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摘 要： 高职院校招生档案是高职院校招生程序的真实记录，也是证明学生录取结果及以后查证调档的凭据和证明。尽管高职院校招生档案的管理和应用已经普及多年，但是部分院校仍然存在“重视保密，轻视应用”或是“重视应用，轻视保密”的现象。本文基于此从档案的保密与应用两个方面探讨了高职院校招生档案，希望能为其他高职院校在处理招生档案时提供一些借鉴。
关键词： 高职院校 招生档案 保密与应用
高职院校招生档案指的是在高职院校进行对外招生工作中所产生的具有存档价值的招生计划、各种数值参数、纸质宣传材料、音像制品、各种文档的电子版及其他文件汇编等各种招生相关材料。
1.高职院校招生档案的保密
1.1招生档案保管过程中的保密
在招生档案的保管过程中，档案密级并不是一成不变的，因此档案管理人需要根据招生档案的具体内容、招生开展情况及档案的应用程度对档案密级程度进行适时的调整。根据我国《保密法》的规定，严格贯彻涉密内容标准和保密规范标准的执行，根据招生过程的实际需要不断调整招生档案的开放利用程度，对此应从以下两个方面保障：
1.1.1加强招生档案存放硬件设施的完善和设施维护。高职院校应该根据为招生部门设立专门的库房，专门保管相关的招生档案。与此同时，出于对招生档案的有效保护和保密，针对绝密、秘密档案，必须同非绝密型档案加以区别，并分别进行保存，还应为其设置专门的绝密档案存储柜，增设防盗装置与防盗锁，切忌将招生档案库房安设在楼层底层，还应注意设置相应的防盗门、防盗窗等加固措施。招生档案保管库房必须同档案部门办公室分开，凡是涉及招生涉密工作的档案保管库房，必须委派专人加以管理，同时，制定完善的管理制度，对于无关或无权限员工，应严禁其进入库房中，通过硬件设施完善与维护，切实保障招生档案的严格保密。
1.1.2转变思路，完善制度，為招生档案保密、保护工作的开展提供保障。一方面，档案部门全体员工应转变传统管理观念，充分意识到招生档案保密工作的重要性，认真学习档案保密法律法规及规章制度，使招生档案的保密与管理工作尽快迈入正轨。另一方面，尽快完善、细化高职院校招生档案管理的各项规章制度，促进档案保密工作的规范化发展。应结合高职院校招生实际状况，对不同保密等级的招生档案进行划分，并分别设置不同的管理规范制度，并严格加以执行，使档案保密、管理工作能够做到有据可依、有章可循。
1.2招生档案应用过程中的保密
在一些高职院校招生档案的应用过程中，传统“重藏轻用”的思想十分严重，这同招生档案应用过程中保密工作的不到位脱不了关系，招生档案管理人员担心过于开放和应用招生档案，会导致很多档案资源信息的泄漏，因而过于小心谨慎，不注重充分发挥招生档案资源应有的作用和价值。为了转变这一现状，关键在于加强招生档案应用过程中的保密工作。具体而言，应从如下几个方面着手：
1.2.1构建完善的监管机制。
加强招生档案，特别是保密等级较高的招生档案资源的监督与管理，结合不同用户的使用目的，采取有针对性的监督与保护措施。当然，还应做好相关规章制度及法律法规的宣传工作，使档案使用者认识到档案保密工作的重要性，并做到不损坏、不泄露、不传播。此外，有关管理人员应对档案的使用情况及动态进行严密观察、监督，及时掌握招生档案资源的应用效果。同时，还应完善登记制度，对于存在恶心损坏、泄漏、传播档案信息的行为及时加以处理，将损失降至最低。
1.2.2制订合理的档案管理方案。
针对招生档案保密等级的差异性，做好不同等级档案的应用保密工作，避免可能存在的档案信息扩散、泄漏、传播等问题。同时，制订完善、合理的档案管理方案，采取分层次管理等方式，针对涉密原件尽量不要出借，仅提供查档服务；针对保密级别的档案，应分别采取盒装存储，避免可能引发的档案资料混乱等情况。此外，还应结合原件的保密等级，对涉密档案目录、档案卡进行编制，构建相应的统计台账、存储处索引牌等，实现涉密档案的规范化、专业化管理。
