论文部分内容阅读
【摘 要】近年，煤矿安全问题成为社会最受关注问题之一，矿难事件的新闻成为人们茶余饭后的谈资。同时，政府也高度重视煤矿安全问题，国家规定凡是煤矿基建项目必须有专业人员通过竣工验收才允许投产。档案验收是整体验收的必经之途，所以档案资料的收集归纳就显得尤为重要。本文以煤炭企业基建档案管理工作的开展为话题，试析煤炭企业基建档案收集工作中的特点和缺陷，并对其作出准确的分析，为煤矿安全问题寻求解决之法。
【关键词】煤炭基建；档案；收集
煤炭企业的发展前提就是必须通过产业升级改造项目的验收，项目验收的内容就是档案资料的验收，俗话说：“万事俱备，只欠东风”，档案资料就是项目验收中的“东风”。所以收集齐全的档案资料是项目验收的先决条件。煤炭企业档案收集需要各个部门的大力支持和相互协调，建立健全的制度保证和有效的管理措施，只有这样才能保障档案收集的顺利进行。
一、档案收集工作中存在的缺陷
（一）资料收集不及时
在很多煤炭企业中大部分基建项目对收集档案资料意识薄弱，一般都是到项目完成准备验收时才开始关注。更有些单位都不知道还有档案验收这一关，去补档案资料时一些重要依据已经不存在，这就很可能导致大量重要资料的遗漏。
（二）档案收集制度不完善。
有些建设单位在施工期间没有专门的管理机构和负责档案收集的管理人员，也没有规范档案资料收集制度，建设单位在档案收集工作上统一领导力不够。
（三）档案人员在管理职能上实施的力度不够
有些档案收集人员对档案管理也是一知半解，对档案资料的收集范围不明确，导致工作找不到中心，缺乏主动性，更带动不了广大兼职人员的工作积极。自己不主动收集，必定会导致档案资料收集不完整。
（四）收集的档案资料达不到要求
档案资料的收集存在严重的质量问题，最明显的就是档案资料字迹不清、印章模糊、竣工图纸与施工图纸很难区分。有的甚至存在明显的造假行为，如填写的竣工单位与监理单位字迹不一样等等。还有很多需要原件的重要资料没有原件。
（五）设备资料的遗失
在企业基建工程中，往往需要采购一些大型设备，这些大型设备操作和维修时需要说明书等资料，而许多单位在设备安装好以后没有及时收集该设备的相关资料，致使该设备出现问题时自己无法维修，必须花钱请厂家维修。
（六）档案资料依据单一
随着科技的发展和智能化的普及，档案资料的收集也需要声像等特殊载体类的档案，而现今的档案资料大都是一些呆板、枯燥的纸质文字类的东西。
二、档案收集工作中缺陷的根源
（一）领导对其重视力度不大
企业中的管理者的档案意识淡薄，他们往往认为档案收集不是一项独立的工作，而是其他工作的附属品，是可有可无的存在。因此导致企业内部没人会重视此项工作，档案管理也很难发挥它的作用。
（二）档案工作人员专业技能不高
很多项目在基建期间任务量很大，工作人员有限，档案人员多为其他部门员工兼职，缺乏档案资料收集的专业知识和技能。而且他们往往事物繁忙，无暇顾及档案收集一事，从而导致档案收集不完整。
（三）档案机构负责人工作不积极
档案负责人在档案管理中工作积极性不够，没有发挥其应有的作用。如：制定档案收集的计划不周全、措施不给力，各级部门的协调工作做的不到位，这些都会影响档案资料的收集工作。
三、解决档案收集工作中问题的途径
（一）组建一支专业的档案资料收集人员
在煤矿建设过程中，要分派有一定档案管理经验和知识的专业人员做档案收集资料。这个档案收集员最好兼综合办公室的印章管理，这样工程竣工结算盖章时，档案人员可根据具体情况做好登记，省去中间很多不必要的麻烦，为后期档案资料的整理工作做好铺垫。另外加强档案人员的业务培训，提高业务水平及综合素质，从而更好地服务于档案管理工作。
（二）规范档案收集制度
传统的档案收集制度面临挑战，很多制度跟不上时代发展的需求。就需要企业励精图治，改革创新以适应现代化发展。
