论文部分内容阅读
摘 要：随着现代科学技术的发展和文秘工作领域的不断扩大，以及现代社会信息活动的日益普遍化，文秘工作与公共关系之间的相通之处也愈来愈明显。因此，就要求文秘人员在公关事务活动中不断深化自身职业技能，注重个人形象设计。本文结合文秘人员在公共关系活动中的性质与特点，对其在公关活动中的礼仪进行观察与研究，分析文秘人员所需注意的礼仪及形象塑造问题，指明公关文秘人员内外兼修的具体方法与途径。
关键词：秘书；公关活动；礼仪；形象设计
文章编号：978-7-5369-4434-3（2012）03-165-03
对于一个社会机体来说，秘书工作处于确保脉络贯通的中枢地位，由于它具有沟通上下、联系四方的特殊功能，因此，秘书人员的形象也便在很大程度上展示着一个部门、一个单位的整体面貌。而公关文秘的礼仪及个人形象，由于处于特殊的系统，也便有着更高特殊的要求。
公关活动中文秘人员的形象设计内涵是多方面的，诸如，得体的外在形象与行为举止，较高的理论素养与专业水平，强烈的事业心与奉献精神，处事干练而又善于应变的能力，等等。因此公关文秘人员的形象设计内容广泛且具有综合性，它包含众多内容，现重点分析以下方面。
一、秘书在公关活动中的礼仪修养与自我完善
礼仪修养是通过秘书的日常工作活动表现出来的。对于整个社会，整个组织来说，它是组织文明程度，道德风尚的真实反映，是文秘人员自身思想水平，文化修养和交际能力的外在表现。因此，这就需要在实践中不断地自我完善。
（一）树立形象，完善自我
一个人的自我形象是内外结合、形神兼备的统一体，是个人气质、风度、言谈、举止等心理和行为因素和谐的综合体现。建立良好的“内在形象”，包括以下方面：
1.外在形象：端庄大方，洒脱精干。注重修饰仪容仪表，合理搭配服饰，努力规范行为举止。
2.言语形象：言谈风趣，举止文明。个人言语形象是个性心理品质和修养，能力的灵活体现。
3.内心形象：心理健康，知识丰富。
（二）加强礼仪修养，永葆魅力
1.真诚：公关活动中文秘人员与人交往时真心诚意，心口如一。待人真诚的人，才会得到别人的信任。
2.热情：热情会使人感到亲切，温暖，从而缩短人与人之间的感情距离。
3.温和：公关活动中文秘人员与交往时，应态度温和，说话和气，有耐心，待人不严厉，不急躁，不粗暴。
4.大方：公关活动中文秘人员是代表组织与外界沟通联络，参加各种社交活动，所以要讲究姿态和风度，既稳重端庄，又落落大方，举止自然，讲话，表演，道歉，走路等都要大方，表现出自信和成熟，为企业塑造良好的形象。
5.幽默：公关活动中文秘人员应当争取交往中的主动地位，言谈幽默风趣，使别人觉得因为有了你而兴奋，活泼，得到启发和鼓励。
6.注意小节：有的人做事大大咧咧，行为没有拘束，不拘小节，如进入他人会议室，推开门就往里闯；展览会上随便触摸展品。不拘小节反映是一个人的行为修养较差。作为一个文秘人员，在公关活动中，注意小节，彬彬有礼是最起码的交往行为修养。
二、秘书在公关活动中的知识结构与文化涵养
完整的知识体系是从事公关事务文秘人员整体职业素质的重要内容之一。文秘人员应该具有一定的知识结构和较高的文化涵养。公关文秘人员的知识结构包括公共关系方面的知识、秘书学专业知识，及相关学科知识，呈“T”型知识结构。在公共关系活动中，秘书应从以下几个方面提升自己的文化涵养。
（一）学习公关、文秘方面的基本理论和实务知识，使自己功底扎实
加强对专业知识的学习，掌握深厚、扎实的基础理论，熟悉精通相关的基本理论知识，提高自己的知识修养。
（二）广泛浏览科学文化知识，使自己博学多才
