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摘 要：信访档案是一种专门性的档案，是信访部门在接待来访工作活动中所形成的档案形式，主要体现在人员间谈话记录、来信内容以及调查、审批、上报等记录活动，是信访管理以及事务处理中形成具有原始性的一种重要信息资源。随着我国科技信息的快速发展，信息化技术已经覆盖各个行业领域，信访档案工作也受到了信息技术的影响，信息化管理已经成为信访档案工作未来发展的必然趋势。
关键词：信访档案;信息化;建设
一、信访档案信息化建設的必要性
1.提供信访工作的高效性
信访档案管理是信访工作的重要组成部分，记录了信访活动的真实行动过程，具有文书档案原始记录的真实性、公正性、完整性以及有效性等特点，是一种不同于其他档案的功能性档案管理工作，在国家档案管理活动中占有重要地位。但是，传统的纸板信访档案管理模式对档案的收藏以及服务能力十分有限，而随着信息化时代的到来，计算机、云端等电子文件载体大量涌现出来，传统的档案管理模式已经无法跟进时代发展的步伐，难以满足信息时代信访档案管理工作的需要。信息化技术的应用能够快速解决信访档案管理工作中的人力不足、沟通不畅、资源共享不及时等问题，从而大幅度提高了档案人员的工作效率以及档案信息传递的强度和力度，档案管理人员可以将更多的时间和精力投入在档案数据的整理工作上，其服务职能正在从档案的保管及使用性功能上逐步朝着信息采集、应用、管理等方向转变，从而打破传统信访档案利用率低、局限性强的局面，为信访工作提供更加优质的服务。
2.满足信访档案资源共享的需要
目前我国现存的信访机构数量较多，归口管理不统一，从中央机构到地方政府以及各职能部门均设立了信访机构。然而，由于信访部门并不属于国家相关序列机构，使得信访部门与国家职能部门之间没有严格意义上的隶属关系，导致中央信访机构之间以及对地方信访工作的协调管理能力十分有限，各地之间的信访机构的运行机制各不相同，存在一定的差异性。因此，信访档案管理部门之间的业务相对比较独立，从而存在信息资源过于分散、信息无法及时共享等问题。而信息化技术的应用能够实现档案管理资源纵向与横向的联系，将各地信访档案机构有效联合，形成一个庞大的数据库以及联机服务网络，从而实现资源信息共享，更好地满足现代化社会对信访档案工作的高效需求。
二、信访档案信息化建设的主要实施内容
1.收集电子文件
随着我国计算机系统以及信息化技能的不断普及，各级信访部门均产生了大量的电子文档、影像图片等多种形式的电子文件，这些电子版文件是我国信访管理工作的重要组成部分，电子信息主要是以虚拟的形式将档案文献等集中起来，也是形成信访档案信息化的一个重要途径。对此，信访档案管理机构需要加大电子文件的接收、存储、保管及高效利用等手和方法，为实现高效的信息化档案管理工作奠定重要基础。
2.纸质信访档案的数字化
目前，我国信访档案多数以纸板档案管理为主，为了实现资源高效利用，对纸板文件进行数字化归档，是信访档案管理工作未来发展的必然趋势。档案的数字化管理主要指的是以多媒体形式（例如影像、音频、电子文档等）为载体，将其转化为计算机系统可以识别和处理的数字化信息，将各信息内容存储在磁盘等物理介质上。档案数字化系统主要由档案目录和档案全文数字化两部分组成，各地信访机构应该充分利用数字化信息技术，整合资源，优化档案管理流程，提高档案利用率。
3.构建信访档案信息数据库
构建信访档案信息数据库主要体现在以下几方面：信访档案卷级目录、文件级目录、专题目录、全宗级以及全文信息目录等建设工作;建立高质量的档案数据信息库，能够确保档案信息的完整性、有效性及安全性，便于档案管理人员快速完成档案的收集和整理工作。
三、信访档案信息化建设需要注意的问题
1.构建档案信息化政策法规体系
