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基层单位是指机关、团体、企事业等机构,它们是档案工作最基层的保管单位,这些单位都保存着各种门类、各种载体的档案,这部分档案保护工作做得好坏,将会直接影响档案的保管寿命,同时也制约着档案提供利用的效果。因此,做好基层单位的档案保护工作,对于维护档案的完整与安全,延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。
一、档案保护工作中存在的問题
1、档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用服务的。当前由于注重强调档案整理和利用,在一定程度上导致了保护意识的减弱,表现在实际行动上重视不够,在档案的接收、利用、整理、编研工作中忽视了保护工作,有的没有对破损档案修补,修补不用专用浆糊,档案随便放置,不注意防尘等。从中可以看出,档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。
2、库房与设备不符要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。有的库房设置在低矮潮湿的平房或楼房的底层,湿度过大,档案发霉生虫;从维护档案的设备上看,有的档案库房门窗未采取有效的防火、防盗、隔热等措施,个别库房用的白炽灯灯泡。
3、制度不够完善。档案保护在档案室的各项制度中都有所体现,但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏,平时很少到库房去监控,有制度但没有严格执行,工作只停留在表面上,缺乏必要的细致工作。
4、档案保护技术的培训研究不够,档案保护技术人才缺乏。
随着办公自动化的普及,档案的载体已呈现多样化的趋势,以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急剧增加,它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识,保护工作将无从谈起。目前,档案人员参加档案的培训相当有限,即使培训也很少学习档案保护技术方面的知识。
(1)培训不够。档案人员参加的档案培训,尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展,办公自动化的普及,档案的载体已呈现多样化的趋势,以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识,保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限,而且由于资金、时间等原因难以保证参加。
(2)档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作,而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中,很少有专门涉及档案保护技术课题的。
(3)档案保护技术专业人员缺乏。近几年,档案馆人员的学历、职称都有明显提高,但具有理论知识,又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术,档案专业人员虽有一定的理论知识,实际操作技能却很有限。
5、财力投入不够。档案保护是一项专业性较强的工作,档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护等都需要相关的设备和资金。档案并无专项保护资金,无力购置较为先进的设备。
以上这些问题,造成了基层单位少量档案的字迹出现褪变、扩散;电子档案、胶片保存不完整;部分档案老化,纸张强度减弱;个别档案有虫洞、损坏等现象。也有某些客观原因:档案馆人员多是身兼数据职,征集、接收、整理、提供利用都要参与,难以保证“专”;部分保护技术很少接触,如裱糊、去酸等。
二、档案保护存在问题的原因
1、部分单位的领导对档案保护工作重视支持不够,工作中必需的资金、设备、库房解决得不好,使档案管理人员心有余而力不足。
2、基层档案室中的工作人员尚未按规定配强配齐,有的兼职过多,任务过重,无精力做好档案保护工作。
3、少数档案管理人员责任心不强,对做好档案保护工作的重要性认识不足,片面地认为基层档案室的工作只要能及时把档案整理好,利用能及时查到就可以了,档案保护工作是档案馆的事。
4、部分档案人员未经专业培训即上岗工作,不懂得档案保护工作的专业知识,即使参加过业务培训班,也没有系统地学习过《档案保护技术学》中的基础知识,难以用科学的理论知识指导实践工作。
三、档案保护工作应采取的对策
1、提高档案保护意识。要充分认识档案保护的重要性,认识提高了才能付诸行动。可通过法制宣传教育、行政执法检查等手段,进一步提高全社会的档案意识,把档案保护作为一项法定职责来履行。
2、完善档案保护制度。要加强档案日常的维护和管理,建立和完善有利于档案保护的各项制度。严把入室档案的质量关,形成从进室到使用的一套完善的体系,做好档案的消毒、除尘处理,防止有虫害、受污染档案入室。
3、取得领导支持。要积极争取各级领导及有关部门在人力、物力、财力上的支持,把必要的资金投入到档案保护工作中去,改善档案保护条件,对重要档案进行了抢救和保护,确保档案得以科学、安全的保管。
4、加强业务培训。要开展多种形式档案保护工作的技术培训和职业道德教育,以提高其专业技术水平和政治素质。认真执行档案工作人员持证上岗的制度,对不经档案专业系统培训的,不能安排从事档案工作。
