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[摘 要]本文就我国目前档案收集工作存在的档案收集不完整、重点不突出、收集不及时等问题进行深入分析，并有针对性地提出增强归档意识，确定档案的归档范围；突出收集重点，满足办公室人员需求和全面反映档案收集工作特色；建立监督考核机制，及时进行收集等措施。
[关键词]档案；收集；建档
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）11-0326-01
档案管理工作大致可分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案编研、档案统计、档案销毁等。档案收集工作是档案馆（室）获取档案的一种方式[1]，为档案管理提供了实际的物质载体，是一切档案工作的出发点。本文就基层档案室档案收集工作中产生的常见问题，探究提升档案收集水平的具体对策[2]。
一、档案收集工作的含义
本文中涉及的档案收集工作包含两方面：一是文件生成部门收集自我产生的材料，其中包含因离职、转岗、请假等原因职工之间交接的材料[3]；二是各基层档案室按照规章制度收集分散在各部门、个人手中的档案，也就是我们所说的各部门职工将机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体文件移交到档案室的过程[4]。
二、档案收集中存在的问题
本人从事档案工作的过程中，结合本人近年的工作实践，总结出基层档案室档案收集过程中存在的几个常见问题[5]：1.档案的齐全性完整性低档案的齐全性指的是一件事、一个会议、议题、课题、项目、工程等形成的文件材料，从通知立项、实施到形成结论，每个环节形成的材料都齐全。档案的完整性指的是一个单位各年度、各部门、各种载体形成的文件材料都完整不缺。虽然档案会在资产清查、资产评估、上级审计、网络制作、优秀评报、职称评定、职工考核、工资审批、养老参保、车辆年检、招标投标等方面发挥作用，但由于无法直接产生经济效益，基层单位领导及职工普遍存在档案重视度低的现象，在跟档案界同仁的交流中，了解到基层档案室存在或将会议材料理解为领导讲话，或将基建材料理解为竣工材料，或将文书材料理解为红头文件的现象，档案收集范围不齐全不完整，档案长时间未进行科学保管，会导致遗失，进而会影响到将来利用。若基建档案材料缺失，则直接影响将来的维修改造；若人事档案材料缺失，则直接影响职工的晋升、参保或离退；若会计档案材料缺失，则严重影响后续的查证、审计。
三、提升档案收集工作的方法
（一）提高档案认识
档案收集工作是档案管理工作的前提基础工作，要想能够做好档案收集工作，就必须认识到档案管理工作的重要性，只有高度重视档案收集工作，才能做得更加健全和规范，更好地保证档案收集的完整性，为单位的管理工作提供保障和服务[6]。
对科研单位来说，要建立健全项目档案管理制度，才能保证科研项目结题材料及单位的核心资料收集得齐全、完整和准确，才能更好地保证单位档案管理工作的有序进展，这也是一种单位管理责任的意识。要做好档案收集工作，就要把档案管理工作纳入单位发展的整体规划中，认真做好宣传档案工作的基本知识，增强广大科研人员的法制观念，依法治档，从而使领导和科研人员充分认识到科研档案的价值[7]。
通常，档案收集工作做得好的单位，其档案工作者都是具有对档案的高度认识；档案收集工作差的单位，其档案收集工作者肯定是缺乏档案意识的。也就是说，对档案意识的认识程度直接关系到档案收集的好坏。现时期，科研单位的学术交流及科研活动日益频繁，这些都反映着某一特点工作阶段的内容。如果档案管理人员没有高度的档案意识，就可能会造成反映这些活动内容的材料丢失，一个对档案意识敏感的人，会随时注视着本单位发生的一切事情、发展方向及应采取的措施，这是做好档案收集工作的必要条件和基本保证。
（二）领导需重视
按照《档案法》等相关规定，各单位要有一位主管领导分管档案工作；每个部门应配备一至二名（专）兼职人员，负责档案的收集、分类整理和立卷归档工作，要有一名负责人监督检查[8]；档案室也要对各部门的档案工作进行指导、监督。要想档案收集工作能够有序进行，领导的重视程度是关键，只要领导带头，做好榜样，档案收集难的事情就会迎刃而解，档案收集工作也会顺利进行。从而建立起一个有领导、有分工、有监督，职责明确的有机体系，为档案收集工作提供了坚强有力的根本保证。
（三）提高归档意识
提高归档意识自笔者做档案管理工作那天起，档案收集难的呼声也就年复一年地出现。可是说起档案收集难的原因，却总是离不开领导的不重视和宣传力度不够，以及社会公众对档案意识不够强。很多人对档案的利用价值非常缺乏认识和了解，归档意识比较淡薄，因而对在工作中或在各项活动中形成的各种资料不知该如何整理归档，有的明知道要归档，但为了自己利用的方便，而不向档案室移交：甚至有的单位领导外出开会、考察或办事而形成的文件资料，回到单位时也不移交归档，等到了退休、调离或离任时，这些重要的文件资料也就任之流失；也有的单位很多资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些单位或部门负责人，不但不按规定及时归档，甚至将资料据为己有。以上种种现象大有存在，严重地影响档案的利用和收集工作[9]。