各地政府及相关职能部门要制定有关档案管理的政策法规，从法律上确保信息化建设环境的良好性及优质性。尽管。我国出台的相关法律法规具有多样性，涉及面也比较广泛，但是，从目前政策法规执行上来看，依然存在着诸多不完善之处。就需要组织管理者要从实际工作中出发，对目前存有的各项法规、政策等进行深入研究，并依据实际执行情况进行查缺补漏，对方案、制度等不完善内容进行及时调整，做到与时俱进，逐步完善档案信息化建设的政策法规等相关内容，构建档案信息化政策法规体系，确保档案建设的健康、良性发展。
2.建立信访档案信息化建设协调机构
要想加快信访档案信息化管理建设的发展步伐，就需要设立该项工作的总体策划者、管理者和执行者，由国家和各地方政府等职能部门组织牵头，从行政管理和信息技术两个方面对各地信访档案进行统一的指导和规划，建立统一的信息化协调机构，制定具有实际约束力的行为规范标准和阶段性发展规划，包括近期发展目标和远期发展规划等，从而完成对各信访机构的信息化建设指导工作，做到思想观念及协调行为的统一性。
3.加强标准化建设
聘请业内资深专家，从信访档案业务管理、技术手段以及设备设施等方面进行规范化管理，同时结合国内行业实际发展情况以及国际发展趋势，制定出适合我国信息化信访档案发展建设中可以共同遵守的标准，例如网络通信、计算机软件、云端数据信息库等方面的发展标准。
4.培养信访档案信息化人才
信息化技术的各项功能需要通过人来实现，各信访管理部门要加大人才培养力度，制定综合性技术人才的培训及发展计划。信息化档案管理建设不仅要求档案人员具有专业的档案管理知识还需要具备网络信息技术的操作及处理能力，因此，就需要强化信访档案队伍建设工作，制定科学、合理的培训计划，聘用资深人士进行专业指导和实地演练，提升人员业务技能，熟悉计算机等大数据信息技术的操作流程，建立一支专业过硬的信访档案建设队伍。
四、结束语
总而言之，信访档案信息化建设是档案管理工作未来发展的必然趋势，需要信访部门强化人员档案信息化知识的建设工作，提升人员整体工作能力，从而快速的推进信访工作的健康发展。
参考文献
[1]石淑芳.档案信息化和档案信息化建设的思考[J].科教文汇，2012（4）：193-194.
[2]李莹.浅析电子政务建设和政府管理创新[J].承德石油高等专科学校学报，2015，17（3）：91-94.
作者简介：
何海天（1988.11.25-），男，汉，大学，行政管理，吉林财经，初级，档案管理。
关键词：信访档案;信息化;建设
一、信访档案信息化建設的必要性
1.提供信访工作的高效性
信访档案管理是信访工作的重要组成部分，记录了信访活动的真实行动过程，具有文书档案原始记录的真实性、公正性、完整性以及有效性等特点，是一种不同于其他档案的功能性档案管理工作，在国家档案管理活动中占有重要地位。但是，传统的纸板信访档案管理模式对档案的收藏以及服务能力十分有限，而随着信息化时代的到来，计算机、云端等电子文件载体大量涌现出来，传统的档案管理模式已经无法跟进时代发展的步伐，难以满足信息时代信访档案管理工作的需要。信息化技术的应用能够快速解决信访档案管理工作中的人力不足、沟通不畅、资源共享不及时等问题，从而大幅度提高了档案人员的工作效率以及档案信息传递的强度和力度，档案管理人员可以将更多的时间和精力投入在档案数据的整理工作上，其服务职能正在从档案的保管及使用性功能上逐步朝着信息采集、应用、管理等方向转变，从而打破传统信访档案利用率低、局限性强的局面，为信访工作提供更加优质的服务。
2.满足信访档案资源共享的需要
目前我国现存的信访机构数量较多，归口管理不统一，从中央机构到地方政府以及各职能部门均设立了信访机构。然而，由于信访部门并不属于国家相关序列机构，使得信访部门与国家职能部门之间没有严格意义上的隶属关系，导致中央信访机构之间以及对地方信访工作的协调管理能力十分有限，各地之间的信访机构的运行机制各不相同，存在一定的差异性。因此，信访档案管理部门之间的业务相对比较独立，从而存在信息资源过于分散、信息无法及时共享等问题。而信息化技术的应用能够实现档案管理资源纵向与横向的联系，将各地信访档案机构有效联合，形成一个庞大的数据库以及联机服务网络，从而实现资源信息共享，更好地满足现代化社会对信访档案工作的高效需求。
