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摘要：随着科学技术不断扩展，档案在管理中也得到了高新技术的帮助。而即便如此，在现阶段的社会发展过程中，档案管理仍然存在着许多不容忽视的问题。这就要求相关部门必须加强对档案管理工作的重视，及时针对存在于其中的问题选择有效的手段进行解决。
关键词：档案管理;基础工作;作用
引言
档案管理为了适应社会发展，必须将管理与技术有机结合，充分利用信息资源，做好档案管理基础工作，所以为了发挥档案管理基础工作在现代档案管理中难度作用，必须规范管理流程，并加强信息技术的应用，全面提高现代档案管理能力，从而促进社会发展。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析
1.1使档案管理工作更加严谨规范
我们知道档案管理工作对于企事业单位来说都非常重要，而对于档案进行规范化管理就是为企事业单位和相关人才提供更好的档案服务。而进行档案管理基础工作就是将档案进行收集整理和编号保存等工作，这些工作看似简单枯燥，却是将档案进行整齐划一地整理，就是运用最简单的方式将大量且较为杂乱的档案管理工作串联起来，而档案管理的基础工作就是将现代档案管理的工作链条贯穿好的那一条“绳子”，进行了优秀的档案管理基础工作以后，原本繁乱的档案就已经整理到了现代化档案管理的框架之内，只要按照档案管理正常程序走下去，就能保证档案管理的规范性。
1.2有助于提高档案资源的完整性
一般来讲，很多企事业进行档案管理工作时，都必须严格按照规范进行严谨的操作，因为档案资源极易发生丢失、损坏等情况，在进行档案管理基础工作时，管理人员会对档案的完整性和真实性进行分析，以尽量提高档案资源的完整性。
1.3给档案快速检索创造条件
众所周知，我们进行现代档案管理的时候都会对档案信息进行计算机检索，这样就大大节约了我们检索档案的时间，也减少了我们对档案进行翻找时将档案弄乱的可能性。而进行档案管理基础工作可以将档案编号、分类信息等数据输入电脑，这样就可以对档案进行快速检索。然而在进行档案编号和信息输入的时候不能马虎，尽量保证数据信息的真实性，这样才能给档案的快速检索提供条件。
二、档案管理基础工作存在的现状
2.1档案管理人员对基础工作的重视度有待提高。档案部门开展的培训力度有待加强，档案管理执行人员数量欠缺，从而造成了档案管理工作过程中出现漏洞。
2.2档案分类不合理，造成相当大的档案混乱。极大程度地降低了档案信息的利用率，这实在有悖于档案管理工作需要遵循的“便捷”原则。
2.3档案编号不正规。由于我国截至目前还未出台专门的档案编号规定，所以大部分档案部门仍采用传统的编号方式对档案进行编号，致使編号缺乏规范性，这也是造成管理水平低下、档案丢失的根源。
2.4档案查询麻烦。由于页码缺漏以及案卷标题不够规范等问题，档案管理者在进行档案查阅时目标不明确，从而极易造成漏查，同时还不便于归档。
2.5档案信息利用效率低下。目前档案信息化管理在大部分档案部门中得到了应用，但是传统的档案管理方法仍还在继续沿用，就这造成了档案检索、利用不便，甚至有些年代比较久远的档案已经丢失，检索不到。
2.6档案保管不当。实体档案资料由于保管不当而出现少角、缺页等情况，并且修复与补充工作也未及时落实。
三、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
3.1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
3.2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。
3.3结合企业档案室实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个企业档案室的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个企业档案室应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
3.4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3.5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。
四、结束语
总之，档案管理的基础工作虽然琐碎，却极其重要，因为只有在进行档案管理的前期进行了踏实的档案管理基础工作，才能获得更加全面、完整的档案信息，才能对档案进行严谨的分类和编号，才能给后期的档案信息保存工作打好基础，我们要积极强化档案管理中对于基础工作的重视，完善档案管理体系，积极提升档案管理基础工作人员的专业素质，使档案管理的基础工作更加规范和严谨。
参考文献
[1]吴玉萍.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].经营管理者，2014（04）：291-292.
