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[摘 要]工程项目文档管理工作是项目管理中最基础的工作，在复杂的项目管理过程中，有时存在不够精细的问题。而正是因为细小的差错，可能会对将来的经济效益产生很大的影响，造成变更索赔的依据不足而无法实施的后果。
[关键词]公路施工单位 建设过程中 文档管理
中图分类号：N9281 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0319-02
前言：工程合同管理是项目管理的重要组成部分，文档管理又是工程合同管理的重要组成部分。一个良好的项目管理，离不开好的文档管理，文档管理作为项目管理的最基础性工作，为项目的良性持续发展提供原始保证。项目文档有序地记录了工程进展的过程，收集有价值的资料，为工程提供信息指导，为变更索赔等工作提供原始依据。看似微不足道的文档管理工作，在项目管理过程中，可以起到至关重要的作用。体现了项目精细化管理的程度，也衬托了项目管理水平的高低。
文档的分类
依据笔者多年现场管理文档的经验，总结公路工程施工单位建设过程中变更索赔文档，可按以下原则对资料进行大类别的划分：
第一类：设计类文件。由设计院下发的指导工程施工的文件组成。如：设计图纸、变更通知单、工程联系单等、设计变更单等。
第二类：合同类文件。可依据具体工程特点分为：总承包合同文件、工程（劳务）分包合同文件、采购合同文件、租赁合同文件、设计服务类合同文件、其他合同文件。
第三类：结算类文件：可分为工程计量报表、工程（劳务）分包结算资料、租赁结算资料、其他结算资料等几类。
第四类：工程行政类文件。如：会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件等。
第五类：报表类资料。报送企业、业主、社会相关部门的报表类文件。
第六类：影音资料。主要包括照片、录音、录像。
具体各类别文件，可参考下列清单分类：
（一）设计类文件：
1、 设计图纸：包括两阶段施工设计图、三阶段施工设计图、补充图纸、补充技术标准、建议性施工组织方案、地勘资料等。
2、 变更通知单：由设计单位下发的对工程施工图进行变更的文件，由施工方上报的施工中需变更原设计的报告及批复。
3、 工程联系单：与设计单位的往来文件。
（二）合同类文件：
1、总承包合同：招标文件、招标图纸、招标答疑、补充文件、中标通知书、合同书、合同备案录、承诺书、竣工交工证书、履约保函、会议纪要等。
2、工程（劳务）分包合同：招投标资料、评标记录、合同评审记录、合同文件、承诺书、履约评价等。
3、采购合同：询价函、招投标资料、产品规格及型号说明、合同文件、出场合格证明、检验检测证明等。
4、租赁合同：询价函、招投标资料、合同文件、机械设备情况证明材料等。
5、设计服务类合同：技术服务合同、订制设计合同、工程检测合同、工程监测合同。
6、其他合同：租地合同、补偿协议、保险合同等。
（三）结算类文件：
1、工程计量报表：工程量签认单、中间交工验收证书、配合比报告、工程变更费用申请单、工程索赔费用申请单、计量报表。
2、工程（劳务）分包结算资料：工程量确认单、结算报表、费用确认单、领用材料签认单、奖励及罚款通知单等。
3、租赁结算资料：结算报表、维修保养确认单、领用油品情况等。
4、其他结算：对应其他合同类别的合同，需要确认数量、计算费用进行结算的。
（四）工程行政类文件：
会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件、内部部门往来文件等。
（五）报表类资料：
施工日报、施工周报、施工月报、成本报表、变更索赔报表、施工进度计划等。
（六）影音资料：
1、照片档案：照片档案分为照片和底片，存入档案管理部门专用的相册内；数码照片按类别写入不可擦写的光盘中。文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。一组（若干张）联系密切的照片编写一个总说明。
2、音像档案：每盘音像要标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人等项目。可按形成时间顺序排列，分别编写流水号。
3、照片、音像档案的归档范围：
（1）国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像及照片。
（2）省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像及照片。
（3）反映公路工程建设项目的重大活动，如开工典礼、竣工仪式、通车典礼等形成的录音、录像及照片。