首先，严格要求服务单位，要求建设单位、承包单位等要有制定的专门的负责人负责档案管理，做好材料的收集、整理、归纳和保管工作。对收集的档案资料要分类管理，为防止人为及自然损坏，对档案管理实施“一式两份”的管理模式；纸质的一份，电子档的一份，做好预防工作。
（三）档案资料收集方式从单一走向多样化
在企业内部加强档案管理意识的宣传，协调好各级部门与档案部门的关系，让各级部门相互协调积极配合档案资料的收集工作。收集档案资料时不要只用传统的纸质材料，这样显得单一而呆板，不够生动，可以从不同载体上收集资料，只要是有利用价值的都可以为其所用。
（四）加强档案管理人员的工作职能
企业中档案管理人员要以身作则，充分发挥其行使职能。特别是对档案资料的管理不能坐等档案上门，要积极主动的催要和移交档案资料。在收集过程中，对那些屡屡出现问题仍不思悔改的部门或者个人，档案部门要求一定要强硬，并对其进行严厉的处罚。
（五）合同是保证档案收集的良好途径
合同是保障双方权益的法律文件，为了更好的完成档案的收集工作，必须将档案工作纳入合同管理之中。明确责任的划分，在合同中要明确施工单位的归档责任、审理单位的审核责任等等确保档案收集合理化、完整化。
（六）重视档案收集的完整性
档案收集一定要完整，这是众所周知的，对于一些形成周期短的档案来说这方面很容易做到。但是对于一些复杂的，形成周期长的档案，就需要花费一些时间和精力。例如：一项耗资巨大、牵扯领域广泛，其档案的形成主要表现在两个方面：一是材料的多样性、复杂性；二是资料形成时间过长、内容不统一。而归纳人员档案意识又淡薄，容易造成资料的遗失。因此在收集各部门档案资料时要特别注意档案内容的完整性，严格按照工程建设要求和特点对档案资料进行收集和保存。 （七）重视档案收集的层次性
档案收集记载的是一个部门的工作活动情况，需要按照一定的年份、部门类别、工作性质等分门别类进行统一存放和管理。可以根据工程不同特点、不同载体进行分类管理。如：财会、记事档案可以按照年度管理；人事、技术档案可以单独管理；教学类的档案要以学年为单元进行管理。层次分明的管理模式方便工作人员的管理和后期运用，使各部门查阅档案时既快捷又方便，提高了档案管理的效率。
四、蓝图档案的保护措施
蓝图档案是煤炭企业档案中比较特殊的一类，要把它和其他档案管理区分开来，谨慎管理。
蓝图档案在档案管理中的使用频率越来越高，但是蓝图档案不易保存。而且蓝图档案重复使用次数越多，对它造成污染就会越重，蓝图上的信息磨损也更严重。这就要求有关人员要特别做好蓝图档案的保护工作。
（一）防治蓝图档案污染
对存储蓝图档案的库房进行有效的处理，如：保证库房的密闭性，门窗要紧闭，防止粉尘入侵，清理此类档案时要采取合理的清洁方式进行清理。另外此类档案要求环境的温度和湿度要适中。当季节干燥时要适当通风，季节潮湿时要做好防潮措施。
（二）提高蓝图档案的利用率
与蓝图档案接触最多的是管理它的工作人员，所以工作人员应提高保护意识，在相关人员借阅或者归还蓝图档案时，要对其进行蓝图保护措施的讲解。其次要避免恶劣天气对蓝图档案的影响，外借时，管理人员可提供防水性较好的档案袋或档案盒，提醒借阅人员小心保护。
五、结语
21世纪是现代科学技术高速发展的时期，经济社会建设也日益完善，持续增长的物质文明和精神文明要求煤炭企业档案收集工作的创新和改革，以适应现代化企业的建设。煤炭企业作为我国经济建设的重要组成部分，其档案管理工作也是社会关注的焦点，所以做好煤炭企业档案收集工作不仅关系着本企业的发展，而且关系着国计民生。
参考文献：
[1]赵冬梅.如何做好煤矿基建项目档案资料的收集工作（J）. 山东煤炭科技2009（2）.208-209
[2]李小利.浅谈煤炭基建项目档案收集工作（J）. 办公室业务 2013（23）.71-72
[3]张志纲，董淑娟.煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）. 煤炭技术2012（8）.281-282
[4]赵林静.基建项目档案管理工作初探（J）. 河北煤炭 2010（4）.75-76