公关文秘学是一门新兴的“聚合型”边缘学科。①它与众多学科之间有着极为密切的相关性。我们不仅要吸取公共关系学和秘书学的大量知识单元，而且还要借鉴其他相关学科的知识，如管理学、传播学、写作学、新闻学、心理学等。这是丰富自身知识与自身修养的需要。
（三）学习社会知识，不断实践
在个人形象设计时，要以主动积极的态度，坚持理论联系实际，把自己学到的公关文秘知识应用于工作实践的各个方面，要学会适应各种特定的服务对象，如在政府部门、公司企业等不同场合，必须具备相应的社会知识，时刻以礼仪的准则来规范自己的音容笑貌、言谈举止，培养良好的个人习惯。
（四）加强美学修养，陶冶情操
公关活动中文秘人员要加强美学修养，对形体美、心灵美、行为美、语言美等应有正确的理解，对生活美、环境美、艺术美、情感美应准确地鉴赏和把握，从而陶冶情操，提高审美情趣。
三、秘书在公关活动中的能力素质与智能修养
智能是指人的智力和能力，公关文秘人员应加强智能修养，锻炼超群的观察、分析和解决问题的能力，具备创造性的思维和策划能力，加强实践动手能力，全面提高能力素质与智能修养。
（一）公关活动中文秘人员的能力素质的培养，主要从以下几个方面培养
1.组织能力。在各种纪念活动、重大庆典活动、新闻发布会和日常的接待工作，文秘人员需进行周密的计划和精心设计。
2.协调能力。计划周全，安排合理，工作过程中及时调整，修正以保证活动有条不紊地进行。
3.社交能力。排除阻碍人际交往的心理障碍，扩大交往范围。
4.表达能力。主要指口头表达能力和书面表达能力，文秘人员要多练多写，提升自己能言善辩的能力，文字功底及写作技巧，清晰准确地表达出自身观点。
5.创新能力。根据环境态势，可以创新信息沟通的途径，创新与他人联系的方式，从而提升自己的创新能力。
（二）公关活动中文秘人员的基本智能修养的提升应从以下几方面入手
1.观察力。秘书工作人员应在公关活动中提升自己的观察力，要做到观察具有目的性、客观性、全面性、敏锐性和理解性，使观察收到良好效果。
2.记忆力。公关活动中秘书人员的工作范围广泛，面对的事件头绪多，时效性强，需要良好的记忆品质。因此需要多加练习，同时也应做到记忆的敏捷性、准确性和持久性。
3.思维力。思维力是智力活动的方法，因此需要开动脑筋，去想去做。
4.想象力。想象力是创造的前提。
5.注意力。在特定时间，把心理活动指向特定的对象且指向集中。
6.表达力。多加练习，清晰表达自身观点，既要言之有理，又要简练生动，条例分明。
7.理解力。它依赖于思维力的深入，同时也依赖于想象和创造性的思想。
8.反思力。学会总结经验教训，在反思中进步。
四、秘书在公关活动中的心理调适
（一）自信心的培养
黑格尔曾经说过，人应当尊重自己，并自视能配得上最高尚的东西。作为从事公关事务的文秘人员，要通过自我意识的方式来进行自我暗示和自我激励。在公关工作中，遇到比自己强的人，不要自惭形秽，缩手缩脚，而要尽量把自己的能量释放出来，坚信“天生我材必有用”。
（二）保持冷静的头脑
冷静是使人的智慧保持高效的再生条件，只有在头脑冷静的情况下，人们才能迅速认准并抑制引起消极心理的有关因素，同时认准和激发引起积极心理的有关因素。秘书在公关活动中应善于控制自己，保持冷静，这样才能正确有效处理复杂的社交和公关问题。
（三）从生理角度进行心理调节
心理的变化会引起生理的相应变化；同理，生理的调节也会对心理产生影响。例如，在讲话、演讲前做深呼吸、搓手、舒展四肢、轻松走动等，可使紧张心理得以缓解或消除。
（四）洞悉他人心里
