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（1中国兵器工业集团第二零六研究所 陕西 西安 710051； 2空军工程大学防空反导学院 陕西 西安 710051）
摘 要：信息时代网络技术的应用为文档系统整体功能奠定了良好的物质技术基础，对于文档的管理出现了一些新的特点和趋势。在分析当前文档发展现状基础上，总结网络环境下文档管理面临的问题，最后给出文档管理的发展趋势，有待于进一步完善和提高文档管理效率。
关键词：信息时代；网络技术；文档管理
1、前言
随着网络技术和电子信息技术的不断发展，电子文档正逐步取代纸质文档，成为文档管理的主体。与纸质资料相比，电子文档具有传播速度快，方便共享、查看、成本低等优点。但同时电子文档的文件管理难度要比纸质文档大。另一方面，电子文件的保管与纸质文件相比，更容易受各种因素的影响。在网络时代如果仍沿用传统模式与框架进行文档管理，势必影响文档在网上的各种使用扩展。因此，运用网络信息技术对以往的文档管理进行改造和提升，已经成为文档管理发展的趋势和热点。
与传统文档管理方式相比，在实现资源共享的网络中，文档信息本身将不再是静态的保管基地，而是逐渐变为一个提供多种信息的“虚拟档案馆”。在这种网络中，文档不需要集中统一保管，这种文档管理方式追求的是快速可靠的信息传输，能够使地点不同、内容不同的档案信息快速传递。各行业对文档管理的需求也更加突出。文档管理系统也伴随着信息技术和网络技术的发展得到广泛的应用。针对各种应用环境和不同业务需求的文档管理系统相继出现[1]，比如航空制造、电子政务和电子商务等，几乎所有的领域的信息化管理都有了文档管理系统的支持。
文档管理系统（Document Management System，简称DMS），是基于计算机和网络通信技术的一种应用程序[2]。作为文档管理的信息化基础平台，文档系统不仅能够将电子文档以及纸质文档电子图像集中存储，实现对文档便捷操作和文档资源共享，同时能够实现对文档的安全访问和有效检索，提高办公效率，是实现信息资源统一和共享的有效方式。
2、文档管理的发展现状
随着信息化技术的不断发展，各种文档管理系统被陆续开发和使用。上世纪80年代，文档管理系统开始流行，主要记录的各种纸质文件和照片等。从功能上来看，文档管理系统主要包括文档管理和系统管理两部分。其中，系统管理的主要内容是管理系统的各种相关功能，主要包括用户管理和日志管理； 文档管理负责文档管理系统的业务处理，主要包括文档下载、上传、浏览、删除、检索等功能。因此系统管理是辅助，文档管理是整个系统的核心。
目前的文档管理系统主要是C/S和B/S两种架构方式。C/S架构中，服务器完成部分程序和数据库的操作，其余部分程序通过客户端完成，其维护成本高，移植性差，较难满足现有的需求。而在B/S架构中，用户主要通过浏览器进行文档管理系统的操作，几乎全部的文档管理操作和数据库操作都由服务器完成。B/S架构能够降低系统维护成本，被更多的应用在文档管理系统中。而存储技术，则是管理系统中最重要的一种的技术，它直接影响到整个系统的性能。文档管理系统的数据库主要包括文档型数据库和关系型数据库两种。关系型数据库具有独立性、可扩展性的特点，应用广泛，如针对不同量级数据的SQLServer、Oracle和DB2。但直到90年代末，文档数据库概念才被Lotus公司在1985年时提出并应用于文档管理，它是以文档作为元素并且能够创建多种非结构化的字段的一种存储技术，如Lotus公司的Document Manager。安全访问控制是保证管理系统安全使用的关键，文档管理系统通过系统层次、文档层次以及网络传输层次这三个层次来保障系统的安全性。
3、网络环境下文档管理面临的问题
目前，主要有三种文档管理方式：基于群件的文档管理系统、专一领域专用文档管理系统、基于产品数据管理（PDM）的文档管理系统。虽然文档管理系统已较为成熟，但在信息化条件下，文档管理系统仍面临诸多难题，主要包括：
1） 检索模式太过单一和简单。文档检索主要根据关键字匹配，无法实现全文检索等复杂检索要求，文档包含的内容等信息不能被充分利用，无法实现对于所有相关文档的精确检索，影响到文档的检索和共享。
2）权限控制问题。文档管理系统的一个主要特征就是使得文档能够按照一定的规则存储；不同用户具有不同的权限，根据自身权限进行相关的文档操作。文档管理系统现行的访问控制模型普遍采用的是RBAC模型[3]，但RBAC模型由于自身限制不能有效地保护隐私文档资源，某些安全级别很高的文档资源的访问无法被控制。