因此，我们要认認真真地通过各种渠道和方法大力宣传《档案法》等的相关规定，增强大众的法制观念，依法治档，依时归档，认真宣传档案工作的基本知识，使我们的各级领导及相关人员认识到档案的利用价值，以提高归档意识的自觉性。在此基础上明确责任、建章立制，使“按时归档，依法治档”落到实处。更加充分认识到档案工作是管理工作的重要组成部分，是功在当代，利在千秋的光辉事业。
（四）加强档案专业知识培训
提高档案人员的整体素质，因档案工作人员中多数都是兼职做的，在各自的工作岗位也时有变动，很多新的兼职人员都没有系统地学习档案专业知识，对单位的档案整理立卷工作不了解。这样就要求工作人员必须系统地认真学习、掌握档案管理的基础知识和基本技能。但也有一些单位的档案管理人员既稳定又具有一定的档案专业知识，那就需要及时补充一些新技能、新方法。因此，也就很有必要定期或不定期地对档案管理人员进行业务专题培训，加强对档案管理人员的专业技术继续教育[10]。
一是结合档案管理工作的发展需求，有针对性地进行专业培训教育；二是为适应岗位发展的需要，学习相关领域的知识，开阔视野，增强技能；三是丰富档案专业技术继续教育的类型和形式，应根据各层次人员的情况，确定学习内容（如：邀请档案专业的老师进行短期培训）。有计划、有组织地外出参观学习，互相交流工作经验，以提高档案管理人员的操作能力和业务技能。因此，档案管理人员不仅要有较好的档案专业知识，也必须要有相关专业基础知识。只有重视知识上的更新，才能从实践中发现和培养人才，才能使档案管理人员的素质始终处于最佳状态，以适应新形势下不断发展的档案事业需求。
参考文献
[1]徐拥军. 从档案收集到知识积累[J]. 山西档案， 2009（2）：13-17.
[2]杨玉昆. 档案收集难原因新探[J]. 档案学研究， 2003（5）：28-31.
[3]刘东斌. 对档案收集的若干思考[J]. 档案管理， 2009（1）：38-40.
[4]梁明. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务， 2016（3）：72-72.
[5]刘卓. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 工程技术：文摘版， 2016（6）：00327-00327.
[6]赵海丽. 文书档案的收集整理[J]. 办公室业务， 2016（23）：77-78.
[7]朱金刚. 关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J]. 魅力中国， 2017（35）.
[8]董艳艳. 关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J]. 黑龙江档案， 2017（2）.
[关键词]档案；收集；建档
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）11-0326-01
档案管理工作大致可分为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案编研、档案统计、档案销毁等。档案收集工作是档案馆（室）获取档案的一种方式[1]，为档案管理提供了实际的物质载体，是一切档案工作的出发点。本文就基层档案室档案收集工作中产生的常见问题，探究提升档案收集水平的具体对策[2]。
一、档案收集工作的含义
本文中涉及的档案收集工作包含两方面：一是文件生成部门收集自我产生的材料，其中包含因离职、转岗、请假等原因职工之间交接的材料[3]；二是各基层档案室按照规章制度收集分散在各部门、个人手中的档案，也就是我们所说的各部门职工将机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体文件移交到档案室的过程[4]。
二、档案收集中存在的问题
本人从事档案工作的过程中，结合本人近年的工作实践，总结出基层档案室档案收集过程中存在的几个常见问题[5]：1.档案的齐全性完整性低档案的齐全性指的是一件事、一个会议、议题、课题、项目、工程等形成的文件材料，从通知立项、实施到形成结论，每个环节形成的材料都齐全。档案的完整性指的是一个单位各年度、各部门、各种载体形成的文件材料都完整不缺。虽然档案会在资产清查、资产评估、上级审计、网络制作、优秀评报、职称评定、职工考核、工资审批、养老参保、车辆年检、招标投标等方面发挥作用，但由于无法直接产生经济效益，基层单位领导及职工普遍存在档案重视度低的现象，在跟档案界同仁的交流中，了解到基层档案室存在或将会议材料理解为领导讲话，或将基建材料理解为竣工材料，或将文书材料理解为红头文件的现象，档案收集范围不齐全不完整，档案长时间未进行科学保管，会导致遗失，进而会影响到将来利用。若基建档案材料缺失，则直接影响将来的维修改造；若人事档案材料缺失，则直接影响职工的晋升、参保或离退；若会计档案材料缺失，则严重影响后续的查证、审计。
三、提升档案收集工作的方法
（一）提高档案认识
档案收集工作是档案管理工作的前提基础工作，要想能够做好档案收集工作，就必须认识到档案管理工作的重要性，只有高度重视档案收集工作，才能做得更加健全和规范，更好地保证档案收集的完整性，为单位的管理工作提供保障和服务[6]。
