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当你决定给别人发信的时候，请先注意以下几点，然后再开始写信。
第1步 不要用公司信箱发送私人邮件，反之，也成立。很多人嫌多个邮箱麻烦，实际上，一个邮箱多用那才叫麻烦。想想看，如果你有天离开这家公司，而工作邮箱往往被公司收回……
第2步 如果有需要请用Bcc，不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到。而且，如果其中一个人收到，发现“收件人”中除了他，还有那么多邮箱，会产生两个想法:①这人是群发给我的，而一般群发的邮件都不太能引起人们的好感和注意;②我的邮箱被他暴露了。(见图1)
第3步 写完邮件先读一遍，确认后再发送。E-mail不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的E-mail。不要在愤怒时写E-mail，E-mail很难传送幽默，但很容易传送愤怒。
1.缩短签名。个人签名一般以不超过4行为宜。
2.在引用时只引用回复的部分即可，前面加上“>”。
3.不要向朋友发重复信。即便是服务器出错，也要道歉。
在回复别人邮件的时候，也有一些注意事项，除了礼节之外，也是提高效率的良方。
第1步 尽可能地缩短E-mail正文，不要长篇大论，如果想长篇大论，可以分几个E-mail发送，也可以列成要点:1.2.3……
第2步 有需要时才用“回复所有人”，平时不要用，不要打扰更多的人。记住，E-mail该发送给与它直接相关的人。
第3步 使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。休假时最好设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。不过如果是私人邮件，建议还是不要用这种方式。
1.快速回复，24小时之内处理完所有需要回复的邮件。
2.如果信太长没办法全部答复的，就先回个短的，说明过后再详细说。
3.抛弃邮件客户端，好好研究一下Gmail（http://mail.google.com）。
第1步 在你向邮件中添加附件时，注意附件要小，邮箱总不是无限的。并且，你的邮箱可能可以发送几十MB的附件，但对方可能根本收不下来。
第2步 在正文中包含一点附件摘要，不要让别人花了很多时间下载打开附件，却发现这根本就不是他需要的。如果你预估到对方可能用手机收取邮件，尽量不要使用附件，直接copy文本。
第3步 能用TXT或RTF时，尽量不要用DOC、XLS，后者容易带病毒，而且别人不一定装了Office来打开。
★有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。
★不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。
★把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at或者别的。(见图2，这种公布自己E-mail地址的方法很科学)
★不请自来的内容不要直接取消订阅，很多垃圾邮件列表使用“退订”的方法来确认你的E-mail，退订也等于认证了自己的邮件地址，把垃圾邮件加到黑名单里就行了。
★使用纯文本邮件客户端，可以避免钓鱼或病毒，不要随便打开附件，除非你确认那是什么。
★头脑要清醒，在E-mail世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。(见图3)
图(1)
第1步 不要用公司信箱发送私人邮件，反之，也成立。很多人嫌多个邮箱麻烦，实际上，一个邮箱多用那才叫麻烦。想想看，如果你有天离开这家公司，而工作邮箱往往被公司收回……
第2步 如果有需要请用Bcc，不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到。而且，如果其中一个人收到，发现“收件人”中除了他，还有那么多邮箱，会产生两个想法:①这人是群发给我的，而一般群发的邮件都不太能引起人们的好感和注意;②我的邮箱被他暴露了。(见图1)
第3步 写完邮件先读一遍，确认后再发送。E-mail不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的E-mail。不要在愤怒时写E-mail，E-mail很难传送幽默，但很容易传送愤怒。
1.缩短签名。个人签名一般以不超过4行为宜。
2.在引用时只引用回复的部分即可，前面加上“>”。
3.不要向朋友发重复信。即便是服务器出错，也要道歉。
在回复别人邮件的时候，也有一些注意事项，除了礼节之外，也是提高效率的良方。
第1步 尽可能地缩短E-mail正文，不要长篇大论，如果想长篇大论，可以分几个E-mail发送，也可以列成要点:1.2.3……
第2步 有需要时才用“回复所有人”，平时不要用，不要打扰更多的人。记住，E-mail该发送给与它直接相关的人。
第3步 使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。休假时最好设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。不过如果是私人邮件，建议还是不要用这种方式。
1.快速回复，24小时之内处理完所有需要回复的邮件。
2.如果信太长没办法全部答复的，就先回个短的，说明过后再详细说。
3.抛弃邮件客户端，好好研究一下Gmail（http://mail.google.com）。
第1步 在你向邮件中添加附件时，注意附件要小，邮箱总不是无限的。并且，你的邮箱可能可以发送几十MB的附件，但对方可能根本收不下来。
第2步 在正文中包含一点附件摘要，不要让别人花了很多时间下载打开附件，却发现这根本就不是他需要的。如果你预估到对方可能用手机收取邮件，尽量不要使用附件，直接copy文本。
第3步 能用TXT或RTF时，尽量不要用DOC、XLS，后者容易带病毒，而且别人不一定装了Office来打开。
★有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。
★不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。
★把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at或者别的。(见图2，这种公布自己E-mail地址的方法很科学)
★不请自来的内容不要直接取消订阅，很多垃圾邮件列表使用“退订”的方法来确认你的E-mail，退订也等于认证了自己的邮件地址，把垃圾邮件加到黑名单里就行了。
★使用纯文本邮件客户端，可以避免钓鱼或病毒，不要随便打开附件，除非你确认那是什么。
★头脑要清醒，在E-mail世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。(见图3)
图(1)