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摘 要：教学文档的管理是本科师范院校教学教务管理工作的重要组成部分，完善教学文档的管理、提高管理质量和工作效率，对提高本科师范院校的办学质量有着重要的作用。文章通过对教学文档管理中存在的问题进行探讨，并提出一些相关的对策，为促进本科师范院校文档管理提出一些建议，以供同行参考。
关键词：教学文档 管理 对策
中图分类号:G275文献标识码:A 文章编号: 1673-1875(2009)03-059-02
对于一所有较长办学历史的本科师范院校，如何不断提高教学质量，培养出优秀的教师队伍，这是一个值得不断思考和探讨的问题。要深入解答这个问题，需要在历史遗留下来的大量详细而全面的教学实践材料中发现并解决问题，因此教学文档的重要性可想而知。因为教学文档详细地记录了各学期的教学计划、教学大纲、教学进度、工作计划、学生学籍管理、教学质量、教学成果、工作总结、教学评估资料、教学研究资料、教育实习资料等文件。健全的教学文档可以客观、如实地反映该学校的经验和教训，通过对文档的研究，可以找出教学工作中具有普遍和规律的东西，有助于教学的研究和改革。而一套健全的教学管理系统，不但可以提升管理效率，而且可以促进办学质量。
一、本科师范院校教学文档管理的重要性
教学文档是学校建设、改革发展的真实记录，是服务于现在、着眼于未来的宝贵信息资源。丰富完善、高质量的资料和科学化、规范化、制度化的文档管理，既是学校的发展、广大师生作好服务的前提，更是充分体现文档利用价值的基础。从意义上讲，高校教学管理工作在学校发展中起着十分重要的作用。因此做好这类档案的收集、保管工作，对学校档案的建设将具有特殊的意义和价值。这就要求各个部门必须予以高度重视,并形成自觉意识。
学校要在历史中积累、在积累中更好地发展，必须高度重视管理文档，严格遵守并自觉做好这些资料保存工作。在自编的归档立卷指南时要明确规定教学系、部必须将形成的各种管理文件、规章制度、计划、总结、专业课程建设、教学改革、教师教学、学生学习以及教研活动、分配等内容材料进行收集、整理和归档，为系、部建设和学校办学积累下更多具有价值的档案材料。
二、当前文档整理归档普遍存在的几个问题
1、文档涉及面广，管理难度大
大众化教育下，地方本科师范院校在办学体制机制上更具多样性和灵活性，学校在人才培养定位上要求培养的是适应社会所需、适应地方经济发展所需的教育人才，即多样化、复合型和应用型人才。教学文档工作涉及教学、科研等多方面，具有内容的丰富性、复杂性及分布的广泛性等特点。为此教学文档管理工作的复杂性尤其突出，文档涉及面也尤为广泛。而这些教学运作过程中所形成的文档都是来自于教学管理中的第一手资料，材料数量多、范围广、管理工作相当繁琐复杂。如何使这些繁杂的教学文档完整和有序，并体现出它应有的价值,真正为教学服务，是教学管理人员当前应该思考和着手解决的问题。
2、文档管理意识淡薄，文档不完整
由于文档的主要功能在于服务，人们对文档工作缺乏深刻的了解，文档意识较为薄弱。因此，高校的文档管理工作一直得不到重视，这给文档资料的收集、整理、开发、利用档案材料等工作造成重重困难。然而教学系部的管理人员大多数都是新进的在编人员没有教学管理的知识和相关的经验，对文档重要性的认识不够，文档管理意识较为薄弱。存在着边学边熟悉工作的情况，并不能明确工作的主次，在纷繁复杂、门类众多的文档管理中，往往出现顾此失彼，久而久之文档资料出现不齐不全的情况。
3、管理制度不健全,没有约束机制
由于大多数教学工作者思想意识过于淡薄，学校也没有制订明确的文档整理归档制度。加上高等教育改革力度的增强，教务管理工作量的不断膨胀，管理程度的进一步复杂和管理难度的进一步加大, 慢慢的形成很多文档的不齐、不全或者交上来的资料有错漏的现象。
三、对策及建议
1、抓思想建设，增强教学管理人员的文档管理意识
教务管理工作要根据教学规律，从实际出发，制订工作计划，对教学管理规章制度、教学资源进行合理的配置。强化统筹艺术，理顺各方面的关系，才能实现管理的制度化和人文化。要在经常性工作中积累和完善资料，丰富经验，为从容应对突击性工作奠定基础，创造条件。
个性化教务管理，是实现大学生创新意识和创新能力培养目标的需要，是体现创建特色学校的要求。为此，教务管理人员要转变观念，不断探索，提高高校教务管理工作艺术，才能逐步形成自身独特的管理风格与个性，为建立优良的教风和学风奠定基础。
2、提高教学管理人员的素质是完善文档管理的基础