对科研单位来说，要建立健全项目档案管理制度，才能保证科研项目结题材料及单位的核心资料收集得齐全、完整和准确，才能更好地保证单位档案管理工作的有序进展，这也是一种单位管理责任的意识。要做好档案收集工作，就要把档案管理工作纳入单位发展的整体规划中，认真做好宣传档案工作的基本知识，增强广大科研人员的法制观念，依法治档，从而使领导和科研人员充分认识到科研档案的价值[7]。
通常，档案收集工作做得好的单位，其档案工作者都是具有对档案的高度认识；档案收集工作差的单位，其档案收集工作者肯定是缺乏档案意识的。也就是说，对档案意识的认识程度直接关系到档案收集的好坏。现时期，科研单位的学术交流及科研活动日益频繁，这些都反映着某一特点工作阶段的内容。如果档案管理人员没有高度的档案意识，就可能会造成反映这些活动内容的材料丢失，一个对档案意识敏感的人，会随时注视着本单位发生的一切事情、发展方向及应采取的措施，这是做好档案收集工作的必要条件和基本保证。
（二）领导需重视
按照《档案法》等相关规定，各单位要有一位主管领导分管档案工作；每个部门应配备一至二名（专）兼职人员，负责档案的收集、分类整理和立卷归档工作，要有一名负责人监督检查[8]；档案室也要对各部门的档案工作进行指导、监督。要想档案收集工作能够有序进行，领导的重视程度是关键，只要领导带头，做好榜样，档案收集难的事情就会迎刃而解，档案收集工作也会顺利进行。从而建立起一个有领导、有分工、有监督，职责明确的有机体系，为档案收集工作提供了坚强有力的根本保证。
（三）提高归档意识
提高归档意识自笔者做档案管理工作那天起，档案收集难的呼声也就年复一年地出现。可是说起档案收集难的原因，却总是离不开领导的不重视和宣传力度不够，以及社会公众对档案意识不够强。很多人对档案的利用价值非常缺乏认识和了解，归档意识比较淡薄，因而对在工作中或在各项活动中形成的各种资料不知该如何整理归档，有的明知道要归档，但为了自己利用的方便，而不向档案室移交：甚至有的单位领导外出开会、考察或办事而形成的文件资料，回到单位时也不移交归档，等到了退休、调离或离任时，这些重要的文件资料也就任之流失；也有的单位很多资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些单位或部门负责人，不但不按规定及时归档，甚至将资料据为己有。以上种种现象大有存在，严重地影响档案的利用和收集工作[9]。
因此，我们要认認真真地通过各种渠道和方法大力宣传《档案法》等的相关规定，增强大众的法制观念，依法治档，依时归档，认真宣传档案工作的基本知识，使我们的各级领导及相关人员认识到档案的利用价值，以提高归档意识的自觉性。在此基础上明确责任、建章立制，使“按时归档，依法治档”落到实处。更加充分认识到档案工作是管理工作的重要组成部分，是功在当代，利在千秋的光辉事业。
（四）加强档案专业知识培训
提高档案人员的整体素质，因档案工作人员中多数都是兼职做的，在各自的工作岗位也时有变动，很多新的兼职人员都没有系统地学习档案专业知识，对单位的档案整理立卷工作不了解。这样就要求工作人员必须系统地认真学习、掌握档案管理的基础知识和基本技能。但也有一些单位的档案管理人员既稳定又具有一定的档案专业知识，那就需要及时补充一些新技能、新方法。因此，也就很有必要定期或不定期地对档案管理人员进行业务专题培训，加强对档案管理人员的专业技术继续教育[10]。
一是结合档案管理工作的发展需求，有针对性地进行专业培训教育；二是为适应岗位发展的需要，学习相关领域的知识，开阔视野，增强技能；三是丰富档案专业技术继续教育的类型和形式，应根据各层次人员的情况，确定学习内容（如：邀请档案专业的老师进行短期培训）。有计划、有组织地外出参观学习，互相交流工作经验，以提高档案管理人员的操作能力和业务技能。因此，档案管理人员不仅要有较好的档案专业知识，也必须要有相关专业基础知识。只有重视知识上的更新，才能从实践中发现和培养人才，才能使档案管理人员的素质始终处于最佳状态，以适应新形势下不断发展的档案事业需求。
参考文献
[1]徐拥军. 从档案收集到知识积累[J]. 山西档案， 2009（2）：13-17.
[2]杨玉昆. 档案收集难原因新探[J]. 档案学研究， 2003（5）：28-31.
[3]刘东斌. 对档案收集的若干思考[J]. 档案管理， 2009（1）：38-40.
[4]梁明. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 办公室业务， 2016（3）：72-72.
[5]刘卓. 浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 工程技术：文摘版， 2016（6）：00327-00327.
[6]赵海丽. 文书档案的收集整理[J]. 办公室业务， 2016（23）：77-78.
[7]朱金刚. 关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J]. 魅力中国， 2017（35）.
[8]董艳艳. 关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J]. 黑龙江档案， 2017（2）.