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摘 要：近些年我国国民经济飞速发展，各个行业都在迅猛发展，办公室档案管理和技术也得到了长足的进步。档案属于一个发展中企业、单位的核心资料，对企业的发展起着重要的作用。有效的管理措施能够充分发挥档案的应有价值，同时对各个部门之间的工作起到辅助和协调作用，因此办公室档案管理工作只有不断的进行改革和创新，才能符合社会和企业的发展需求。鉴于此，本文就信息时代档案管理工作的内涵、内容和特点以及具体的管理创新举措进行了一定的分析。
关键词：信息时代；背景；办公室；档案；管理
前 言
信息时代背景下办公室档案管理工作也需要进行信息化处理，因此，传统的档案管理方式已经不能满足社会发展以及新技术的需求。需要将复杂的档案管理工作方式转变成为智能化操作，提高档案管理的工作效率，确保高质量地完成工作内容，进而可以更全面管理办公室的档案资料，促进办公室档案管理的发展与进步。
1 信息时代档案管理工作概述
1.1 信息化档案管理内涵
所谓档案管理信息化就是在办公室档案管理工作中，融入信息化技术，实现对档案资料的高效收集、整理、归档与保存。另外，档案管理部门还需要提供档案信息资料。信息化档案管理工作与传统的纸质档案管理工作有所不同，朝着智能化与数字化方向发展，但是信息化档案管理工作一般需要在管理组织支持下开展。
1.2 信息化档案管理工作内容
信息化档案管理工作的主要内容主要包括：一，需要以硬件及信息软件为基础内容，为档案管理系统的有序运行提供保障；二，需结合我国当前国情，从科学发展的角度入手，加强各个档案管理部门之间的工作联系，实现档案管理工作的标准化、规范化与全面化；三，加强档案信息保存环节的智能化与信息化，将信息资源进行统一整理与归档，加强对档案信息的传播与推广；第四，加强信息化管理技术在档案管理工作中的应用，可以从信息化平台的建设标准与建设内容相融合，实现信息化管理系统的有序运行；四，加强专业人才的管理，尤其对于信息化技术，对人才要求高，为此需要加强人才队伍建设，在吸引高水平员工的基础上，采取各项激励措施留住人才。
1.3 信息化档案管理特点
首先，信息化档案管理工作必须要在我国法律法规等各项制度范围内开展工作；其次，信息化档案管理工作与传统档案管理工作相比较，实现了信息化与数字化；最后，数字化档案管理工作实现了档案资源管理方式的网络化与数字化，提高档案管理工作效率。信息化档案管理工作的核心内容就在于将传统的档案管理工作内容与现代化的数字管理方式相融合，有利于提高档案管理工作的质量及效果。通过信息化及数字化手段，能够节省档案整理、保存及查询的时间。
2 信息时代办公室档案管理工作的改革与创新措施
2.1 建设及应用信息化档案管理系统
在当前信息化技术高速发展的时代背景下，建设信息化档案管理系统是非常关键的。首先，企业要通过多方面扶持来推动档案管理的信息化建设工作，以信息技术作为档案管理系统建设的基础，从而更好的实现现代化管理，提高档案管理效率，加强档案的收集、整理與归档工作。单位需要为档案信息化管理系统的建设提供物力、人力及财力的支持，为保证档案管理系统的现代化起到保障作用；第二，传统人工形式的档案管理工作显然是无法适应现代化档案管理工作需要，为此要加速档案管理数字化建设，通过建设数字化管理系统，突破传统纸质档案管理的低效、低质；第三，通过建立档案管理信息化系统，为档案管理工作提供查询与搜索功能，从而满足档案管理工作需要，改变传统档案查询难、搜索慢的问题，提高档案管理的实效性。因此，在档案信息化系统建设过程中，不仅要提供最为基础的资料整理、归档问题，同时也需要结合实际工作需要，为方便后期档案的使用起到推动作用。
2.2 加强档案管理设计规划和人才培养
档案管理工作要想真正意义的实现信息化，就一定要从管理的观念和思想上进行改革，因为档案资料具有很大的参考和收藏价值，所以档案管理人员在进行档案的收集和归档过程中需要将档案进行分类、整理，从而为以后的查档工作提供便利。办公室档案管理人员的思想和观念改革需要做到以下几点：第一，档案人员在进行办公室档案收集时需要做好基本的系统骨架设计，在归档时严格按照骨架大纲为依据进行整理，从而提高档案管理的完整性和准确性；第二，相关企业、政府部门及事业单位还需要增加档案管理的资金和技术支持，培养一批具有高素质的办公室档案管理人才，在对相关人才进行培养的过程中，可以与相关高校进行合作，将可塑性较高的档案管理人员推荐给高校进行深造学习，同时还可以加强与相关企业进行技术交流，从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断的推动办公室档案管理工作发展和进步。
2.3 加强“云计算”在办公室档案管理中的应用