（4）记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。
（5）工程关键工序和隐蔽工程施工时的录音、录像及照片。
（6）重要会议记录：对工程进展有重大决策的会议、重点难点工序的专家论证会议等。
文档管理部门
对于中小项目而言，文档管理部门建议设置在合同部。相对于行政部门管理文档而言，由合同部归档文档便于合同管理人员对项目整体情况的了解，对各方面信息的搜集，变更索赔线索的发掘，变更索赔项目的归集，变更索赔资料的统计。对于大型项目，应该设置专门的文档管理中心，由专职人员负责文档的发放、传阅、归档、借阅，以及文档的信息化管理，通过现代化手段对文档进行归集，更加方便文档的查阅。
文档的日常管理
1、 建立文档台账，分类进行编号统计，列出文档详细需要检索的信息。
2、 设置文件保密等级，细化每个级别的查阅对象。对于加急文档，也应有级别设置。
3、 建立借阅台账，对于重要文档不应带出文档管理中心。
4、 配备一名专职IT管理人员，对文档进行信息化管理，便于查阅及统计。
项目文件的质量要求
1、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续齐备，签署意见栏内必须有明确意见；
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求；
4、录音、录像文件应保证载体的有效性、真实性、可靠性等；
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘；
6、小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单应牢固粘在A4纸上；
7、各单位存档文件应为原件，尤其是与相关单位、地方签订协议文件，存档必须为原件（红头文件）。
在项目伊始，就要对工程文档有明确细致的分类。编制详细的文档管理制度，对于文档的发放、台账的建立、借阅制度及传阅流程都有很好的控制，便于日后的文档管理工作有序地进行。文档管理作为项目管理的基础性工作，体现了项目的精细化程度，管理的有序性，需要得到全体员工的重视。
参考文献
[1] 张水波.陈永强，《国际工程合同管理》 2011年8月第一版
[2] 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
[3] 《科学技术档案案卷组成的一般要求》（GB/T 11822-2000）
[关键词]公路施工单位 建设过程中 文档管理
中图分类号：N9281 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）13-0319-02
前言：工程合同管理是项目管理的重要组成部分，文档管理又是工程合同管理的重要组成部分。一个良好的项目管理，离不开好的文档管理，文档管理作为项目管理的最基础性工作，为项目的良性持续发展提供原始保证。项目文档有序地记录了工程进展的过程，收集有价值的资料，为工程提供信息指导，为变更索赔等工作提供原始依据。看似微不足道的文档管理工作，在项目管理过程中，可以起到至关重要的作用。体现了项目精细化管理的程度，也衬托了项目管理水平的高低。
文档的分类
依据笔者多年现场管理文档的经验，总结公路工程施工单位建设过程中变更索赔文档，可按以下原则对资料进行大类别的划分：
第一类：设计类文件。由设计院下发的指导工程施工的文件组成。如：设计图纸、变更通知单、工程联系单等、设计变更单等。
第二类：合同类文件。可依据具体工程特点分为：总承包合同文件、工程（劳务）分包合同文件、采购合同文件、租赁合同文件、设计服务类合同文件、其他合同文件。
第三类：结算类文件：可分为工程计量报表、工程（劳务）分包结算资料、租赁结算资料、其他结算资料等几类。
第四类：工程行政类文件。如：会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件等。
第五类：报表类资料。报送企业、业主、社会相关部门的报表类文件。
第六类：影音资料。主要包括照片、录音、录像。
具体各类别文件，可参考下列清单分类：
（一）设计类文件：
1、 设计图纸：包括两阶段施工设计图、三阶段施工设计图、补充图纸、补充技术标准、建议性施工组织方案、地勘资料等。
2、 变更通知单：由设计单位下发的对工程施工图进行变更的文件，由施工方上报的施工中需变更原设计的报告及批复。
3、 工程联系单：与设计单位的往来文件。
（二）合同类文件：
1、总承包合同：招标文件、招标图纸、招标答疑、补充文件、中标通知书、合同书、合同备案录、承诺书、竣工交工证书、履约保函、会议纪要等。