1.2.3做好档案开放前的审查工作。审查工作是开放招生档案前的重要环节，其主要任务是科学而准确地判定招生档案的控制使用范围。
指派业务骨干根据标准，对开放期限内的招生档案逐件进行重点审查，判定开放与控制使用范围，再由有关领导根据审查情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准，适时、适量地开放招生涉密档案。
2.高职院校招生档案的应用
高职院校招生档案的应用主要负责服务高职院校的招生工作，招生档案不仅能够为招生工作人员提供全面的考生信息，而且能够极大地提高招生投档、录取、志愿更新等招生工作效率。
2.1在招生投档、录取工作中的应用
在考生第一志愿录取工作中必须应用招生档案资源，在招生工作开始后，高职院校需要开启录取系统，并登录到招生页面，授权合法方可进行志愿投档。在此过程中，高职院校招生人员需要对考生的投档单进行下载，这样超过分数线的考生均会呈现在投档单上，便于有关人员审核，还可将预录取意见直接进行标注，还可结合招生计划，对考生招生档案进行调用，避免出现录取缺口数，最大限度地落实高职院校的招生计划。在预录取条件对比时也需要应用招生档案，招生人员通过档案明确考生的代号、报考专业名称、类型、学制、最高或最低分等情况，实现多条件综合对比，有效确保录取工作的质量。在预录取审核过程中，利用招生档案显示信息进行第一志愿预录取，并进行录取意见上传，经审核完成录取工作。
2.2在考生志愿更新中的应用
对于需要招收第二、三志愿的考生而言，需要等待其投档信息更新完毕后，利用考生招生档案进行投档。此时招生人员需要对其投档单进行二次下载和审阅，并开展志愿预录取工作，待省招办上传相应的审档意见之后，给出相应的录取信息。经多轮投档、审阅、预录取、核准，直到录取结束，进行录取名单整理、打印。待所有招生工作完毕后，将所录取名单加以封档，并做好永久性保存工作，以便为新生入学、学籍及教学管理、毕业生办证、就业分配及派遣等工作提供依据。
2.3在招生内容更改中的应用
有些考生面临专业调剂等问题，此时需要应用招生档案资源，由招生人员负责对考生档案进行审阅，对于满足录取条件的学生进行预录取，再对其录取专业情况进行调整，此时涉及档案内容的更改等问题，如专业代号、名称、计划招生人数、已录数人数、最高及最低分、平均分等内容。招生时需要将所报考考生人数不足的专业向大专业方向调剂，需要对档案进行调整。若需要对招生计划内容进行修改，则要结合招生档案情况进行招生计划修改、提交、审核。若存在两个及以上考生分数相同，则需要查询招生档案信息，增设对比条件，如总分、各学科成绩、学校情况、特征分等，增强录取条件的可比性，择优录取。
2.4在招生录取统计、分班、教学安排中的应用
在招生工作结束后需要对新生人数进行统计、分班、组织和安排教学工作，这需要应用招生档案信息，结合档案信息可以迅速统计不同专业的人数，这样院方可以迅速对该专业所需开展班级数目进行确定，并组织教学、管理各部门，完成准备工作，确保学生教学工作顺利开展。此外，结合招生档案中招生结果的统计和分析，有助于为高职院校下一轮招生专业情况提供依据，结合市场需求，及时对专业、招生计划等进行调整，准确把握好未来院校的办学方向。
3.结语
高职院校招生档案的保密和应用工作十分烦琐，不仅属于一项系统性工程，而且是一个具有较强学科性、专业性、政治性、保密性的工作。为了切实搞好高职院校招生档案的保密、管理与应用工作，必须完善招生档案的保密管理制度，提高管理人员与档案使用人员的综合素质，不断创新档案保密与管理方式，促进高职院校招生档案保密与管理工作的规范化、专业化发展。
参考文献：
[1]郑善学.高等学校电子文件归档管理面临的问题及其对策研究[J].档案学通讯，2011，29（06）：258-260.