[5]马维念.试析煤炭企业基建档案管理工作的开展（J）. 办公室业务2012（11）.14-15
[6]高德松，刘圣星.强化煤炭档案管理 助推企业安全生产（J）. 山东档案2011（2）.50-51
【关键词】煤炭基建；档案；收集
煤炭企业的发展前提就是必须通过产业升级改造项目的验收，项目验收的内容就是档案资料的验收，俗话说：“万事俱备，只欠东风”，档案资料就是项目验收中的“东风”。所以收集齐全的档案资料是项目验收的先决条件。煤炭企业档案收集需要各个部门的大力支持和相互协调，建立健全的制度保证和有效的管理措施，只有这样才能保障档案收集的顺利进行。
一、档案收集工作中存在的缺陷
（一）资料收集不及时
在很多煤炭企业中大部分基建项目对收集档案资料意识薄弱，一般都是到项目完成准备验收时才开始关注。更有些单位都不知道还有档案验收这一关，去补档案资料时一些重要依据已经不存在，这就很可能导致大量重要资料的遗漏。
（二）档案收集制度不完善。
有些建设单位在施工期间没有专门的管理机构和负责档案收集的管理人员，也没有规范档案资料收集制度，建设单位在档案收集工作上统一领导力不够。
（三）档案人员在管理职能上实施的力度不够
有些档案收集人员对档案管理也是一知半解，对档案资料的收集范围不明确，导致工作找不到中心，缺乏主动性，更带动不了广大兼职人员的工作积极。自己不主动收集，必定会导致档案资料收集不完整。
（四）收集的档案资料达不到要求
档案资料的收集存在严重的质量问题，最明显的就是档案资料字迹不清、印章模糊、竣工图纸与施工图纸很难区分。有的甚至存在明显的造假行为，如填写的竣工单位与监理单位字迹不一样等等。还有很多需要原件的重要资料没有原件。
（五）设备资料的遗失
在企业基建工程中，往往需要采购一些大型设备，这些大型设备操作和维修时需要说明书等资料，而许多单位在设备安装好以后没有及时收集该设备的相关资料，致使该设备出现问题时自己无法维修，必须花钱请厂家维修。
（六）档案资料依据单一
随着科技的发展和智能化的普及，档案资料的收集也需要声像等特殊载体类的档案，而现今的档案资料大都是一些呆板、枯燥的纸质文字类的东西。
二、档案收集工作中缺陷的根源
（一）领导对其重视力度不大
企业中的管理者的档案意识淡薄，他们往往认为档案收集不是一项独立的工作，而是其他工作的附属品，是可有可无的存在。因此导致企业内部没人会重视此项工作，档案管理也很难发挥它的作用。
（二）档案工作人员专业技能不高
很多项目在基建期间任务量很大，工作人员有限，档案人员多为其他部门员工兼职，缺乏档案资料收集的专业知识和技能。而且他们往往事物繁忙，无暇顾及档案收集一事，从而导致档案收集不完整。
（三）档案机构负责人工作不积极
档案负责人在档案管理中工作积极性不够，没有发挥其应有的作用。如：制定档案收集的计划不周全、措施不给力，各级部门的协调工作做的不到位，这些都会影响档案资料的收集工作。
三、解决档案收集工作中问题的途径
（一）组建一支专业的档案资料收集人员
在煤矿建设过程中，要分派有一定档案管理经验和知识的专业人员做档案收集资料。这个档案收集员最好兼综合办公室的印章管理，这样工程竣工结算盖章时，档案人员可根据具体情况做好登记，省去中间很多不必要的麻烦，为后期档案资料的整理工作做好铺垫。另外加强档案人员的业务培训，提高业务水平及综合素质，从而更好地服务于档案管理工作。
（二）规范档案收集制度
传统的档案收集制度面临挑战，很多制度跟不上时代发展的需求。就需要企业励精图治，改革创新以适应现代化发展。
首先，严格要求服务单位，要求建设单位、承包单位等要有制定的专门的负责人负责档案管理，做好材料的收集、整理、归纳和保管工作。对收集的档案资料要分类管理，为防止人为及自然损坏，对档案管理实施“一式两份”的管理模式；纸质的一份，电子档的一份，做好预防工作。
（三）档案资料收集方式从单一走向多样化
