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摘要：基层档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作，在新形势下，针对基层档案管理工作中的现状，提出基层档案数字化工作的建议。
关键词：基层；档案管理；数字化
基层档案管理泛指基层单位的档案管理工作者以档案为中心，通过标准化的方法进行档案收集、整理、归档、利用等工作，以维护档案的齐全与完整。
随着时代的发展，数字化信息早已渗透到社会生活的各个领域，且早已渗透进各个传统领域中，基层档案工作也不例外。以计算机技术为核心的信息时代的到来，使文件电子化、办公自动化的趋势愈加明显，档案数字化的进程进一步加快。为适应新形势，在基层档案管理工作中，必须形成以科学规范的纸质档案制度为基础不断向电子档案机制发展的格局。
围绕数字档案资源化建设，我国颁布了一系列有关电子文件归档与管理、电子档案移交与接收、传统载体数字化、数字档案馆（室）建设等管理规范和技术标准，规范并引导各级各类档案馆（室）运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用。
为此，对基层档案数字化工作的进展，作如下思考和建议；
（一）问题
1、行业主管牵头建设的共享机制不全
当前，电子文件的管理得到普遍重视，基层单位在电子文件管理、IT基础设施、服务平台和应用系统方面加大建设，但在组织层面形成保障人力、财力和物力持续可用的支持机制不够，有效的服务机制和宣传渠道尚未完善，导致广泛应用的共享机制不全。
2、贯彻落实国家有关数字档案资源建设的管理规范和技术标准力度不够，档案管理制度还需进一步完善，档案管理人才严重不足，档案管理人员能力参差不齐。
档案管理是一项繁杂细致的工作，特别是在“存量数字化”“增量电子化”战略背景下，档案人员能力参差不齐，人员配备数量也赶不上档案事业发展的步伐。就文书档案的管理来说，，经市档案局颁布的指导性文件精神并没有完全落实到各个基层岗位上，基层岗位档案管理人员对档案管理也只是以完成绩效为目标。目前各单位乃至基层单位档案管理工作都已纳入综合管理考核之中，这使得各基层单位对档案管理的高度重视，对各基层单位的档案管理人员也提出新的要求。而实际情况是：基层单位一般不设立档案管理专职人员，而是由办公室或者其他部门人员兼任， 该档案管理人员一般还负责其他工作，档案管理只是附带的一小部分工作，基层单位档案管理人员并非专业的档案管理工作人员。人手不够等多个客观原因必然导致档案信息的收集不够准确，对于信息化的管理也就不够全面。虽然文书档案全市有统一标准，落实到基层还需一段时日，出现的种种问题也必然直接影响了对档案进行数字化管理的进程。
3、计算机更新换代日新月异，档案管理人员能力参次不齐，档案人员管理能力不能满足信息化快速发展的需求。
为了保证安全高效的信息化环境，必然就对档案管理人员提出更高的要求，随着档案管理信息系统从单机扩展到局域网时，OA办公、无纸化办公、在线归档等相关技术成为不可回避的发展趋势，而档案管理人员趋于老龄化，相关专业人员缺失、档案管理人员更迭频繁也是各单位档案管理中出现的必然现象。
（二）建议
1、加快转型升级，推进档案信息化成果共享
当今世界，以信息化为基础的科技创新正在深刻影响各行各业的发展，档案工作也加速迈入互联网时代。在这个大变革的背景下，档案工作者首先要从思想观念上树立新思维，认真审视信息技术给档案的流转方式、管理手段、用户体验、档案价值体现、档案文化传播等各个工作环节带来的变化。从开放、协作、共享的角度思考新的服务模式，积极迎接共建共享时代的来临。
数据是基础性资源，也是重要生产力，我们在日常工作中要加强电子文件的归档，电子档案的接收与管理。在资源积累的过程中，注意数字资源的规范问题，不论是档案数字化副本还是电子档案，要确保从其生成起，就符合国家标准，能够有效检索和利用，为资源共享奠定基础。加快数字档案资源的积累
2、鼓励吸纳档案中介服务机构参与数字化整理的过程，高效利用、依法管理
近年来，国家提倡政府向社会力量购买服务，加之近几年各级档案部门数字化和电子档案接收任务比较繁重，使得档案服务外包市场不断壮大。