5、做到违法必究。要把档案保护作为档案行政执法检查的重要内容,对于不按国家法律法规、规范标准保护档案,对明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的行为,各级档案行政管理部门要依法查处,不能姑息迁就。
总之,档案室的档案保护工作是一项细致而又艰巨的任务,档案人员应有责任心,采取一切可以使用并行之有效的措施,促进各单位领导对档案保护工作的高度重视,促进档案工作人员刻苦钻研业务,认真负责地、科学地把档案保护工作做好,最大限度地延长档案的寿命,更好地为社会主义各项工作服务。
一、档案保护工作中存在的問题
1、档案保护意识缺乏。档案保护工作是为利用服务的。当前由于注重强调档案整理和利用,在一定程度上导致了保护意识的减弱,表现在实际行动上重视不够,在档案的接收、利用、整理、编研工作中忽视了保护工作,有的没有对破损档案修补,修补不用专用浆糊,档案随便放置,不注意防尘等。从中可以看出,档案保护意识在工作人员头脑中还相对淡漠。
2、库房与设备不符要求。档案库房与设备是保管档案最基本的物质基础。有的库房设置在低矮潮湿的平房或楼房的底层,湿度过大,档案发霉生虫;从维护档案的设备上看,有的档案库房门窗未采取有效的防火、防盗、隔热等措施,个别库房用的白炽灯灯泡。
3、制度不够完善。档案保护在档案室的各项制度中都有所体现,但从总体上讲还存在着不深入、不细致的问题。在制度执行方面也存在一定的疏漏,平时很少到库房去监控,有制度但没有严格执行,工作只停留在表面上,缺乏必要的细致工作。
4、档案保护技术的培训研究不够,档案保护技术人才缺乏。
随着办公自动化的普及,档案的载体已呈现多样化的趋势,以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例急剧增加,它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识,保护工作将无从谈起。目前,档案人员参加档案的培训相当有限,即使培训也很少学习档案保护技术方面的知识。
(1)培训不够。档案人员参加的档案培训,尤其是档案保护技术专题的培训相当有限。随着科学技术的发展,办公自动化的普及,档案的载体已呈现多样化的趋势,以胶片、磁性材料为载体的档案所占比例将有所增加。它们的保管、使用同纸制档案发生了根本变化。档案人员如果不随时补充知识,保护工作将无从谈起。各有关单位组织的培训不仅次数有限,而且由于资金、时间等原因难以保证参加。
(2)档案保护技术的研究不够。档案人员不仅要做好档案管理的日常工作,而且应加以总结、研究。在我局、馆人员撰写的论文、业务研究、调查报告中,很少有专门涉及档案保护技术课题的。
(3)档案保护技术专业人员缺乏。近几年,档案馆人员的学历、职称都有明显提高,但具有理论知识,又有丰富实践经验的保护专业技术人员却相当匮乏。档案保护技术是一门综合性的应用技术,档案专业人员虽有一定的理论知识,实际操作技能却很有限。
5、财力投入不够。档案保护是一项专业性较强的工作,档案库房温湿度的控制、档案的修复、专门档案的特殊保护等都需要相关的设备和资金。档案并无专项保护资金,无力购置较为先进的设备。
以上这些问题,造成了基层单位少量档案的字迹出现褪变、扩散;电子档案、胶片保存不完整;部分档案老化,纸张强度减弱;个别档案有虫洞、损坏等现象。也有某些客观原因:档案馆人员多是身兼数据职,征集、接收、整理、提供利用都要参与,难以保证“专”;部分保护技术很少接触,如裱糊、去酸等。
二、档案保护存在问题的原因
1、部分单位的领导对档案保护工作重视支持不够,工作中必需的资金、设备、库房解决得不好,使档案管理人员心有余而力不足。
2、基层档案室中的工作人员尚未按规定配强配齐,有的兼职过多,任务过重,无精力做好档案保护工作。
3、少数档案管理人员责任心不强,对做好档案保护工作的重要性认识不足,片面地认为基层档案室的工作只要能及时把档案整理好,利用能及时查到就可以了,档案保护工作是档案馆的事。
4、部分档案人员未经专业培训即上岗工作,不懂得档案保护工作的专业知识,即使参加过业务培训班,也没有系统地学习过《档案保护技术学》中的基础知识,难以用科学的理论知识指导实践工作。
三、档案保护工作应采取的对策
1、提高档案保护意识。要充分认识档案保护的重要性,认识提高了才能付诸行动。可通过法制宣传教育、行政执法检查等手段,进一步提高全社会的档案意识,把档案保护作为一项法定职责来履行。
2、完善档案保护制度。要加强档案日常的维护和管理,建立和完善有利于档案保护的各项制度。严把入室档案的质量关,形成从进室到使用的一套完善的体系,做好档案的消毒、除尘处理,防止有虫害、受污染档案入室。
3、取得领导支持。要积极争取各级领导及有关部门在人力、物力、财力上的支持,把必要的资金投入到档案保护工作中去,改善档案保护条件,对重要档案进行了抢救和保护,确保档案得以科学、安全的保管。
4、加强业务培训。要开展多种形式档案保护工作的技术培训和职业道德教育,以提高其专业技术水平和政治素质。认真执行档案工作人员持证上岗的制度,对不经档案专业系统培训的,不能安排从事档案工作。
5、做到违法必究。要把档案保护作为档案行政执法检查的重要内容,对于不按国家法律法规、规范标准保护档案,对明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的行为,各级档案行政管理部门要依法查处,不能姑息迁就。
总之,档案室的档案保护工作是一项细致而又艰巨的任务,档案人员应有责任心,采取一切可以使用并行之有效的措施,促进各单位领导对档案保护工作的高度重视,促进档案工作人员刻苦钻研业务,认真负责地、科学地把档案保护工作做好,最大限度地延长档案的寿命,更好地为社会主义各项工作服务。