2、工程（劳务）分包合同：招投标资料、评标记录、合同评审记录、合同文件、承诺书、履约评价等。
3、采购合同：询价函、招投标资料、产品规格及型号说明、合同文件、出场合格证明、检验检测证明等。
4、租赁合同：询价函、招投标资料、合同文件、机械设备情况证明材料等。
5、设计服务类合同：技术服务合同、订制设计合同、工程检测合同、工程监测合同。
6、其他合同：租地合同、补偿协议、保险合同等。
（三）结算类文件：
1、工程计量报表：工程量签认单、中间交工验收证书、配合比报告、工程变更费用申请单、工程索赔费用申请单、计量报表。
2、工程（劳务）分包结算资料：工程量确认单、结算报表、费用确认单、领用材料签认单、奖励及罚款通知单等。
3、租赁结算资料：结算报表、维修保养确认单、领用油品情况等。
4、其他结算：对应其他合同类别的合同，需要确认数量、计算费用进行结算的。
（四）工程行政类文件：
会议纪要、红头文件、通知通告、业务往来文件、内部部门往来文件等。
（五）报表类资料：
施工日报、施工周报、施工月报、成本报表、变更索赔报表、施工进度计划等。
（六）影音资料：
1、照片档案：照片档案分为照片和底片，存入档案管理部门专用的相册内；数码照片按类别写入不可擦写的光盘中。文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。一组（若干张）联系密切的照片编写一个总说明。
2、音像档案：每盘音像要标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人等项目。可按形成时间顺序排列，分别编写流水号。
3、照片、音像档案的归档范围：
（1）国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像及照片。
（2）省、市及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目时的录音、录像及照片。
（3）反映公路工程建设项目的重大活动，如开工典礼、竣工仪式、通车典礼等形成的录音、录像及照片。
（4）记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像及照片。
（5）工程关键工序和隐蔽工程施工时的录音、录像及照片。
（6）重要会议记录：对工程进展有重大决策的会议、重点难点工序的专家论证会议等。
文档管理部门
对于中小项目而言，文档管理部门建议设置在合同部。相对于行政部门管理文档而言，由合同部归档文档便于合同管理人员对项目整体情况的了解，对各方面信息的搜集，变更索赔线索的发掘，变更索赔项目的归集，变更索赔资料的统计。对于大型项目，应该设置专门的文档管理中心，由专职人员负责文档的发放、传阅、归档、借阅，以及文档的信息化管理，通过现代化手段对文档进行归集，更加方便文档的查阅。
文档的日常管理
1、 建立文档台账，分类进行编号统计，列出文档详细需要检索的信息。
2、 设置文件保密等级，细化每个级别的查阅对象。对于加急文档，也应有级别设置。
3、 建立借阅台账，对于重要文档不应带出文档管理中心。
4、 配备一名专职IT管理人员，对文档进行信息化管理，便于查阅及统计。
项目文件的质量要求
1、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续齐备，签署意见栏内必须有明确意见；
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求；
4、录音、录像文件应保证载体的有效性、真实性、可靠性等；
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘；
6、小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单应牢固粘在A4纸上；
7、各单位存档文件应为原件，尤其是与相关单位、地方签订协议文件，存档必须为原件（红头文件）。
在项目伊始，就要对工程文档有明确细致的分类。编制详细的文档管理制度，对于文档的发放、台账的建立、借阅制度及传阅流程都有很好的控制，便于日后的文档管理工作有序地进行。文档管理作为项目管理的基础性工作，体现了项目的精细化程度，管理的有序性，需要得到全体员工的重视。
参考文献
[1] 张水波.陈永强，《国际工程合同管理》 2011年8月第一版
[2] 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
[3] 《科学技术档案案卷组成的一般要求》（GB/T 11822-2000）