基层档案管理工作主要对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供必要的信息服务。只有信息收集足够准确，才能真正实现档案本身的作用。然而，在信息化不断发展的时代背景下，需要定期对相关人员进行法律知识、专业知识等各方面的培训，使得相关工作人员必须拥有较高的法律意识和专业技术能力。要打造档案管理信息化平台，就会需要鼓励发展档案中介服务机构，“专业人做专业事”，专业的档案中介服务机构可以基本解决基层单位档案人员缺失等相关问题，也可以为实现信息化管理建立一个良好基础。鉴于绝大部分基层档案管理部门并没有足够的技术条件来推动数字化建设，选择档案服务外包企业是势在必行的趋势。那么在选择外包服务企业的时候，为避免档案数据的失泄密或者不当扩散必须严格对保密资质的审核。
3、领导重视和完善档案数字化管理、及时引进相关专业人才
档案是历史的真实记录，是各项事业的发展基础。基层档案工作和其他工作一样，需要领导的关心、重视和支持，只有这样，许多存在于档案实际工作中的问题也就迎刃而解了。领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时代背景发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完善加上制度的辅助作用，会加快档案数字化的进程
中国文化源远流长，经过历史多年的演变，信息量之大難以估量。随着信息化时代的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得信息化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让档案工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。
（三）结语：
在新的历史条件下，基层档案工作面临新的发展机遇，基层档案数字化工作必将大有作为。为实施“存量数字化”、“增量电子化”战略积累数字档案资源，将是每个档案工作者的历史使命。
关键词：基层；档案管理；数字化
基层档案管理泛指基层单位的档案管理工作者以档案为中心，通过标准化的方法进行档案收集、整理、归档、利用等工作，以维护档案的齐全与完整。
随着时代的发展，数字化信息早已渗透到社会生活的各个领域，且早已渗透进各个传统领域中，基层档案工作也不例外。以计算机技术为核心的信息时代的到来，使文件电子化、办公自动化的趋势愈加明显，档案数字化的进程进一步加快。为适应新形势，在基层档案管理工作中，必须形成以科学规范的纸质档案制度为基础不断向电子档案机制发展的格局。
围绕数字档案资源化建设，我国颁布了一系列有关电子文件归档与管理、电子档案移交与接收、传统载体数字化、数字档案馆（室）建设等管理规范和技术标准，规范并引导各级各类档案馆（室）运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用。
为此，对基层档案数字化工作的进展，作如下思考和建议；
（一）问题
1、行业主管牵头建设的共享机制不全
当前，电子文件的管理得到普遍重视，基层单位在电子文件管理、IT基础设施、服务平台和应用系统方面加大建设，但在组织层面形成保障人力、财力和物力持续可用的支持机制不够，有效的服务机制和宣传渠道尚未完善，导致广泛应用的共享机制不全。
2、贯彻落实国家有关数字档案资源建设的管理规范和技术标准力度不够，档案管理制度还需进一步完善，档案管理人才严重不足，档案管理人员能力参差不齐。
档案管理是一项繁杂细致的工作，特别是在“存量数字化”“增量电子化”战略背景下，档案人员能力参差不齐，人员配备数量也赶不上档案事业发展的步伐。就文书档案的管理来说，，经市档案局颁布的指导性文件精神并没有完全落实到各个基层岗位上，基层岗位档案管理人员对档案管理也只是以完成绩效为目标。目前各单位乃至基层单位档案管理工作都已纳入综合管理考核之中，这使得各基层单位对档案管理的高度重视，对各基层单位的档案管理人员也提出新的要求。而实际情况是：基层单位一般不设立档案管理专职人员，而是由办公室或者其他部门人员兼任， 该档案管理人员一般还负责其他工作，档案管理只是附带的一小部分工作，基层单位档案管理人员并非专业的档案管理工作人员。人手不够等多个客观原因必然导致档案信息的收集不够准确，对于信息化的管理也就不够全面。虽然文书档案全市有统一标准，落实到基层还需一段时日，出现的种种问题也必然直接影响了对档案进行数字化管理的进程。