在企业内部加强档案管理意识的宣传，协调好各级部门与档案部门的关系，让各级部门相互协调积极配合档案资料的收集工作。收集档案资料时不要只用传统的纸质材料，这样显得单一而呆板，不够生动，可以从不同载体上收集资料，只要是有利用价值的都可以为其所用。
（四）加强档案管理人员的工作职能
企业中档案管理人员要以身作则，充分发挥其行使职能。特别是对档案资料的管理不能坐等档案上门，要积极主动的催要和移交档案资料。在收集过程中，对那些屡屡出现问题仍不思悔改的部门或者个人，档案部门要求一定要强硬，并对其进行严厉的处罚。
（五）合同是保证档案收集的良好途径
合同是保障双方权益的法律文件，为了更好的完成档案的收集工作，必须将档案工作纳入合同管理之中。明确责任的划分，在合同中要明确施工单位的归档责任、审理单位的审核责任等等确保档案收集合理化、完整化。
（六）重视档案收集的完整性
档案收集一定要完整，这是众所周知的，对于一些形成周期短的档案来说这方面很容易做到。但是对于一些复杂的，形成周期长的档案，就需要花费一些时间和精力。例如：一项耗资巨大、牵扯领域广泛，其档案的形成主要表现在两个方面：一是材料的多样性、复杂性；二是资料形成时间过长、内容不统一。而归纳人员档案意识又淡薄，容易造成资料的遗失。因此在收集各部门档案资料时要特别注意档案内容的完整性，严格按照工程建设要求和特点对档案资料进行收集和保存。 （七）重视档案收集的层次性
档案收集记载的是一个部门的工作活动情况，需要按照一定的年份、部门类别、工作性质等分门别类进行统一存放和管理。可以根据工程不同特点、不同载体进行分类管理。如：财会、记事档案可以按照年度管理；人事、技术档案可以单独管理；教学类的档案要以学年为单元进行管理。层次分明的管理模式方便工作人员的管理和后期运用，使各部门查阅档案时既快捷又方便，提高了档案管理的效率。
四、蓝图档案的保护措施
蓝图档案是煤炭企业档案中比较特殊的一类，要把它和其他档案管理区分开来，谨慎管理。
蓝图档案在档案管理中的使用频率越来越高，但是蓝图档案不易保存。而且蓝图档案重复使用次数越多，对它造成污染就会越重，蓝图上的信息磨损也更严重。这就要求有关人员要特别做好蓝图档案的保护工作。
（一）防治蓝图档案污染
对存储蓝图档案的库房进行有效的处理，如：保证库房的密闭性，门窗要紧闭，防止粉尘入侵，清理此类档案时要采取合理的清洁方式进行清理。另外此类档案要求环境的温度和湿度要适中。当季节干燥时要适当通风，季节潮湿时要做好防潮措施。
（二）提高蓝图档案的利用率
与蓝图档案接触最多的是管理它的工作人员，所以工作人员应提高保护意识，在相关人员借阅或者归还蓝图档案时，要对其进行蓝图保护措施的讲解。其次要避免恶劣天气对蓝图档案的影响，外借时，管理人员可提供防水性较好的档案袋或档案盒，提醒借阅人员小心保护。
五、结语
21世纪是现代科学技术高速发展的时期，经济社会建设也日益完善，持续增长的物质文明和精神文明要求煤炭企业档案收集工作的创新和改革，以适应现代化企业的建设。煤炭企业作为我国经济建设的重要组成部分，其档案管理工作也是社会关注的焦点，所以做好煤炭企业档案收集工作不仅关系着本企业的发展，而且关系着国计民生。
参考文献：
[1]赵冬梅.如何做好煤矿基建项目档案资料的收集工作（J）. 山东煤炭科技2009（2）.208-209
[2]李小利.浅谈煤炭基建项目档案收集工作（J）. 办公室业务 2013（23）.71-72
[3]张志纲，董淑娟.煤炭企业档案管理信息系统的设计与实现（J）. 煤炭技术2012（8）.281-282
[4]赵林静.基建项目档案管理工作初探（J）. 河北煤炭 2010（4）.75-76
[5]马维念.试析煤炭企业基建档案管理工作的开展（J）. 办公室业务2012（11）.14-15
[6]高德松，刘圣星.强化煤炭档案管理 助推企业安全生产（J）. 山东档案2011（2）.50-51