3）安全性问题。其一，文档的可读性随着时间的不断推移将无法保证。因此，电子文档与纸质文档相比对信息的存贮和转换方式有着更高的要求；其二，由于互联网的开放性，计算机和网络极易受到诸如病毒侵害、黑客骚扰等意外，决定了在保密技术不成熟的环境下电子文档的安全将时刻面临考验； 其三，由于制度不完善，某些重要公文还未归档就被人为从服务器删除，造成文档信息的丢失；其四，网络系统及计算机系统核心技术的开发进展缓慢，诸如软硬件配置、系统定位等核心技术被外国垄断，我国的自主创新成果很难占有一席之地，文档管理系统芯片的主要数据很快就会被国外间谍破解。
4、文档管理系统的发展趋势
信息时代，文档管理工作要獲得长足的发展，必须找到立足网络社会的方式。随着智能管理技术的发展目前文档管理呈现出一些新趋势：
（1）集成度更高，灵活性更强。小到芯片，大到系统，都呈现出集成化的特点。伴随着存储容量的增加，更大范围的文档管理系统之间的信息资源共享成为可能，文档资源共享将更加便捷，快速。文档管理系统和业务应用更加紧密结合，这种趋势主要表现在文档管理系绥与其他应用系统业务的有机集成，使系统与业务应用独立成模块，消除应用与文档借理系统之间应用界限，使企业能够充分感知用户的需求，并对此做出快速反应。系统的可移植性更强，能够各种不同需求，简单的修改即可适应各种新情况。
（2）应用范围更加拓展。在企事业单位，办公自动化中某些局部应用将应用到整个行业，形成管理范围更大的文档管理体系；在电子商务中，文档管理系统将能够对整个交易过程的所有文档进行管理，实现客户、企业、供应商之间文档的共享。
（3） 文档管理系统与其他智能技术进一步的融合。伴随着多媒体技术、数据库技术、XML技术、语音处理技术以及中文处理技术等智能化信息技术的发展，使文档管理系统处理更为复杂的图像文档，音频文档以及视频文档等非结构化文档等种类多样的文档对象成为可能。虽然文档管理系统目前已具备了的类似版本控制、工作流和检索等基本功能，但智能化程度还不高。像自然语言理解、文本挖掘、语义分析等智能技术[4]将会更多的被引用到文档管理系统中。
参考文献
[1] 张德政，张萍萍. 非结构化信息管理[J]. 微计算机信息，2006，22（3）218-219.
[2] 姚树静.电子文档管理系统的设计与实现[D].南开大学，2011.
[3] 韦琳. E_ learning非结构化数据管理系统的构建与实现[D].中国科学技术大学，2009.
[4] Shai Lawrence Pfleeger； 吴丹， 史争印， 唐忆等译. 软件工程理论与实践.[M].北京：清华大学出版社，2003.8.
摘 要：信息时代网络技术的应用为文档系统整体功能奠定了良好的物质技术基础，对于文档的管理出现了一些新的特点和趋势。在分析当前文档发展现状基础上，总结网络环境下文档管理面临的问题，最后给出文档管理的发展趋势，有待于进一步完善和提高文档管理效率。
关键词：信息时代；网络技术；文档管理
1、前言
随着网络技术和电子信息技术的不断发展，电子文档正逐步取代纸质文档，成为文档管理的主体。与纸质资料相比，电子文档具有传播速度快，方便共享、查看、成本低等优点。但同时电子文档的文件管理难度要比纸质文档大。另一方面，电子文件的保管与纸质文件相比，更容易受各种因素的影响。在网络时代如果仍沿用传统模式与框架进行文档管理，势必影响文档在网上的各种使用扩展。因此，运用网络信息技术对以往的文档管理进行改造和提升，已经成为文档管理发展的趋势和热点。
与传统文档管理方式相比，在实现资源共享的网络中，文档信息本身将不再是静态的保管基地，而是逐渐变为一个提供多种信息的“虚拟档案馆”。在这种网络中，文档不需要集中统一保管，这种文档管理方式追求的是快速可靠的信息传输，能够使地点不同、内容不同的档案信息快速传递。各行业对文档管理的需求也更加突出。文档管理系统也伴随着信息技术和网络技术的发展得到广泛的应用。针对各种应用环境和不同业务需求的文档管理系统相继出现[1]，比如航空制造、电子政务和电子商务等，几乎所有的领域的信息化管理都有了文档管理系统的支持。
文档管理系统（Document Management System，简称DMS），是基于计算机和网络通信技术的一种应用程序[2]。作为文档管理的信息化基础平台，文档系统不仅能够将电子文档以及纸质文档电子图像集中存储，实现对文档便捷操作和文档资源共享，同时能够实现对文档的安全访问和有效检索，提高办公效率，是实现信息资源统一和共享的有效方式。
2、文档管理的发展现状
随着信息化技术的不断发展，各种文档管理系统被陆续开发和使用。上世纪80年代，文档管理系统开始流行，主要记录的各种纸质文件和照片等。从功能上来看，文档管理系统主要包括文档管理和系统管理两部分。其中，系统管理的主要内容是管理系统的各种相关功能，主要包括用户管理和日志管理； 文档管理负责文档管理系统的业务处理，主要包括文档下载、上传、浏览、删除、检索等功能。因此系统管理是辅助，文档管理是整个系统的核心。