教学管理的良好素质是提高档案工作水平，优化服务质量的关键。在高校里，建设一支年龄结构合理和知识层次较高的兼职档案管理队伍是做好档案工作的有力保障。虽然现有的教学管理工作人员学历、学位不低，但现阶段还需要进一步提高他们的管理素质和修养。要加强对教学管理人员的培训与指导，可采取有计划、有步骤、有目的的岗位培训、业务进修、考核评优等措施。每学期分期分批对教务处、各二级学院教学管理人员进行业务理论与实践知识的培训。通过对教学管理各项制度的学习、案例分析、综合教学管理系统操作训练,提高专职教学管理人员的综合素质和管理水平，以建立一支稳定、具有较高素质、较高业务水平的与教学管理信息化发展相适应的教学管理队伍。作为教学管理人员自身，要忠于职守、无私奉献、勇于接受任务、主动处理职责范围内各种棘手的问题；要有较宽的知识面，具有全面掌握和熟悉本院、系所开设课程的基础知识，能够熟练掌握计算机的操作技能和语言运用能力，提高工作效率与业务管理水平；要具备较强的组织、协调能力，真正发挥教学管理人员在教学管理活动中的枢纽作用。一方面要协助院系领导管理日常教学事务，另一方面要协调好与各部门、教师、学生之间的关系，落实教学任务，组织学生选课，收集教学信息，监控教学质量。因此，为了适应学校发展的需要，加强兼职档案管理队伍的建设，保持队伍的稳定和良性发展，提高档案管理水平非常必要。
3、积极开展业务学习，提高管理人员的工作业务水平
加强培训力度，努力提高教学管理人员政治思想素质和业务工作能力。学校每年要根据教学管理人员的知识结构和工作实际制订合理的培训计划，有步骤地开展培训工作。为保证各部门文档保存工作的正常开展, 教学管理人员必须先培训，后上岗。根据教学管理人员身兼多职的特殊性，培训可不拘形式，坚持随时换岗随时培训原则的同时，尽量保持队伍的稳定。
4、及时收集、整理、归档是完善文档管理的关键
做好文档收集、整理是文档管理工作的基础和前提。按照文档归档的要求，教学管理人员应及时地把教学和管理中具有保存价值的文件、材料收集起来。在这些工作和活动中形成的所有材料都可以由教务处负责，各部门密切配合及时予以收集，并按照以项目为单位的方式进行组卷、归档。对于管理师资、科研、教材、课程、实践教学、学籍等各类文档要责任到人，并根据要求分类、编目、装订形成文档体系，这样一方面有利于更加清楚地反映整个事件的全部处理过程和来龙去脉，另一方面也有利于把各种具有内在联系的文件材料都收集、整理在一起，保持同一事件的完整性，方便领导和广大师生及时查找，提高文档的利用率，为今后的工作提供更好的参考作用，让文档的信息资源服务于教学。
参考文献:
[1]阂建杰.论高职院校系部文档资料管理[J].湖北职业技术学院学报,2005,12.
[2]陈晓红.提高高校教务管理工作的艺术[J].盐城师范学院学报,2006,12.
[3]徐玉花.大众化教育背景下地方本科院校教学文档管理现状与对策[J].湖州师范学院学报,2007,(03)
[4]秦忆,罗旗帜,梁春华.新办地方本科院校教育教学质量保障探析[J].高教探索,2003,(02)
[5]陈宏武,曾凡智,赵慧民.基于群件的教学文档管理系统中群组与用户管理的设计与实现[J].中山大学学报论丛,2005,(05)
Analysis on issues and Countermeasures of management to Teaching Documents in normal university
Chen-Xun
(Hanshan Normal University，Department of Physical Education, Guangdong，Chaozhou 521041)
Abstract:Document management is the important part in normal university.It has an important role for improve the quality of our colleges to improving the document’s management,stronging the quality and efficiency,this research explore the problems in document’s management,and put forward some related measures to promote the normal university document’s management.
