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摘要：人事档案关系到每一个员工的切身利益，由每个员工确凿的原始档案材料构成，记述和反映员工的个人经历，德、才、能、绩、廉洁、信以及成长的轨迹。是考察了解员工的重要手段；是落实待遇、澄清问题的凭证；是人才发现、使用、预测的重要依据，也是制定人才计划不可缺少的信息源泉；是推进干部交流，健全激励机制，强化干部宏观管理，执行事业单位人事制度、分配制度和养老金支付制度的重要依据；是维护员工权益和福利的有力保障。本文就如何提升认识档案管理进行了具体的分析。
关键词：人事档案；档案管理；管理效能
中图分类号： G271 文献标识码： A
一、当前人事档案管理的现状及问题
1.管理意识薄弱人员素质较低
我国现阶段许多企事业单位对人事档案管理工作的意识还不是很高，认为单位的生存发展与人事档案管理工作不挂钩。因此，管理工作只是浮于表面，根本落不到实处，应付了事的现象时常发生。由于管理意识的缺乏，导致许多单位的人事档案管理部门的员工都是调配其他部门的非专业职员甚者将尽退休的员工安排这一岗位，这样的举措，往往导致档案管理部门不仅存在非专业人员而且人员流动性加大，降低了单位人事档案管理工作的有序开展。
2.管理制度不够健全
制度是一切活动有序进行的保障，人事档案管理制度也不例外，一个企事业单位有序开展的基础保障就是健全的管理规章制度，而我国目前大部分的单位都缺乏相应的档案管理制度，我们不难发现，许多企事業单位出现重大问题的究其原因，最终都是因为人事档案管理制度的不完善，若要提升人事档案管理效能，首先要健全人事档案管理的制度，制定一套可行的管理方法。
3.管理方法陈旧缺乏创新
我国一些企事业单位的人事档案管理方法陈旧，效率低下，并且人事档案的材料得不到相应的更新，严重影响了单位的人事档案管理效能；另外，有些单位缺乏相应的档案管理工作监督小组，严重阻碍了人力资源部门正常有序工作的进行。
二、提升人事档案管理效能的具体措施
1.要按流程对人事档案进行管理
进行人事档案工作管理要按照一定的流程进行，收集、归档、整理、利用、借阅等环节的进行都要在一定的规章制度上进行，为人事档案工作的不断提高奠定一定的基础，因此我们要做到：
1)做好材料的收集工作
对材料进行收集时要按照相关的规章制度进行，对员工的工作业绩、岗位履职情况、员工基本情况的材料等要尽可能的收集完全，对牵涉到员工个人利益的各种保险、各类合同等文件材料也要进行收集，对社会发展需求的材料要不断的补充完善，这样在保证人事信息多元化的同时，保证了其内容不断的丰富，资料收集的更加完整。
2)强化档案鉴定工作
在人事档案管理工作中，鉴定工作是其中比较薄弱的环节，因此进行档案材料鉴定的过程中，对死亡人员档案、无头档案的鉴定要提高效率，对不具参考价值的文件材料、虚假内容要进行剔除，对人事档案的内容进行优化，对人事档案的管理工作的整体水平进行不断的提高。
3)加强档案保管工作
人事档案保管工作中，促进保管方式的现代化、保管范围的明朗化是其重要的发展方向。目前的保管范围的划分对当前的人才流动的情况无法进行真实的反映，因此相关的人员对其保管工作要进行进一步的明确，对无法归置的新资料要进行统一保管，保证移交先关部门的准确性和效率，对新部门、新体制的建立等都要有一定的积极促进作用。
4)加强档案传递
对人事档案进行管理的过程中，对人事档案转入和转出的凭据材料要加强控制，保证认识档案管理人员素质和责任意识的不断提高，对及时补救错漏等要创造好的条件。
5)利用人事档案，发挥作用
人事档案工作的全局工作中，对其利用有很大的影响，相关的人事干部等要根据当前社会新形势的发展，对认识档案的作用进行发挥，对其利用的范围进行扩大，对利用手续进行简化、对利用的限制进行放松，对人事档案管理工作的新形式进行不断探索、潜心研究，保证能够多视角、多途径地保证为社会提供更加丰富的人才信息，保证能够为我国事业单位的具体改革等做出自己的贡献。
6.加强人事档案管理监督工作
监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。做好利用监督还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