目前的文档管理系统主要是C/S和B/S两种架构方式。C/S架构中，服务器完成部分程序和数据库的操作，其余部分程序通过客户端完成，其维护成本高，移植性差，较难满足现有的需求。而在B/S架构中，用户主要通过浏览器进行文档管理系统的操作，几乎全部的文档管理操作和数据库操作都由服务器完成。B/S架构能够降低系统维护成本，被更多的应用在文档管理系统中。而存储技术，则是管理系统中最重要的一种的技术，它直接影响到整个系统的性能。文档管理系统的数据库主要包括文档型数据库和关系型数据库两种。关系型数据库具有独立性、可扩展性的特点，应用广泛，如针对不同量级数据的SQLServer、Oracle和DB2。但直到90年代末，文档数据库概念才被Lotus公司在1985年时提出并应用于文档管理，它是以文档作为元素并且能够创建多种非结构化的字段的一种存储技术，如Lotus公司的Document Manager。安全访问控制是保证管理系统安全使用的关键，文档管理系统通过系统层次、文档层次以及网络传输层次这三个层次来保障系统的安全性。
3、网络环境下文档管理面临的问题
目前，主要有三种文档管理方式：基于群件的文档管理系统、专一领域专用文档管理系统、基于产品数据管理（PDM）的文档管理系统。虽然文档管理系统已较为成熟，但在信息化条件下，文档管理系统仍面临诸多难题，主要包括：
1） 检索模式太过单一和简单。文档检索主要根据关键字匹配，无法实现全文检索等复杂检索要求，文档包含的内容等信息不能被充分利用，无法实现对于所有相关文档的精确检索，影响到文档的检索和共享。
2）权限控制问题。文档管理系统的一个主要特征就是使得文档能够按照一定的规则存储；不同用户具有不同的权限，根据自身权限进行相关的文档操作。文档管理系统现行的访问控制模型普遍采用的是RBAC模型[3]，但RBAC模型由于自身限制不能有效地保护隐私文档资源，某些安全级别很高的文档资源的访问无法被控制。
3）安全性问题。其一，文档的可读性随着时间的不断推移将无法保证。因此，电子文档与纸质文档相比对信息的存贮和转换方式有着更高的要求；其二，由于互联网的开放性，计算机和网络极易受到诸如病毒侵害、黑客骚扰等意外，决定了在保密技术不成熟的环境下电子文档的安全将时刻面临考验； 其三，由于制度不完善，某些重要公文还未归档就被人为从服务器删除，造成文档信息的丢失；其四，网络系统及计算机系统核心技术的开发进展缓慢，诸如软硬件配置、系统定位等核心技术被外国垄断，我国的自主创新成果很难占有一席之地，文档管理系统芯片的主要数据很快就会被国外间谍破解。
4、文档管理系统的发展趋势
信息时代，文档管理工作要獲得长足的发展，必须找到立足网络社会的方式。随着智能管理技术的发展目前文档管理呈现出一些新趋势：
（1）集成度更高，灵活性更强。小到芯片，大到系统，都呈现出集成化的特点。伴随着存储容量的增加，更大范围的文档管理系统之间的信息资源共享成为可能，文档资源共享将更加便捷，快速。文档管理系统和业务应用更加紧密结合，这种趋势主要表现在文档管理系绥与其他应用系统业务的有机集成，使系统与业务应用独立成模块，消除应用与文档借理系统之间应用界限，使企业能够充分感知用户的需求，并对此做出快速反应。系统的可移植性更强，能够各种不同需求，简单的修改即可适应各种新情况。
（2）应用范围更加拓展。在企事业单位，办公自动化中某些局部应用将应用到整个行业，形成管理范围更大的文档管理体系；在电子商务中，文档管理系统将能够对整个交易过程的所有文档进行管理，实现客户、企业、供应商之间文档的共享。
（3） 文档管理系统与其他智能技术进一步的融合。伴随着多媒体技术、数据库技术、XML技术、语音处理技术以及中文处理技术等智能化信息技术的发展，使文档管理系统处理更为复杂的图像文档，音频文档以及视频文档等非结构化文档等种类多样的文档对象成为可能。虽然文档管理系统目前已具备了的类似版本控制、工作流和检索等基本功能，但智能化程度还不高。像自然语言理解、文本挖掘、语义分析等智能技术[4]将会更多的被引用到文档管理系统中。
参考文献
[1] 张德政，张萍萍. 非结构化信息管理[J]. 微计算机信息，2006，22（3）218-219.
[2] 姚树静.电子文档管理系统的设计与实现[D].南开大学，2011.
[3] 韦琳. E_ learning非结构化数据管理系统的构建与实现[D].中国科学技术大学，2009.
[4] Shai Lawrence Pfleeger； 吴丹， 史争印， 唐忆等译. 软件工程理论与实践.[M].北京：清华大学出版社，2003.8.