Key words:normal university；document management；countermeasures
关键词：教学文档 管理 对策
中图分类号:G275文献标识码:A 文章编号: 1673-1875(2009)03-059-02
对于一所有较长办学历史的本科师范院校，如何不断提高教学质量，培养出优秀的教师队伍，这是一个值得不断思考和探讨的问题。要深入解答这个问题，需要在历史遗留下来的大量详细而全面的教学实践材料中发现并解决问题，因此教学文档的重要性可想而知。因为教学文档详细地记录了各学期的教学计划、教学大纲、教学进度、工作计划、学生学籍管理、教学质量、教学成果、工作总结、教学评估资料、教学研究资料、教育实习资料等文件。健全的教学文档可以客观、如实地反映该学校的经验和教训，通过对文档的研究，可以找出教学工作中具有普遍和规律的东西，有助于教学的研究和改革。而一套健全的教学管理系统，不但可以提升管理效率，而且可以促进办学质量。
一、本科师范院校教学文档管理的重要性
教学文档是学校建设、改革发展的真实记录，是服务于现在、着眼于未来的宝贵信息资源。丰富完善、高质量的资料和科学化、规范化、制度化的文档管理，既是学校的发展、广大师生作好服务的前提，更是充分体现文档利用价值的基础。从意义上讲，高校教学管理工作在学校发展中起着十分重要的作用。因此做好这类档案的收集、保管工作，对学校档案的建设将具有特殊的意义和价值。这就要求各个部门必须予以高度重视,并形成自觉意识。
学校要在历史中积累、在积累中更好地发展，必须高度重视管理文档，严格遵守并自觉做好这些资料保存工作。在自编的归档立卷指南时要明确规定教学系、部必须将形成的各种管理文件、规章制度、计划、总结、专业课程建设、教学改革、教师教学、学生学习以及教研活动、分配等内容材料进行收集、整理和归档，为系、部建设和学校办学积累下更多具有价值的档案材料。
二、当前文档整理归档普遍存在的几个问题
1、文档涉及面广，管理难度大
大众化教育下，地方本科师范院校在办学体制机制上更具多样性和灵活性，学校在人才培养定位上要求培养的是适应社会所需、适应地方经济发展所需的教育人才，即多样化、复合型和应用型人才。教学文档工作涉及教学、科研等多方面，具有内容的丰富性、复杂性及分布的广泛性等特点。为此教学文档管理工作的复杂性尤其突出，文档涉及面也尤为广泛。而这些教学运作过程中所形成的文档都是来自于教学管理中的第一手资料，材料数量多、范围广、管理工作相当繁琐复杂。如何使这些繁杂的教学文档完整和有序，并体现出它应有的价值,真正为教学服务，是教学管理人员当前应该思考和着手解决的问题。
2、文档管理意识淡薄，文档不完整
由于文档的主要功能在于服务，人们对文档工作缺乏深刻的了解，文档意识较为薄弱。因此，高校的文档管理工作一直得不到重视，这给文档资料的收集、整理、开发、利用档案材料等工作造成重重困难。然而教学系部的管理人员大多数都是新进的在编人员没有教学管理的知识和相关的经验，对文档重要性的认识不够，文档管理意识较为薄弱。存在着边学边熟悉工作的情况，并不能明确工作的主次，在纷繁复杂、门类众多的文档管理中，往往出现顾此失彼，久而久之文档资料出现不齐不全的情况。
3、管理制度不健全,没有约束机制
由于大多数教学工作者思想意识过于淡薄，学校也没有制订明确的文档整理归档制度。加上高等教育改革力度的增强，教务管理工作量的不断膨胀，管理程度的进一步复杂和管理难度的进一步加大, 慢慢的形成很多文档的不齐、不全或者交上来的资料有错漏的现象。
三、对策及建议
1、抓思想建设，增强教学管理人员的文档管理意识
教务管理工作要根据教学规律，从实际出发，制订工作计划，对教学管理规章制度、教学资源进行合理的配置。强化统筹艺术，理顺各方面的关系，才能实现管理的制度化和人文化。要在经常性工作中积累和完善资料，丰富经验，为从容应对突击性工作奠定基础，创造条件。
个性化教务管理，是实现大学生创新意识和创新能力培养目标的需要，是体现创建特色学校的要求。为此，教务管理人员要转变观念，不断探索，提高高校教务管理工作艺术，才能逐步形成自身独特的管理风格与个性，为建立优良的教风和学风奠定基础。
2、提高教学管理人员的素质是完善文档管理的基础
