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摘要：电子文档是当前信息技术高速发展下的产物，是新时期机关、政府工作中形成的信息记录，也是机关服务工作的一项重要内容。新时期机关使用电子文档进行管理能够有效提升信息整合的工作效率，提高电子文档一体化管理的水平，增强经济市场的竞争能力。文章简述了机关电子文档管理的重要性，进一步探讨了电子文档管理新模式。
关键词：新时期；机关；电子文档；管理办法
在信息技术高速发展的背景下，信息化革命逐步推进，国家机关也已经开始利用网络、通讯、信息等技术进行电子化办公。电子文档以其传输、批复快的优势，在信息流通过程中发挥着巨大的作用。机关单位应当在社会活动和事务处理中充分使用电子形式进行图表、声像、文字等记录资料的收集和存储，利用计算机处理日常工作，引进电子文档系统。
一、机关电子文档管理作用
当前机关已经进行了电子文档一体化管理，优化了公文管理，电子文档也越来越呈现出连续性和独立性以及信息化的特点。电子文档一体化的管理，能够有效的推动信息化档案管理系统改革，加速文档管理信息网络化处理，提高电子政务工作效率，拓宽信息传输、流通渠道，为公文流通和领导决策提供全面的数据信息，提高了文档信息资源的利用效率。电子文档信息作为一种档案信息资源，为各个职能部门提供了更加快速便捷的网络连接，电子文档也有利于帮助领导阶层科学的制定各项政策和措施。另外，电子文档信息对机关开展信息公开服务有着重要的促进作用。公开信息是建设服务型政府的重要因素，电子文档对于加速政府机关信息公开有着关键的作用。
二、机关电子文档管理问题
我国各机关部门的电子文档管理正处在发展和逐步完善的重要阶段，通过对各机关部门档案管理中电子文档管理进行调查我们发现，在新时期机关电子文档管理还普遍存在组织管理联系不紧密的问题，电子文档管理业务还不成熟，文档管理标准不够规范。各个部门仍使用不同的电子文档管理系统和文字处理器，这就使得各个部门在发送文档的过程中，可能会由于发送方和接收方使用不同的文字处理器导致文档不兼容，接收方无法下载和接受电子文档的内容。
此外，许多部门对电子文档系统产生的电子文档怎样在档案管理结构中进行保存这个问题没有充分考虑，从而导致电子文档信息资料在移交过程中出现问题。当前仍有许多工作人员对电子文档管理的重要性认识不够。新时期机关实现电子文档管理的核心价值就在于进一步改善和提高办事效率和服务质量。而目前机关的電子文档管理存在着没有完全发挥出信息化功能等问题，有些部门的计算机功能简单，甚至有些人认为只要文件数字化处理后就是实现了文档信息化，这就导致许多工作人员只是简单的使用计算机系统进行模仿，没有从公众参与和政府服务的角度真正的认识电子文档的重要性。
三、机关电子文档管理优化措施
如何提高电子文档管理的有效性是当前机关电子文档管理的重要内容。当前电子文档管理过程中出现的问题，已经使电子文档的使用和发展受到了严重影响，因此强化当前机关电子文档管理，是当前电子政务的发展需求，也是提高电子文档管理效率的重要途径。机关部门要狠抓电子文档的规范化建设，不断完善信息立法。当前我国各大机构都认识到了信息立法的重要性，并且制订了有关法律法规，明确划分了电子文档管理的相关责权，实现了信息行业的规范化建设。机关单位要从强化数字化储存技术着手，充分认识到电子文档管理的重要性，逐步实现更加契合自身需求的电子文档管理体系。机关内部要进一步加强对电子文档管理人员的技术培训，使电子文档管理更具有效性；不断创新电子文档管理模式，满足电子文档管理的新需求。
其次，机关单位要强化电子文档的标准化管理。为了解决当前机关各个部门之间电子文档系统不同所导致的兼容问题，机关应当进一步加强电子文档的标准化体系建设，建立归档标准、等级标准、安全标准等，加快推动电子文档管理标准化的进程，满足新时期电子文档管理的实际需求。另外，机关要不断提高管理队伍的综合素质，制定和完善各项文档管理制度。加强对电子文档工作人员的技术培训，尤其要加强工作人员的计算机技能培训，从而满足新时期电子文档管理的需求。机关单位要重视提高相关工作人员的职业情操和职业素养，让工作人员有一个良好的工作状态。目前的电子文档管理缺乏高素质的专业管理人员，机关单位要引进高素质电子文档管理人才，充实电子文档管理队伍。机关要完善各项管理制度，避免电子档案因储存条件和个人习惯不同造成文档管理随意，为电子文档管理创造有利条件。机关单位要更加重视电子文档管理的安全问题，提高电子文档的开发和利用。