7.加大人事档案管理信息化与网络化建设的投资
人事档案管理工作要想实现网络化与信息化的管理模式，不仅不能离开思想基础，同时也不能离开物质方面的基础条件，只有双管齐下，才可以保证人事档案管理工作信息化与网络化建设的目标得以实现。鉴于此，人事档案管理机构应当积极拓展融资的渠道，并且要依照单位的现实状况，将各个科研成果充分运用起来，积极开阔人事档案管理互联网领域当中新的经济增长点。除此之外，人事档案管理机构还应当积极发掘内部的信息技术专业人才，让他们从事人事档案管理信息化与网络化建设方面的工作，将其的才能充分利用起来，如此，不仅能够有效加快人事档案信息化与网络化建设的速度，同时又能够有效节省资金投入，可谓一举两得。
8.优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性
进行人事档案管理的过程中，对不适应新情况、新形势的规章制度等要进行及时的改革，保证新的规章制度的发展能够适应新形势的发展，人事档案管理制度更加的合理科学，逐渐朝着制度化和法律化的方向转变，对档案材料的登记制度、传递等制度监理和完善，实现动态的管理和考核，对遗漏丢失的材料要及时的进行查找补救，运用现代科技和信息技术，保证档案材料的完整。
9.做好人事档案材料的管理
为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，要把员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按人事档案工作有关规定，按照统一标准进行整理装订。人事档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，及时收集与人事档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
综上所述，要提升人事档案管理的效能，应不断增强管理意识，适应经济发展的需求，对管理人员进行有效的培训，并且在管理工作中，加强计算机等高新技术的运用，有效的提高人事档案管理的效能，增强企事业单位的核心竞争力。
参考文献：
[1]张晶,张敏.浅析如何提升人事档案管理效能[J].电子制作,2013,20:239.
[2]贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014，03：126-127.
[3]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章,2013,16:307.
关键词：人事档案；档案管理；管理效能
中图分类号： G271 文献标识码： A
一、当前人事档案管理的现状及问题
1.管理意识薄弱人员素质较低
我国现阶段许多企事业单位对人事档案管理工作的意识还不是很高，认为单位的生存发展与人事档案管理工作不挂钩。因此，管理工作只是浮于表面，根本落不到实处，应付了事的现象时常发生。由于管理意识的缺乏，导致许多单位的人事档案管理部门的员工都是调配其他部门的非专业职员甚者将尽退休的员工安排这一岗位，这样的举措，往往导致档案管理部门不仅存在非专业人员而且人员流动性加大，降低了单位人事档案管理工作的有序开展。
2.管理制度不够健全
制度是一切活动有序进行的保障，人事档案管理制度也不例外，一个企事业单位有序开展的基础保障就是健全的管理规章制度，而我国目前大部分的单位都缺乏相应的档案管理制度，我们不难发现，许多企事業单位出现重大问题的究其原因，最终都是因为人事档案管理制度的不完善，若要提升人事档案管理效能，首先要健全人事档案管理的制度，制定一套可行的管理方法。
3.管理方法陈旧缺乏创新
我国一些企事业单位的人事档案管理方法陈旧，效率低下，并且人事档案的材料得不到相应的更新，严重影响了单位的人事档案管理效能；另外，有些单位缺乏相应的档案管理工作监督小组，严重阻碍了人力资源部门正常有序工作的进行。
二、提升人事档案管理效能的具体措施
1.要按流程对人事档案进行管理
进行人事档案工作管理要按照一定的流程进行，收集、归档、整理、利用、借阅等环节的进行都要在一定的规章制度上进行，为人事档案工作的不断提高奠定一定的基础，因此我们要做到：
1)做好材料的收集工作