目前，随着云计算技术的快速发展，其已经被广泛应用于社会发展的各个领域，其主要由多种运算技术综合而成，并且云计算是互联网技术中较为新型的计算方式之一。通过将云计算方式在办公室档案管理中的应用，云计算方式能够对档案管理中的分析、整理和归纳进行有效的处理，并且还能够缩短不必要的时间，降低管理人员的工作量，提升办公室档案管理的可靠性和安全性。采用云计算方式能够将政府、企业等海量数据进行有效整合、分类和储存，尤其是随着近几年科技的不断进步和发展，大量的视频、音频以及图片等档案资料需要进行收集和整理，不仅增加了档案资料的难度，还增加了储存的容量，而云计算能够为档案管理工作节约大量时间。
2.4 档案管理工作中需要注意保密工作
虽然先进的科技技术为办公室档案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在着较大的隐患，一旦出现档案管理资料的泄露，将会对企业造成严重的损失，因此在实施档案管理中一定要确保计算机操作过程中硬件和软件的保密工作，并做好相应的防范措施，对于一些机密的资料在设置密码时要相对较为繁琐一些，同时做好备份，避免因为计算机的原因而造成档案资料丢失，给企业造成巨大的损失。因此，在实施档案管理工作中需要在计算机上安装防护软件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等软件，加强对计算机的保护，防止因为病毒等原因造成档案资料泄露或丢失，给企业、公司等造成严重的损失。同时还需要由计算机专业维修人员对计算机硬件进行定期维护、检修，及时更换存在问题的主机、硬件等，避免出现计算机死机等，造成存储的档案资料丢失。
结束语
总而言之，档案管理工作对于企业的发展有着关键作用，尤其在制定决策环节，通过对以往工作经验的总结来进行才能够保证决策的合理性。而传统的档案管理手段已经无法适应现代发展需求，建设信息化档案系统是非常关键的。企业要转变档案管理观念，加强信息化管理平台的建设与应用，从而实现档案管理工作的高效高质。
参考文献：
[1]李晓燕.办公室档案管理工作效率提升路径分析[J].人才资源开发，2016（12）：174.
[2]李清华.人力资源和社会保障档案管理的方法及应用[J].兰台世界，2016（S1）：121.
[3]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务，2016（10）：131.
[4]李云娟.档案管理信息化建设发展风险管理[J].劳动保障世界，2016（15）：48+50.
[5] 涂娇丽 . 提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（15）：149-150.
关键词：信息时代；背景；办公室；档案；管理
前 言
信息时代背景下办公室档案管理工作也需要进行信息化处理，因此，传统的档案管理方式已经不能满足社会发展以及新技术的需求。需要将复杂的档案管理工作方式转变成为智能化操作，提高档案管理的工作效率，确保高质量地完成工作内容，进而可以更全面管理办公室的档案资料，促进办公室档案管理的发展与进步。
1 信息时代档案管理工作概述
1.1 信息化档案管理内涵
所谓档案管理信息化就是在办公室档案管理工作中，融入信息化技术，实现对档案资料的高效收集、整理、归档与保存。另外，档案管理部门还需要提供档案信息资料。信息化档案管理工作与传统的纸质档案管理工作有所不同，朝着智能化与数字化方向发展，但是信息化档案管理工作一般需要在管理组织支持下开展。
1.2 信息化档案管理工作内容
信息化档案管理工作的主要内容主要包括：一，需要以硬件及信息软件为基础内容，为档案管理系统的有序运行提供保障；二，需结合我国当前国情，从科学发展的角度入手，加强各个档案管理部门之间的工作联系，实现档案管理工作的标准化、规范化与全面化；三，加强档案信息保存环节的智能化与信息化，将信息资源进行统一整理与归档，加强对档案信息的传播与推广；第四，加强信息化管理技术在档案管理工作中的应用，可以从信息化平台的建设标准与建设内容相融合，实现信息化管理系统的有序运行；四，加强专业人才的管理，尤其对于信息化技术，对人才要求高，为此需要加强人才队伍建设，在吸引高水平员工的基础上，采取各项激励措施留住人才。
1.3 信息化档案管理特点
首先，信息化档案管理工作必须要在我国法律法规等各项制度范围内开展工作；其次，信息化档案管理工作与传统档案管理工作相比较，实现了信息化与数字化；最后，数字化档案管理工作实现了档案资源管理方式的网络化与数字化，提高档案管理工作效率。信息化档案管理工作的核心内容就在于将传统的档案管理工作内容与现代化的数字管理方式相融合，有利于提高档案管理工作的质量及效果。通过信息化及数字化手段，能够节省档案整理、保存及查询的时间。