[2]范巧丽.浅议高校电子档案的管理与保护[J].浙江档案，2012，19（07）：140-141.
[3]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2010，11（16）：415-420.
关键词： 高职院校 招生档案 保密与应用
高职院校招生档案指的是在高职院校进行对外招生工作中所产生的具有存档价值的招生计划、各种数值参数、纸质宣传材料、音像制品、各种文档的电子版及其他文件汇编等各种招生相关材料。
1.高职院校招生档案的保密
1.1招生档案保管过程中的保密
在招生档案的保管过程中，档案密级并不是一成不变的，因此档案管理人需要根据招生档案的具体内容、招生开展情况及档案的应用程度对档案密级程度进行适时的调整。根据我国《保密法》的规定，严格贯彻涉密内容标准和保密规范标准的执行，根据招生过程的实际需要不断调整招生档案的开放利用程度，对此应从以下两个方面保障：
1.1.1加强招生档案存放硬件设施的完善和设施维护。高职院校应该根据为招生部门设立专门的库房，专门保管相关的招生档案。与此同时，出于对招生档案的有效保护和保密，针对绝密、秘密档案，必须同非绝密型档案加以区别，并分别进行保存，还应为其设置专门的绝密档案存储柜，增设防盗装置与防盗锁，切忌将招生档案库房安设在楼层底层，还应注意设置相应的防盗门、防盗窗等加固措施。招生档案保管库房必须同档案部门办公室分开，凡是涉及招生涉密工作的档案保管库房，必须委派专人加以管理，同时，制定完善的管理制度，对于无关或无权限员工，应严禁其进入库房中，通过硬件设施完善与维护，切实保障招生档案的严格保密。
1.1.2转变思路，完善制度，為招生档案保密、保护工作的开展提供保障。一方面，档案部门全体员工应转变传统管理观念，充分意识到招生档案保密工作的重要性，认真学习档案保密法律法规及规章制度，使招生档案的保密与管理工作尽快迈入正轨。另一方面，尽快完善、细化高职院校招生档案管理的各项规章制度，促进档案保密工作的规范化发展。应结合高职院校招生实际状况，对不同保密等级的招生档案进行划分，并分别设置不同的管理规范制度，并严格加以执行，使档案保密、管理工作能够做到有据可依、有章可循。
1.2招生档案应用过程中的保密
在一些高职院校招生档案的应用过程中，传统“重藏轻用”的思想十分严重，这同招生档案应用过程中保密工作的不到位脱不了关系，招生档案管理人员担心过于开放和应用招生档案，会导致很多档案资源信息的泄漏，因而过于小心谨慎，不注重充分发挥招生档案资源应有的作用和价值。为了转变这一现状，关键在于加强招生档案应用过程中的保密工作。具体而言，应从如下几个方面着手：
1.2.1构建完善的监管机制。
加强招生档案，特别是保密等级较高的招生档案资源的监督与管理，结合不同用户的使用目的，采取有针对性的监督与保护措施。当然，还应做好相关规章制度及法律法规的宣传工作，使档案使用者认识到档案保密工作的重要性，并做到不损坏、不泄露、不传播。此外，有关管理人员应对档案的使用情况及动态进行严密观察、监督，及时掌握招生档案资源的应用效果。同时，还应完善登记制度，对于存在恶心损坏、泄漏、传播档案信息的行为及时加以处理，将损失降至最低。
1.2.2制订合理的档案管理方案。
针对招生档案保密等级的差异性，做好不同等级档案的应用保密工作，避免可能存在的档案信息扩散、泄漏、传播等问题。同时，制订完善、合理的档案管理方案，采取分层次管理等方式，针对涉密原件尽量不要出借，仅提供查档服务；针对保密级别的档案，应分别采取盒装存储，避免可能引发的档案资料混乱等情况。此外，还应结合原件的保密等级，对涉密档案目录、档案卡进行编制，构建相应的统计台账、存储处索引牌等，实现涉密档案的规范化、专业化管理。
1.2.3做好档案开放前的审查工作。审查工作是开放招生档案前的重要环节，其主要任务是科学而准确地判定招生档案的控制使用范围。