通过他人的外在表现，如言语、动作、表情等，分析和判断他人的心理状态，尤其是对上级，如领导在不停地走来走去，说明此人焦虑不安，肯定有什么问题没解决；在与同事交往过程中，某人突然脸红或发脾气，就可能是刚才的话题或者动作与该人的某种隐私有关等等。洞悉（下转第169页）第2卷第3期Vol.2,No.3
关键词：秘书；公关活动；礼仪；形象设计
文章编号：978-7-5369-4434-3（2012）03-165-03
对于一个社会机体来说，秘书工作处于确保脉络贯通的中枢地位，由于它具有沟通上下、联系四方的特殊功能，因此，秘书人员的形象也便在很大程度上展示着一个部门、一个单位的整体面貌。而公关文秘的礼仪及个人形象，由于处于特殊的系统，也便有着更高特殊的要求。
公关活动中文秘人员的形象设计内涵是多方面的，诸如，得体的外在形象与行为举止，较高的理论素养与专业水平，强烈的事业心与奉献精神，处事干练而又善于应变的能力，等等。因此公关文秘人员的形象设计内容广泛且具有综合性，它包含众多内容，现重点分析以下方面。
一、秘书在公关活动中的礼仪修养与自我完善
礼仪修养是通过秘书的日常工作活动表现出来的。对于整个社会，整个组织来说，它是组织文明程度，道德风尚的真实反映，是文秘人员自身思想水平，文化修养和交际能力的外在表现。因此，这就需要在实践中不断地自我完善。
（一）树立形象，完善自我
一个人的自我形象是内外结合、形神兼备的统一体，是个人气质、风度、言谈、举止等心理和行为因素和谐的综合体现。建立良好的“内在形象”，包括以下方面：
1.外在形象：端庄大方，洒脱精干。注重修饰仪容仪表，合理搭配服饰，努力规范行为举止。
2.言语形象：言谈风趣，举止文明。个人言语形象是个性心理品质和修养，能力的灵活体现。
3.内心形象：心理健康，知识丰富。
（二）加强礼仪修养，永葆魅力
1.真诚：公关活动中文秘人员与人交往时真心诚意，心口如一。待人真诚的人，才会得到别人的信任。
2.热情：热情会使人感到亲切，温暖，从而缩短人与人之间的感情距离。
3.温和：公关活动中文秘人员与交往时，应态度温和，说话和气，有耐心，待人不严厉，不急躁，不粗暴。
4.大方：公关活动中文秘人员是代表组织与外界沟通联络，参加各种社交活动，所以要讲究姿态和风度，既稳重端庄，又落落大方，举止自然，讲话，表演，道歉，走路等都要大方，表现出自信和成熟，为企业塑造良好的形象。
5.幽默：公关活动中文秘人员应当争取交往中的主动地位，言谈幽默风趣，使别人觉得因为有了你而兴奋，活泼，得到启发和鼓励。
6.注意小节：有的人做事大大咧咧，行为没有拘束，不拘小节，如进入他人会议室，推开门就往里闯；展览会上随便触摸展品。不拘小节反映是一个人的行为修养较差。作为一个文秘人员，在公关活动中，注意小节，彬彬有礼是最起码的交往行为修养。
二、秘书在公关活动中的知识结构与文化涵养
完整的知识体系是从事公关事务文秘人员整体职业素质的重要内容之一。文秘人员应该具有一定的知识结构和较高的文化涵养。公关文秘人员的知识结构包括公共关系方面的知识、秘书学专业知识，及相关学科知识，呈“T”型知识结构。在公共关系活动中，秘书应从以下几个方面提升自己的文化涵养。
（一）学习公关、文秘方面的基本理论和实务知识，使自己功底扎实
加强对专业知识的学习，掌握深厚、扎实的基础理论，熟悉精通相关的基本理论知识，提高自己的知识修养。
（二）广泛浏览科学文化知识，使自己博学多才
公关文秘学是一门新兴的“聚合型”边缘学科。①它与众多学科之间有着极为密切的相关性。我们不仅要吸取公共关系学和秘书学的大量知识单元，而且还要借鉴其他相关学科的知识，如管理学、传播学、写作学、新闻学、心理学等。这是丰富自身知识与自身修养的需要。