[2]张玲玲.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2017（05）：306-307.
新疆生产建设兵团第一师电力有限责任公司，新疆阿拉尔 843300
关键词：档案管理;基础工作;作用
引言
档案管理为了适应社会发展，必须将管理与技术有机结合，充分利用信息资源，做好档案管理基础工作，所以为了发挥档案管理基础工作在现代档案管理中难度作用，必须规范管理流程，并加强信息技术的应用，全面提高现代档案管理能力，从而促进社会发展。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析
1.1使档案管理工作更加严谨规范
我们知道档案管理工作对于企事业单位来说都非常重要，而对于档案进行规范化管理就是为企事业单位和相关人才提供更好的档案服务。而进行档案管理基础工作就是将档案进行收集整理和编号保存等工作，这些工作看似简单枯燥，却是将档案进行整齐划一地整理，就是运用最简单的方式将大量且较为杂乱的档案管理工作串联起来，而档案管理的基础工作就是将现代档案管理的工作链条贯穿好的那一条“绳子”，进行了优秀的档案管理基础工作以后，原本繁乱的档案就已经整理到了现代化档案管理的框架之内，只要按照档案管理正常程序走下去，就能保证档案管理的规范性。
1.2有助于提高档案资源的完整性
一般来讲，很多企事业进行档案管理工作时，都必须严格按照规范进行严谨的操作，因为档案资源极易发生丢失、损坏等情况，在进行档案管理基础工作时，管理人员会对档案的完整性和真实性进行分析，以尽量提高档案资源的完整性。
1.3给档案快速检索创造条件
众所周知，我们进行现代档案管理的时候都会对档案信息进行计算机检索，这样就大大节约了我们检索档案的时间，也减少了我们对档案进行翻找时将档案弄乱的可能性。而进行档案管理基础工作可以将档案编号、分类信息等数据输入电脑，这样就可以对档案进行快速检索。然而在进行档案编号和信息输入的时候不能马虎，尽量保证数据信息的真实性，这样才能给档案的快速检索提供条件。
二、档案管理基础工作存在的现状
2.1档案管理人员对基础工作的重视度有待提高。档案部门开展的培训力度有待加强，档案管理执行人员数量欠缺，从而造成了档案管理工作过程中出现漏洞。
2.2档案分类不合理，造成相当大的档案混乱。极大程度地降低了档案信息的利用率，这实在有悖于档案管理工作需要遵循的“便捷”原则。
2.3档案编号不正规。由于我国截至目前还未出台专门的档案编号规定，所以大部分档案部门仍采用传统的编号方式对档案进行编号，致使編号缺乏规范性，这也是造成管理水平低下、档案丢失的根源。
2.4档案查询麻烦。由于页码缺漏以及案卷标题不够规范等问题，档案管理者在进行档案查阅时目标不明确，从而极易造成漏查，同时还不便于归档。
2.5档案信息利用效率低下。目前档案信息化管理在大部分档案部门中得到了应用，但是传统的档案管理方法仍还在继续沿用，就这造成了档案检索、利用不便，甚至有些年代比较久远的档案已经丢失，检索不到。
2.6档案保管不当。实体档案资料由于保管不当而出现少角、缺页等情况，并且修复与补充工作也未及时落实。
三、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
3.1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
3.2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。
3.3结合企业档案室实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个企业档案室的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，所以各个企业档案室应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
3.4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
3.5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。
四、结束语
总之，档案管理的基础工作虽然琐碎，却极其重要，因为只有在进行档案管理的前期进行了踏实的档案管理基础工作，才能获得更加全面、完整的档案信息，才能对档案进行严谨的分类和编号，才能给后期的档案信息保存工作打好基础，我们要积极强化档案管理中对于基础工作的重视，完善档案管理体系，积极提升档案管理基础工作人员的专业素质，使档案管理的基础工作更加规范和严谨。
参考文献
[1]吴玉萍.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].经营管理者，2014（04）：291-292.
[2]张玲玲.浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].人力资源管理，2017（05）：306-307.
新疆生产建设兵团第一师电力有限责任公司，新疆阿拉尔 843300