对材料进行收集时要按照相关的规章制度进行，对员工的工作业绩、岗位履职情况、员工基本情况的材料等要尽可能的收集完全，对牵涉到员工个人利益的各种保险、各类合同等文件材料也要进行收集，对社会发展需求的材料要不断的补充完善，这样在保证人事信息多元化的同时，保证了其内容不断的丰富，资料收集的更加完整。
2)强化档案鉴定工作
在人事档案管理工作中，鉴定工作是其中比较薄弱的环节，因此进行档案材料鉴定的过程中，对死亡人员档案、无头档案的鉴定要提高效率，对不具参考价值的文件材料、虚假内容要进行剔除，对人事档案的内容进行优化，对人事档案的管理工作的整体水平进行不断的提高。
3)加强档案保管工作
人事档案保管工作中，促进保管方式的现代化、保管范围的明朗化是其重要的发展方向。目前的保管范围的划分对当前的人才流动的情况无法进行真实的反映，因此相关的人员对其保管工作要进行进一步的明确，对无法归置的新资料要进行统一保管，保证移交先关部门的准确性和效率，对新部门、新体制的建立等都要有一定的积极促进作用。
4)加强档案传递
对人事档案进行管理的过程中，对人事档案转入和转出的凭据材料要加强控制，保证认识档案管理人员素质和责任意识的不断提高，对及时补救错漏等要创造好的条件。
5)利用人事档案，发挥作用
人事档案工作的全局工作中，对其利用有很大的影响，相关的人事干部等要根据当前社会新形势的发展，对认识档案的作用进行发挥，对其利用的范围进行扩大，对利用手续进行简化、对利用的限制进行放松，对人事档案管理工作的新形式进行不断探索、潜心研究，保证能够多视角、多途径地保证为社会提供更加丰富的人才信息，保证能够为我国事业单位的具体改革等做出自己的贡献。
6.加强人事档案管理监督工作
监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。做好利用监督还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
7.加大人事档案管理信息化与网络化建设的投资
人事档案管理工作要想实现网络化与信息化的管理模式，不仅不能离开思想基础，同时也不能离开物质方面的基础条件，只有双管齐下，才可以保证人事档案管理工作信息化与网络化建设的目标得以实现。鉴于此，人事档案管理机构应当积极拓展融资的渠道，并且要依照单位的现实状况，将各个科研成果充分运用起来，积极开阔人事档案管理互联网领域当中新的经济增长点。除此之外，人事档案管理机构还应当积极发掘内部的信息技术专业人才，让他们从事人事档案管理信息化与网络化建设方面的工作，将其的才能充分利用起来，如此，不仅能够有效加快人事档案信息化与网络化建设的速度，同时又能够有效节省资金投入，可谓一举两得。
8.优化人事档案管理制度，增强人事档案的动态性和真实性
进行人事档案管理的过程中，对不适应新情况、新形势的规章制度等要进行及时的改革，保证新的规章制度的发展能够适应新形势的发展，人事档案管理制度更加的合理科学，逐渐朝着制度化和法律化的方向转变，对档案材料的登记制度、传递等制度监理和完善，实现动态的管理和考核，对遗漏丢失的材料要及时的进行查找补救，运用现代科技和信息技术，保证档案材料的完整。
9.做好人事档案材料的管理
为了使人事档案能够真实地全面反映个人全貌，要把员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按人事档案工作有关规定，按照统一标准进行整理装订。人事档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心，及时收集与人事档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
综上所述，要提升人事档案管理的效能，应不断增强管理意识，适应经济发展的需求，对管理人员进行有效的培训，并且在管理工作中，加强计算机等高新技术的运用，有效的提高人事档案管理的效能，增强企事业单位的核心竞争力。
参考文献：
[1]张晶,张敏.浅析如何提升人事档案管理效能[J].电子制作,2013,20:239.
[2]贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014，03：126-127.
[3]李瑞东.浅析如何提升人事档案管理效能[J].华章,2013,16:307.