二、信访档案信息化建设的主要实施内容
1.收集电子文件
随着我国计算机系统以及信息化技能的不断普及，各级信访部门均产生了大量的电子文档、影像图片等多种形式的电子文件，这些电子版文件是我国信访管理工作的重要组成部分，电子信息主要是以虚拟的形式将档案文献等集中起来，也是形成信访档案信息化的一个重要途径。对此，信访档案管理机构需要加大电子文件的接收、存储、保管及高效利用等手和方法，为实现高效的信息化档案管理工作奠定重要基础。
2.纸质信访档案的数字化
目前，我国信访档案多数以纸板档案管理为主，为了实现资源高效利用，对纸板文件进行数字化归档，是信访档案管理工作未来发展的必然趋势。档案的数字化管理主要指的是以多媒体形式（例如影像、音频、电子文档等）为载体，将其转化为计算机系统可以识别和处理的数字化信息，将各信息内容存储在磁盘等物理介质上。档案数字化系统主要由档案目录和档案全文数字化两部分组成，各地信访机构应该充分利用数字化信息技术，整合资源，优化档案管理流程，提高档案利用率。
3.构建信访档案信息数据库
构建信访档案信息数据库主要体现在以下几方面：信访档案卷级目录、文件级目录、专题目录、全宗级以及全文信息目录等建设工作;建立高质量的档案数据信息库，能够确保档案信息的完整性、有效性及安全性，便于档案管理人员快速完成档案的收集和整理工作。
三、信访档案信息化建设需要注意的问题
1.构建档案信息化政策法规体系
各地政府及相关职能部门要制定有关档案管理的政策法规，从法律上确保信息化建设环境的良好性及优质性。尽管。我国出台的相关法律法规具有多样性，涉及面也比较广泛，但是，从目前政策法规执行上来看，依然存在着诸多不完善之处。就需要组织管理者要从实际工作中出发，对目前存有的各项法规、政策等进行深入研究，并依据实际执行情况进行查缺补漏，对方案、制度等不完善内容进行及时调整，做到与时俱进，逐步完善档案信息化建设的政策法规等相关内容，构建档案信息化政策法规体系，确保档案建设的健康、良性发展。
2.建立信访档案信息化建设协调机构
要想加快信访档案信息化管理建设的发展步伐，就需要设立该项工作的总体策划者、管理者和执行者，由国家和各地方政府等职能部门组织牵头，从行政管理和信息技术两个方面对各地信访档案进行统一的指导和规划，建立统一的信息化协调机构，制定具有实际约束力的行为规范标准和阶段性发展规划，包括近期发展目标和远期发展规划等，从而完成对各信访机构的信息化建设指导工作，做到思想观念及协调行为的统一性。
3.加强标准化建设
聘请业内资深专家，从信访档案业务管理、技术手段以及设备设施等方面进行规范化管理，同时结合国内行业实际发展情况以及国际发展趋势，制定出适合我国信息化信访档案发展建设中可以共同遵守的标准，例如网络通信、计算机软件、云端数据信息库等方面的发展标准。
4.培养信访档案信息化人才
信息化技术的各项功能需要通过人来实现，各信访管理部门要加大人才培养力度，制定综合性技术人才的培训及发展计划。信息化档案管理建设不仅要求档案人员具有专业的档案管理知识还需要具备网络信息技术的操作及处理能力，因此，就需要强化信访档案队伍建设工作，制定科学、合理的培训计划，聘用资深人士进行专业指导和实地演练，提升人员业务技能，熟悉计算机等大数据信息技术的操作流程，建立一支专业过硬的信访档案建设队伍。
四、结束语
总而言之，信访档案信息化建设是档案管理工作未来发展的必然趋势，需要信访部门强化人员档案信息化知识的建设工作，提升人员整体工作能力，从而快速的推进信访工作的健康发展。
参考文献
[1]石淑芳.档案信息化和档案信息化建设的思考[J].科教文汇，2012（4）：193-194.
[2]李莹.浅析电子政务建设和政府管理创新[J].承德石油高等专科学校学报，2015，17（3）：91-94.
作者简介：
何海天（1988.11.25-），男，汉，大学，行政管理，吉林财经，初级，档案管理。