教学管理的良好素质是提高档案工作水平，优化服务质量的关键。在高校里，建设一支年龄结构合理和知识层次较高的兼职档案管理队伍是做好档案工作的有力保障。虽然现有的教学管理工作人员学历、学位不低，但现阶段还需要进一步提高他们的管理素质和修养。要加强对教学管理人员的培训与指导，可采取有计划、有步骤、有目的的岗位培训、业务进修、考核评优等措施。每学期分期分批对教务处、各二级学院教学管理人员进行业务理论与实践知识的培训。通过对教学管理各项制度的学习、案例分析、综合教学管理系统操作训练,提高专职教学管理人员的综合素质和管理水平，以建立一支稳定、具有较高素质、较高业务水平的与教学管理信息化发展相适应的教学管理队伍。作为教学管理人员自身，要忠于职守、无私奉献、勇于接受任务、主动处理职责范围内各种棘手的问题；要有较宽的知识面，具有全面掌握和熟悉本院、系所开设课程的基础知识，能够熟练掌握计算机的操作技能和语言运用能力，提高工作效率与业务管理水平；要具备较强的组织、协调能力，真正发挥教学管理人员在教学管理活动中的枢纽作用。一方面要协助院系领导管理日常教学事务，另一方面要协调好与各部门、教师、学生之间的关系，落实教学任务，组织学生选课，收集教学信息，监控教学质量。因此，为了适应学校发展的需要，加强兼职档案管理队伍的建设，保持队伍的稳定和良性发展，提高档案管理水平非常必要。
3、积极开展业务学习，提高管理人员的工作业务水平
加强培训力度，努力提高教学管理人员政治思想素质和业务工作能力。学校每年要根据教学管理人员的知识结构和工作实际制订合理的培训计划，有步骤地开展培训工作。为保证各部门文档保存工作的正常开展, 教学管理人员必须先培训，后上岗。根据教学管理人员身兼多职的特殊性，培训可不拘形式，坚持随时换岗随时培训原则的同时，尽量保持队伍的稳定。
4、及时收集、整理、归档是完善文档管理的关键
做好文档收集、整理是文档管理工作的基础和前提。按照文档归档的要求，教学管理人员应及时地把教学和管理中具有保存价值的文件、材料收集起来。在这些工作和活动中形成的所有材料都可以由教务处负责，各部门密切配合及时予以收集，并按照以项目为单位的方式进行组卷、归档。对于管理师资、科研、教材、课程、实践教学、学籍等各类文档要责任到人，并根据要求分类、编目、装订形成文档体系，这样一方面有利于更加清楚地反映整个事件的全部处理过程和来龙去脉，另一方面也有利于把各种具有内在联系的文件材料都收集、整理在一起，保持同一事件的完整性，方便领导和广大师生及时查找，提高文档的利用率，为今后的工作提供更好的参考作用，让文档的信息资源服务于教学。
参考文献:
[1]阂建杰.论高职院校系部文档资料管理[J].湖北职业技术学院学报,2005,12.
[2]陈晓红.提高高校教务管理工作的艺术[J].盐城师范学院学报,2006,12.
[3]徐玉花.大众化教育背景下地方本科院校教学文档管理现状与对策[J].湖州师范学院学报,2007,(03)
[4]秦忆,罗旗帜,梁春华.新办地方本科院校教育教学质量保障探析[J].高教探索,2003,(02)
[5]陈宏武,曾凡智,赵慧民.基于群件的教学文档管理系统中群组与用户管理的设计与实现[J].中山大学学报论丛,2005,(05)
Analysis on issues and Countermeasures of management to Teaching Documents in normal university
Chen-Xun
(Hanshan Normal University，Department of Physical Education, Guangdong，Chaozhou 521041)
Abstract:Document management is the important part in normal university.It has an important role for improve the quality of our colleges to improving the document’s management,stronging the quality and efficiency,this research explore the problems in document’s management,and put forward some related measures to promote the normal university document’s management.
Key words:normal university；document management；countermeasures