况，翔实记录企业的发展历史，有助于企业单位管理层对历史经验进行总结、反思，明确企业后续的发展方向。基于此，对于新形势下做好办公室文书档案管理工作有着重要意义。
2 办公室文书档案管理中出现的问题
2.1 档案管理制度有待完善
新形势下，企业单位的文书档案管理对文书档案管理人员的素质和硬件设施提出了更高的要求。在这种情况下，办公室文书档案管理部门要想有效提高文书档案管理综合水平，就必须要从文书档案的管理人员与硬件设施等方面进行全面提升。但就目前的调查研究显示，在企业的文书档案管理过程中，一些企业并未重视文书档案管理制度的重要性，在这种情况下办公室文书档案管理缺乏制度的约束，导致在文书档案管理过程中经常会出现盲目性、无序性的问题，从而造成了办公室文书档案管理人力资源的浪费，同时对企业的文书档案管理效率也产生了一定的不利影响。
2.2 管理水平过低
在新形势下，企业管理层应结合行业前景和各部门业务发展的实际，对文书档案管理活动进行深入分析。但是，现阶段，企业单位的档案管理人员将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，这种管理模式极为封闭，导致不同时期企业单位的档案管理人员依循相同的规范要求处理各类文书档案资料，并未依照新形势的时代特征、企业单位各项业务的实际情况，开展具有针对性的档案管理工作，没有结合企业的实际需求制定系统的档案管理工作规划，也未能有效落实各项工作细节，这在一定程度上降低了企业单位的档案管理水准，未能有效发挥文书档案资料的功效，没有充分利用文书档案资料的优势，无法为企业单位提供有力的支持。
2.3 档案管理人员素质有待提升
在办公室文书档案管理方面，一些管理者缺乏管理意识，只注重红头文件的管理，对一些未编码或一般性文件的管理重视不够。因未细致记录收文及与其对应的相关文件，特别是无须正式上报的文件，这类文件往往留在经办人手中，不及时归档，无法保障档案完整性，不利于办公室文书档案的管理与利用。主要表现为：收集文件与上报资料处理时，业务部门个人经办的文件归档不全，档案完整性难以保证;档案管理人员不能深入介入业务部门工作，难以了解收文和上报文件的关系，也无法保证归档文书的正确性与完整性，档案和文件利用价值荡然无存。
3 办公室文书档案管理效率提升对策
3.1 完善档案管理制度
企业要完善文书档案管理的相关制度，切实落实文书档案管理的各个环节，制定科学合理的制度保障，实行统一规范管理，约束工作人员的行为规范，提高文书档案管理的整体效率。当前许多企业缺乏文书档案管理的相关制度，这是由于企业的领导层面不重视文书档案管理的相关工作，对于文书档案管理的知识和法律不了解，这就需要企业领导积极学习文书档案管理的相关理论和法律，提高对文书档案管理的认知，进而积极组织优秀的文书档案管理人员来共同构建文书档案管理机构。另外，文书档案管理工作需要进行细分，明确文书档案管理的流程和细节，明确文书档案管理的注意事项和标准，最大程度地发挥文书档案管理的作用和功效。因此，制定健全的、完善的文书档案管理制度是非常必要的，可以真正起到约束工作人员的目的。
3.2 注重信息化建设
在新形势下，随着互联网技术、计算机技术和信息技术的飞速发展以及移动智能终端的广泛普及，各行各业对管理活动的信息化要求也逐渐提高，这就迫使企业单位在开展文书档案管理活动时，应积极引入信息化技术手段。企业单位应根据时代背景，行业发展状况以及企业各业务流程的实际情况，逐步引入先进的技术手段，建立并完善档案管理系统，进一步增强文书档案管理活动的有效性、合理性、科学性。借助档案管理系统，辅助管理人员开展文书档案管理活动，制定详细的工作计划表;在规定时间内逐步使用电子文书档案替代原有的纸质文书档案，对文书档案进行统一储存。同时，对于重要的档案资料，企业单位的档案管理人员应同时进行电子文书档案与纸质文书档案管理，进而确保文书档案资料的完整性，提高档案管理质量。为进一步适应新形势的特点，提高文书档案管理水准，为企业单位的经营发展提供有力支持，企业单位管理层要高度重视信息化建设，积极引入信息化技术手段，转变传统的管理理念，提高档案管理水准，促进企业单位的稳定、长久、可持续性发展。
3.3 提高人员专业素质
首先，档案管理人员需要有较强的专业能力，有扎实的专业管理知识，并能熟练地将其运用于办公室文书档案管理中。要注意知识与技能的结合，提高档案管理核心能力。此外，档案管理人员也要在工作中体现主动性，养成良好的职业习惯，而企业要为他们提供培训的机会，从阶段性绩效目标与业务能力指标出发，形成专项培训计划。这样档案管理人员才能在最短时间掌握新知识、新本领，能够高效投入到办公室文书档案管理工作中。第二，档案管理人员也要注重提高自己的综合素质，主要反映在工作态度、敬业精神、责任感和使命感等方面。档案管理人员要认识到信息化背景下文书档案管理要求，主动创新文书档案管理工作方法，为促进企业的发展奉献力量。
4 结束语
综上所述，办公文书档案管理对于企业来讲是一项比较专业性、复杂性的工作，要想完善办公室文书档案综合管理工作，就必须确保档案的完整性与安全性，切实发挥文书档案的价值。要引进专业化的档案管理人员，制定相应的档案管理制度。同时，档案管理部门还要树立创新意识，提高档案管理效率和水平，使企业的档案综合管理向着专业化、制度化、规范化的方向发展。
参考文献：
[1] 李玉.文书工作与文书档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务，2020（15）：6-7.
[2] 赵秀云.事业单位文书档案管理信息化探析[J].办公室业务，2020（16）：73+90.