2 信息时代办公室档案管理工作的改革与创新措施
2.1 建设及应用信息化档案管理系统
在当前信息化技术高速发展的时代背景下，建设信息化档案管理系统是非常关键的。首先，企业要通过多方面扶持来推动档案管理的信息化建设工作，以信息技术作为档案管理系统建设的基础，从而更好的实现现代化管理，提高档案管理效率，加强档案的收集、整理與归档工作。单位需要为档案信息化管理系统的建设提供物力、人力及财力的支持，为保证档案管理系统的现代化起到保障作用；第二，传统人工形式的档案管理工作显然是无法适应现代化档案管理工作需要，为此要加速档案管理数字化建设，通过建设数字化管理系统，突破传统纸质档案管理的低效、低质；第三，通过建立档案管理信息化系统，为档案管理工作提供查询与搜索功能，从而满足档案管理工作需要，改变传统档案查询难、搜索慢的问题，提高档案管理的实效性。因此，在档案信息化系统建设过程中，不仅要提供最为基础的资料整理、归档问题，同时也需要结合实际工作需要，为方便后期档案的使用起到推动作用。
2.2 加强档案管理设计规划和人才培养
档案管理工作要想真正意义的实现信息化，就一定要从管理的观念和思想上进行改革，因为档案资料具有很大的参考和收藏价值，所以档案管理人员在进行档案的收集和归档过程中需要将档案进行分类、整理，从而为以后的查档工作提供便利。办公室档案管理人员的思想和观念改革需要做到以下几点：第一，档案人员在进行办公室档案收集时需要做好基本的系统骨架设计，在归档时严格按照骨架大纲为依据进行整理，从而提高档案管理的完整性和准确性；第二，相关企业、政府部门及事业单位还需要增加档案管理的资金和技术支持，培养一批具有高素质的办公室档案管理人才，在对相关人才进行培养的过程中，可以与相关高校进行合作，将可塑性较高的档案管理人员推荐给高校进行深造学习，同时还可以加强与相关企业进行技术交流，从而达到弥补档案管理人员自身存在不足的目的，不断的推动办公室档案管理工作发展和进步。
2.3 加强“云计算”在办公室档案管理中的应用
目前，随着云计算技术的快速发展，其已经被广泛应用于社会发展的各个领域，其主要由多种运算技术综合而成，并且云计算是互联网技术中较为新型的计算方式之一。通过将云计算方式在办公室档案管理中的应用，云计算方式能够对档案管理中的分析、整理和归纳进行有效的处理，并且还能够缩短不必要的时间，降低管理人员的工作量，提升办公室档案管理的可靠性和安全性。采用云计算方式能够将政府、企业等海量数据进行有效整合、分类和储存，尤其是随着近几年科技的不断进步和发展，大量的视频、音频以及图片等档案资料需要进行收集和整理，不仅增加了档案资料的难度，还增加了储存的容量，而云计算能够为档案管理工作节约大量时间。
2.4 档案管理工作中需要注意保密工作
虽然先进的科技技术为办公室档案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在着较大的隐患，一旦出现档案管理资料的泄露，将会对企业造成严重的损失，因此在实施档案管理中一定要确保计算机操作过程中硬件和软件的保密工作，并做好相应的防范措施，对于一些机密的资料在设置密码时要相对较为繁琐一些，同时做好备份，避免因为计算机的原因而造成档案资料丢失，给企业造成巨大的损失。因此，在实施档案管理工作中需要在计算机上安装防护软件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等软件，加强对计算机的保护，防止因为病毒等原因造成档案资料泄露或丢失，给企业、公司等造成严重的损失。同时还需要由计算机专业维修人员对计算机硬件进行定期维护、检修，及时更换存在问题的主机、硬件等，避免出现计算机死机等，造成存储的档案资料丢失。
结束语
总而言之，档案管理工作对于企业的发展有着关键作用，尤其在制定决策环节，通过对以往工作经验的总结来进行才能够保证决策的合理性。而传统的档案管理手段已经无法适应现代发展需求，建设信息化档案系统是非常关键的。企业要转变档案管理观念，加强信息化管理平台的建设与应用，从而实现档案管理工作的高效高质。
参考文献：
[1]李晓燕.办公室档案管理工作效率提升路径分析[J].人才资源开发，2016（12）：174.
[2]李清华.人力资源和社会保障档案管理的方法及应用[J].兰台世界，2016（S1）：121.
[3]肖艳艳.新时期办公室档案管理规范化研究[J].办公室业务，2016（10）：131.
[4]李云娟.档案管理信息化建设发展风险管理[J].劳动保障世界，2016（15）：48+50.
[5] 涂娇丽 . 提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（15）：149-150.