指派业务骨干根据标准，对开放期限内的招生档案逐件进行重点审查，判定开放与控制使用范围，再由有关领导根据审查情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定与批准，适时、适量地开放招生涉密档案。
2.高职院校招生档案的应用
高职院校招生档案的应用主要负责服务高职院校的招生工作，招生档案不仅能够为招生工作人员提供全面的考生信息，而且能够极大地提高招生投档、录取、志愿更新等招生工作效率。
2.1在招生投档、录取工作中的应用
在考生第一志愿录取工作中必须应用招生档案资源，在招生工作开始后，高职院校需要开启录取系统，并登录到招生页面，授权合法方可进行志愿投档。在此过程中，高职院校招生人员需要对考生的投档单进行下载，这样超过分数线的考生均会呈现在投档单上，便于有关人员审核，还可将预录取意见直接进行标注，还可结合招生计划，对考生招生档案进行调用，避免出现录取缺口数，最大限度地落实高职院校的招生计划。在预录取条件对比时也需要应用招生档案，招生人员通过档案明确考生的代号、报考专业名称、类型、学制、最高或最低分等情况，实现多条件综合对比，有效确保录取工作的质量。在预录取审核过程中，利用招生档案显示信息进行第一志愿预录取，并进行录取意见上传，经审核完成录取工作。
2.2在考生志愿更新中的应用
对于需要招收第二、三志愿的考生而言，需要等待其投档信息更新完毕后，利用考生招生档案进行投档。此时招生人员需要对其投档单进行二次下载和审阅，并开展志愿预录取工作，待省招办上传相应的审档意见之后，给出相应的录取信息。经多轮投档、审阅、预录取、核准，直到录取结束，进行录取名单整理、打印。待所有招生工作完毕后，将所录取名单加以封档，并做好永久性保存工作，以便为新生入学、学籍及教学管理、毕业生办证、就业分配及派遣等工作提供依据。
2.3在招生内容更改中的应用
有些考生面临专业调剂等问题，此时需要应用招生档案资源，由招生人员负责对考生档案进行审阅，对于满足录取条件的学生进行预录取，再对其录取专业情况进行调整，此时涉及档案内容的更改等问题，如专业代号、名称、计划招生人数、已录数人数、最高及最低分、平均分等内容。招生时需要将所报考考生人数不足的专业向大专业方向调剂，需要对档案进行调整。若需要对招生计划内容进行修改，则要结合招生档案情况进行招生计划修改、提交、审核。若存在两个及以上考生分数相同，则需要查询招生档案信息，增设对比条件，如总分、各学科成绩、学校情况、特征分等，增强录取条件的可比性，择优录取。
2.4在招生录取统计、分班、教学安排中的应用
在招生工作结束后需要对新生人数进行统计、分班、组织和安排教学工作，这需要应用招生档案信息，结合档案信息可以迅速统计不同专业的人数，这样院方可以迅速对该专业所需开展班级数目进行确定，并组织教学、管理各部门，完成准备工作，确保学生教学工作顺利开展。此外，结合招生档案中招生结果的统计和分析，有助于为高职院校下一轮招生专业情况提供依据，结合市场需求，及时对专业、招生计划等进行调整，准确把握好未来院校的办学方向。
3.结语
高职院校招生档案的保密和应用工作十分烦琐，不仅属于一项系统性工程，而且是一个具有较强学科性、专业性、政治性、保密性的工作。为了切实搞好高职院校招生档案的保密、管理与应用工作，必须完善招生档案的保密管理制度，提高管理人员与档案使用人员的综合素质，不断创新档案保密与管理方式，促进高职院校招生档案保密与管理工作的规范化、专业化发展。
参考文献：
[1]郑善学.高等学校电子文件归档管理面临的问题及其对策研究[J].档案学通讯，2011，29（06）：258-260.
[2]范巧丽.浅议高校电子档案的管理与保护[J].浙江档案，2012，19（07）：140-141.
[3]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2010，11（16）：415-420.