（三）学习社会知识，不断实践
在个人形象设计时，要以主动积极的态度，坚持理论联系实际，把自己学到的公关文秘知识应用于工作实践的各个方面，要学会适应各种特定的服务对象，如在政府部门、公司企业等不同场合，必须具备相应的社会知识，时刻以礼仪的准则来规范自己的音容笑貌、言谈举止，培养良好的个人习惯。
（四）加强美学修养，陶冶情操
公关活动中文秘人员要加强美学修养，对形体美、心灵美、行为美、语言美等应有正确的理解，对生活美、环境美、艺术美、情感美应准确地鉴赏和把握，从而陶冶情操，提高审美情趣。
三、秘书在公关活动中的能力素质与智能修养
智能是指人的智力和能力，公关文秘人员应加强智能修养，锻炼超群的观察、分析和解决问题的能力，具备创造性的思维和策划能力，加强实践动手能力，全面提高能力素质与智能修养。
（一）公关活动中文秘人员的能力素质的培养，主要从以下几个方面培养
1.组织能力。在各种纪念活动、重大庆典活动、新闻发布会和日常的接待工作，文秘人员需进行周密的计划和精心设计。
2.协调能力。计划周全，安排合理，工作过程中及时调整，修正以保证活动有条不紊地进行。
3.社交能力。排除阻碍人际交往的心理障碍，扩大交往范围。
4.表达能力。主要指口头表达能力和书面表达能力，文秘人员要多练多写，提升自己能言善辩的能力，文字功底及写作技巧，清晰准确地表达出自身观点。
5.创新能力。根据环境态势，可以创新信息沟通的途径，创新与他人联系的方式，从而提升自己的创新能力。
（二）公关活动中文秘人员的基本智能修养的提升应从以下几方面入手
1.观察力。秘书工作人员应在公关活动中提升自己的观察力，要做到观察具有目的性、客观性、全面性、敏锐性和理解性，使观察收到良好效果。
2.记忆力。公关活动中秘书人员的工作范围广泛，面对的事件头绪多，时效性强，需要良好的记忆品质。因此需要多加练习，同时也应做到记忆的敏捷性、准确性和持久性。
3.思维力。思维力是智力活动的方法，因此需要开动脑筋，去想去做。
4.想象力。想象力是创造的前提。
5.注意力。在特定时间，把心理活动指向特定的对象且指向集中。
6.表达力。多加练习，清晰表达自身观点，既要言之有理，又要简练生动，条例分明。
7.理解力。它依赖于思维力的深入，同时也依赖于想象和创造性的思想。
8.反思力。学会总结经验教训，在反思中进步。
四、秘书在公关活动中的心理调适
（一）自信心的培养
黑格尔曾经说过，人应当尊重自己，并自视能配得上最高尚的东西。作为从事公关事务的文秘人员，要通过自我意识的方式来进行自我暗示和自我激励。在公关工作中，遇到比自己强的人，不要自惭形秽，缩手缩脚，而要尽量把自己的能量释放出来，坚信“天生我材必有用”。
（二）保持冷静的头脑
冷静是使人的智慧保持高效的再生条件，只有在头脑冷静的情况下，人们才能迅速认准并抑制引起消极心理的有关因素，同时认准和激发引起积极心理的有关因素。秘书在公关活动中应善于控制自己，保持冷静，这样才能正确有效处理复杂的社交和公关问题。
（三）从生理角度进行心理调节
心理的变化会引起生理的相应变化；同理，生理的调节也会对心理产生影响。例如，在讲话、演讲前做深呼吸、搓手、舒展四肢、轻松走动等，可使紧张心理得以缓解或消除。
（四）洞悉他人心里
通过他人的外在表现，如言语、动作、表情等，分析和判断他人的心理状态，尤其是对上级，如领导在不停地走来走去，说明此人焦虑不安，肯定有什么问题没解决；在与同事交往过程中，某人突然脸红或发脾气，就可能是刚才的话题或者动作与该人的某种隐私有关等等。洞悉（下转第169页）第2卷第3期Vol.2,No.3