3、计算机更新换代日新月异，档案管理人员能力参次不齐，档案人员管理能力不能满足信息化快速发展的需求。
为了保证安全高效的信息化环境，必然就对档案管理人员提出更高的要求，随着档案管理信息系统从单机扩展到局域网时，OA办公、无纸化办公、在线归档等相关技术成为不可回避的发展趋势，而档案管理人员趋于老龄化，相关专业人员缺失、档案管理人员更迭频繁也是各单位档案管理中出现的必然现象。
（二）建议
1、加快转型升级，推进档案信息化成果共享
当今世界，以信息化为基础的科技创新正在深刻影响各行各业的发展，档案工作也加速迈入互联网时代。在这个大变革的背景下，档案工作者首先要从思想观念上树立新思维，认真审视信息技术给档案的流转方式、管理手段、用户体验、档案价值体现、档案文化传播等各个工作环节带来的变化。从开放、协作、共享的角度思考新的服务模式，积极迎接共建共享时代的来临。
数据是基础性资源，也是重要生产力，我们在日常工作中要加强电子文件的归档，电子档案的接收与管理。在资源积累的过程中，注意数字资源的规范问题，不论是档案数字化副本还是电子档案，要确保从其生成起，就符合国家标准，能够有效检索和利用，为资源共享奠定基础。加快数字档案资源的积累
2、鼓励吸纳档案中介服务机构参与数字化整理的过程，高效利用、依法管理
近年来，国家提倡政府向社会力量购买服务，加之近几年各级档案部门数字化和电子档案接收任务比较繁重，使得档案服务外包市场不断壮大。
基层档案管理工作主要对相关信息进行完整、真实的记录，旨在为相关部门工作提供必要的信息服务。只有信息收集足够准确，才能真正实现档案本身的作用。然而，在信息化不断发展的时代背景下，需要定期对相关人员进行法律知识、专业知识等各方面的培训，使得相关工作人员必须拥有较高的法律意识和专业技术能力。要打造档案管理信息化平台，就会需要鼓励发展档案中介服务机构，“专业人做专业事”，专业的档案中介服务机构可以基本解决基层单位档案人员缺失等相关问题，也可以为实现信息化管理建立一个良好基础。鉴于绝大部分基层档案管理部门并没有足够的技术条件来推动数字化建设，选择档案服务外包企业是势在必行的趋势。那么在选择外包服务企业的时候，为避免档案数据的失泄密或者不当扩散必须严格对保密资质的审核。
3、领导重视和完善档案数字化管理、及时引进相关专业人才
档案是历史的真实记录，是各项事业的发展基础。基层档案工作和其他工作一样，需要领导的关心、重视和支持，只有这样，许多存在于档案实际工作中的问题也就迎刃而解了。领导要充分认识到实现档案数字化管理的重要性，对于档案数字化管理工作予以全力支持辅助，创造出一套与当前时代背景发展相适应的管理方法。首先应该根据自身情况建立各项规章制度，比如可以将档案管理工作纳入到绩效考核中去，调动工作人员积极性。同时加大在软硬件方面的投入，为保证相关部门档案管理工作能够正常进行提供良好的基础，软硬件设施的完善加上制度的辅助作用，会加快档案数字化的进程
中国文化源远流长，经过历史多年的演变，信息量之大難以估量。随着信息化时代的不断发展，利用信息化技术实现信息的管理工作大势所趋。以往传统的文书档案管理工作者缺乏对档案系统的管理理念，对信息的更新不能做到既准确又及时，这就使得信息化档案管理工作趋于紊乱。因而应该加大对信息的管理力度，让档案工作人员改变以往事后整理数据的习惯，真正融入到收集资料的大潮中去，做到事前进行介入、参与事中去、事后及时跟踪，只有这样才能及时更新完善相关信息，从而确保各部门档案管理工作正常进行。
（三）结语：
在新的历史条件下，基层档案工作面临新的发展机遇，基层档案数字化工作必将大有作为。为实施“存量数字化”、“增量电子化”战略积累数字档案资源，将是每个档案工作者的历史使命。