新时期机关在进行电子文档管理的过程中，应当充分认识到电子文档管理的重要性，认真研究电子文档使用过程中出现的问题，建立完善的安全保障体系，实现电子文档标准化管理，加强对电子文档管理人员的技能培训，培养和引进电子文档高端管理人才。只有提高机关电子文档管理效率，才能进一步提高电子政务的服务效率和服务质量，构建服务型政府。
（作者单位：江苏省泰州市经济和信息化委员会）
关键词：新时期；机关；电子文档；管理办法
在信息技术高速发展的背景下，信息化革命逐步推进，国家机关也已经开始利用网络、通讯、信息等技术进行电子化办公。电子文档以其传输、批复快的优势，在信息流通过程中发挥着巨大的作用。机关单位应当在社会活动和事务处理中充分使用电子形式进行图表、声像、文字等记录资料的收集和存储，利用计算机处理日常工作，引进电子文档系统。
一、机关电子文档管理作用
当前机关已经进行了电子文档一体化管理，优化了公文管理，电子文档也越来越呈现出连续性和独立性以及信息化的特点。电子文档一体化的管理，能够有效的推动信息化档案管理系统改革，加速文档管理信息网络化处理，提高电子政务工作效率，拓宽信息传输、流通渠道，为公文流通和领导决策提供全面的数据信息，提高了文档信息资源的利用效率。电子文档信息作为一种档案信息资源，为各个职能部门提供了更加快速便捷的网络连接，电子文档也有利于帮助领导阶层科学的制定各项政策和措施。另外，电子文档信息对机关开展信息公开服务有着重要的促进作用。公开信息是建设服务型政府的重要因素，电子文档对于加速政府机关信息公开有着关键的作用。
二、机关电子文档管理问题
我国各机关部门的电子文档管理正处在发展和逐步完善的重要阶段，通过对各机关部门档案管理中电子文档管理进行调查我们发现，在新时期机关电子文档管理还普遍存在组织管理联系不紧密的问题，电子文档管理业务还不成熟，文档管理标准不够规范。各个部门仍使用不同的电子文档管理系统和文字处理器，这就使得各个部门在发送文档的过程中，可能会由于发送方和接收方使用不同的文字处理器导致文档不兼容，接收方无法下载和接受电子文档的内容。
此外，许多部门对电子文档系统产生的电子文档怎样在档案管理结构中进行保存这个问题没有充分考虑，从而导致电子文档信息资料在移交过程中出现问题。当前仍有许多工作人员对电子文档管理的重要性认识不够。新时期机关实现电子文档管理的核心价值就在于进一步改善和提高办事效率和服务质量。而目前机关的電子文档管理存在着没有完全发挥出信息化功能等问题，有些部门的计算机功能简单，甚至有些人认为只要文件数字化处理后就是实现了文档信息化，这就导致许多工作人员只是简单的使用计算机系统进行模仿，没有从公众参与和政府服务的角度真正的认识电子文档的重要性。
三、机关电子文档管理优化措施
如何提高电子文档管理的有效性是当前机关电子文档管理的重要内容。当前电子文档管理过程中出现的问题，已经使电子文档的使用和发展受到了严重影响，因此强化当前机关电子文档管理，是当前电子政务的发展需求，也是提高电子文档管理效率的重要途径。机关部门要狠抓电子文档的规范化建设，不断完善信息立法。当前我国各大机构都认识到了信息立法的重要性，并且制订了有关法律法规，明确划分了电子文档管理的相关责权，实现了信息行业的规范化建设。机关单位要从强化数字化储存技术着手，充分认识到电子文档管理的重要性，逐步实现更加契合自身需求的电子文档管理体系。机关内部要进一步加强对电子文档管理人员的技术培训，使电子文档管理更具有效性；不断创新电子文档管理模式，满足电子文档管理的新需求。
其次，机关单位要强化电子文档的标准化管理。为了解决当前机关各个部门之间电子文档系统不同所导致的兼容问题，机关应当进一步加强电子文档的标准化体系建设，建立归档标准、等级标准、安全标准等，加快推动电子文档管理标准化的进程，满足新时期电子文档管理的实际需求。另外，机关要不断提高管理队伍的综合素质，制定和完善各项文档管理制度。加强对电子文档工作人员的技术培训，尤其要加强工作人员的计算机技能培训，从而满足新时期电子文档管理的需求。机关单位要重视提高相关工作人员的职业情操和职业素养，让工作人员有一个良好的工作状态。目前的电子文档管理缺乏高素质的专业管理人员，机关单位要引进高素质电子文档管理人才，充实电子文档管理队伍。机关要完善各项管理制度，避免电子档案因储存条件和个人习惯不同造成文档管理随意，为电子文档管理创造有利条件。机关单位要更加重视电子文档管理的安全问题，提高电子文档的开发和利用。
新时期机关在进行电子文档管理的过程中，应当充分认识到电子文档管理的重要性，认真研究电子文档使用过程中出现的问题，建立完善的安全保障体系，实现电子文档标准化管理，加强对电子文档管理人员的技能培训，培养和引进电子文档高端管理人才。只有提高机关电子文档管理效率，才能进一步提高电子政务的服务效率和服务质量，构建服务型政府。
（作者单位：江苏省泰州市经济和信息化委员会）